องค์ประกอบและหน้าที่ของไฟล์

ไฟล์สามารถแบ่งเป็น 2 ส่วน ได้แก่ - Notes และ Correspondence. ทั้งสองอย่างนี้รวมอยู่ในไฟล์เดียว อย่างไรก็ตามพวกเขามีตำแหน่งที่แตกต่างกันอย่างชาญฉลาด โดยทั่วไปโน้ตจะวางไว้ที่ด้านซ้ายมือและการติดต่อทางด้านขวามือตามลำดับ

หมายเหตุประกอบด้วยบันทึกที่บันทึกไว้ในไฟล์ paper Under Consideration และ fresh Receipt. ในทำนองเดียวกันการติดต่อจะมีรายละเอียดการสื่อสารที่เป็นทางการทั้งขาเข้าและขาออก

ไฟล์ส่วน

ความจำเป็นของไฟล์ชิ้นส่วนเกิดขึ้นในสองกรณีต่อไปนี้

• ในกรณีที่จำเป็นต้องดำเนินการใบเสร็จใหม่หรือบันทึกย่อภายใต้กรณีที่ไม่มีไฟล์หลักที่ไม่พร้อมใช้งานชั่วคราว

  (Or)

• ในกรณีที่ไฟล์หลักมีขนาดใหญ่และจำเป็นต้องใช้กระดาษโน้ตแยกต่างหากเพื่อจ้างเฉพาะเอกสารที่จำเป็นสำหรับการกำจัดจุด

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรวมไฟล์ชิ้นส่วนเข้ากับไฟล์หลักโดยเร็วที่สุดและเพื่อลบเอกสารที่ซ้ำกัน ในกรณีที่มีไฟล์ชิ้นส่วนหลายไฟล์แต่ละไฟล์ควรมีหมายเลขแยกกัน บุคคลที่จัดการสิ่งเหล่านี้ควรรักษารายการที่แสดงภาพไฟล์ทั้งหมดที่เปิดโดยเขา

ปกคอลเลกชัน

มันมีข้อมูลอื่น ๆ ทั้งหมดที่ไม่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์หลัก บางกรณีเช่น -

• หมายเหตุข้อมูลทุติยภูมิ

• Reminders

• Acknowledgements

• ติดตามการติดต่อสื่อสารแบบสบาย ๆ เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลเพิ่มเติมจากแหล่งต่างๆ

ไฟล์หลักประกอบด้วยวัสดุที่จำเป็นที่รวบรวมไว้ในปกคอลเลกชัน สิ่งของส่วนใหญ่ที่มีอยู่ในปกคอลเลกชันมีความสำคัญชั่วคราว

ในขณะที่ทำการบันทึกเป็นหน้าที่ของผู้จัดการแผนกในการลบเอกสารทั้งหมดที่สูญเสียคุณค่า ที่สำคัญกว่านั้นคอลเลกชันจะต้องอยู่ในแผนกที่เป็นเจ้าของ

หน้าที่ของไฟล์

สำหรับแต่ละแผนก / ส่วน / หน่วยจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมี File Register. โดยทั่วไปจะเก็บรักษาในรูปแบบของAppendix-Iและถูกใช้โดยแผนกร้านค้าทั่วไปสำหรับการพิมพ์สต็อกสินค้า ฯลฯ ความต้องการของแต่ละแผนกอาจไม่เหมือนกันดังนั้นจำนวนแผ่นงานในไฟล์จึงแตกต่างกันไปในแต่ละแผนก พวกเขาจะเก็บไว้เป็นบันทึกถาวร

การลงทะเบียนของไฟล์จะเต็มไปด้วยหมายเลขและหัวเรื่องที่จัดสรรให้เมื่อเปิดไฟล์ ผู้ลงทะเบียนจะขอรายละเอียดของไฟล์ทั้งหมดที่เปิดตลอดทั้งปี หากหน้าได้รับการจัดสรรปีอย่างชาญฉลาดรายการสำหรับปีถัดไปจะถูกสร้างขึ้นมิฉะนั้นจะมีการเปิดการลงทะเบียนไฟล์ใหม่แยกต่างหาก

รายการในไฟล์จะทำด้วยหมึกสีน้ำเงินเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดถูกต้องและหลีกเลี่ยงการลบหรือเขียนทับเท่าที่เป็นไปได้ เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้งานในทางที่ผิดไฟล์จะถูกเก็บไว้โดยเสมียนระดับต้นของแผนกหรือส่วนนั้น ๆ

การเปิดและการกำหนดหมายเลขไฟล์ใหม่

สำหรับแต่ละเรื่องใหม่จะมีการสร้างไฟล์แยกกัน บางครั้งไฟล์ใหญ่เกินไปหรือใหญ่เกินไป ในกรณีนี้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับแง่มุมต่างๆจะถูกใส่เข้าไปในนั้นดังนั้นไฟล์จะสั้นลง แต่สิ่งนี้ขัดขวางความก้าวหน้าของงานที่ราบรื่น

ในบทข้างต้นเราได้พูดคุยกันว่าไฟล์ใหม่ได้รับการลงทะเบียนแยกกันสำหรับแต่ละแผนกสำหรับการใช้งานทั่วไป แต่การจัดประเภทจะขึ้นอยู่กับประเภทของหัวข้อนั้น ๆ หากหัวเรื่องเป็นหัวข้อหลักจะถูกเรียกว่าเป็นStandard Headings และการจำแนกประเภทต่อไปจะนำไปสู่ Sub-headings.

