Bảng điều khiển Excel - Xây dựng Bảng điều khiển

Trong các chương trước, bạn đã tìm hiểu về các tính năng Excel khác nhau hữu ích trong việc thiết lập trang tổng quan của bạn. Trong chương này, bạn sẽ học cách xây dựng trang tổng quan, tức là các bước bắt buộc để có được trang tổng quan. Bạn cũng sẽ biết những điều nên làm và không nên liên quan đến trang tổng quan.

Vì bất kỳ trang tổng quan nào cũng dựa trên mục đích cụ thể về điều mà khán giả quan tâm nhất, các thành phần của trang tổng quan và bố cục trang tổng quan sẽ thay đổi theo từng trường hợp.

Chuẩn bị ban đầu

Bước đầu tiên khi xây dựng bảng điều khiển là chuẩn bị ban đầu. Hãy dành một chút thời gian để hiểu những điều sau:

• Why do you need the dashboard?- Bảng điều khiển này dành cho một nhiệm vụ cụ thể, như hiển thị trạng thái của dự án hay nó cần đạt được mục tiêu rộng hơn, như đo lường hiệu quả kinh doanh? Hiểu lý do tại sao bạn đang xây dựng trang tổng quan sẽ hướng dẫn bạn thiết kế.

• What purpose the dashboard will serve?- Trang tổng quan của bạn chỉ nên đánh dấu dữ liệu làm tăng giá trị. Bạn nên hiểu dữ liệu được yêu cầu. Bất cứ điều gì bên ngoài đó là không cần thiết.

• What is the source of data?- Bạn nên hiểu dữ liệu đến từ đâu. Nó có thể chỉ là một trang tính Excel hoặc nó có thể thông qua các kết nối dữ liệu với sổ làm việc Excel của bạn từ các nguồn dữ liệu động khác nhau.

• Who is the audience for the dashboard?- Điều này dành cho người quản lý, người điều hành, bên liên quan, nhà cung cấp bên ngoài hay đối tượng chung? Hiểu các yêu cầu và sở thích của họ, chẳng hạn như họ có bao nhiêu thời gian để xem trang tổng quan, mức độ chi tiết mà họ mong đợi và cách họ muốn tìm hiểu thông tin. Ví dụ: trong khi chọn loại biểu đồ, việc biết đối tượng sẽ giúp bạn quyết định xem bạn phải hiển thị mối quan hệ giữa các giá trị hay bạn phải vẽ một so sánh cụ thể.

• Does the dashboard need to be static or dynamic?- Trang tổng quan có thể được cập nhật định kỳ, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng, hay nó yêu cầu được cập nhật để liên tục hợp lý hóa các thay đổi dữ liệu xảy ra ở phần phụ trợ? Lựa chọn này sẽ thay đổi cách bạn xây dựng trang tổng quan.

• Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- Trang tổng quan có thể có quyền truy cập chỉ đọc hay bạn phải cung cấp các tính năng / điều khiển tương tác cho phép một số người khám phá dữ liệu theo yêu cầu? Lựa chọn này cũng sẽ thay đổi cách bạn xây dựng trang tổng quan.

Khi bạn có câu trả lời cho những câu hỏi này, hãy quyết định những tính năng Excel bạn cần và bạn không cần. Điều này là do mục tiêu và kiến ​​thức chuyên môn của bạn là tạo ra một trang tổng quan hiệu quả phù hợp với mục đích.

Tiếp theo, xác định các thành phần của trang tổng quan. Đây có thể là văn bản, bảng, biểu đồ, điều khiển tương tác, v.v. Quyết định bố cục bảng điều khiển với các thành phần này.

Giả lập bảng điều khiển Excel của bạn trên trang chiếu PowerPoint. Vẽ các hộp cho từng thành phần để có cảm nhận về bố cục và thêm các bản phác thảo nhanh về các thành phần mà bạn muốn đưa vào. Bạn cũng có thể làm điều này trên một mảnh giấy. Nhận sự chấp thuận cho mô hình này từ ban quản lý và / hoặc đối tượng chính trước khi bạn bắt đầu làm việc trên trang tổng quan thực tế. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian làm lại. Tuy nhiên, rất có thể bạn phải điều chỉnh một số thay đổi đối với trang tổng quan khi trang tổng quan được sử dụng và bạn nhận được phản hồi. Tuy nhiên, mô hình bảng điều khiển đã được phê duyệt là một khởi đầu thực sự tốt cho công việc của bạn.

