Anlam ve Tanım
Bu Eğitimde okuduğumuz şekliyle iletişim, bir işletme organizasyonunda olmazsa olmazdır. Ancak anlaşılmaz ve dolaşık iletişim, istenen sonucu elde edemez ve bir organizasyondaki çalışma ortamını etkiler.
Bir meslekten olmayan kişinin sözlüğünde iletişim, hepimizin meşgul olduğu günlük konuşmalar ve tartışmalar olarak anlaşılır. İletişimin daha geniş anlamı, tüm insan etkileşimlerini kapsasa da, yönetimin deyimiyle, iletişim sadece saçma bir şekilde konuşmak, gevezelik etmek veya gevezelik etmek değildir. İletişim göründüğü kadar basit değil. Bir iletişim parçasının ulaşmayı amaçladığı bir hedefe sahip sistematik bir süreçtir. Herhangi bir düşünce sürecini uygun bir kanal aracılığıyla basit ve anlamlı ifadelere dönüştürme süreci olarak tanımlanabilir.
Bir kuruluşun daha iyi ve sorunsuz çalışması için iletişimin etkili ve verimli olması gerekir.
Etkili iletişim, amaçlanan mesajın aşağıdaki gibi olduğu iki veya daha fazla kişi arasındaki iletişim olarak tanımlanır:
düzgün kodlanmış
uygun kanaldan teslim edilir
received
alıcı (lar) tarafından uygun şekilde çözülmüş ve anlaşılmış
Diğer bir deyişle, iletişimdeki tüm taraflar (gönderen ve alıcı), iletiye benzer anlamlar yüklediğinde ve söylenenleri dikkatlice dinlediğinde ve gönderenin duyulduğunu ve anlaşıldığını hissettirdiğinde iletişimin etkili olduğu söylenir.
Bir işletme organizasyonunda, çalışanlar arasında paylaşılan bilgi veya veriler, organizasyonun ticari başarısına etkili bir şekilde katkıda bulunduğunda iletişimin etkili olduğu söylenir.
RW Griffin sözleriyle, "Etkili iletişim, bir mesajı, alınan mesajın amaçlanan mesaja mümkün olduğu kadar yakın olacak şekilde gönderme sürecidir".
American Management Association (AMA), aşağıdaki on noktaya dayanarak etkili iletişimi tanımladı:
Konular ve iletişim alıcısı hakkında net fikir.
Amacın belirlenmesi.
İletişim ortamını anlamak.
Başkalarına danışarak iletişim için planlama.
Mesajın içeriğini düşünün.
Alıcıyı iletişimin değeri konusunda bilinçlendirmek.
Alıcıdan geri bildirim alınmalıdır.
İletişim mesajlarının kısa vadeli mi yoksa uzun vadeli mi olduğunu doğru bir şekilde tanımlamak.
Tüm eylemler iletişime uygun olmalıdır.
İyi dinleme.
Etkili İletişim, bilgiyi bir başkasına etkili ve verimli bir şekilde iletme yeteneği olarak tanımlanır. İyi sözlü, sözlü olmayan ve yazılı iletişim becerilerine sahip işletme yöneticileri, ticari yarar için bir şirket içindeki kişiler arasında bilgi paylaşımını kolaylaştırmaya yardımcı olur.
Etkili İletişimin Önemi
Bu bölümde, etkili iletişimin önemini anlayacağız -
Sürdürülebilir ve Üretken İlişki Oluşturun ve Geliştirin
Etkili iletişim, onsuz verimli bir ilişki kurmak ve geliştirmek büyük ölçüde zorlaştığı için işletmelerde odak noktası olmalıdır.
Yeniliklere yer açın
Etkili iletişim, çalışanların ve yönetimin, kuruluşun genel gelişimine daha fazla yardımcı olabilecek yenilikçi fikirler üretmesine izin vererek bir işletme organizasyonundaki yenilikleri kolaylaştırır.
Etkili Bir Ekip Oluşturmaya Yardımcı Olun
Etkili veya açık iletişimle zenginleştirilmiş bir çalışma ortamı, tutarlı ve etkili bir ekip oluşturmaya yardımcı olur. Etkili iletişim her zaman çalışanların moralini yükseltir. Çalışanlarda organizasyonun ortak hedeflerine ulaşmak için çalışma gayretini getirir. Personele başarıları hatırlatılırsa ve ortak bir hedef için çalıştıklarını hissederlerse, düzenli iç iletişim, iş ahlakının iyileşmesine de yol açabilir.
