Excel Gösterge Tabloları - Gösterge Tablosu Oluşturun

Önceki bölümlerde, gösterge tablonuzu kurarken kullanışlı olan çeşitli Excel özelliklerini öğrendiniz. Bu bölümde, bir gösterge panosunun nasıl oluşturulacağını, yani gösterge panosunu yerine oturtmak için gereken adımları öğreneceksiniz. Ayrıca, gösterge tablolarıyla ilgili yapılması ve yapılmaması gerekenleri de öğreneceksiniz.

Herhangi bir gösterge panosu, hedef kitlenin en çok ilgilendiği şeyin özel amacına dayandığından, gösterge tablosu bileşenleri ve gösterge tablosu düzeni duruma göre değişir.

İlk Hazırlık

Bir gösterge panosu oluşturmanın ilk adımı, ilk hazırlıktır. Aşağıdakileri anlamak için biraz zaman ayırın -

• Why do you need the dashboard?- Bu gösterge tablosu, bir projenin durumunu göstermek gibi belirli bir görev için mi yoksa iş performansını ölçmek gibi daha geniş bir hedefe ulaşması mı gerekiyor? Gösterge tablosunu neden oluşturduğunuzu anlamak, tasarımda size yol gösterecektir.

• What purpose the dashboard will serve?- Gösterge tablonuz yalnızca değer katan verileri vurgulamalıdır. Gerekli olan verileri anlamalısınız. Bunun dışında herhangi bir şey gereksizdir.

• What is the source of data?- Verilerin nereden geldiğini anlamalısınız. Yalnızca bir Excel çalışma sayfası olabilir veya çeşitli dinamik veri kaynaklarından Excel çalışma kitabınıza veri bağlantıları yoluyla olabilir.

• Who is the audience for the dashboard?- Bu bir yönetici, yönetici, paydaş, harici bir satıcı veya genel hedef kitle için mi? Gösterge tablosuna bakmak için ne kadar zamana sahip oldukları, bekledikleri ayrıntı düzeyi ve bilgileri nasıl sindirmek istedikleri gibi gereksinimlerini ve tercihlerini anlayın. Örneğin, bir grafik türü seçerken, izleyiciyi tanımak, değerler arasındaki ilişkileri göstermeniz veya belirli bir karşılaştırma yapmanız gerekip gerekmediğine karar vermenize yardımcı olur.

• Does the dashboard need to be static or dynamic?- Gösterge tablosu periyodik olarak haftalık veya aylık olarak güncellenebilir mi, yoksa arka uçta meydana gelen veri değişikliklerini sürekli düzene sokmak için güncellenmesi gerekiyor mu? Bu seçim, kontrol panelini oluşturma şeklinizi değiştirecektir.

• Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- Kontrol panelinin salt okunur erişimi olabilir mi veya belirli kişilerin verileri gerektiği gibi keşfetmesini sağlayan etkileşimli kontroller / özellikler sağlamanız gerekiyor mu? Bu seçim aynı zamanda kontrol panelini oluşturma şeklinizi de değiştirecektir.

Bu soruların yanıtlarını aldıktan sonra, ihtiyacınız olan ve ihtiyacınız olmayan Excel özelliklerine karar verin. Bunun nedeni, hedefinizin ve uzmanlığınızın amaca uygun etkili bir gösterge panosu oluşturmaktır.

Ardından, kontrol panelinin bileşenlerini tanımlayın. Bunlar metin, tablolar, grafikler, etkileşimli kontroller vb. Olabilir. Bu bileşenlerle gösterge panosu düzenine karar verin.

Excel panonuzu bir PowerPoint slaytı üzerinde modelleyin. Yerleşim hakkında fikir edinmek ve dahil etmek istediğiniz bileşenlerin hızlı çizimlerini eklemek için her bileşen için kutular çizin. Bunu bir kağıt parçası üzerinde de yapabilirsiniz. Gerçek gösterge panosu üzerinde çalışmaya başlamadan önce bu model için yönetimden ve / veya ana kitleden onay alın. Bu, yeniden işlemede zaman kazandıracaktır. Bununla birlikte, gösterge panosu kullanıma girdikçe ve geri bildirim aldıkça gösterge tablosunda bazı değişikliklerde ince ayar yapmanız gerekebilir. Ancak, onaylı kontrol paneli modeli, işiniz için gerçekten iyi bir başlangıçtır.