Tổ chức Nguồn dữ liệu cho Bảng điều khiển Excel

Trước khi xây dựng bảng điều khiển trong Excel, bạn cần tổ chức nguồn dữ liệu. Trong Excel, điều này có thể thực hiện được theo nhiều cách khác nhau -

• Nếu dữ liệu chỉ là một bảng Excel, hãy thiết lập một liên kết đến sổ làm việc của bạn từ sổ làm việc nơi dữ liệu sẽ được cập nhật.

• Nếu dữ liệu từ nhiều bảng Excel hoặc nếu dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, thì bạn nên xây dựng Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc của mình.

Bạn có thể nhập dữ liệu vào sổ làm việc theo định kỳ hoặc thiết lập kết nối dữ liệu để làm mới dữ liệu khi nó được cập nhật, dựa trên việc trang tổng quan phải là tĩnh hay động.

Thiết lập sổ làm việc bảng điều khiển Excel

Khi bạn đã tổ chức dữ liệu, bạn cần phải cấu trúc sổ làm việc của mình. Chèn hai đến ba trang tính vào sổ làm việc - một trang tính cho trang tổng quan của bạn và một hoặc hai trang tính cho dữ liệu (dữ liệu hoặc Báo cáo PivotTable / PivotCharts hoặc Power View mà bạn có thể ẩn). Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp và duy trì sổ làm việc Excel của mình.

Chuẩn bị dữ liệu cho Bảng điều khiển Excel

Dựa trên các lựa chọn bạn có, tức là câu trả lời bạn có cho các câu hỏi trong bước Chuẩn bị ban đầu, hãy chuẩn bị dữ liệu cho bảng điều khiển Excel. Dữ liệu có thể là bất kỳ thông tin nào sau đây:

• Kết quả từ phân tích dữ liệu
• Kết quả từ thăm dò dữ liệu
• Dữ liệu do tính toán trên dữ liệu đầu vào
• Tóm tắt dữ liệu từ PivotTables hoặc PowerPivot Table

Chọn các thành phần bảng điều khiển

Bạn đã tìm hiểu về các tính năng Excel khác nhau mà bạn có thể sử dụng trong trang tổng quan. Dựa trên yêu cầu của bạn đối với bảng điều khiển hiện có, hãy chọn bất kỳ tính năng nào sau đây của Excel cho các thành phần bảng điều khiển.

• Tables
• Sparklines
• Định dạng có điều kiện.
• Charts
• Slicers
• Kiểm soát tương tác
• PivotTables
• PivotCharts
• Bảng PowerPivot
• Biểu đồ PowerPivot
• Báo cáo Power View
• KPIs

Việc chọn các thành phần của bảng điều khiển sẽ giúp bạn căn chỉnh cho phù hợp với bố cục mô hình bảng điều khiển đã được phê duyệt.

Xác định các thành phần tĩnh và động và các thành phần sẽ được nhóm lại cho Slicer, nếu có.

Xác định các phần của Trang tổng quan để làm nổi bật

Xác định những phần của trang tổng quan cần chú ý ngay lập tức, chẳng hạn như% Hoàn thành hoặc Trạng thái hiện tại. Bạn có thể sử dụng phông chữ lớn hơn, phông chữ và màu chữ nổi bật cho những thứ này.

Quyết định lượng màu bạn muốn kết hợp trong trang tổng quan của mình. Quyết định này có thể dựa trên đối tượng của trang tổng quan. Nếu bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành và / hoặc người quản lý, hãy chọn màu sắc ảnh hưởng đến việc hiển thị kết quả được hiển thị. Bạn có thể thêm màu nền của bảng điều khiển để làm nổi bật các thành phần của bảng điều khiển. Bạn có thể sử dụng cùng một mã màu cho các biểu đồ tương tự hoặc các kết quả liên quan. Bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện.

Việc lựa chọn cẩn thận các phần của trang tổng quan để làm nổi bật giúp nó trở nên hiệu quả.

