กระบวนการ Docketing ข้อมูล

Docketing เป็นกระบวนการสร้างรายการในส่วน 'Notes' ของไฟล์เกี่ยวกับแต่ละไฟล์ Serial Number (Receipt or Issue)ใน 'Correspondence' เพื่อระบุตัวตน ในทำนองเดียวกันใบเสร็จจะถูกบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรโดยใช้หมึกสีแดงทั่วทั้งหน้าโดยมีหมายเลขซีเรียลของการสื่อสารตามด้วยหมายเลขและวันที่และการกำหนด / ชื่อของผู้ส่ง

การใส่ 'ปัญหา' ทำได้โดยการป้อนหมายเลขประจำเครื่องวันที่ของปัญหาพร้อมกับชื่อและการกำหนดของผู้รับ

การใส่ไฟล์ชิ้นส่วน

ระหว่างขั้นตอนการลบรายการดินสอชั่วคราวไม่ควรอยู่ในไฟล์หลักและรายการที่แก้ไขทั้งหมดควรใช้หมึกสีแดง Docketing ใน Part Files ควรเป็นdone in Pencil ในลักษณะต่อไปนี้ -

• หมายเลขซีเรียล ............................................. (ใบเสร็จรับเงิน)
• หมายเลขซีเรียล ............................................. (ฉบับที่)

การอ้างอิงและการใช้สลิป

การอ้างอิงเป็นวิธีการในการเลือกและใช้ประวัติที่เชื่อมต่อแบบอย่างกฎระเบียบ ฯลฯ ซึ่งอาจมีความคล้ายคลึงกันหรือมีผลต่อกรณี เอกสารอ้างอิงดังกล่าวเกิดขึ้นได้โดยการใช้ไฟล์ที่เหมาะสมหมายเลขไฟล์และโดยการอ้างถึงหมายเลขหน้าขวา เอกสารสลิปถูกใช้เป็นการเตรียมการชั่วคราวเพื่อระบุหน้าได้อย่างรวดเร็ว ไม่ควรขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการเก็บบันทึกทั้งหมดดังนั้นจึงควรใส่หมายเลขหน้าที่อ้างถึงในการอภิปรายไว้ในบันทึก

การอ้างอิงข้ามของการติดต่อ

หนังสือหรือกฎ ฯลฯ ที่ใช้ในการอ้างอิงไม่จำเป็นต้องเพิ่มเข้าไปในไฟล์ต้นฉบับหากมีสำเนาของการติดต่อเดียวกัน ผู้จัดการควรใช้การอ้างอิงล่าสุดเสมอโดยผู้จัดการที่อ้างอิงแหล่งที่มาจะต้องระบุถึงขีด จำกัด ของการบังคับใช้ในขณะที่อ้างแหล่งที่มา

สำหรับ PUC ใด ๆ ผู้จัดการไม่จำเป็นต้องผ่านการติดต่อทั้งหมด แต่ควรไปโดยการทำเครื่องหมายบนการอ้างอิงก่อนหน้าทั้งหมดด้วยดินสอ

การเชื่อมโยงไฟล์

ในกรณีที่มีเอกสารสองชุดขึ้นไปที่เชื่อมโยงกันและจำเป็นต้องดำเนินการใด ๆ พร้อมกันตลับสลิปที่พิมพ์ 'โปรดดูไฟล์ที่เชื่อมโยง' ควรแนบไว้ที่ปกไฟล์ด้านบนและจำนวนไฟล์ที่เชื่อมโยงควรเป็น ให้ในสลิป

โดยทั่วไปไฟล์ควรถูกจัดเรียงเป็นไฟล์เดียวที่สะดวกโดยการเลือกและการจัดเรียงตามตรรกะและมีโครงสร้าง การเชื่อมโยงไฟล์ควรเกิดขึ้นจากความจำเป็นและไม่ใช่เพื่อสร้างความประทับใจให้กับผู้อื่นด้วยปริมาณข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างแท้จริงนั่นคือเหตุผลที่หัวหน้าหน่วยงานต้องระมัดระวังในขณะที่เชื่อมโยงไฟล์และทำในกรณีที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้

การตรึงเอกสารเข้าด้วยกัน

เมื่อกระดาษในไฟล์ถูกตรึงเข้าด้วยกันต้องใช้ความระมัดระวังเพื่อไม่ให้จุดแหลมของหมุดยื่นออกมาและทิ่มนิ้วของบุคคลใดก็ตามที่ต้องการเข้าถึงไฟล์ เพื่อป้องกันการบาดเจ็บจากหมุดต้องเก็บจุดแหลมของหมุดไว้ใต้พื้นผิวของกระดาษ

การเจาะกระดาษ

กระดาษทุกแผ่นจะต้องเจาะที่มุมบนด้านซ้ายไปยังมาตรวัดที่ถูกต้อง (3/4 ของนิ้วจากด้านใดด้านหนึ่ง) ก่อนที่จะติดแท็กไปยังจดหมายโต้ตอบหรือบันทึก

การตั้งค่าสถานะของเอกสารในไฟล์

หากใบเสร็จรับเงินที่อยู่ระหว่างการพิจารณาธงที่มีคำ Paper Under Considerationควรติด (PUC) หากมีใบเสร็จรับเงินที่จัดส่งไปแล้ว แต่ยังมีการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ เกิดขึ้นควรนำสลิป PUC ออกจากใบเสร็จเก่าและแนบไปกับใบเสร็จใหม่