การจัดการห้องสมุดสาธารณะ - การจัดทำรายการ
ห้องสมุดเป็นแหล่งข้อมูลความรู้จำนวนมากที่มีทั้งฉบับรูปแบบทางกายภาพและรูปแบบต่างๆ เพื่อให้สามารถจัดการทรัพยากรความรู้จำนวนมากได้เจ้าหน้าที่บริหารห้องสมุดต้องอาศัยแคตตาล็อกและแค็ตตาล็อก การจัดทำรายการเป็นหัวใจสำคัญของการจัดการทรัพยากรความรู้ใน
แจ้งให้เราทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับโครงสร้างแค็ตตาล็อกประเภทและอื่น ๆ
Library Catalog คืออะไร?
แค็ตตาล็อกห้องสมุดคือทะเบียนหรือชุดของบันทึกของทรัพยากรความรู้ทั้งหมดที่พบในห้องสมุดหรือกลุ่มของห้องสมุดซึ่งตั้งอยู่ในสถานที่ต่างๆ
แคตตาล็อกสามารถเปรียบเทียบได้กับดัชนีของหนังสือ เมื่อสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้โดยดูดัชนีโดยไม่ต้องอ่านทุกหน้าของหนังสือแคตตาล็อกจะให้ข้อมูลอย่างรวดเร็วว่าหนังสือหรือซีดีเพลงที่ต้องการอยู่ที่ใดในห้องสมุด WorldCat.org ซึ่งเป็นแคตตาล็อกสหภาพที่ใหญ่ที่สุดในโลกได้รับการจัดการที่ดับลินในโอไฮโอ ในเดือนมกราคม 2016 แคตตาล็อกมีบันทึกมากกว่า 360,000,000 รายการและมีห้องสมุดมากกว่า 2 พันล้านรายการ
Cataloging in Public Library คืออะไร?
การจัดทำรายการเป็นกระบวนการสร้างข้อมูลเมตาที่แสดงถึงทรัพยากรสารสนเทศเช่นหนังสือภาพยนตร์การบันทึกเสียงบทความเอกสารและแผนที่ สิ่งนี้ทำได้ตามกฎที่กำหนดไว้สำหรับการลงรายการ รหัสเหล่านี้คือ -
- AA Code หรือ Joint Code (กฎของสหราชอาณาจักรและสหรัฐอเมริการ่วมกัน)
- รหัสสมาคมห้องสมุดอเมริกัน (ALA)
- รหัสแค็ตตาล็อกจำแนกกำหนด (โดยดร. อาร์รังนาธาน)
- รหัสพิพิธภัณฑ์อังกฤษ
- รหัสวาติกัน (สำหรับหนังสือพิมพ์)
แค็ตตาล็อกสามารถสร้างข้อมูลเมตาสำหรับองค์ประกอบองค์ความรู้เพื่ออธิบายได้ ข้อมูลเมตาประกอบด้วยชื่อของผู้สร้างหรือผู้แต่งชื่อเรื่องและหัวเรื่อง
วัตถุประสงค์ของการจัดทำแคตตาล็อก
ต่อไปนี้คือวัตถุประสงค์พื้นฐานบางประการของการจัดทำรายการ -
- ในการจัดการคอลเลกชันของห้องสมุดอย่างมีประสิทธิภาพ
- เพื่อค้นหาและดึงทรัพยากรความรู้ที่ต้องการได้อย่างง่ายดาย
- เพื่อประหยัดความพยายามและเวลาของพนักงานและผู้ใช้
- เพื่อช่วยเหลือผู้ใช้ด้วยแหล่งข้อมูลความรู้ทางเลือก
ประเภทของแคตตาล็อก
นี่คือรายการแคตตาล็อกที่สำคัญบางประเภท -
