การเคลื่อนย้ายไฟล์อย่างรวดเร็ว

ไฟล์ที่ส่งโดย Head of the Departmentsจะต้องส่งมอบให้กับผู้จัดการแผนกที่เกี่ยวข้องในวันเดียวกัน ในบางองค์กรมีขั้นตอนที่ระบุว่า - หากไฟล์ไม่สามารถติดต่อผู้จัดการที่เกี่ยวข้องได้ในวันเดียวกันไฟล์นั้นจะต้องไปถึงเขาในเช้าวันรุ่งขึ้นภายใน 10.00 น.

การทำเครื่องหมายลำดับความสำคัญบนไฟล์

ระดับความสำคัญของไฟล์สามารถวัดได้จากเครื่องหมาย 'ACTION THIS DAY' และ 'ทันที' ควรใช้ป้าย 'ACTION THIS DAY' ในกรณีเร่งด่วนเท่านั้น กำหนดเวลาในการกำจัดและการรับสินค้าในกรณีดังกล่าวมักจะกล่าวถึงไว้ในขอบของหมายเหตุสุดท้าย ควรใช้ป้ายกำกับ 'IMMEDIATE' ในกรณีที่มีลำดับความสำคัญต่ำกว่ากรณีอื่นที่มีเครื่องหมาย "ดำเนินการในวันนี้" แต่ต้องดำเนินการในวันเดียวกัน

ผู้จัดการที่เกี่ยวข้องกับไฟล์จะต้องตรวจสอบเนื้อหาและนับลำดับความสำคัญและดูว่าเหมาะสมหรือไม่ หากการกำหนดลำดับความสำคัญไม่ยุติธรรมเขาสามารถเปลี่ยนการให้คะแนนได้ ไฟล์ดังกล่าวไม่สามารถส่งไปยังที่พำนักของผู้จัดการได้เว้นแต่จะกล่าวถึงโดยเฉพาะและชัดเจนโดยบุคคลที่ได้รับอนุญาตซึ่งมีการกวาดล้างสูงกว่าผู้จัดการ

It will be the duty of the Department to −

  • ดูว่าข้อเท็จจริงทั้งหมดที่เปิดอยู่นั้นถูกต้องหรือไม่

  • ชี้ให้เห็นข้อผิดพลาดหรือการแสดงข้อมูลที่ขัดต่อข้อเท็จจริง

  • ดึงดูดความสนใจตามความจำเป็นขั้นตอนตามกฎหมายหรือประเพณี

  • ชี้ให้เห็นกฎหมายและกฎและสถานที่ที่พบ

  • จัดหาข้อเท็จจริงและตัวเลขที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่มีอยู่ใน บริษัท

  • วางแบบอย่างหรือเอกสารที่มีการตัดสินใจของนโยบายก่อนหน้านี้

  • ระบุคำถามหรือคำถามเพื่อพิจารณา

  • แสดงประเด็นที่ต้องตัดสินใจให้ชัดเจน

  • แนะนำแนวทางปฏิบัติทุกที่ที่ทำได้

การดำเนินการของหัวหน้าหน่วยงาน

ผู้จัดการแผนกจะตรวจสอบบันทึกเนื่องจากพวกเขาได้รับอนุญาตให้ทิ้งการสังเกตไปยังแผนกและแผนกล่าง กรณีดังกล่าวมักจะเกี่ยวข้องกับการกระทำต่อไปนี้ -

  • การออกคำสั่งสำนักงานคำสั่งประจำและหนังสือเวียนของธรรมชาติชั่วคราว

  • ในกรณีอื่น ๆ หัวหน้าแผนกมีอำนาจในการกำจัดโดยอิสระ

  • การอนุญาตการลาแบบไม่เป็นทางการและการลาชดเชย

  • ปัญหาการแจ้งเตือนและการรับทราบ

  • การบันทึกไฟล์

ในบทถัดไปเราจะพูดถึงอำนาจที่มอบให้กับหัวหน้าหน่วยงานและวิธีการรับรองความถูกต้อง