ขั้นตอนการยื่น Office - คู่มือฉบับย่อ

ขั้นตอนการจัดเก็บ Office เป็นชุดของแนวทางปฏิบัติที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและดำเนินการตามขั้นตอนขององค์กรในการจัดเก็บเอกสารและเอกสารสำคัญ โดยทั่วไปคำแนะนำเหล่านี้เป็นคำแนะนำสำหรับพนักงานทุกคนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องดำเนินการในกรณีบางสถานการณ์อาจเป็นไปได้หรือไม่น่าจะเกิดขึ้น ขั้นตอนการยื่นเอกสารสำนักงานอาจรวมถึงคำอธิบายลักษณะงานของพนักงานมารยาทในสถานที่ทำงานตลอดจนโปรโตคอลการรักษาความลับบางประการ

ความรับผิดชอบในการเขียนขั้นตอนสำนักงานและการจัดส่งอย่างถูกต้องมักจะขึ้นอยู่กับผู้จัดการสำนักงานหรือเจ้าของ บริษัท บทต่อไปนี้ออกแบบมาสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานที่เริ่มทำงานในแผนกที่ต้องพึ่งพาเอกสารเช่นบัญชีการบริหารงานทั่วไปหรือสำนักงานและทรัพยากรบุคคล พวกเขาสามารถเรียนรู้วิธีการยื่นเอกสารในลักษณะใด

ขึ้นอยู่กับความสามารถในการเข้าถึงที่กว้างหรือการประยุกต์ใช้ขั้นตอนการยื่นขั้นตอนบางอย่างสามารถทำได้สำหรับทั้งสำนักงานในขณะที่ขั้นตอนอื่นสามารถทำได้สำหรับบุคคลหรือแผนกที่ทำงานร่วมกันภายในสำนักงานเดียวกัน

คำจำกัดความของการยื่นอย่างเป็นทางการ

ส่วนใหญ่แล้วเอกสารที่ออกแบบอย่างไม่ถูกต้องสามารถแพร่กระจายการสื่อสารที่ผิดพลาดและความคลาดเคลื่อนระหว่างแผนกที่ทำงานในองค์กร บางครั้งสถานการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้นโดยที่ไม่มีขั้นตอนที่ชัดเจนที่กล่าวถึง บ่อยครั้งอาจไม่มีชุดคำสั่งที่เขียนไว้เกี่ยวกับวิธีจัดการกับลูกค้าที่โกรธแค้นที่เดินเข้ามาในสำนักงานและระบายความโกรธใส่ผู้จัดการ อย่างไรก็ตามสถานการณ์เหล่านี้ควรได้รับการจัดทำเป็นเอกสารในภายหลังและดำเนินการยื่นฟ้อง

ตัวอย่างเช่นหลังจากจัดการกับลูกค้ารายใดรายหนึ่งเจ้าของ บริษัท หรือผู้จัดการอาจยื่นเรื่อง protocol ซึ่งรวมถึง informing the immediate supervisor, offering a grievance formและขอให้ลูกค้าสงบสติอารมณ์อย่างสุภาพ แต่อย่างแน่วแน่เพื่อให้ปัญหาได้รับการแก้ไข

เอกสารราชการจำนวนมากใช้วิธีการบางอย่างในการยื่นเอกสารที่ถือเป็นมาตรฐานสากลในการยื่นข้อมูล ในกรณีเช่นนี้จะมีการใช้คำพิเศษบางคำที่มีความหมายเฉพาะเจาะจงมาก คำเหล่านี้และคำจำกัดความบางคำมีให้ด้านล่าง -

ภาคผนวกของงานสารบรรณ

คำว่า 'ภาคผนวกของจดหมายโต้ตอบ' หมายถึงเปลือกหุ้มที่มีความยาวสำหรับการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่กล่าวถึงหรืออ้างถึงในไฟล์ โดยปกติส่วนนี้จะถูกเพิ่มไว้ที่ส่วนท้ายของเอกสารเป็นส่วนที่ติดต่อกันเพื่อไม่ให้อ่านเอกสารได้อย่างราบรื่น

ภาคผนวกของหมายเหตุ

คำว่า 'ภาคผนวกของหมายเหตุ' หมายถึงการสรุปรายละเอียดทั้งหมดของข้อมูลที่ระบุไว้ในเอกสารในแง่มุมต่างๆของคำถามตามที่กล่าวไว้ รายละเอียดดังกล่าวอาจทำให้ประเด็นหลักเล็กน้อยหรือทำให้ข้อความหลักมีความยาวโดยไม่จำเป็น

ผู้จัดการแผนก

ผู้จัดการแผนก (เช่นผู้ช่วยผู้จัดการที่มีตำแหน่งเทียบเท่า) ดูแลแผนกและในฐานะนั้นเขามีสิทธิที่จะใช้อำนาจและควบคุมเกี่ยวกับการจัดส่งข้อมูลและการบำรุงรักษากระบวนการทางธุรกิจ งานมาหาเขาจากหน่วยงานภายใต้การดูแลของเขา

กรณี

กรณีหมายถึงไฟล์ที่มีเอกสารสำคัญทั้งหมดที่กำลังพิจารณาหรืออ้างถึง นอกจากนี้ยังกล่าวถึงเอกสารและหนังสือต่าง ๆ ทั้งหมดที่สามารถใช้ประกอบกับเอกสารต้นฉบับเพื่อใช้ในการศึกษาเพิ่มเติมการอ่านหรือการอ้างอิง