Excel Dashboard için Veri Kaynağını düzenleyin

Gösterge tablosunu Excel'de oluşturmadan önce, veri kaynağını düzenlemeniz gerekir. Excel'de bu çeşitli şekillerde mümkündür -

• Veriler yalnızca bir Excel tablosuysa, verilerin güncelleneceği çalışma kitabından çalışma kitabınıza bir bağlantı oluşturun.

• Veriler birden çok Excel tablosundan geliyorsa veya çeşitli veri kaynaklarından geliyorsa, çalışma kitabınızda Veri Modeli oluşturmak iyi bir seçenektir.

Verileri periyodik olarak çalışma kitabına aktarabilir veya panonun statik veya dinamik olması gerekip gerekmediğine bağlı olarak verileri güncellendiğinde olduğu gibi yenilemek için veri bağlantıları kurabilirsiniz.

Excel Dashboard Çalışma Kitabını Kurma

Verileri düzenledikten sonra, çalışma kitabınızı yapılandırmanız gerekir. Çalışma kitabına iki ila üç çalışma sayfası ekleyin - panonuz için bir çalışma sayfası ve veriler için bir veya iki çalışma sayfası (gizleyebileceğiniz veriler veya PivotTable / PivotChart'lar veya Power View Raporları). Bu, Excel çalışma kitabınızı düzenlemenize ve korumanıza yardımcı olacaktır.

Verileri Excel Dashboard için hazırlayın

Sahip olduğunuz seçeneklere, yani İlk Hazırlık adımındaki sorulara verdiğiniz cevaplara bağlı olarak, verileri Excel panosu için hazırlayın. Veriler aşağıdakilerden herhangi biri olabilir -

• Veri analizinden elde edilen sonuçlar
• Veri keşfinden elde edilen sonuçlar
• Girdi verilerindeki hesaplamalardan kaynaklanan veriler
• PivotTable'lardan veya PowerPivot Tablolarından veri özetleme

Dashboard Bileşenlerini Seçin

Bir panoda kullanabileceğiniz çeşitli Excel özelliklerini öğrendiniz. Eldeki gösterge tablosu gereksinimlerinize bağlı olarak, pano bileşenleri için aşağıdaki Excel özelliklerinden herhangi birini seçin.

• Tables
• Sparklines
• Koşullu biçimlendirme.
• Charts
• Slicers
• Etkileşimli Kontroller
• PivotTables
• PivotCharts
• PowerPivot Tabloları
• PowerPivot Grafikleri
• Power View Raporları
• KPIs

Kontrol paneli bileşenlerini seçmek, onaylı kontrol paneli model düzeninize uyum sağlamanıza yardımcı olacaktır.

Varsa, Dilimleyiciler için gruplanacak statik ve dinamik bileşenleri ve bileşenleri belirleyin.

Vurgulama için Kontrol Panelinin Bölümlerini Tanımlayın

Gösterge tablosunun, Tamamlanma Yüzdesi veya Mevcut Durum gibi hemen ilgilenilmesi gereken kısımlarını tanımlayın. Bunlar için daha büyük yazı tipi ve çarpıcı bir yazı tipi ve yazı tipi rengi kullanabilirsiniz.

Kontrol panelinize ne kadar renk dahil etmek istediğinize karar verin. Bu karar, gösterge panosunun hedef kitlesine bağlı olabilir. Kontrol paneli yöneticiler ve / veya yöneticiler içinse, görüntülenen sonuçların görselleştirilmesini etkileyen renkleri seçin. Pano bileşenlerinin öne çıkması için bir pano arka plan rengi ekleyebilirsiniz. Benzer grafikler veya ilgili sonuçlar için aynı renk kodunu kullanabilirsiniz. Koşullu biçimlendirmeyi de kullanabilirsiniz.