- แคตตาล็อกผู้แต่ง
- ชื่อแคตตาล็อก
- แคตตาล็อกพจนานุกรม
- แคตตาล็อกแยกประเภท
- แค็ตตาล็อกยูเนี่ยน
โครงสร้างของแค็ตตาล็อกห้องสมุด
โครงสร้างของแค็ตตาล็อกประกอบด้วยคำอธิบายสั้น ๆ ของพื้นที่ต่างๆ แค็ตตาล็อกสามารถมีฟิลด์ต่อไปนี้เช่น -
- Author/Creator
- ฟิลด์หลัก: ชื่อที่แน่นอนของงาน
- ฟิลด์ย่อย: ชื่อคู่ขนานคำอธิบายสั้น ๆ
- คำชี้แจงความรับผิดชอบ
- เรื่องงาน
- วันที่ตีพิมพ์
- ฉบับ / สำเนาหลายฉบับในฉบับเดียวกัน
- วัสดุ: รูปแบบทางกายภาพของงานเช่น hardbound, electronic
- คำอธิบาย: จำนวนหน้าจำนวนซีดีในชุดสูท
- ประเภทสื่อสิ่งพิมพ์ / อิเล็กทรอนิกส์ / เสียง / วิดีโอ / AV
- Illustrations
- พื้นที่ซีรี่ส์
- พื้นที่หมายเหตุ
แค็ตตาล็อกมีทางเลือกของรายการสำหรับทรัพยากรความรู้แต่ละรายการขึ้นอยู่กับนโยบายการลงรายการบัญชีที่ห้องสมุดสาธารณะบางแห่งกำลังปฏิบัติตาม ยิ่งโครงสร้างแค็ตตาล็อกมีรายละเอียดมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีจุดเชื่อมต่อเพื่อดึงทรัพยากรความรู้ที่จำเป็นมากขึ้นเท่านั้น
ประเภทของการจัดทำรายการห้องสมุด
ตอนนี้ให้เราทำความเข้าใจเกี่ยวกับการจัดทำรายการห้องสมุดประเภทต่างๆ ต่อไปนี้เป็นประเภทพื้นฐาน -
การลงรายการบัญชีส่วนกลางและสหกรณ์
Charles Coffin Jewett เสนอแนวคิดเกี่ยวกับแคตตาล็อกดังกล่าวในปี 1850 เขาแนะนำให้สถาบันสมิ ธ โซเนียนเริ่มรวบรวมชิ้นส่วนที่เรียบง่ายของการจัดทำรายการ นอกจากนี้เขายังแนะนำให้ห้องสมุดที่มีส่วนร่วมอื่น ๆ เริ่มรวบรวมรายการแหล่งข้อมูลความรู้และจัดเตรียมแคตตาล็อกที่พิมพ์ออกมา เขาได้แนวคิดในการจัดทำแคตตาล็อกร่วมกันของห้องสมุดสองแห่งขึ้นไปโดยการรวบรวมแบบร่วมมือและในภายหลังอาจสร้างรายการสหภาพของห้องสมุดทั้งหมดในประเทศ
เลือกแค็ตตาล็อก
ในรูปแบบการลงรายการนี้รายการที่เลือกสำหรับทรัพยากรความรู้ทั้งหมดจะถูกจัดทำรายการแทนรายการทั้งหมด นอกจากนี้จำนวนรายการที่เพิ่มจะลดลงในการทำรายการนี้ ตัวอย่างเช่นไม่มีการสร้างรายการสำหรับภาพประกอบยกเว้นศิลปินที่มีชื่อเสียงเท่านั้นรายการหัวเรื่องสำหรับภาษาอื่นหรือภาษาที่พูดน้อยจะลดลง วิธีนี้ใช้สำหรับลดขนาดแค็ตตาล็อกและเวลาในการจัดเตรียม
การจัดทำรายการแบบเลือกมาพร้อมกับชุดด้านลบของตัวเอง ผู้อ่านอาจไม่รู้ว่ามีแหล่งความรู้ที่เขาสนใจอยู่ในห้องสมุดหรือไม่