คัมแบ็คเคส

กรณีการกลับมาใช้เพื่อกำหนดเอกสารหรือรายงานที่ต้องมีการตรวจสอบและร่างใหม่เพิ่มเติมเนื่องจากพบว่าเอกสารต้นฉบับไม่สมบูรณ์หรือผิดพลาด ยังเป็นการสรุปประเด็นปัญหาในปัจจุบัน

จดหมายโต้ตอบ

Correspondence คือการรวบรวมการสื่อสารทั้งหมดที่ครอบคลุมและมีรายละเอียดทั้งที่ส่งจากองค์กรและได้รับจากฝ่ายต่างๆ การติดต่อสามารถใช้เพื่อรวมรูปแบบการติดต่อได้ทั้งสามรูปแบบ ได้แก่ การติดต่ออย่างเป็นทางการการโต้ตอบแบบเดมี - ทางการและการติดต่ออย่างไม่เป็นทางการ

ไฟล์ปัจจุบัน

ไฟล์ปัจจุบันคือไฟล์ที่กำลังอยู่ระหว่างการป้อนรายละเอียดหรือแก้ไข มันแตกต่างจากกรณีการกลับมาตรงที่เป็นเอกสารที่ร่างขึ้นใหม่ไม่ใช่เอกสารที่กำลังแก้ไขและทำใหม่

มือจัดการ

มือในการติดต่ออาจหมายถึงเจ้าหน้าที่คนใดก็ได้เช่นเสมียนระดับจูเนียร์เสมียนอาวุโสผู้ช่วยผู้บริหาร ฯลฯ ซึ่งสามารถได้รับความรับผิดชอบในการตรวจสอบและสังเกตคดีในเบื้องต้น

Demi-official Correspondence

การติดต่อแบบกึ่งทางการเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นระหว่างผู้จัดการสองคนหรือระหว่างองค์กรกับสาธารณะซึ่งไม่เป็นไปตามระเบียบการสื่อสารตามปกติและดำเนินการเพื่อรับความคิดเห็นจากสาธารณะเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการ

ผู้จัดการฝ่าย

ผู้จัดการแผนกคือบุคคลที่สามารถใช้อำนาจในตำแหน่งที่เทียบเท่ากับผู้จัดการในกรณีที่เขาไม่อยู่และมีหน้าที่รับผิดชอบในการทำงานที่ราบรื่นของแผนกภายใต้การดูแลของเขา

Docketing

Docketing คือการสร้างรายการของหมายเลขซีเรียลบนพื้นที่จดบันทึกของไฟล์ สิ่งนี้ทำเพื่อให้สามารถระบุไฟล์ในภายหลังได้อย่างง่ายดายจากเครื่องหมายหรือหมายเลขประจำตัว

ร่าง

แบบร่างหมายถึงสำเนาคร่าวๆของเอกสารที่กำลังจัดทำอยู่ คำว่า 'Drafting' เมื่อใช้ใน บริษัท มักหมายถึงการสื่อสารอย่างเป็นทางการของบันทึกย่อหรือคำสั่งทั้งหมดของผู้จัดการ โดยปกติแล้วร่างเหล่านี้จะจัดขึ้นเพื่อการตอบรับและการตรวจสอบ

ไฟล์

ไฟล์หมายถึงชุดของเอกสารในหัวข้อเฉพาะซึ่งรับรู้จากหมายเลขซีเรียลเฉพาะหรือหมายเลขไฟล์และมีบันทึกการติดต่อจำนวนมากและภาคผนวกสำหรับการติดต่อ

ยื่น

การจัดเก็บคือการจัดเรียงเอกสารสำคัญบางอย่างในลักษณะที่อ่านได้และเป็นระเบียบเพื่อให้สามารถอ้างอิงได้อย่างรวดเร็วและอยู่ในช่วงเวลาสั้น ๆ โดยไม่ต้องค้นหามาก

ใบเสร็จรับเงินสด

ใบเสร็จรับเงินใหม่หมายถึงข้อมูลใหม่ที่เพิ่มลงในเอกสารที่กำลังอยู่ระหว่างการตรวจสอบเพื่อให้มูลค่าและผลหารครอบคลุมอาจเพิ่มขึ้น

ปัญหา

คำว่า 'ปัญหา' หมายถึงขั้นตอนต่างๆของการดำเนินการที่ร่างจะดำเนินการหลังจากได้รับการอนุมัติ ขั้นตอนเหล่านี้บางขั้นตอนอาจยื่นภายใต้ "ความลับ" หรือได้รับอนุญาตจากลายเซ็นของผู้จัดการ

หนังสือ Messenger

Messenger Book หมายถึงหนังสือที่ใช้เพื่อเก็บรักษาบันทึกรายละเอียดการสื่อสารที่แตกต่างกันและทำเครื่องหมายสิ่งสำคัญพร้อมกับคำตอบที่ได้รับ

หมายเหตุ

หมายเหตุใช้เพื่อเก็บบันทึกข้อสังเกตในกรณีที่มีการฝากไว้ในร่างกายเพื่อให้ได้รับความคิดเห็นอย่างรวดเร็ว หมายเหตุประกอบด้วยชุดของเอกสารต้นฉบับก่อนหน้านี้คำถามที่เกิดขึ้นในส่วนที่สำคัญและการวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นและคำสั่งสุดท้ายที่ส่งผ่าน

สารบรรณอย่างเป็นทางการ

การติดต่ออย่างเป็นทางการคือข้อมูลที่แบ่งปันกับหน่วยงานสาธารณะหรือบุคคลใด ๆ ตามโครงสร้างและรูปแบบการสื่อสารที่กำหนดตามขั้นตอนของ บริษัท

กระดาษอยู่ระหว่างการพิจารณา

Paper Under Consideration (PUC) คือใบเสร็จรับเงินของกรณีที่กำลังมีการหารือเพื่อให้มีการเปลี่ยนแปลงที่เหมาะสมและแนะนำการแก้ไข