Etkili yönetim
Yönetim ve çalışanlar arasında sorunsuz ve açık bir iletişim olduğunda, organizasyonun ilerleme hızında sürekli bir artışa yol açar. Etkili iletişim, bu nedenle, etkili yönetim sağlar. Yöneticiler, çalışanların tutum ve şikayetlerini öğrenir ve çalışanlar, yöneticilerin kendilerine yönelik tutumlarını ve ayrıca kuruluşun politikalarını öğrenir.
Kuruluşun Genel Büyümesine Katkıda Bulunur
Etkili iletişim, istenen kişiler arası, departmanlar arası ve yönetim-çalışan ilişkisini oluşturur ve bu da organizasyonun vizyonunu gerçekleştirmenin temel ön koşullarıdır. Başka bir deyişle, etkili iletişim, işletmenin genel büyümesine katkıda bulunur.
Profesyonel düzeyde, akranlarla nasıl yeterince başa çıkılacağını bilmek, stresli durumlarda bile doğru kararlar vermek çok önemlidir. Etkili iletişim becerilerinin giderek daha fazla değer görmesinin nedenlerinden biri budur.
Organizasyondaki etkili iletişim, çalışanların başkalarıyla olan bağlarını derinleştirmelerine ve ekip çalışmasını, karar verme ve problem çözme kapasitelerini geliştirmelerine olanak tanır.
Etkili İletişimin Özellikleri
Etkili iletişimin özellikleri veya ilkeleri, verimli bir iletişim sağlamak için çok önemlidir. Başlıca özellikler aşağıdaki gibidir -
Mesajın Bütünlüğü
Alıcıyı şaşırtmamak için iletişim tamamlanmış olmalıdır. Daha iyi iletişim, ikincisinin daha iyi karar vermesine yardımcı olur. Bir kuruluşun itibarını geliştirir ve güçlendirir.
Mesajın Açıklığı ve Bütünlüğü
Daha iyi anlaşılması için iletilecek veya gönderilecek mesajın açık ve bütün olması gerekir. Düşüncelerin ve fikirlerin netliği, mesajın anlamını artırır. Mesajın özü ve özü dürüstlüğe ve doğruluğa dayanmalıdır.
Mesajın Özlü Olması
Amaçlanan mesaj ayrıntı içermemeli ve ilk bakışta anlaşılır olacak şekilde yazılmalıdır. Alıcıya gönderilen kısa ve anlaşılır mesaj, her zaman çekici ve anlaşılırdır. İlk anda anlaşıldığı gibi zamandan ve maliyetten tasarruf sağlar.
Fiziksel Ortam ve Alıcının Değerlendirilmesi
İletişimi daha etkili hale getirmek için, genel fiziksel ortam, yani iletişim ortamı ve çalışma ortamı dikkate alınmalıdır. Mesajın içeriği, alıcının tutumunu, bilgisini ve konumunu hesaba katmalıdır.
Mesajın Açıklığı
Mesajın net bir şekilde anlaşılabilmesi için düşüncelerin ve fikirlerin net olması gerekir. Açık mesaj, kesin, uygun ve somut kelime ve sembollerden yararlanır.
Korunması Gereken Nezaket
Gönderenin mesajı, kibar, düşünceli ve hevesli olacak şekilde taslak haline getirilmeli veya hazırlanmalıdır. Gönderenin alıcıya olan saygısını göstermeli, olumlu olmalı ve alıcıya odaklanmalıdır.
Mesajın Doğruluğu
Mesajın taslağı, son mesajda herhangi bir gramer hatası ve cümle tekrarı olmayacak şekilde yapılmalıdır. Mesaj kesin, doğru ve zamanlaması iyi olmalıdır.
Etkili İş İletişimi
Başarılı iş, büyük ölçüde etkili iş iletişimi üzerinde gelişir. Etkili iletişim becerileri, meslektaşlar, müşteriler, patronlar ve medya arasında aktif ve etkili etkileşimler oluşturmak için çok önemlidir.