Xây dựng Trang tổng quan

Đây là bước quan trọng và cuối cùng trong việc tạo bảng điều khiển Excel của bạn. Bước này liên quan đến việc lắp ráp các thành phần bảng điều khiển của bạn mà bạn có thể thực hiện một cách hiệu quả bằng cách sử dụng máy ảnh Excel. Bạn sẽ học cách sử dụng máy ảnh Excel trong phần tiếp theo.

Sau khi các thành phần bảng điều khiển được lắp ráp, hãy kiểm tra lại lần cuối -

• Đặt tiêu đề cho bảng điều khiển.
• Kết hợp một dấu thời gian.
• Bao gồm thông tin bản quyền, nếu được yêu cầu.

Trong vài chương tiếp theo, bạn sẽ học cách sử dụng các bước này để tạo trang tổng quan dựa trên một số ví dụ. Không có quy tắc hoặc bố cục chung nào cho trang tổng quan ngoài một số điểm chung. Tất cả phụ thuộc vào yêu cầu của bạn. Và mục tiêu của bạn là tạo ra một bảng điều khiển hiệu quả.

Sử dụng Excel Camera

Máy ảnh Excel giúp bạn chụp ảnh nhanh từ các trang tính của bạn và đặt chúng vào một trang tính khác. Ví dụ: bạn có thể chụp một bảng có định dạng có điều kiện trên trang tính và đặt nó trên trang tổng quan của mình. Bất cứ khi nào dữ liệu được cập nhật, trang tổng quan sẽ được làm mới để hiển thị dữ liệu đã thay đổi.

Bạn có thể bao gồm máy ảnh Excel như một phần của Thanh truy cập nhanh như sau:

• Bấm chuột phải vào mũi tên nhỏ trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
• Bấm vào Lệnh khác trong danh sách Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.

Hộp thoại Tùy chọn Excel xuất hiện.

• Nhấp vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
• Chọn Tất cả lệnh trong Chọn lệnh từ.
• Nhấp vào Camera trong danh sách lệnh.

• Bấm vào nút Thêm ». Máy ảnh xuất hiện ở danh sách bên phải.

• Nhấp vào nút OK. Biểu tượng máy ảnh xuất hiện trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh trong sổ làm việc của bạn.

Bạn có thể sử dụng máy ảnh Excel như sau:

• Chọn phạm vi ô sẽ được chụp.

• Nhấp vào máy ảnh trên Thanh công cụ Truy cập Nhanh.

Phạm vi ô xuất hiện với đường viền đứt nét.

• Bấm vào trang tính mà bạn muốn đặt vùng đã chụp. Nó có thể là trang bảng điều khiển của bạn.

• Bấm vào vị trí mà bạn muốn đặt nó.

Vùng được chụp sẽ xuất hiện tại điểm đó.

Bất cứ khi nào bạn thực hiện các thay đổi đối với dữ liệu ban đầu, các thay đổi sẽ được phản ánh trong trang tổng quan.

Dấu ngày và giờ trên Bảng điều khiển Excel

Bạn có thể kết hợp Ngày hoặc Dấu ngày và Giờ trên trang tổng quan của mình để hiển thị khi dữ liệu được cập nhật lần cuối. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng các hàm TODAY () và NOW () trong Excel.

Để kết hợp Dấu ngày, hãy nhập = TODAY () vào ô mà bạn muốn đặt Dấu ngày trên trang tính dữ liệu của mình.

Điều này sẽ hiển thị ngày hiện tại bất cứ khi nào sổ làm việc được cập nhật.

• Đảm bảo rằng ô nơi bạn đã nhập hàm TODAY () được định dạng theo định dạng Ngày mà bạn muốn hiển thị.

• Chụp màn hình bằng máy ảnh và đặt nó trên bảng điều khiển.

Ngày trên trang tổng quan sẽ phản ánh ngày sổ làm việc được cập nhật lần cuối.

Bạn có thể kết hợp Ngày và Dấu thời gian trên trang tổng quan của mình theo cách tương tự với hàm NOW ().

• Nhập = NOW () vào ô mà bạn muốn đặt Dấu Ngày và Giờ trên trang tính dữ liệu của mình.