รายรับ

ใบเสร็จรับเงินคือบันทึกของการสื่อสารทั้งหมดที่เกิดขึ้นในระดับต่างๆเช่นทางการไม่เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการที่ได้รับใน บริษัท หรือโดยผู้จัดการของ บริษัท ดังกล่าว

การบันทึก

การบันทึกไฟล์เป็นขั้นตอนการปิดไฟล์หลังจากดำเนินการทั้งหมดในไฟล์และขั้นตอนการแก้ไขเสร็จสมบูรณ์ บันทึกคือการรวมการอ้างอิงการลบและการแก้ไขทั้งหมดที่ทำในเอกสารต้นฉบับ

การอ้างอิง

การอ้างอิงเป็นกระบวนการเชื่อมต่อกับบันทึกอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้ได้มาก่อนคำวินิจฉัยของประเทศและองค์กรต่างๆหรือเอกสารอื่นใดที่สามารถเชื่อมโยงกับคดีได้

จดหมายโต้ตอบระหว่างแผนก

Interdepartmental Correspondence คือไฟล์ที่ไฟล์หรือกรณีถูกส่งต่อจากแผนกหนึ่งขององค์กรไปยังอีกแผนกหนึ่งเพื่อรับความคิดเห็นข้อเสนอแนะและข้อสังเกต

ไฟล์สามารถแบ่งเป็น 2 ส่วน ได้แก่ - Notes และ Correspondence. ทั้งสองอย่างนี้รวมอยู่ในไฟล์เดียว อย่างไรก็ตามพวกเขาแตกต่างกันตำแหน่งที่ชาญฉลาด โดยทั่วไปโน้ตจะวางไว้ที่ด้านซ้ายมือและการติดต่อทางด้านขวามือตามลำดับ

หมายเหตุประกอบด้วยบันทึกที่บันทึกไว้ในไฟล์ paper Under Consideration และ fresh Receipt. ในทำนองเดียวกันการติดต่อจะมีรายละเอียดการสื่อสารที่เป็นทางการทั้งขาเข้าและขาออก

ไฟล์ส่วน

ความจำเป็นของไฟล์ชิ้นส่วนเกิดขึ้นในสองกรณีต่อไปนี้

  • ในกรณีที่จำเป็นต้องดำเนินการใบเสร็จใหม่หรือบันทึกย่อภายใต้กรณีที่ไม่มีไฟล์หลักที่ไม่พร้อมใช้งานชั่วคราว

    (Or)

  • ในกรณีที่ไฟล์หลักมีขนาดใหญ่และจำเป็นต้องใช้กระดาษโน้ตแยกต่างหากเพื่อจ้างเฉพาะเอกสารที่จำเป็นสำหรับการกำจัดจุด

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรวมไฟล์ชิ้นส่วนเข้ากับไฟล์หลักโดยเร็วที่สุดและเพื่อลบเอกสารที่ซ้ำกัน ในกรณีที่มีไฟล์ชิ้นส่วนหลายไฟล์แต่ละไฟล์ควรมีหมายเลขแยกกัน ผู้ที่จัดการกับสิ่งเหล่านี้ควรรักษารายการที่แสดงภาพไฟล์ทั้งหมดที่เปิดโดยเขา

ปกคอลเลกชัน

ประกอบด้วยข้อมูลอื่น ๆ ทั้งหมดที่ไม่ถือว่าเป็นส่วนหนึ่งของไฟล์หลัก บางกรณีเช่น -

  • หมายเหตุของข้อมูลทุติยภูมิ

  • Reminders

  • Acknowledgements

  • ติดตามการติดต่อสื่อสารแบบสบาย ๆ เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลเพิ่มเติมจากแหล่งต่างๆ

ไฟล์หลักประกอบด้วยวัสดุที่จำเป็นที่รวบรวมไว้ในปกคอลเลกชัน สิ่งของส่วนใหญ่ที่มีอยู่ในปกคอลเลกชันมีความสำคัญชั่วคราว

ในขณะที่ทำการบันทึกเป็นหน้าที่ของผู้จัดการแผนกในการลบเอกสารทั้งหมดที่สูญเสียคุณค่า ที่สำคัญกว่านั้นคอลเลกชันจะต้องอยู่ในแผนกที่เป็นเจ้าของ

หน้าที่ของไฟล์

สำหรับแต่ละแผนก / ส่วน / หน่วยจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมี File Register. โดยทั่วไปจะได้รับการบำรุงรักษาในรูปแบบของAppendix-Iและถูกใช้โดยแผนกร้านค้าทั่วไปสำหรับการพิมพ์สต็อกปัญหา ฯลฯ ความต้องการของแต่ละแผนกอาจไม่เหมือนกันดังนั้นจำนวนแผ่นงานในไฟล์จึงแตกต่างกันไปในแต่ละแผนก พวกเขาจะเก็บไว้เป็นบันทึกถาวร

การลงทะเบียนของไฟล์จะเต็มไปด้วยหมายเลขและหัวเรื่องที่จัดสรรให้เมื่อเปิดไฟล์ ผู้ลงทะเบียนจะขอรายละเอียดของไฟล์ทั้งหมดที่เปิดตลอดทั้งปี หากหน้าได้รับการจัดสรรปีอย่างชาญฉลาดรายการสำหรับปีถัดไปจะถูกสร้างขึ้นมิฉะนั้นจะมีการเปิดการลงทะเบียนไฟล์ใหม่แยกต่างหาก