Gösterge tablosunun vurgulamak için parçalarının dikkatli bir şekilde seçilmesi onu etkili kılar.

Kontrol Panelini Oluşturun

Bu, Excel panonuzu oluşturmanın çok önemli ve son adımıdır. Bu adım, Excel kamera kullanarak verimli ve etkili bir şekilde yapabileceğiniz pano bileşenlerinizi bir araya getirmeyi içerir. Bir sonraki bölümde Excel kamerayı nasıl kullanacağınızı öğreneceksiniz.

Gösterge paneli bileşenleri monte edildikten sonra, ona son bir dokunuş yapın -

• Kontrol paneline bir başlık verin.
• Bir zaman damgası ekleyin.
• Gerekirse telif hakkı bilgilerini ekleyin.

Sonraki birkaç bölümde, bazı örneklere dayalı olarak bir gösterge panosu oluşturmak için bu adımları nasıl kullanacağınızı öğreneceksiniz. Bazı ortak özellikler dışında bir gösterge panosu için evrensel bir kural veya düzen yoktur. Her şey ihtiyaçlarınıza bağlıdır. Ve amacınız etkili bir gösterge panosu oluşturmaktır.

Excel Kamerayı Kullanma

Excel kamera, çalışma sayfalarınızdan anlık görüntüler yakalamanıza ve bunları farklı bir çalışma sayfasına yerleştirmenize yardımcı olur. Örneğin, bir çalışma sayfasında koşullu biçimlendirmeye sahip bir tablo yakalayabilir ve bunu gösterge tablonuza yerleştirebilirsiniz. Veriler her güncellendiğinde, kontrol paneli değiştirilen verileri görüntülemek için yenilenir.

Excel kamerayı, Hızlı Erişim Çubuğunuzun bir parçası olarak aşağıdaki gibi ekleyebilirsiniz -

• Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki küçük oka sağ tıklayın.
• Hızlı Erişim Araç Çubuğunu Özelleştir listesinde Daha Fazla Komut'a tıklayın.

Excel Seçenekleri iletişim kutusu açılır.

• Hızlı Erişim Araç Çubuğu'na tıklayın.
• Komutları seç altında Tüm Komutlar'ı seçin.
• Komutlar listesinde Kamera'ya tıklayın.

• Ekle »düğmesine tıklayın. Sağ taraftaki listede kamera belirir.

• Tamam düğmesini tıklayın. Kamera simgesi, çalışma kitabınızdaki Hızlı Erişim Araç Çubuğu'nda görünür.

Excel kamerayı aşağıdaki gibi kullanabilirsiniz -

• Yakalanacak hücre aralığını seçin.

• Hızlı Erişim Araç Çubuğundaki kameraya tıklayın.

Hücre aralığı, kesik çizgili bir kenarlıkla görünür.

• Yakalanan bölgeyi yerleştirmek istediğiniz çalışma sayfasına tıklayın. Kontrol paneliniz olabilir.

• Yerleştirmek istediğiniz bir konuma tıklayın.

Yakalanan bölge o noktada görünür.

Orijinal verilerde her değişiklik yaptığınızda, değişiklikler kontrol paneline yansıtılır.

Excel Panosunda Tarih ve Saat Damgası

Verilerin en son ne zaman güncellendiğini görüntülemek için panonuza bir Tarih veya Tarih ve Saat Damgası ekleyebilirsiniz. Bunu BUGÜN () ve ŞİMDİ () Excel işlevlerini kullanarak yapabilirsiniz.

Bir Tarih Damgası eklemek için, veri çalışma sayfanıza Tarih Damgasını yerleştirmek istediğiniz hücreye = BUGÜN () yazın.

Bu, çalışma kitabı her güncellendiğinde geçerli tarihi görüntüler.

• BUGÜN () işlevini girdiğiniz hücrenin, görüntülemek istediğiniz Tarih biçiminde biçimlendirildiğinden emin olun.

• Ekranı kamera ile yakalayın ve kontrol paneline yerleştirin.