Herhangi bir organizasyonda, iş hayatının her aşamasında tüm personel için büyük önem taşımaktadır.
Bir organizasyonda çalışan herkes, etkili iş iletişimi becerilerini edinmiş olmakla övünse de, bu becerilerin geliştirilmesine şimdiye kadar ihtiyaç duyulmaktadır.
Etkili İş İletişimi Yöntemleri
Şimdi kısaca etkili iş iletişiminin farklı yöntemlerini göreceğiz -
Web-based communication - Her zaman ve her yerde daha iyi ve gelişmiş iletişim için.
Video conferencing - Bu, farklı yerlerdeki kişilerin etkileşimli toplantılar düzenlemesine olanak tanır.
Reports - Bu, herhangi bir departmanın faaliyetlerini belgelemek için önemlidir.
Presentations - Bu, her tür organizasyonda popüler bir iletişim yöntemidir ve genellikle raporların kopyaları gibi görsel-işitsel materyalleri veya Microsoft PowerPoint veya Adobe Flash'ta hazırlanan materyalleri içerir.
Telephone meetings - Bu, uzak mesafeden konuşmaya izin verir.
Forum boards - Bu, insanların bilgileri anında merkezi bir konuma göndermelerine olanak tanır.
Face-to-face meetings - Bu tür toplantıların niteliği kişiseldir ve yazılı bir takip ile yerine getirilmelidir.
Etkili İş iletişimi aşağıdaki kategorilere ayrılabilir:
Etkili sözlü iş iletişimi
Etkili yazılı iş iletişimi
Etkili Sözlü İş İletişimi
Etkili iş iletişimi çoğunlukla dinlemeyi ve konuşmayı içerir. Hem konuşmacı hem de dinleyici, mesajı net ve anlaşılır kılma sorumluluğunu paylaşır. Ayrıca beden dili, ses tonu, kelime ve kelime öbeği seçimi, mesajın açıklığa kavuşturulması ve iletişim tarzı da rol oynar ve kişilerarası işlem ve etkileşimlerin etkinliğini etkiler.
Etkili Sözlü İş İletişimi Teknikleri
Bu bölümde, etkili sözlü iş iletişiminin farklı tekniklerini tartışacağız. Teknikler aşağıda açıklanmıştır -
Konuşmacılar, dinleyicinin onu iyi anlamasını ve mesajın kendisiyle tutarlı bir şekilde iletmesini sağlamak için mesajlarını nasıl ifade edeceklerini bilmelidir.
Konuşma veya sözlü sözler uygun şekilde ifade edilmeli ve öz olmalıdır.
Konuşma, ciddi konuların en iyi şekilde ciddi bir tonda iletilmesi gibi bağlamsal olmalıdır.
Dinleyiciyi / dinleyicileri ve nasıl tepki verdiklerini bilmek, konuşmanın konusunu kavramada etkilidir.
Etkili iş iletişimi için sessiz konum çok önemlidir. Bir tarafın dikkati ses gibi hem iç hem de dış çeldiriciler tarafından dağıtılırsa, iletişim istenen sonucu veremez.
İletişimi etkili kılmak için tüm ilgililerin katılımı hayati önem taşımaktadır. Katılım, tartışma veya analize tam bir dikkat ve bağlılık anlamına gelir.
Etkili veya aktif dinleme, bir iletişimdeki katılımcılar için çok önemlidir. Etkili iletişimde hem konuşmacı hem de dinleyici tarafından uygulanır.
Daha iyi bir dinleyici olabilmek için sohbet sırasında tüm dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmak gerekir.
Aktif dinleme, anlayışı göstermek için göz teması, baş sallama, jestler ve kısa yorumları içerir. Bu jestler ve yorumlar temelinde dinleyicinin anlayışı ve tepkisi değerlendirilebilir. Dinleyicinin kafası karışmış görünüyorsa, konuşmacının mesajın ifadesini veya dağıtımını yeniden değerlendirmesi gerekir.
Dinleyici sorular sorabilir, söylenenleri doğrulayabilir ve gerekirse girdi sağlayabilir.
Biriyle konuşurken veya etkileşim halindeyken, sadece söylediklerini dinlemeyin, dikkatli olun ve zihinsel notlar alın.