รายการในไฟล์จะทำด้วยหมึกสีน้ำเงินเท่านั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดถูกต้องและหลีกเลี่ยงการลบหรือการเขียนทับเท่าที่เป็นไปได้ เพื่อหลีกเลี่ยงการใช้งานในทางที่ผิดไฟล์จะถูกเก็บไว้โดยเสมียนระดับต้นของแผนกหรือส่วนนั้น ๆ

การเปิดและการกำหนดหมายเลขไฟล์ใหม่

สำหรับแต่ละเรื่องใหม่จะมีการสร้างไฟล์แยกกัน บางครั้งไฟล์ใหญ่เกินไปหรือใหญ่เกินไป ในกรณีนี้เอกสารที่เกี่ยวข้องกับแง่มุมต่างๆจะถูกใส่เข้าไปในนั้นดังนั้นไฟล์จะสั้นลง แต่จะขัดขวางความก้าวหน้าของงานอย่างราบรื่น

ในบทข้างต้นเราได้พูดคุยกันว่าไฟล์ใหม่ได้รับการลงทะเบียนแยกกันสำหรับแต่ละแผนกสำหรับการใช้งานทั่วไป แต่การจัดประเภทจะขึ้นอยู่กับประเภทของหัวข้อนั้น ๆ หากหัวเรื่องเป็นหัวข้อหลักจะเรียกว่าเป็นStandard Headings และการจำแนกประเภทต่อไปจะนำไปสู่ Sub-headings.

ในระหว่างขั้นตอนการลงทะเบียนไฟล์จะมีการเตรียมรายการเนื้อหาตามตัวอักษร สิ่งนี้จะระบุไฟล์Standard Headings, Sub-headingsและหน้าที่จัดสรรให้ ทำให้ไฟล์เหล่านั้นสามารถติดตามได้ง่ายในช่วงเวลาที่ต้องการ

ทุกต้นปีรายการจะได้รับการปรับปรุงด้วยการตรวจสอบที่เหมาะสม วิชาหลักพยายามรักษามาตรฐานเดียวกันเสมอ - ปีแล้วปีเล่า หากพบว่าจำเป็นเมื่อได้รับอนุญาตจากหัวหน้าแผนกอาจมีการเพิ่มหัวข้อใหม่ในรายการนั้น

การเปิดไฟล์ใหม่ต้องผ่านกระบวนการต่างๆ งานเริ่มต้นเริ่มต้นด้วยการเลือกหัวเรื่องมาตรฐานที่จะเปิด จากนั้นมือเปิดจะเพิ่มชื่อที่เหมาะสมสำหรับหัวเรื่องใหม่และจะเข้ารหัสตัวเลข หมายเลขนี้ไม่ใช่หมายเลขซีเรียลที่พบในการลงทะเบียนไฟล์

ชื่อไฟล์

ชื่อไฟล์ให้ข้อมูลคร่าวๆเกี่ยวกับหัวเรื่องของไฟล์และพยายามสร้างด้วยคำสองสามคำ คำแรกระบุชื่อเรื่องที่ไฟล์ถูกเปิด คำที่เหลืออธิบายถึงส่วนที่เป็นคำอธิบายของชื่อเรื่อง

ตัวอย่างเช่นหากชื่อเรื่องหลักคือ 'กฎขององค์กร (การสรรหาและเงื่อนไขการให้บริการ)' ชื่อของไฟล์ที่เปิดภายใต้ชื่อไฟล์สามารถตั้งชื่อเป็น 'องค์กร (การสรรหาและเงื่อนไขการให้บริการ) กฎ - การมอบหมายอำนาจในการกำหนด การลงโทษ '.

การลงทะเบียนไฟล์

จุดมุ่งหมายของการตั้งชื่อเรื่องที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แนวคิดที่ถูกต้องแก่ผู้อ่านเกี่ยวกับหัวข้อและเพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ง่ายในหมู่คนอื่น ๆ Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. จำนวนวิชาจะถูกเก็บไว้ตรงตามที่แสดงในทะเบียนไฟล์

หมายเลขที่กำหนดให้กับไฟล์คือชุดของปีที่เปิดตัวอักษรเริ่มต้นที่ใช้ในการระบุแผนก / ส่วน / หน่วยหมายเลข "ส่วนหัวมาตรฐาน" และหมายเลขซีเรียลของไฟล์ที่อยู่ด้านล่าง

หากไฟล์ที่เรากำลังเปิดเป็นไฟล์นโยบายควรมีตัวอักษร '(P)' หลัง 'หัวเรื่องมาตรฐาน' ไฟล์แยกต่างหากมีการดำเนินการตามปกติหรือเรื่องที่ต้องจัดการเนื่องจากการตัดสินใจด้านนโยบาย

การจัดการและการยื่นเอกสารเหล่านั้นไม่ขึ้นอยู่กับปีที่มีการอ้างอิงของไฟล์นั้น สำหรับแต่ละไฟล์จำนวนบันทึกและการติดต่อจะ จำกัด ไว้ที่ 150 หากจำนวนเกินกว่านั้นไฟล์ใหม่จะถูกเปิดด้วยหมายเลขเดียวกัน แต่มีหมายเลขโวลุ่มต่างกัน ไฟล์ก่อนหน้านี้จะถูกเปลี่ยนชื่อเป็นVol-I ในปัจจุบันและควรอ้างถึงสิ่งเดียวกันในช่องว่างที่จัดเตรียมไว้สำหรับการอ้างอิงก่อนหน้าและในภายหลัง