Kontrol panelindeki tarih, çalışma kitabının en son güncellendiği tarihi yansıtacaktır.

ŞİMDİ () işlevi ile benzer şekilde gösterge tablonuza bir Tarih ve Zaman Damgası ekleyebilirsiniz.

• Veri çalışma sayfanıza Tarih ve Saat Damgasını yerleştirmek istediğiniz hücreye = ŞİMDİ () girin.

• Tarih ve Saat için doğru biçime sahip olduğunuzdan emin olun.
• Ekranı kamera ile yakalayın ve kontrol paneline yerleştirin.

Tarih ve saat damgası gösterge panosuna eklenecek ve çalışma kitabının en son güncellendiği tarih ve saati yansıtacaktır.

Kontrol Panelini Test Edin, Örnekleyin ve Geliştirin

Verileri doğru şekilde görüntülediğinden emin olmak için kontrol panelinizi test etmeniz gerekir.

• Çeşitli olası senaryolarda test edin.
• Kesin güncellemeleri test edin (olduğu gibi statik veya dinamik).
• Varsa etkileşimli kontrolleri test edin.
• Görünüm ve izlenimi test edin.

Kontrol panelinizin istediğiniz gibi olmasını sağlamak için bazı deneme çalıştırmaları yapmanız gerekebilir.

Bir sonraki adım, gösterge panosunun örnek kitle, özellikle de mockup panonuzu onaylayanlar tarafından değerlendirilmesini sağlamaktır. Gösterge tablosunu kullanacakları için, kullanımı ve etkinliği konusunda şüphesiz girdilere sahip olacaklar. Bu geri bildirim, kontrol panelinizin etkili olmasını sağlamanıza yardımcı olur. Geri bildirim istemek için tereddüt etmeyin.

Geri bildirimi aldıktan sonra, varsa gerekli değişikliklerle onu geliştirin. Excel panonuz kullanıma hazır.

Gösterge Tablosunu paylaşın

Excel panosunu hedeflenen kitleye sunmanız gerekir. Bunu birkaç şekilde yapabilirsiniz.

• Excel kontrol paneli çalışma kitabını postalayın (Kontrol paneli çalışma sayfası dışındaki çalışma sayfalarını gizlemeniz gerekir. Çalışma kitabını da koruyabilirsiniz.).

• Excel panosu çalışma kitabını paylaşılan bir ağ sürücüsüne kaydedin.

• Kontrol panelini çevrimiçi paylaşın.

Excel panosu statikse postalayabilirsiniz, ancak dinamikse veya etkileşimli kontrollere sahipse, arka uç verilerine bir bağlantısı olması gerekir ve bu nedenle çevrimiçi paylaşım gerektirir.

Aşağıdaki seçeneklerden herhangi biriyle bir Excel panosunu çevrimiçi olarak paylaşabilirsiniz -

• Microsoft OneDrive.

  • Windows Live hesabınızla, belgeleri gönderebileceğiniz ve paylaşabileceğiniz OneDrive'a erişim elde edeceksiniz.

• Yeni Microsoft Office Online.

• Microsoft SharePoint.

Excel çalışma kitabı dosyasını bir Acrobat Reader dosyası (.pdf) olarak da kaydedebilir ve web'e gönderebilirsiniz. Ancak bir kez daha bu seçenek yalnızca statik gösterge tabloları içindir.

Etkili Excel Gösterge Tabloları İçin İpuçları

Bir Excel panosunu etkili hale getirmek için belirli şeyleri yapmanız ve bazılarından kaçınmanız gerekir. Etkili Excel panoları için bazı ipuçları aşağıdaki gibidir -

• Basit tutun.

  • Basit, anlaşılması kolay bir gösterge panosu, göz alıcı bir panodan çok daha etkilidir. Unutmayın ki vurgulanması gereken verilerdir.

  • Glenna Shaw'a göre, gösterge tablonuzu izleyicilerinizin ilgisini çekecek kadar çekici hale getirmek arasında bir denge kurmanız gerekir, ancak görüntülenen bilgileri gizleyecek kadar stilize değilsiniz.