การจัดทำแคตตาล็อกแบบง่าย
นอกจากนี้ห้องสมุดตะวันตกยังเลือกใช้วิธีการจัดทำรายการนี้เพื่อลดความพยายามในการสร้างและบำรุงรักษาแค็ตตาล็อกรวมทั้งลดต้นทุนในการจัดเตรียม ในการลงรายการประเภทนี้คอลเลกชันความรู้ทั้งหมดจะถูกจัดทำรายการด้วยการทำให้รายการเข้าใจง่ายขึ้นในแง่ของความยาวความเกี่ยวข้องและความซับซ้อน ตัวอย่างเช่นชื่อผู้แต่งเป็นแบบย่อรายการซ้ำ ๆ ในคำบรรยายจะถูกละไว้และไม่ระบุประเภทของภาพประกอบ นอกจากนี้รายละเอียดเช่นหมายเลขหน้าจะถูกละไว้ซึ่งผู้ใช้แทบจะไม่รับแจ้ง
รูปแบบทางกายภาพของแค็ตตาล็อกห้องสมุด
เรียกอีกอย่างว่ารูปแบบภายนอกของแค็ตตาล็อกซึ่งปรับให้เข้ากับความต้องการของผู้ใช้ แคตตาล็อกรูปแบบทางกายภาพที่พบบ่อยที่สุดมีสองรูปแบบ -
แบบฟอร์มหนังสือ
เป็นแบบพิมพ์เหมือนหนังสือ เป็นประเภทที่เก่าแก่ที่สุดที่ใช้กันทั่วไปในห้องสมุดอเมริกัน มีราคาแพงหากผลิตด้วยมือ ไม่อนุญาตให้สะท้อนการเปลี่ยนแปลงในคอลเล็กชันไลบรารีได้อย่างง่ายดาย ไลบรารีที่ใช้แบบฟอร์มหนังสือจำเป็นต้องเก็บสำเนาหลายชุดของแคตตาล็อกเพื่อให้เข้าถึงผู้ใช้ได้มากขึ้น อย่างไรก็ตามเทคนิคการทำงานอัตโนมัติมากขึ้นเช่นการพิมพ์ราคาไม่แพงช่วยให้แบบฟอร์มนี้ได้รับความนิยมมากขึ้น
แบบฟอร์มบัตร
เป็นรูปแบบที่พบมากที่สุดทั่วโลก แบบฟอร์มนี้ใช้การ์ดมาตรฐาน 7.5 x 12.5 ซม. ในการเข้าแต่ละครั้ง จากนั้นการ์ดเหล่านี้จะถูกป้อนด้วยข้อมูลผู้แต่งหัวเรื่องชื่อและหมายเลขการโทร การ์ดจะถูกเก็บไว้ในลิ้นชักขนาดเล็ก แบบฟอร์มนี้มีความยืดหยุ่นมากในการเพิ่มหรือลบรายการใด ๆ ในคอลเลกชัน ในด้านลบรายการจะทำด้วยตนเองและมีชาน
แบบฟอร์ม Sheaf
เป็นแบบเดียวกับแบบหนังสือ รายการจะถูกพิมพ์ลงบนกระดาษแผ่นหลวม ๆ ขนาด 7x4 นิ้ว จากนั้นเจาะหลายใบและมัดเป็นหนังสือที่มีประโยชน์ แต่ละแคตตาล็อกมีประมาณ 500 และ 600 แผ่น จัดเรียงบนชั้นวางตามตัวอักษร เป็นการยากที่จะแทรกและถอนรายการมากกว่าแคตตาล็อกการ์ด นอกจากนี้ยังพกพาและกะทัดรัดกว่าแคตตาล็อกการ์ด ไม่เหมาะสำหรับการแสดงผล
แบบฟอร์มไมโครฟิล์มเอาต์พุตคอมพิวเตอร์ (COM)
ในรูปแบบแคตตาล็อกนี้คลังเก็บจะถูกสร้างขึ้นบนไมโครฟิล์มซึ่งบันทึกด้วยคุณภาพที่เหนือกว่าเมื่อเทียบกับเวอร์ชันที่พิมพ์ออกมา มีประสิทธิภาพสูงสุดในด้านความจุและการจัดการ ไม่สามารถแก้ไขได้จนกว่าจะมีการผลิตไมโครฟิล์มใหม่ ส่งไปยังห้องสมุดหรือศูนย์ข้อมูลอื่นได้ง่าย