หากไฟล์นั้นเป็นไฟล์ Sessional ไฟล์นั้นจะถูกปิดหลังจากที่เซสชันนั้นหมดอายุและเป็นกรณีของคณะกรรมการเช่นกันซึ่งไฟล์จะถูกปิดหลังจากที่เงื่อนไขของคณะกรรมการสิ้นสุดลง ในกรณีดังกล่าวข้างต้นการยุติไฟล์จะเกิดขึ้นโดยไม่คำนึงถึงความเป็นจริงไม่ว่าไฟล์จะมีจำนวน 150 หน้าหรือน้อยกว่า

บางครั้งผู้จัดการอาจส่งคำสั่งเกี่ยวกับเรื่องใด ๆ ของไฟล์ ณ จุดนี้เป็นหน้าที่ของบุคคลที่เกี่ยวข้องที่จะต้องดำเนินการตามคำสั่งก่อนวันครบกำหนดมิฉะนั้นความสำคัญของข้อมูลนั้นจะลดลง

อย่างไรก็ตามหากเกิดความล่าช้าเนื่องจากสถานการณ์บางอย่างที่อยู่นอกเหนือการควบคุมและผู้ที่เกี่ยวข้องพบว่าตัวเองไม่สามารถปฏิบัติงานได้ก่อนวันครบกำหนดควรร้องขอต่อหัวหน้าที่เกี่ยวข้องเพื่อขยายเวลาให้เต็มและ เหตุผลที่เพียงพอ

เลขหน้า

จำเป็นต้องเรียงหมายเลขแต่ละหน้าของบันทึกย่อและการติดต่อกันอย่างมากโดยมีหมายเลขซีเรียลที่มุมขวาบนจากล่างขึ้นบน เนื่องจากเราต้องการแยก PUC ออกจากกล่องหุ้มแต่ละหน้าว่างควรมีหมายเลขกำกับไว้ด้วย

โดยทั่วไปกล่องหุ้มประกอบด้วยวัสดุหลายชนิดซึ่งจะมีหมายเลขกำกับด้วย ในระหว่างการบันทึกไฟล์หมายเลขหน้าที่ถูกทำเครื่องหมายด้วยดินสอก่อนหน้านี้จะถูกลงหมึก

หมายเลขซีเรียล

ทุกการสื่อสารของ 'Correspondence' จะมีหมายเลขประจำเครื่องกำกับไว้ด้วยหมึกสีแดงซึ่งอยู่ตรงกลางหน้าแรก ใครก็ตามที่อยู่ในอันดับที่ 1 ในรายการการสื่อสารจะถูกเรียกว่า 'Serial No. 1' และส่วนที่เหลือจะตามมา เมื่อต้องตรวจสอบความสมบูรณ์ของไฟล์ใด ๆ หรืออ้างถึงเอกสารใด ๆ หมายเลขซีเรียลนี้มีบทบาทสำคัญ

Docketing เป็นกระบวนการสร้างรายการในส่วน 'Notes' ของไฟล์เกี่ยวกับแต่ละไฟล์ Serial Number (Receipt or Issue)ใน 'Correspondence' เพื่อระบุตัวตน ในทำนองเดียวกันใบเสร็จจะถูกบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรโดยใช้หมึกสีแดงทั่วทั้งหน้าโดยมีหมายเลขซีเรียลของการสื่อสารตามด้วยหมายเลขและวันที่และการกำหนด / ชื่อของผู้ส่ง

การใส่ 'ปัญหา' ทำได้โดยการป้อนหมายเลขประจำเครื่องวันที่ของปัญหาพร้อมกับชื่อและการกำหนดของผู้รับ

การใส่ไฟล์ชิ้นส่วน

ระหว่างขั้นตอนการลบรายการดินสอชั่วคราวไม่ควรอยู่ในไฟล์หลักและรายการที่แก้ไขทั้งหมดควรใช้หมึกสีแดง Docketing ใน Part Files ควรเป็นdone in Pencil ในลักษณะต่อไปนี้ -

  • หมายเลขซีเรียล ............................................. (ใบเสร็จรับเงิน)
  • หมายเลขซีเรียล ............................................. (ฉบับที่)

การอ้างอิงและการใช้สลิป

การอ้างอิงเป็นวิธีการในการเลือกและใช้ประวัติที่เชื่อมต่อแบบอย่างกฎระเบียบ ฯลฯ ซึ่งอาจมีความคล้ายคลึงกันหรือมีผลต่อกรณี เอกสารอ้างอิงดังกล่าวเกิดขึ้นได้โดยการใช้ไฟล์ที่เหมาะสมหมายเลขไฟล์และโดยการอ้างถึงหมายเลขหน้าขวา เอกสารสลิปถูกใช้เป็นการเตรียมการชั่วคราวเพื่อระบุหน้าได้อย่างรวดเร็ว ไม่ควรขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการเก็บบันทึกทั้งหมดดังนั้นจึงควรใส่หมายเลขหน้าที่อ้างถึงในการอภิปรายไว้ในบันทึก

การอ้างอิงข้ามของการติดต่อ

หนังสือหรือกฎ ฯลฯ ที่ใช้ในการอ้างอิงไม่จำเป็นต้องเพิ่มเข้าไปในไฟล์ต้นฉบับหากมีสำเนาของการติดต่อเดียวกัน ผู้จัดการควรใช้การอ้างอิงล่าสุดเสมอโดยผู้จัดการที่อ้างอิงแหล่งที่มาจะต้องระบุถึงขีด จำกัด ของการบังคับใช้ในขณะที่อ้างแหล่งที่มา

สำหรับ PUC ใด ๆ ผู้จัดการไม่จำเป็นต้องผ่านการติดต่อทั้งหมด แต่ควรไปโดยการทำเครื่องหมายบนการอ้างอิงก่อนหน้าทั้งหมดด้วยดินสอ