  • 3D efektlerden, gradyanlardan, ekstra şekillerden ve gereksiz araçlardan kaçınmak daha iyidir.

  • Koşullu biçimlendirme veya Mini Grafiklerle vurgulu görüntü elde edebiliyorsanız, Tablolardan Grafiklere kullanmayı tercih edin.

• Excel Koşullu Biçimlendirmeyi kullanın.

  • Tablonuzdaki değerlere göre otomatik olarak güncelleştirmek için çeşitli seçenekler sunan Excel Koşullu Biçimlendirmeyi kullanın.

• Uygun grafik türlerini seçin.

  • Grafik türünü kullanmak için genel bir kural olmadığını unutmayın. Bazen sütun grafiği, çubuk grafik, halka grafik vb. Gibi geleneksel grafik türleri, mesajı, ortaya çıkan karmaşık grafiklerden daha güçlü bir şekilde iletir.

  • Başlangıçta uygun grafik türlerini değerlendirmek için Excel Önerilen Grafikler komutunu kullanabilirsiniz.

  • Grafik türünü tek bir Excel komutuyla değiştirebileceğiniz için - Grafik Türünü Değiştir, ekranı görselleştirmek için etrafta dolaşabilir ve uygun grafiği seçebilirsiniz.

• Etkileşimli kontrolleri kullanın.

  • Kullanıcının verilerin farklı yönlerini kolayca ve etkili bir şekilde görselleştirmesine yardımcı olan kaydırma çubukları, seçenek (radyo) düğmeleri ve onay kutuları gibi etkileşimli kontrolleri kullanın.

• Büyük Veri için Excel Veri Modelini kullanın.

  • Çeşitli veri kaynaklarından büyük veri kümeleriniz varsa, bellek optimizasyonu ile binlerce veri satırını işleyebilen ve veri tablolarını ilişkilerle gruplayabilen Excel Veri Modelini daha iyi kullanırsınız.

• Uygun renkleri seçin.

  • Renk seçiminde dikkatli olun. Yeterli etki sağlamak için renkleri yasal olarak kullanın, ancak amaçlarını geçersiz kılmayın. Dahası, izleyicinin renk körü içermesi olasıysa, Kırmızı ve Yeşil renkleri kullanmaktan kaçının. Bu gibi durumlarda, trafik ışığı sembolleri görüntülenen veriler için etkili görünse de, gösterge tablosu için uygun değildir. Bunun yerine gri bir ölçek kullanın.

• Dilimleyicileri kullanın.

  • Dilimleyiciler, görsel bir etkiye sahip oldukları için açılır listelerden daha etkilidir.

  • Ortak bir Dilimleyici kullanmak için grafikleri, PivotTable'ları, PivotChart'ları gruplayabilirsiniz.

• Excel pano bileşenlerini birlikte gruplayın.

  • Dikdörtgen gibi bir şekil ekleyerek ve bu şeklin üstüne gruplanabilen pano bileşenlerini yerleştirerek gösterge tablonuza görsel ilgi ekleyebilirsiniz. Örneğin, ortak bir Dilimleyici kullanıyorsanız, Dilimleyiciyi paylaşan tüm pano bileşenlerini gruplayabilirsiniz.

• Excel veri hiyerarşilerini kullanın.

  • Verilerinizin doğuştan gelen veri hiyerarşileri varsa, bunları Veri Modeli'nde tanımlayın ve verileri etkileşimli olarak detaya inmek ve detaya inmek için kullanın.

• Kalabalık pano düzeninden kaçının.

  • Gerektiğinden daha fazla bilginin gösterilmesinin izleyiciyi şaşırtacağını ve asıl amaca odaklanmanın önüne geçeceğini unutmayın.

  • Önleyebiliyorsanız, gösterge tablonuza herhangi bir veri veya grafik eklemeyin.

  • Bu, kontrol panelinizi test ederken önemli bir kontrol noktasıdır. Gerekirse ve yeterliyse her bir pano bileşenini değerlendirin.

  • Kontrol paneli bileşenleri ve düzen, kontrol panelinizin tek amacını desteklemelidir.