Tartışma veya önemli bir konuşma sırasında soru sormak, iletişime ağırlık katar. Ayrıca katılımcıların bilmeleri gereken her şeyi öğrenmelerine yardımcı olur. Anladıklarını ve saygı duyduklarını, dinlediklerini ve onayladıklarını gösterir.
Sorular, iletişimi etkili kılmak için güçlü araçlardır. İlgili kişilerin gerekli geri bildirimleri almasını sağlar.
Bir iletişim sürecinde sorulması gereken genellikle iki tür soru vardır.
Close-ended questionsGenellikle 'evet' veya 'hayır' olarak yanıtlananlar, iletişimciler temel bilgileri hızlı bir şekilde toplamak istediklerinde veya uzun veya uzun bir açıklama olmadan bir yanıt almak istediklerinde gereklidir.
Open-ended questions daha geniş ve daha kapsamlı bir cevap verin.
Geri bildirim, iletişimin çok önemli bir parçasıdır ve bir iletişim sürecinde tüm ilgililer tarafından hayati derecede gereklidir. Bir iletişim sürecinin sonunu işaret eder. Bir taraftaki iletişimci, bilgilerini, hedeflerinin verilen bilgiler hakkında geri bildirim veya eleştiri sunabileceği şekilde iletmelidir.
Belirli bir konuşma sırasında, bir tartışma veya toplantı uygun ve ilgili iletişim türleri ve ortamlar yerine getirilmelidir. Görsellerin bilgiyi hoş ve lezzetli bir şekilde sunması için gösterilmelidir.
Olumlu ve destekleyici bir kültürü pekiştirmek, çalışanlar arasında net bir anlayış geliştirecektir. Şirket kültürünü iletmenin en etkili yollarından biri kültür destesinden yardım almaktır.
Her iki taraf da kollarını katlarsa, çenelerini sıkarsa ve birbirlerinin gözlerine bakmayı reddederse açık iletişim kurmak zordur. Jest, ses tonu, göz teması gibi sözsüz iletişimler, konuşulan kelimelerden daha anlamlıdır. Sözlü olmayan mesajlar sohbeti bunaltıyorsa, işler çözülene kadar beklemek daha iyi olabilir. Başınızı sallayın ve diğer kişinin söylediklerini özümsediğinizi göstermek için açık bir duruş sergileyin.
Etkili Yazılı İş İletişimi
Etkili yazılı iş iletişimi, bir iş organizasyonundaki iletişim sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır. Tüm iletişim sözlü olamaz. Bir kuruluşun yazılı biçimde iletişim kurabileceği birkaç ortam olmalıdır.
E-postalar, broşürler, raporlar, mektuplar, reklamlar, konuşmalar, makaleler, PowerPoint sunumları işle ilgili yazılı iletişim örnekleridir.
Yazılı iletişimin çok büyük bir yüzdesi artık çevrimiçi olarak üretiliyor olmasına rağmen, iyi yazma ihtiyacı azalmadı. Kuruluşlar, e-postalar, sosyal medya gönderileri, kılavuzlar, broşürler, kılavuzlar, raporlar ve teklifler şeklinde giderek artan hacimlerde yazılı iletişim üretirler.
Yazılı İş İletişiminin Artıları
Aşağıda yazılı iş iletişiminin avantajları verilmiştir -
Yazılı iş iletişimleri düzenlenebilir ve revize edilebilir.
Mesajların kalıcı bir kaydını sağlarlar ve emsal olarak kullanılabilirler.
Alıcıların mesajı incelemesini ve uygun geri bildirimi sağlamasını sağlayın
Gerçekleri ve rakamları içeren karmaşık iş iletişimi için daha etkili kabul edilirler
Organizasyonlar arası verimliliği geliştirirler ve organizasyonun imajını geliştirirler
Basılı kopyada emsal olarak korunabilirler.
Yazılı İş İletişimi Eksileri
Yazılı iş iletişiminin eksileri aşağıdadır -
Yüz yüze iletişimden farklı olarak geri bildirim almada gecikme; hızlı bir yanıtın istendiği iş durumlarında hayal kırıklığına ve belirsizliğe yol açar.