การเชื่อมโยงไฟล์

ในกรณีที่มีเอกสารสองชุดขึ้นไปที่เชื่อมโยงกันและจำเป็นต้องดำเนินการใด ๆ พร้อมกันตลับสลิปที่พิมพ์ 'โปรดดูไฟล์ที่เชื่อมโยง' ควรแนบไว้ที่ปกไฟล์ด้านบนและจำนวนไฟล์ที่เชื่อมโยงควรเป็น ให้ในสลิป

โดยทั่วไปไฟล์ควรถูกจัดเรียงเป็นไฟล์เดียวที่สะดวกโดยการเลือกและการจัดเรียงตามตรรกะและมีโครงสร้าง การเชื่อมโยงไฟล์ควรเกิดขึ้นจากความจำเป็นและไม่ใช่เพื่อสร้างความประทับใจให้กับผู้อื่นด้วยปริมาณข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างแท้จริงนั่นคือเหตุผลที่หัวหน้าหน่วยงานต้องระมัดระวังในขณะที่เชื่อมโยงไฟล์และทำในกรณีที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้

การตรึงเอกสารเข้าด้วยกัน

เมื่อกระดาษในไฟล์ถูกตรึงเข้าด้วยกันต้องใช้ความระมัดระวังเพื่อไม่ให้จุดแหลมของหมุดยื่นออกมาและทิ่มนิ้วของบุคคลใดก็ตามที่ต้องการเข้าถึงไฟล์ เพื่อป้องกันการบาดเจ็บจากหมุดต้องเก็บจุดแหลมของหมุดไว้ใต้พื้นผิวของกระดาษ

การเจาะกระดาษ

กระดาษทุกแผ่นจะต้องเจาะที่มุมบนด้านซ้ายไปยังมาตรวัดที่ถูกต้อง (3/4 ของนิ้วจากด้านใดด้านหนึ่ง) ก่อนที่จะติดแท็กไปยังจดหมายโต้ตอบหรือบันทึก

การตั้งค่าสถานะของเอกสารในไฟล์

หากใบเสร็จรับเงินที่อยู่ระหว่างการพิจารณาธงที่มีคำ Paper Under Considerationควรติด (PUC) หากมีใบเสร็จรับเงินที่จัดส่งไปแล้ว แต่ยังมีการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ เกิดขึ้นควรนำสลิป PUC ออกจากใบเสร็จเก่าและแนบไปกับใบเสร็จใหม่

ไฟล์ที่ส่งโดย Head of the Departmentsจะต้องส่งมอบให้กับผู้จัดการแผนกที่เกี่ยวข้องในวันเดียวกัน ในบางองค์กรมีขั้นตอนที่ระบุว่า - หากไฟล์ไม่สามารถติดต่อผู้จัดการที่เกี่ยวข้องได้ในวันเดียวกันไฟล์นั้นจะต้องไปถึงเขาในเช้าวันรุ่งขึ้นภายใน 10.00 น.

การทำเครื่องหมายลำดับความสำคัญบนไฟล์

ระดับความสำคัญของไฟล์สามารถวัดได้จากเครื่องหมาย 'ACTION THIS DAY' และ 'ทันที' ควรใช้ป้าย 'ACTION THIS DAY' ในกรณีเร่งด่วนเท่านั้น กำหนดเวลาในการกำจัดและการรับสินค้าในกรณีดังกล่าวมักจะกล่าวถึงไว้ในขอบของหมายเหตุสุดท้าย ควรใช้ป้ายกำกับ 'IMMEDIATE' ในกรณีที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่ากรณีอื่นที่มีเครื่องหมาย "ดำเนินการในวันนี้" แต่ต้องดำเนินการในวันเดียวกัน

ผู้จัดการที่เกี่ยวข้องกับไฟล์จะต้องตรวจสอบเนื้อหาและนับลำดับความสำคัญและดูว่าเหมาะสมหรือไม่ หากการกำหนดลำดับความสำคัญไม่ยุติธรรมเขาสามารถเปลี่ยนการให้คะแนนได้ ไฟล์ดังกล่าวไม่สามารถส่งไปยังที่พำนักของผู้จัดการได้เว้นแต่จะกล่าวถึงโดยเฉพาะและชัดเจนโดยบุคคลที่ได้รับอนุญาตซึ่งมีการกวาดล้างสูงกว่าผู้จัดการ

It will be the duty of the Department to −

  • ดูว่าข้อเท็จจริงทั้งหมดที่เปิดอยู่นั้นถูกต้องหรือไม่

  • ชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดหรือการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริง

  • ดึงดูดความสนใจตามความจำเป็นขั้นตอนตามกฎหมายหรือประเพณี

  • ชี้ให้เห็นกฎหมายและกฎและสถานที่ที่พบ

  • จัดหาข้อเท็จจริงและตัวเลขที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่มีอยู่ใน บริษัท

  • วางแบบอย่างหรือเอกสารที่มีการตัดสินใจของนโยบายก่อนหน้านี้

  • ระบุคำถามหรือคำถามเพื่อพิจารณา

  • แสดงประเด็นที่ต้องตัดสินใจให้ชัดเจน

  • แนะนำแนวทางปฏิบัติทุกที่ที่ทำได้

การดำเนินการของหัวหน้าหน่วยงาน

ผู้จัดการแผนกจะตรวจสอบบันทึกเนื่องจากพวกเขาได้รับอนุญาตให้ทิ้งการสังเกตไปยังแผนกและแผนกล่าง กรณีดังกล่าวมักจะเกี่ยวข้องกับการกระทำต่อไปนี้ -