ในระหว่างขั้นตอนการลงทะเบียนไฟล์จะมีการเตรียมรายการเนื้อหาตามตัวอักษร สิ่งนี้จะระบุไฟล์Standard Headings, Sub-headingsและหน้าที่จัดสรรให้ ทำให้ไฟล์เหล่านั้นสามารถติดตามได้อย่างง่ายดายในช่วงเวลาที่ต้องการ

ทุกต้นปีรายการจะได้รับการปรับปรุงด้วยการตรวจสอบที่เหมาะสม วิชาหลักพยายามรักษามาตรฐานเดียวกันเสมอ - ปีแล้วปีเล่า หากพบว่าจำเป็นเมื่อได้รับอนุญาตจากหัวหน้าแผนกอาจมีการเพิ่มหัวข้อใหม่ในรายการนั้น

การเปิดไฟล์ใหม่ต้องผ่านกระบวนการต่างๆ งานเริ่มต้นเริ่มต้นด้วยการเลือกหัวเรื่องมาตรฐานที่จะเปิด จากนั้นมือเปิดจะเพิ่มชื่อที่เหมาะสมสำหรับหัวเรื่องใหม่และจะเข้ารหัสตัวเลข หมายเลขนี้ไม่ใช่หมายเลขซีเรียลที่พบในการลงทะเบียนไฟล์

ชื่อไฟล์

ชื่อไฟล์ให้ข้อมูลคร่าวๆของหัวเรื่องของไฟล์และพยายามสร้างด้วยคำสองสามคำ คำแรกระบุชื่อเรื่องที่ไฟล์ถูกเปิด คำที่เหลืออธิบายถึงส่วนที่เป็นคำอธิบายของชื่อเรื่อง

ตัวอย่างเช่นหากชื่อเรื่องหลักคือ 'กฎขององค์กร (การสรรหาและเงื่อนไขการให้บริการ)' ชื่อของไฟล์ที่เปิดภายใต้นั้นสามารถตั้งชื่อเป็น 'องค์กร (การสรรหาและเงื่อนไขการให้บริการ) กฎ - การมอบหมายอำนาจในการกำหนด การลงโทษ '.

การลงทะเบียนไฟล์

จุดมุ่งหมายของการตั้งชื่อเรื่องที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แนวคิดที่ถูกต้องแก่ผู้อ่านเกี่ยวกับหัวข้อและเพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ง่ายในหมู่คนอื่น ๆ Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. จำนวนวิชาจะถูกเก็บไว้ตรงตามที่แสดงในทะเบียนไฟล์

หมายเลขที่กำหนดให้กับไฟล์คือชุดของปีที่เปิดตัวอักษรเริ่มต้นที่ใช้สำหรับระบุแผนก / ส่วน / หน่วยหมายเลข "ส่วนหัวมาตรฐาน" และหมายเลขซีเรียลของไฟล์ที่แสดงอยู่ข้างใต้

หากไฟล์ที่เรากำลังเปิดเป็นไฟล์นโยบายควรมีตัวอักษร '(P)' หลัง 'หัวเรื่องมาตรฐาน' ไฟล์แยกต่างหากมีการดำเนินการตามปกติหรือเรื่องที่ต้องจัดการเนื่องจากการตัดสินใจด้านนโยบาย

การจัดการและการยื่นเอกสารเหล่านั้นไม่ขึ้นอยู่กับปีที่มีการอ้างอิงของไฟล์นั้น สำหรับแต่ละไฟล์จำนวนบันทึกและการติดต่อจะ จำกัด ไว้ที่ 150 หากจำนวนเกินกว่านั้นไฟล์ใหม่จะถูกเปิดด้วยหมายเลขเดียวกัน แต่มีหมายเลขโวลุ่มต่างกัน ไฟล์ก่อนหน้านี้จะถูกเปลี่ยนชื่อเป็นVol-I ในปัจจุบันและควรอ้างถึงสิ่งเดียวกันในช่องว่างที่จัดเตรียมไว้สำหรับการอ้างอิงก่อนหน้าและในภายหลัง

หากไฟล์นั้นเป็นไฟล์ Sessional ไฟล์นั้นจะถูกปิดหลังจากที่เซสชันนั้นหมดอายุลงและเป็นกรณีของคณะกรรมการเช่นกันซึ่งไฟล์จะถูกปิดหลังจากเงื่อนไขของคณะกรรมการสิ้นสุดลง ในกรณีดังกล่าวข้างต้นการยุติไฟล์จะเกิดขึ้นโดยไม่คำนึงถึงความเป็นจริงไม่ว่าไฟล์จะมีจำนวน 150 หน้าหรือน้อยกว่า