İletiyi oluşturmaya gelince zaman alıcı
Etkili Yazılı İletişim Teknikleri
İletişim Türleri
Bu bölümde, farklı iletişim türlerini tartışacağız. Farklı türler aşağıdaki gibidir -
Sözlü ve Sözlü Olmayan İletişim
Resmi ve Gayri Resmi İletişim
Aşağı ve Yukarı İletişim
İletişim, herhangi bir işletmenin başarılı olması için çok önemlidir. Koşullara ve iş ihtiyaçlarına bağlı olarak, iletişim türü değişir.
İletişim genellikle mesajın niteliğine ve özelliklerine ve gönderildiği içeriğe dayanır. İletişim kanalı seçimi ve iletişim tarzı iletişimi etkiler.
Sözel iletişim
Sözlü iletişim, mesajın sözlü olarak iletildiği iletişim biçimini ifade eder; iletişimin ağızdan ağza veya yazılı olarak gerçekleştirildiği yer.
Sözlü İletişimin Bileşenleri
Sözlü iletişimin farklı bileşenleri aşağıdadır -
Anlaşılır Dil
Kelime seçimi
Çekim (sözlü konuşmada stres şekli)
Tone
Vücut dili
Göz davranışı (oculesics)
Görseller (resimler, haritalar, çizelgeler, grafikler, renkler, işaretler vb.)
İşitsel öğeler (sesler, melodiler, ıslıklar vb.)
Sözsüz iletişim
Sözsüz İletişim, çeşitli sözsüz veya sözsüz ortamlar aracılığıyla yapılan iletişimleri ifade eder.
Resmi ve Gayri Resmi İletişim
Bir organizasyonda var olan iki iletişim kanalı vardır - resmi ve gayri resmi.
Resmi iletişimler, resmi veya "resmi" olanlardır. Bunlar, kuruluşun işleyişi ile meşgul olan tanınmış iletişim sisteminin bir parçasıdır.
Resmi olmayan iletişim, bir organizasyon içinde birlikte çalışan insanlar arasındaki sosyal etkileşimlerden doğar. Bunlar, burada yaygın olan gelenek, görenek ve kültüre dayanmaktadır.
Aşağıdaki tablo, aşağıdakiler arasındaki farkı göstermektedir: formal and informal communication.
| Bazlar | Resmi iletişim | Gayri resmi iletişim |
|---|---|---|
| Definitions | Resmi iletişimde, bilgi alışverişi, yetki hatları boyunca organizasyon yapısının önceden tanımlanmış ve resmi kanalları aracılığıyla gerçekleştirilir. | Gayri resmi iletişimde, bilgi gayri resmi kanallardan, yani asma şeklinde yayılır (kişiden kişiye gayri resmi iletişim; dedikodu). Örgütün üyelerinin sosyal ilişkileri etrafında inşa edilmiştir. Yetki çizgilerini takip etmiyor. |
| Also Known as | Resmi İletişim | Grapevine İletişim |
| Dependability | Daha fazla ve iyi bilinen | Nispeten daha az ve yanlış olma eğiliminde |
| Speed | Zaman alma; bu nedenle yavaş | Daha hızlı |
| Authenticity | Bu tür bir iletişim çoğunlukla yazılı emir ve belgelerle yapıldığından, kanıt ve özgünlük mevcuttur. | Belgelere dayalı kanıtların olmaması, onu çarpıtmış ve dolayısıyla yanlış ve güvenilmez hale getirir. |
| Advantages |
|
|
| Disadvantages |
|
|
Asma nedir?
Grapevine, bir organizasyondaki gayri resmi bir iletişim yöntemini ifade eder. Resmi olmayan dönüştürme veya dedikodu yoluyla bilgi yaymanın kişiden kişiye bir yöntemidir. Resmi olandan daha verimli olduğu bulunmuştur.
Gayri Resmi İletişim Türleri
Bu bölümde, farklı gayri resmi iletişim türlerini tartışacağız.
Tek telli Zincir
Tek sarmallı bir zincirde, bilgi bir kişiden diğerine aktarılır, o kişi de onu diğerine aktarır ve süreç devam eder.
Küme Zinciri
Bir küme zincirinde bilgi bir kişi tarafından güvenilir olanlarına aktarılır, ikincisi güvenilir arkadaşlarına aktarılır ve iletişim devam eder.
Olasılık Zinciri
Bir olasılık zincirinde, kişi bilgiyi rastgele seçilen bir kişiye iletir ve iletişim devam eder.