  • การออกคำสั่งสำนักงานคำสั่งประจำและหนังสือเวียนของธรรมชาติชั่วคราว

  • ในกรณีอื่น ๆ หัวหน้าแผนกมีอำนาจในการกำจัดโดยอิสระ

  • การอนุญาตการลาแบบไม่เป็นทางการและการลาชดเชย

  • ปัญหาการแจ้งเตือนและการรับทราบ

  • การบันทึกไฟล์

ในบทถัดไปเราจะพูดถึงอำนาจที่มอบให้กับหัวหน้าหน่วยงานและวิธีการรับรองความถูกต้อง

อำนาจที่มอบให้กับหัวหน้าหน่วยงานช่วยให้พวกเขาสามารถกำจัดคดีได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ภายในความรับผิดชอบของเขาเอง โดยทั่วไปกรณีเหล่านี้เกี่ยวข้องกับคำสั่งที่มีลักษณะสำคัญเพียงพอหรือเป็นเรื่องนโยบาย ในสถานการณ์ที่มีจำนวนคดีมากเกินไปเขาสามารถส่งไปให้ผู้ช่วยผู้จัดการแผนกเดียวกันได้

แม้ในกรณีที่เขาควรให้คำแนะนำหรือส่งผ่านคำสั่งที่สำคัญเขาต้อง จำกัด บันทึกย่อของเขาไว้กับประเด็นที่จะส่งจริงแทนที่จะทำซ้ำจุดที่บันทึกไว้แล้วกับบันทึกก่อนหน้า เมื่อคำแนะนำและข้อเสนอแนะทั้งหมดเสร็จสิ้นเขาจะลงลายมือชื่อในเอกสารต้นฉบับและลงนามในข้อตกลงในข้อเสนอด้วย

ในกรณีที่ผู้จัดการได้อนุมัติบันทึกและได้ส่งไปยังผู้จัดการหรือแผนกอื่นเพื่อขอความเห็นหรือการตรวจสอบผู้จัดการเองจะเป็นผู้ตรวจสอบและให้ข้อเสนอแนะ ผู้จัดการตรวจสอบอาจขอให้แผนกส่งมอบข้อมูลข้อเท็จจริงทั้งหมดที่เขาต้องการ สิ่งนี้เรียกร้องให้ทำตามขั้นตอนการสื่อสารแยกต่างหากเพื่อให้ผู้จัดการแผนกสามารถบันทึกบันทึกย่อนี้ในไฟล์ได้

หมายเหตุและคำสั่งที่มอบให้โดยผู้จัดการฝ่าย

โดยปกติผู้จัดการฝ่ายควรจะกำจัดคดีส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นกับเขาด้วยความรับผิดชอบของเขาเอง เขาควรใช้ดุลยพินิจในการรับคำสั่งของเลขาธิการร่วม / เลขานุการเพิ่มเติม / เลขาธิการ / เลขาธิการในกรณีที่สำคัญกว่าไม่ว่าจะเป็นปากเปล่าหรือโดยการส่งเอกสาร

ควรใช้วิธีปากเปล่าเท่าที่จะทำได้ ผลงานที่ควรส่งให้เลขาธิการโดยปกติได้รวมอยู่ในโบรชัวร์หัวข้อ -Items of work to be submitted to Secretary-General.

ในกรณีที่มีการเขียนบันทึกและอนุมัติโดยผู้จัดการและส่งไปยังผู้จัดการหรือแผนกอื่นเพื่อขอความเห็นหรือการตรวจสอบข้อเสนอหรือเพื่อวัตถุประสงค์ที่คล้ายคลึงกันผู้จัดการที่มีการทำเครื่องหมายไฟล์ควรเขียนบันทึกด้วยตนเองอย่างสม่ำเสมอ ผู้จัดการฝ่ายรับอาจขอให้แผนกของเขาตรวจสอบเรื่องหรือให้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง

ในกรณีเช่นนี้แผนกควรส่งบันทึกประจำวันแยกต่างหากสำหรับข้อมูลของผู้จัดการแผนกซึ่งท้ายที่สุดจะบันทึกโน้ตของเขาไว้ในไฟล์ แผนกไม่ควรเขียนบันทึกเกี่ยวกับไฟล์ที่กำจัดในระดับผู้จัดการ

ทุกแผนกมีก scope of notingนอกเหนือจากที่พวกเขาจะไม่ได้รับอนุญาตให้ทำการตัดสินใจ จากนั้นแผนกจะต้องปฏิบัติตามคำแนะนำต่อไปนี้ในการสังเกตกรณี -

  • ทุกคนควรเข้าใจโน้ตทั้งหมดอย่างชัดเจนและร่างด้วยภาษาที่เรียบง่าย ควรมีความกระชับและตรงประเด็น

  • บันทึกทั้งหมดควรเขียนโดยมีจุดมุ่งหมายและควรมีเหตุผลที่สมเหตุสมผลอยู่เบื้องหลังเมื่อเทียบกับการแสดงความคิดเห็นส่วนตัว การสังเกตการวิพากษ์วิจารณ์และข้อเสนอแนะจากแผนกอื่น ๆ จะต้องมีพฤติกรรมที่สุภาพและสุภาพ

  • ผู้จัดการที่รับผิดชอบในการจัดการคดีควรจะอ่าน 'กระดาษที่อยู่ระหว่างการพิจารณา' และบันทึกก่อนหน้านี้ทั้งหมดเพื่อให้สามารถสร้างรายงานการผลิตซ้ำและรายงานแบบคำต่อคำที่จำเป็นได้ตามสถานการณ์ที่จำเป็น