• Đảm bảo rằng bạn có định dạng phù hợp cho Ngày và Giờ.
• Chụp màn hình bằng máy ảnh và đặt nó trên bảng điều khiển.

Dấu ngày và giờ sẽ được kết hợp trên trang tổng quan và sẽ phản ánh ngày và giờ khi sổ làm việc được cập nhật lần cuối.

Kiểm tra, lấy mẫu và cải tiến Trang tổng quan

Bạn cần kiểm tra trang tổng quan của mình để đảm bảo rằng nó hiển thị dữ liệu chính xác.

• Kiểm tra nó trong các tình huống có thể khác nhau.
• Kiểm tra các bản cập nhật chính xác (tĩnh hoặc động tùy theo trường hợp).
• Kiểm tra các điều khiển tương tác, nếu có.
• Kiểm tra giao diện.

Bạn có thể phải thực hiện một số lần chạy thử để đảm bảo rằng trang tổng quan của bạn như bạn muốn.

Bước tiếp theo là đánh giá trang tổng quan theo đối tượng mẫu, đặc biệt là những người đã phê duyệt trang tổng quan giả lập của bạn. Khi họ sẽ sử dụng trang tổng quan, họ chắc chắn sẽ có thông tin đầu vào về việc sử dụng và hiệu quả của nó. Phản hồi này giúp bạn đảm bảo rằng trang tổng quan của bạn có hiệu quả. Đừng ngần ngại yêu cầu phản hồi.

Sau khi bạn nhận được phản hồi, hãy nâng cao nó bằng các thay đổi bắt buộc, nếu có. Bảng điều khiển Excel của bạn đã sẵn sàng để sử dụng.

Chia sẻ Trang tổng quan

Bạn cần cung cấp bảng điều khiển Excel cho đối tượng dự kiến. Bạn có thể làm điều đó theo một số cách.

• Gửi qua thư sổ làm việc bảng điều khiển Excel (Bạn phải ẩn các trang tính khác với trang tính bảng điều khiển. Bạn cũng có thể bảo vệ sổ làm việc.).

• Lưu sổ làm việc bảng điều khiển Excel trên ổ đĩa mạng dùng chung.

• Chia sẻ bảng điều khiển trực tuyến.

Nếu bảng điều khiển Excel là tĩnh, bạn có thể gửi nó qua thư nhưng nếu nó là động hoặc có các điều khiển tương tác, thì nó phải có kết nối với dữ liệu phụ trợ và do đó yêu cầu chia sẻ trực tuyến.

Bạn có thể chia sẻ trực tuyến trang tổng quan Excel với bất kỳ tùy chọn nào sau đây:

• Microsoft OneDrive.

  • Với tài khoản Windows Live, bạn sẽ có quyền truy cập vào OneDrive, nơi bạn có thể đăng và chia sẻ tài liệu.

• Microsoft Office Online mới.

• Microsoft SharePoint.

Bạn cũng có thể lưu tệp sổ làm việc Excel dưới dạng tệp Acrobat Reader (.pdf) và đăng lên web. Tuy nhiên, một lần nữa tùy chọn này chỉ dành cho trang tổng quan tĩnh.

Mẹo để có bảng điều khiển Excel hiệu quả

Để làm cho bảng điều khiển Excel hiệu quả, bạn cần phải thực hiện một số việc nhất định và tránh một số điều. Một số mẹo để có bảng điều khiển Excel hiệu quả như sau:

• Giữ nó đơn giản.

  • Một bảng điều khiển đơn giản, dễ hiểu sẽ hiệu quả hơn nhiều so với một bảng điều khiển vui nhộn. Hãy nhớ rằng đó là dữ liệu cần được nhấn mạnh.

  • Theo Glenna Shaw, bạn cần cân bằng giữa việc làm cho bảng điều khiển của bạn đủ hấp dẫn để thu hút sự quan tâm của khán giả, nhưng không được cách điệu đến mức che khuất thông tin hiển thị.

  • Tốt hơn nên tránh các hiệu ứng 3D, độ dốc, hình dạng thừa và các tiện ích không cần thiết.

  • Nếu bạn có thể đạt được hiển thị rõ ràng với định dạng có điều kiện hoặc Biểu đồ thu nhỏ, hãy thích sử dụng Bảng thành Biểu đồ.

