เทคนิคการบริหารเวลา

หลายคนร้องเรียนอย่างไม่เป็นธรรมว่าพวกเขาไม่มีเวลามากพอที่จะทำสิ่งต่างๆมากมายที่พวกเขาอยากจะทำ ตอนนี้เมื่อประธานาธิบดีของประเทศพูดแบบนั้นคุณจะเห็นด้วยและพูดว่า“ นั่นเป็นคนยุ่ง” แต่เมื่อมีคนในกลุ่มเพื่อนของคุณพูดแบบนั้นก็ไม่ได้หมายความว่าเขามีเวลาน้อยมาก เพียงแค่เขามีทักษะในการบริหารเวลาน้อยมาก

เรามีแนวโน้มที่จะสับสนระหว่างงานเร่งด่วนและงานสำคัญ เมื่อต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่คุณต้องเลือกระหว่างงานที่ต้องได้รับการดูแลอย่างเร่งด่วนและงานที่เราเข้าใจว่าสำคัญมากโดยปกติแล้วเรามักจะถูกจับได้โดยไม่รู้ตัวว่าอะไรคือสิ่งที่สำคัญที่สุดที่นี่

งานเร่งด่วนเช่นการพิมพ์หรือส่งต่ออีเมลอาจดึงความสนใจของคุณและละเว้นจากสิ่งสำคัญ ในทำนองเดียวกันการบอกว่าคุณกำลังยุ่งอยู่กับการประชุมที่สำคัญเมื่อเจ้านายของคุณกำลังรอสายเพื่อสนทนากับคุณก็ไม่ใช่เรื่องสำคัญที่ควรมี

เรียนรู้วิธีการแบ่งงานทั้งสองประเภทนี้เข้าไว้ในกิจวัตรประจำวันของเราเพื่อไม่ให้งานเร่งด่วนของเราซ้ำซ้อนกับงานสำคัญและในทางกลับกันก็เป็นหัวใจหลักของแนวคิดการบริหารเวลา

เมทริกซ์การบริหารเวลา

ไอเซนฮาวร์ได้กำหนดความแตกต่างระหว่างงานเร่งด่วนและงานสำคัญไว้อย่างชัดเจน คำจำกัดความนี้ถือเป็นรากฐานที่สำคัญของการจำแนกประเภทที่สำคัญในงานที่เกี่ยวข้องกับเวลา

ตามที่เขากล่าวงานเร่งด่วนคืองานที่ทำให้สิ่งต่างๆเคลื่อนไหวและกำหนดให้บุคคลลงมือปฏิบัติไม่ว่าจะเป็นทางจิตใจหรือทางร่างกายในทันที ซึ่งรวมถึงการโทรด่วนอีเมลการประชุมการฮัดเดิลแชทการขึ้นรถไฟการตอบกลับข้อความที่ไม่เหมาะสม ฯลฯ

ในทางกลับกันงานที่สำคัญคืองานที่เปิดเผยมูลค่าของมันในระยะยาว สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องใช้เวลาในการส่งมอบและต้องการความคิดที่เป็นผู้ใหญ่ผ่อนคลายและครอบคลุม เหตุผลที่ต้องใช้เวลาในการส่งมอบก็คือมันเกี่ยวข้องกับพารามิเตอร์หลายอย่างที่ต้องการเวลาและความคิดที่เท่าเทียมกัน สิ่งที่เน้นที่นี่คือคุณภาพของผลลัพธ์ของการกระทำ

เมื่อเทียบกับสิ่งนี้การดำเนินการเร่งด่วนเรียกร้องให้มีการดำเนินการที่เฉพาะเจาะจงและ จำกัด บางอย่างเนื่องจากการมุ่งเน้นไปที่คุณภาพน้อยกว่าและมีมากขึ้นในการดำเนินการให้เสร็จในกรอบเวลาที่ จำกัด

มีสถานการณ์ที่งานสำคัญอาจเป็นงานเร่งด่วนได้เช่นกันอย่างไรก็ตามในสภาพแวดล้อมการทำงานในอุดมคตินี่เป็นสถานการณ์ที่หายาก

เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้งานต่างๆสามารถจัดเรียงเป็นรูปสี่เหลี่ยมที่เรียกว่า "ด่วนกับรูปสี่เหลี่ยมที่สำคัญ" ตามนี้งานสามารถแบ่งออกเป็นสี่ประเภท -

• Quadrant-1 = งานเร่งด่วนและสำคัญ

• Quadrant-2 = งานเร่งด่วนและไม่สำคัญ

• Quadrant-3 = ไม่ใช่งานเร่งด่วนและสำคัญ

• Quadrant-4 = งานไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

Quadrant-1- กำหนดงานที่ไม่เพียง แต่สำคัญมาก แต่ยังต้องทำในช่วงเวลาหนึ่ง การจัดการกับสถานการณ์วิกฤตการจัดการภัยพิบัติกำหนดเวลาโครงการการประชุมเป็นงานที่เน้นผลผลิตคุณภาพสูงในกรอบเวลาที่เข้มงวด

Quadrant-2- กำหนดงานที่อาจจำเป็นในเวลาอันสั้น แต่อาจไม่สำคัญ งานต่างๆเช่นจับรถบัสคันแรกสุดในคืนวันศุกร์ตอบกลับข้อความทันทีที่เราได้รับโทรศัพท์โทรหาเพื่อนร่วมงานการส่งต่ออีเมลเป็นเรื่องเร่งด่วน แต่ผลลัพธ์ไม่จำเป็นต้องมีคุณภาพสูงเกินไป

Quadrant-3- กำหนดงานที่อาจไม่เร่งด่วน แต่มีความสำคัญมาก ตัวอย่างเช่นการสร้างความสัมพันธ์การวางแผนเชิงกลยุทธ์ต้องใช้เวลามากในการดำเนินการ แต่มีความสำคัญมาก

Quadrant-4- กำหนดงานที่ไม่เร่งด่วนหรือไม่สำคัญ ซึ่งรวมถึงงานต่างๆเช่นการสนทนากับเพื่อนการนินทาเกี่ยวกับเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้อง พวกเขาเสียเวลาอย่างแท้จริง หลายครั้งเมื่อเราบอกว่าเราไม่มีเวลาทำสิ่งต่างๆที่จัดอยู่ใน Quadrants-1, 2, 3 เพียงเพราะยุ่งอยู่กับงานภายใต้ควอดแรนท์ -4