  • precis(สรุปหรือนามธรรม) ของกระดาษแผ่นเดียวมักเกิดขึ้นเมื่อกระดาษต้นฉบับมีความยาวและความซับซ้อนมากซึ่งทำให้ไม่สามารถใช้งานได้จริงและเป็นข้อมูลอ้างอิงที่สะดวกสบาย เนื่องจาก Precis ดังกล่าวอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการอ้างอิงตัวอย่างนอกบริบทจึงไม่ได้เตรียม Precis ดังกล่าวโดยไม่ได้รับคำแนะนำจากผู้จัดการ

  • หากการรวมข้อมูลใด ๆ ในบันทึกย่อมีแนวโน้มที่จะบดบังประเด็นหลักที่เป็นปัญหาหรือทำให้บันทึกมีความยาวโดยไม่จำเป็นควรวางคำสั่งแยกต่างหากหรือภาคผนวกที่ให้ข้อมูลไว้ในไฟล์

  • ในกรณีเดียวมีหลายจุดหรือคำสั่งซื้อที่สามารถจัดการแยกกันได้สะดวกกว่าการจดบันทึกต่อเนื่องแต่ละจุดควรแยกบันทึกไว้ใน Department Notes. ผู้จัดการแผนกและ / หรือผู้จัดการระดับสูงกว่าจะบันทึกคำสั่งซื้อของพวกเขาใน 'หมายเหตุแผนก' แต่ละรายการแยกกันและหลังจากนั้นจะรวมบันทึกย่อเหล่านี้เพื่อจัดทำบันทึกย่อในไฟล์เพื่อวัตถุประสงค์ในการออกคำสั่งซื้อเป็นต้น

  • ลำดับของการสังเกตโดยทั่วไปจะเป็นไปตามลำดับเดียวกันกับหมายเลขซีเรียลในการติดต่อและในกรณีที่มีการขัดจังหวะความต่อเนื่องของบันทึกควรนำเอกสารมารวมกับไฟล์หลักโดยเร็วที่สุด

  • ไม่ควรเขียนบันทึกในใบเสร็จเว้นแต่จะเป็นเรื่องปกติ หากผู้จัดการคนใดมีข้อสังเกตใด ๆ เกี่ยวกับ PUC ข้อสังเกตเหล่านี้จะต้องทำในบันทึกย่อก่อนและแผนกสามารถใช้เป็นคำแนะนำได้

  • ต้องมีพื้นที่เพียงพอสำหรับลายเซ็นและการสังเกตของผู้จัดการที่สูงขึ้น หมายเหตุที่จะส่งถึงผู้จัดการแผนกขึ้นไปควรวางไว้ที่ด้านล่างสุดของหน้า ควรเพิ่มแผ่นงานเปล่าใหม่ในบันทึกย่อเสมอในกรณีที่มีเนื้อหามากเกินไปที่จะแก้ไข

  • เมื่อใดก็ตามที่ได้รับการแจ้งหรือคำขอจากผู้จัดการแผนกหรือผู้อื่นบนกระดาษแผ่นเล็ก ๆ พวกเขาจะไม่ถูกส่งต่ออย่างที่เป็นอยู่ การดำเนินการนี้เกิดขึ้นเนื่องจากมีความเป็นไปได้ที่จะสูญหายระหว่างการขนส่ง ฝ่ายรับแรกจะแปะหรือคลิปสลิปกระดาษที่ได้รับมาเป็นแผ่นสีขาวขนาดหลอกตาก่อนส่งต่อในปกแฟ้มให้ผู้จัดการหรือแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อกำจัด

ฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะยื่นคำร้องแล้วนำออกประกาศ หลังจากนั้นพวกเขาจะส่งข้อความและรอใบเสร็จรับเงิน การฝึกเขียนบันทึกยาวในด้านข้างจะต้องลดลงให้มากที่สุด

กฎ 80/20

สำนักงานที่ไม่มีรายการขั้นตอนที่ยื่นและดำเนินการอย่างถูกต้องเป็นช่องทางแห่งความสับสนวุ่นวาย การยืมจาก80/20กฎที่ระบุว่า 80% ของความสำเร็จของเรามาจากการกระทำของเราเพียง 20% พูดง่ายๆคือต้องให้ความสำคัญกับ 20% มากขึ้นซึ่งเรียกร้องให้ดำเนินการเพื่อลดกระดูกเพื่อความสำเร็จ 80%

นั่นคือเหตุผลที่การวางแผนจัดลำดับความสำคัญและเริ่มดำเนินการกับ 20% จึงสำคัญมาก ในการตัดสินใจขององค์กรที่สำคัญที่สุดครั้งหนึ่งที่เคยมีมาBIM Manufacturingได้หยุดการสื่อสารที่สำคัญทั้งหมดจากการพูดในลักษณะปากเปล่าและแม้จะมีค่าใช้จ่ายสูงในการบันทึกคำพูดทุกคำลงในกระดาษพวกเขาก็ทำเช่นนั้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่ในอนาคตของพวกเขาได้รับประโยชน์จากการอภิปรายมากมาย วันนี้ทุก บริษัท อื่น ๆ กำลังเดินตามรอยเท้าของพวกเขา

ส่วนใหญ่แล้วเอกสารที่ออกแบบอย่างไม่ถูกต้องสามารถแพร่กระจายการสื่อสารที่ผิดพลาดจำนวนมากและความคลาดเคลื่อนระหว่างแผนกที่ทำงานในองค์กร หวังว่าบทช่วยสอนนี้ออกแบบมาสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานรุ่นใหม่ที่เริ่มทำงานในแผนกที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเช่นธุรการบัญชีทรัพยากรบุคคล ฯลฯ เรียนรู้วิธีการยื่นเอกสารสำคัญที่มีรายละเอียดที่ละเอียดอ่อน