• Sử dụng Định dạng có Điều kiện trong Excel.

  • Sử dụng Định dạng có điều kiện trong Excel cung cấp một số tùy chọn để tự động cập nhật dựa trên các giá trị trong bảng của bạn.

• Chọn các loại biểu đồ thích hợp.

  • Hãy nhớ rằng không có quy tắc chung cho việc sử dụng một loại biểu đồ. Đôi khi các loại biểu đồ thông thường như biểu đồ cột, biểu đồ thanh, biểu đồ bánh rán, v.v. truyền tải thông điệp một cách rõ ràng hơn các biểu đồ phức tạp đang ra đời.

  • Bạn có thể sử dụng lệnh Excel Recommend Charts để đánh giá ban đầu các loại biểu đồ phù hợp.

  • Vì bạn có thể thay đổi loại biểu đồ bằng một lệnh Excel - Thay đổi Loại biểu đồ, bạn có thể xem qua để trực quan hóa màn hình và chọn biểu đồ thích hợp.

• Sử dụng các điều khiển tương tác.

  • Sử dụng các điều khiển tương tác như thanh cuộn, nút tùy chọn (radio) và hộp kiểm giúp người dùng hình dung dễ dàng và hiệu quả các khía cạnh khác nhau của dữ liệu.

• Sử dụng Mô hình Dữ liệu Excel cho Dữ liệu Lớn.

  • Nếu bạn có tập dữ liệu lớn từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, tốt hơn bạn nên sử dụng Mô hình Dữ liệu Excel có thể xử lý hàng nghìn hàng dữ liệu với tối ưu hóa bộ nhớ và có thể nhóm các bảng dữ liệu bằng các mối quan hệ.

• Chọn màu sắc thích hợp.

  • Hãy cẩn thận trong việc lựa chọn màu sắc. Sử dụng màu sắc một cách hợp pháp để tạo ra tác động vừa đủ nhưng không ghi đè mục đích của chúng. Hơn nữa, nếu khán giả có khả năng bị mù màu, hãy hạn chế sử dụng các màu Đỏ và Xanh lục. Trong những trường hợp như vậy, mặc dù các biểu tượng đèn giao thông có vẻ hiệu quả đối với dữ liệu đang được hiển thị, chúng không phù hợp với bảng điều khiển. Sử dụng thang màu xám để thay thế.

• Sử dụng Máy cắt lát.

  • Slice hiệu quả hơn danh sách thả xuống vì chúng có tác động trực quan.

  • Bạn có thể nhóm các biểu đồ, PivotTable, PivotCharts để sử dụng một Slicer chung.

• Nhóm các thành phần bảng điều khiển Excel lại với nhau.

  • Bạn có thể thêm sự quan tâm trực quan vào trang tổng quan của mình bằng cách chèn một hình dạng, chẳng hạn như hình chữ nhật và đặt các thành phần trang tổng quan có thể được nhóm lên trên hình dạng đó. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Trình cắt ghép thông thường, bạn có thể nhóm tất cả các thành phần bảng điều khiển dùng chung Trình cắt ghép.

• Sử dụng cấu trúc phân cấp dữ liệu Excel.

  • Nếu dữ liệu của bạn có cấu trúc phân cấp dữ liệu bẩm sinh, hãy xác định chúng trong Mô hình dữ liệu và sử dụng chúng để tương tác đi sâu và đi sâu vào dữ liệu.

• Tránh bố trí bảng điều khiển đông đúc.

  • Hãy nhớ rằng hiển thị nhiều thông tin hơn mức cần thiết sẽ khiến khán giả choáng ngợp và đánh bại sự tập trung vào mục đích thực tế.

  • Không bao gồm bất kỳ dữ liệu hoặc biểu đồ nào trong trang tổng quan của bạn, nếu bạn có thể loại bỏ nó.

  • Đây là một điểm kiểm tra quan trọng trong khi kiểm tra trang tổng quan của bạn. Đánh giá từng thành phần bảng điều khiển nếu cần và đủ.

  • Các thành phần trang tổng quan và bố cục phải hỗ trợ mục đích duy nhất của trang tổng quan của bạn.