การบริหารห้องสมุดประชาชน - การเงิน

การเงินเป็นหัวใจสำคัญของห้องสมุดสาธารณะ ผู้จัดการห้องสมุดจำเป็นต้องควบคุมการดำเนินงานตลอดจนตรวจสอบและจัดการการเงินของสถาบัน กิจกรรมทางการเงินของห้องสมุดสาธารณะเกี่ยวข้องกับงานด้านการจัดการเงินงบประมาณและการควบคุมต้นทุน นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการเติบโตของสินทรัพย์

แหล่งทุนสำหรับห้องสมุดประชาชน

ห้องสมุดสาธารณะสามารถขอรับทุนได้จากแหล่งต่อไปนี้ -

• กองทุนระดับชาติที่กระจายไปยังรัฐหรือจังหวัด

• บริษัท ในเขตเทศบาลให้เงินของเทศบาลแก่ห้องสมุดสาธารณะซึ่งสร้างขึ้นจากที่จอดรถภาษีและเครื่องมืออื่น ๆ ในการสร้างรายได้ บรรณารักษ์จำเป็นต้องยื่นขอทุนเหล่านี้

• การบริจาคส่วนตัวซึ่งมอบให้โดยหน่วยงานการกุศลและบุคคลที่สนใจ

บางครั้งมีการระดมทุนภายในองค์กรโดยดำเนินการประมูลเพื่อขายแหล่งความรู้

หน้าที่ของแผนกการเงินห้องสมุดประชาชน

ต่อไปนี้เป็นฟังก์ชันที่จัดการโดยแผนกการเงินของห้องสมุดสาธารณะ -

• การรายงานทางการเงินต่อกรรมการผู้จัดการและพนักงาน

• การจัดทำและจัดสรรงบประมาณ

• การจัดการการตรวจสอบประจำปี

• การจัดการใบเสร็จรับเงินทั้งหมด

• การจัดเตรียมภาษีและเอกสารอื่น ๆ ของรัฐบาล

• การรายงานต่อผู้บริจาคและหน่วยงานที่ให้ทุน

วงจรการเงินของห้องสมุดสาธารณะ

วงจรการเงินของห้องสมุดสาธารณะครอบคลุมขั้นตอนทั่วไปดังต่อไปนี้ -

• Planning- ทีมบริหารพยายามค้นหาสิ่งที่ต้องทำในห้องสมุดซึ่งเป็นโครงการที่ไม่สมบูรณ์และโครงการใหม่ จากนั้นจะแนะนำข้อค้นพบให้กับกรรมการ ประเมินค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นในโครงการเหล่านั้น กรรมการและตรวจสอบและกำหนดเป้าหมายสำหรับช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงเช่นปี

• Budgeting- พิจารณารายได้ทั้งหมดและต้นทุนทั้งหมดและต้นทุนที่จำเป็นสำหรับการดำเนินงานต่อเนื่อง ตรวจสอบและวิเคราะห์รายได้และต้นทุนของปีที่แล้วเป็นตัวเลข ประมาณการรายได้และต้นทุนสำหรับปีการเงิน / ปีงบประมาณใหม่

  • Income Sources - การจัดสรรจากรัฐบาลเงินช่วยเหลือจากแวดวงเพื่อนเงินช่วยเหลือการบริจาคการขายหนังสือการระดมทุนค่าปรับและค่าธรรมเนียม

  • Expenses - น้ำมันเชื้อเพลิงวัสดุห้องสมุดเงินเดือนพนักงาน

• Operating - ดำเนินการตามแผนที่กำหนดไว้

• Reporting- จัดทำรายงานประจำเดือนและประจำปีเพื่อติดตามความคืบหน้าของกิจกรรมทางการเงิน จะบันทึกยอดเปิดรายการและยอดปิดบัญชีสำหรับแต่ละกองทุน งบดุลให้ภาพรวมทางการเงินของห้องสมุด

การระดมทรัพยากรในห้องสมุดสาธารณะ

ผู้จัดการห้องสมุดสาธารณะสามารถระดมทรัพยากรห้องสมุดได้หลายวิธี หากต้องการทราบวิธีการระดมทรัพยากรสิ่งแรกที่ต้องรู้ -

การระดมทรัพยากรคืออะไร?

