ขอบเขตการสังเกตของฝ่ายบริหาร

ทุกแผนกมีก scope of notingนอกเหนือจากที่พวกเขาจะไม่ได้รับอนุญาตให้ทำการตัดสินใจ จากนั้นแผนกจะต้องปฏิบัติตามคำแนะนำต่อไปนี้ในการสังเกตกรณี -

• ทุกคนควรเข้าใจบันทึกย่อทั้งหมดอย่างชัดเจนและร่างด้วยภาษาที่เรียบง่าย ควรมีความกระชับและตรงประเด็น

• บันทึกทั้งหมดควรเขียนโดยมีจุดมุ่งหมายและควรมีเหตุผลที่สมเหตุสมผลอยู่เบื้องหลังเมื่อเทียบกับการแสดงความคิดเห็นส่วนตัว การสังเกตการวิพากษ์วิจารณ์และข้อเสนอแนะจากแผนกอื่น ๆ จะต้องมีพฤติกรรมที่สุภาพและสุภาพ

• ผู้จัดการที่รับผิดชอบในการจัดการคดีควรอ่าน 'กระดาษที่อยู่ระหว่างการพิจารณา' และบันทึกก่อนหน้าทั้งหมดเพื่อให้สามารถสร้างรายงานการผลิตซ้ำและรายงานแบบคำต่อคำที่จำเป็นได้ตามสถานการณ์ที่จำเป็น

• ก precis(สรุปหรือนามธรรม) ของกระดาษแผ่นเดียวมักเกิดขึ้นเมื่อกระดาษต้นฉบับมีความยาวและความซับซ้อนมากซึ่งทำให้ไม่สามารถใช้งานได้จริงและเป็นข้อมูลอ้างอิงที่สะดวกสบาย เนื่องจาก Precis ดังกล่าวอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการอ้างอิงตัวอย่างนอกบริบทจึงไม่ได้เตรียม Precis ดังกล่าวโดยไม่ได้รับคำแนะนำจากผู้จัดการ

• หากการรวมข้อมูลใด ๆ ในบันทึกย่อมีแนวโน้มที่จะบดบังประเด็นหลักที่เป็นปัญหาหรือทำให้บันทึกมีความยาวโดยไม่จำเป็นควรวางคำสั่งแยกต่างหากหรือภาคผนวกที่ให้ข้อมูลไว้ในไฟล์

• ในกรณีเดียวมีหลายจุดหรือคำสั่งซื้อที่สามารถจัดการแยกกันได้สะดวกกว่าการจดบันทึกต่อเนื่องแต่ละจุดควรแยกบันทึกไว้ใน Department Notes. ผู้จัดการแผนกและ / หรือผู้จัดการระดับสูงกว่าจะบันทึกคำสั่งของพวกเขาใน 'หมายเหตุแผนก' แต่ละรายการแยกกันและหลังจากนั้นจะรวมบันทึกย่อเหล่านี้เพื่อจัดทำบันทึกย่อในไฟล์เพื่อวัตถุประสงค์ในการออกคำสั่งซื้อเป็นต้น

• ลำดับของการสังเกตโดยทั่วไปจะเป็นไปตามลำดับเดียวกันกับหมายเลขซีเรียลในการติดต่อและในกรณีที่มีการขัดจังหวะในความต่อเนื่องของบันทึกควรนำเอกสารมารวมกับไฟล์หลักโดยเร็วที่สุด

• ไม่ควรเขียนบันทึกไว้ในใบเสร็จเว้นแต่จะเป็นเรื่องปกติ หากผู้จัดการคนใดมีข้อสังเกตใด ๆ เกี่ยวกับ PUC ข้อสังเกตเหล่านี้จะต้องทำในบันทึกย่อก่อนและแผนกสามารถใช้เป็นคำแนะนำได้

• ต้องมีพื้นที่เพียงพอสำหรับลายเซ็นและการสังเกตของผู้จัดการระดับสูง หมายเหตุที่จะส่งถึงผู้จัดการแผนกขึ้นไปควรวางไว้ที่ด้านล่างสุดของหน้า ควรเพิ่มแผ่นงานเปล่าลงในบันทึกย่อเสมอในกรณีที่มีเนื้อหามากเกินไปที่จะแก้ไข

• เมื่อใดก็ตามที่ได้รับการแจ้งหรือคำขอจากผู้จัดการแผนกหรือผู้อื่นบนกระดาษแผ่นเล็ก ๆ พวกเขาจะไม่ถูกส่งต่ออย่างที่เป็นอยู่ การดำเนินการนี้เกิดขึ้นเนื่องจากมีความเป็นไปได้ที่จะสูญหายระหว่างการขนส่ง แผนกรับแรกจะแปะหรือคลิปสลิปกระดาษที่ได้รับมาเป็นแผ่นสีขาวขนาดหลอกตาก่อนส่งต่อในปกแฟ้มให้ผู้จัดการหรือแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อกำจัด

ฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะยื่นคำร้องแล้วนำหนังสือแจ้ง หลังจากนั้นพวกเขาจะส่งข้อความและรอรับใบเสร็จ การฝึกเขียนบันทึกยาวในด้านข้างจะต้องลดลงให้มากที่สุด

กฎ 80/20

สำนักงานที่ไม่มีรายการขั้นตอนที่ยื่นและดำเนินการอย่างถูกต้องเป็นช่องทางแห่งความสับสนวุ่นวาย การยืมจาก80/20กฎที่ระบุว่าความสำเร็จ 80% ของเรามาจากการกระทำของเราเพียง 20% พูดง่ายๆคือต้องให้ความสำคัญกับ 20% มากขึ้นซึ่งเรียกร้องให้ดำเนินการเพื่อลดกระดูกเพื่อความสำเร็จ 80%

นั่นคือเหตุผลที่การวางแผนจัดลำดับความสำคัญและเริ่มดำเนินการกับ 20% จึงสำคัญมาก ในการตัดสินใจขององค์กรที่สำคัญที่สุดครั้งหนึ่งที่เคยมีมาBIM Manufacturingได้หยุดการสื่อสารที่สำคัญทั้งหมดจากการพูดในลักษณะปากเปล่าและแม้จะมีค่าใช้จ่ายสูงในการบันทึกคำพูดทุกคำลงในกระดาษพวกเขาก็ทำเช่นนั้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่ในอนาคตของพวกเขาได้รับประโยชน์จากการอภิปรายมากมาย วันนี้ทุก บริษัท อื่น ๆ กำลังเดินตามรอยเท้าของพวกเขา

ส่วนใหญ่แล้วเอกสารที่ออกแบบอย่างไม่ถูกต้องสามารถแพร่กระจายการสื่อสารที่ผิดพลาดจำนวนมากและความคลาดเคลื่อนระหว่างแผนกที่ทำงานในองค์กร หวังว่าบทช่วยสอนนี้ออกแบบมาสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการทำงานรุ่นใหม่ที่เริ่มทำงานในแผนกที่เกี่ยวข้องกับเอกสารเช่นธุรการบัญชีทรัพยากรบุคคล ฯลฯ เรียนรู้วิธีการยื่นเอกสารสำคัญที่มีรายละเอียดที่ละเอียดอ่อน