Dedikodu Zinciri
Bir dedikodu zincirinde, kişi bilgiyi bir grup insana aktarır ve grup üyeleri bunu daha fazla insana aktarır ve bilgi yayılır.
Aşağı ve Yukarı İletişim
İletişim, herhangi bir organizasyonda aşağı, yukarı veya yanal olmak üzere farklı yönlerde geçer. Bu bölümde, aşağı ve yukarı doğru iletişim yönlerini ve bunlar arasında var olan temel farklılıkları tartışacağız.
Aşağıya Doğru İletişim
İletişim, organizasyonel hiyerarşide daha yüksek seviyelerdeki insanlardan daha düşük seviyelerdekilere doğru aktığında veya başladığında.
Aşağı doğru iletişim hem sözlü hem de yazılı olabilir.
Sözlü aşağı doğru iletişim medyası, örneğin talimatlar, konuşmalar, toplantılar, telefon görüşmeleri, daha yüksek sesle konuşmacılar ve ayrıca asmalardır.
Yazılı aşağı doğru iletişim medyası, örneğin, not, mektuplar, e-postalar, el kitapları, broşürler, politika beyanı, prosedürler, bildirimler ve elektronik haber gösterimidir.
Daha yüksek yetkili veya Üst düzey organizasyon, bu tür bir iletişimi başlatmak için inisiyatif alır.
Aşağıya doğru iletişim, üst otoriteden aşağıya, hiyerarşinin en alt seviyesine kadar astlara doğru akar. Aşağı doğru iletişime verilen yanıtlar aynı yol boyunca yukarı doğru hareket eder.
Aşağı doğru iletişim, komut tipi iletişim sistemi olarak adlandırılır.
Otoriter bir ortama uygundur, bir organizasyonda bulunur.
Yukarı İletişim
Yukarı doğru iletişim astlardan üstlere doğru akar ve organizasyonel hiyerarşiyi sürdürür.
Yukarıya doğru iletişim süreci organizasyonun en alt seviyesindeki personel ile başladığından, ast tarafından başlatılan iletişim olarak bilinir.
Aşağı doğru iletişimin aksine, yukarı doğru iletişim doğası gereği yönlendirici değildir.
Bu iletişim süreci kapsamında çalışanlar şikayetlerini ve çekincelerini yukarı doğru iletmekte özgür oldukları için organizasyonda katılımcı bir çalışma kültürü oluşturur.
Üst düzey yönetimin alt düzey çalışanlardan geri bildirim almasını ve böylece organizasyonel ilerlemeyi ve refahı iyileştirmesini sağlar.
Yönetim ve çalışanlar arasında karşılıklı güven sağlar ve organizasyonda genel organizasyonel gelişime yol açan güçlü bir kişilerarası ilişkinin büyümesi için iyi bir işarettir.
Bu iletişim süreci ile çalışanlar, yeni politikaların oluşturulmasında veya eski olanların değiştirilmesinde etkili olabilir.
Emir komuta zincirinin yanı sıra yukarı doğru iletişimin tipik yolları, öneriler, itiraz ve şikayet prosedürleri, şikayet sistemleri, danışmanlık oturumları, dedikodu, grup toplantıları vb.
Yukarı doğru iletişime danışmanlık yönetimi de denir.
Özet
Bir işletme organizasyonunda iletişim olmazsa olmazdır.
RW Griffin sözleriyle, "Etkili iletişim, bir mesajı, alınan mesajın amaçlanan mesaja mümkün olduğu kadar yakın olacak şekilde gönderme sürecidir".
Başarılı iş, büyük ölçüde etkili iş iletişimi üzerinde gelişir.
Etkili İş iletişimi aşağıdaki kategorilere ayrılabilir:
Etkili sözlü iş iletişimi
Etkili yazılı iş iletişimi
Etkili yazılı iş iletişimi, bir iş organizasyonundaki iletişim sisteminin ayrılmaz bir parçasıdır.
Farklı türler aşağıdaki gibidir -
Sözlü ve Sözlü Olmayan İletişim
Resmi ve Gayri Resmi İletişim
Aşağı ve Yukarı İletişim
Grapevine, bir organizasyondaki gayri resmi bir iletişim yöntemini ifade eder.