แคตตาล็อกออนไลน์
เป็นแคตตาล็อกรูปแบบล่าสุดที่บันทึกบรรณานุกรมถูกเก็บไว้ในหน่วยความจำคอมพิวเตอร์ จะพิมพ์บนจอแสดงผลหรือหน้าจอตามคำขอจากผู้ใช้ มีความยืดหยุ่นมากที่สุดในการเพิ่มลบและแก้ไขรายการได้ตลอดเวลา ผลลัพธ์ที่สามารถใช้ได้ทันทีสำหรับผู้ใช้ เมื่อเทียบกับรูปแบบแคตตาล็อกอื่น ๆ อีกสามรูปแบบการสร้างนี้มีราคาแพง
ผู้ใช้สามารถเข้าถึงและดึงข้อมูลได้อย่างง่ายดายจากตำแหน่งที่อยู่ห่างไกลไปยังไลบรารี Online Public Access Catalog (OPAC) เป็นฐานข้อมูลออนไลน์ที่ห้องสมุดหรือกลุ่มของห้องสมุดจัดการ
CCF และ MARC คืออะไร?
Common Communication Format (CCF)เป็นรูปแบบที่มีไว้สำหรับการจัดทำดัชนีและแลกเปลี่ยนบันทึกบรรณานุกรม CCF เป็นไปตาม ISO 2709 ซึ่งระบุรูปแบบมาตรฐานที่สามารถเก็บข้อมูลบรรณานุกรมใด ๆ ระเบียน CCF แต่ละรายการประกอบด้วยสี่ส่วนเช่น -
- ค่ายเพลง (24 ตัวอักษร)
- ไดเรกทอรี (ความยาวตัวแปร)
- ช่องข้อมูล (ความยาวตัวแปร)
- ตัวคั่นบันทึก (1 ตัวอักษร)
Machine Readable Cataloging (MARC)เป็นมาตรฐานหรือชุดรูปแบบดิจิทัลสำหรับคำอธิบายรายการที่จัดทำรายการโดยไลบรารี บันทึก MARC ประกอบด้วยสามองค์ประกอบ -
- ผู้นำ (24 อักขระ)
- ไดเรกทอรี (ความยาวตัวแปร)
- เขตข้อมูลตัวแปร (ความยาวตัวแปร)
เป็นไปได้ที่จะแมป CCF กับ MARC
รายการหัวเรื่องและอรรถาภิธาน
หัวเรื่องคือคำศัพท์หรือวลี (หรือที่เรียกว่าคำศัพท์ที่มีการควบคุม) ซึ่งใช้ในการจำแนกแหล่งข้อมูลความรู้ พวกเขาระบุและรวบรวมข้อมูลภายใต้ความธรรมดาบางอย่าง เพียงแค่เป็นคำมาตรฐานที่กำหนดให้กับวิชาต่างๆ พวกเขาได้รับมอบหมายให้เป็นแหล่งข้อมูลความรู้ตามแนวคิดหรือแนวคิดที่มีอยู่แทนที่จะเป็นเพียงคำที่ปรากฏในนั้น
การใช้หัวเรื่องที่เหมาะสมหรือเกี่ยวข้องที่สุดจะช่วยประหยัดเวลาในการดึงทรัพยากรความรู้ที่ต้องการ ห้องสมุดส่วนใหญ่ใช้ Library of Congress Subject Heading (LCSH)
พจนานุกรม
เป็นชุดของคำที่มีคำพ้องความหมายและแนวคิดที่เกี่ยวข้อง ช่วยให้แค็ตตาล็อกแสดงบันทึกพร้อมรายละเอียดมากขึ้นซึ่งจะช่วยปรับปรุงการค้นหาแหล่งข้อมูลความรู้ที่แน่นอนจากห้องสมุดที่มีอยู่มากมาย