เป็นคำรวมที่ใช้สำหรับกระบวนการสร้างรายได้จากทรัพยากรที่แตกต่างกันตลอดจนความพร้อมของห้องสมุดในการส่งมอบทรัพยากรความรู้ให้กับผู้ใช้อย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด

วิธีการระดมทุน

ผู้จัดการห้องสมุดจำเป็นต้องใช้กลยุทธ์ในการระดมทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อระดมทุนสำหรับห้องสมุด ต่อไปนี้เป็นวิธีการระดมทรัพยากรบางส่วน -

• การติดต่อหน่วยงานผู้บริจาคเพื่อขอรับการสนับสนุนทางการเงิน

• ดำเนินโครงการระดมทุนและกิจกรรมเชิญชวนแขกมาร่วมงานและขอรับบริจาคสำหรับห้องสมุด

• เก็บกล่องบริจาคในสถานที่ต่างๆเช่นธนาคารสถานที่สังสรรค์และพื้นที่สาธารณะอื่น ๆ เพื่อขอรับบริจาค วิธีปฏิบัตินี้สร้างจำนวนน้อยกว่า แต่ก็เห็นคุณค่า

• การกำหนดจุดรวบรวมสิ่งของบริจาคเช่นเฟอร์นิเจอร์ยานพาหนะเครื่องเขียนและเครื่องมือ

• ขออาสาสนับสนุนห้องสมุดจากวิทยาลัยและโรงเรียน

• การระดมทุนจากการขายสิ่งพิมพ์และเสนอแผนการซื้อ

การวิเคราะห์ต้นทุนประสิทธิผลของห้องสมุดประชาชน

ภายใต้เงินที่มีอยู่ จำกัด ห้องสมุดสาธารณะต้องใช้งบประมาณอย่างชาญฉลาด การวิเคราะห์ประสิทธิผลของต้นทุน (CEA) เป็นการวิเคราะห์เปรียบเทียบต้นทุนและประสิทธิผลของบริการที่จัดทำโดยห้องสมุดสาธารณะ เครื่องมือนี้ยังช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจจัดสรรงบประมาณและกำหนดว่าจะให้บริการใดทั้งหมด มันถูกสร้างขึ้นในรูปของอัตราส่วน

Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)

การวิเคราะห์ต้นทุนประโยชน์ของห้องสมุดสาธารณะ

การวิเคราะห์ผลประโยชน์ด้านต้นทุน (CBA) จัดทำขึ้นเพื่อพิจารณาว่าการดำเนินการตามแผนใดแย่ลงหรือดีเพียงใด วัดผลเชิงบวกและเชิงลบทั้งหมดของโปรแกรมในรูปตัวเงิน

CBA มีประโยชน์ในการตัดสินใจลงทุนและเปรียบเทียบทางเลือกสองทางขึ้นไป

ทางเลือกอื่นจะถูกเลือกโดยผู้จัดการห้องสมุดเฉพาะเมื่อประโยชน์> ต้นทุน

Total Cost – Total Benefit = Net Benefit

ที่ไหน

• ถ้าผลประโยชน์สุทธิเท่ากับ + ve ผลประโยชน์ต้นทุนคือ + ve

• ถ้าผลประโยชน์สุทธิเท่ากับ –ve ผลประโยชน์ต้นทุนคือ -ve

รายงานประจำปีของห้องสมุดประชาชน

รายงานประจำปีของห้องสมุดสาธารณะมักมีข้อมูลดังต่อไปนี้ -

• คำแถลงพันธกิจของห้องสมุด

• จดหมายจากประธานกรรมการจากคณะกรรมการ / ผู้ดูแลผลประโยชน์

• จดหมายจาก CEO ของห้องสมุด

• คำรับรองของผู้มีอุปการคุณ

• คำรับรองสองสามข้อของสมาชิก

• ไทม์ไลน์ภาพที่แสดงถึงเหตุการณ์สำคัญที่มีการติดแท็กด้วยคำอธิบายสั้น ๆ ของความสำเร็จ

• ตัวเลขและแผนภูมิที่แสดงถึงรายได้ที่สร้างขึ้นและเงินที่ใช้ในระหว่างปีบัญชี

• งบแสดงกิจกรรมและฐานะการเงินรวม

• รายชื่อผู้บริจาคกรรมการและสาขาห้องสมุด