Bảng điều khiển Excel - Giới thiệu

Đối với những người mới làm quen với trang tổng quan, sẽ rất lý tưởng nếu bạn hiểu rõ về trang tổng quan trước. Trong chương này, bạn sẽ biết định nghĩa về trang tổng quan, cách nó có tên, cách chúng trở nên phổ biến trong CNTT, các chỉ số chính, lợi ích của trang tổng quan, các loại trang tổng quan, dữ liệu và định dạng trang tổng quan và dữ liệu trực tiếp trên trang tổng quan.

Trong công nghệ thông tin, trang tổng quan là một giao diện người dùng dễ đọc, thường là một trang, thời gian thực, hiển thị bản trình bày đồ họa về trạng thái hiện tại (ảnh chụp nhanh) và xu hướng lịch sử của các chỉ số hoạt động chính của tổ chức hoặc bộ phận để đưa ra các quyết định tức thời và sáng suốt được thực hiện trong nháy mắt.

Trang tổng quan lấy tên của họ từ automobile dashboards. Dưới mui xe của bạn, có thể có hàng trăm quy trình tác động đến hiệu suất của xe. Bảng điều khiển của bạn tóm tắt các sự kiện này bằng cách sử dụng hình ảnh trực quan để bạn có thể yên tâm tập trung vào việc vận hành xe một cách an toàn. Theo cách tương tự, trang tổng quan kinh doanh được sử dụng để xem và / hoặc giám sát hoạt động của tổ chức một cách dễ dàng.

Ý tưởng về digital dashboardsxuất hiện từ việc nghiên cứu các hệ thống hỗ trợ quyết định vào những năm 1970. Bảng điều khiển dành cho doanh nghiệp được phát triển lần đầu tiên vào những năm 1980, nhưng do các vấn đề về làm mới và xử lý dữ liệu, chúng đã được đưa lên kệ. Vào những năm 1990, tốc độ phát triển của thời đại thông tin và việc lưu trữ dữ liệu cũng như xử lý phân tích trực tuyến (OLAP) đã cho phép các trang tổng quan hoạt động đầy đủ. Tuy nhiên, việc sử dụng trang tổng quan đã không trở nên phổ biến cho đến khi sự gia tăng của các chỉ số hiệu suất chính (KPI), và sự ra đời của Robert S. Kaplan và David P. Norton Balanced Scorecard. Ngày nay, việc sử dụng các bảng điều khiển là một phần quan trọng trong quá trình ra quyết định.

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, xu hướng đang hướng tới Dữ liệu lớn. Quản lý và trích xuất giá trị thực từ tất cả dữ liệu đó là chìa khóa thành công trong kinh doanh hiện đại. Một bảng điều khiển được thiết kế mới là một công cụ quản lý thông tin đáng chú ý.

Trang tổng quan - Định nghĩa

Stephen Ít đã định nghĩa bảng điều khiển là “một màn hình hiển thị trực quan thông tin quan trọng nhất cần thiết để đạt được một hoặc nhiều mục tiêu hoàn toàn phù hợp trên một màn hình máy tính để có thể theo dõi trong nháy mắt”.

Theo thuật ngữ hiện tại, bảng điều khiển có thể được định nghĩa là một công cụ trực quan hóa dữ liệu hiển thị trạng thái hiện tại của các chỉ số và chỉ số hiệu suất chính (KPI), đơn giản hóa các tập dữ liệu phức tạp để cung cấp cho người dùng nhận thức nhanh về hiệu suất hiện tại.

Trang tổng quan hợp nhất và sắp xếp các số và chỉ số trên một màn hình. Chúng có thể được điều chỉnh cho một vai trò cụ thể và hiển thị số liệu của một bộ phận hoặc một tổ chức nói chung.

Trang tổng quan có thể là tĩnh cho chế độ xem một lần hoặc động hiển thị kết quả tổng hợp của các thay đổi dữ liệu phía sau màn hình. Chúng cũng có thể được thực hiện tương tác để hiển thị các phân đoạn khác nhau của dữ liệu lớn trên một màn hình.

Các chỉ số chính cho Trang tổng quan

Cốt lõi của trang tổng quan nằm ở các chỉ số chính cần thiết để theo dõi. Do đó, dựa trên việc trang tổng quan dành cho một tổ chức nói chung hay cho một bộ phận như bán hàng, tài chính, nhân sự, sản xuất, v.v., các chỉ số chính cần thiết để hiển thị sẽ khác nhau.

Hơn nữa, các chỉ số chính cho trang tổng quan cũng phụ thuộc vào vai trò của người nhận (khán giả). Ví dụ: Giám đốc điều hành (Giám đốc điều hành, CIO, v.v.), Giám đốc điều hành, Trưởng phòng kinh doanh, Giám đốc bán hàng, v.v. Điều này là do mục tiêu chính của trang tổng quan là cho phép trực quan hóa dữ liệu để ra quyết định.

Sự thành công của trang tổng quan thường phụ thuộc vào các chỉ số được chọn để theo dõi. Ví dụ: Các Chỉ số Hiệu suất Chính, Thẻ Điểm Cân bằng và Số liệu Hiệu suất Bán hàng có thể là nội dung thích hợp trong bảng điều khiển kinh doanh.

Lợi ích của Bảng điều khiển

Bảng điều khiển cho phép người quản lý theo dõi sự đóng góp của các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Để theo dõi hiệu suất tổng thể của tổ chức, trang tổng quan cho phép bạn nắm bắt và báo cáo các điểm dữ liệu cụ thể từ từng bộ phận trong tổ chức, cung cấp ảnh chụp nhanh về hiệu suất hiện tại và so sánh với hiệu suất trước đó.

Lợi ích của trang tổng quan bao gồm những điều sau:

Trình bày trực quan các thước đo hiệu suất.
Khả năng xác định và sửa chữa các xu hướng tiêu cực.
Đo lường hiệu quả / không hiệu quả.
Khả năng tạo báo cáo chi tiết hiển thị các xu hướng mới.
Khả năng đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu thu thập được.
Sự phù hợp của các chiến lược và mục tiêu của tổ chức.
Khả năng hiển thị tức thì của toàn bộ hệ thống.
Xác định nhanh các ngoại lệ và mối tương quan của dữ liệu.
Tiết kiệm thời gian với việc hiển thị dữ liệu toàn diện so với việc chạy nhiều báo cáo.

Các loại trang tổng quan

Trang tổng quan có thể được phân loại dựa trên tiện ích của chúng như sau:

Trang tổng quan chiến lược
Bảng điều khiển phân tích
Bảng điều khiển hoạt động
Trang tổng quan thông tin

Trang tổng quan chiến lược

Bảng điều khiển chiến lược hỗ trợ các nhà quản lý ở bất kỳ cấp nào trong tổ chức ra quyết định. Chúng cung cấp ảnh chụp nhanh của dữ liệu, hiển thị sức khỏe và cơ hội của doanh nghiệp, tập trung vào các dự báo và đo lường hiệu suất cao.

Bảng điều khiển chiến lược yêu cầu phải có ảnh chụp nhanh dữ liệu định kỳ và tĩnh (ví dụ: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm). Chúng không cần phải thay đổi liên tục từ thời điểm này sang thời điểm tiếp theo và yêu cầu cập nhật vào những khoảng thời gian đã định.
Chúng chỉ mô tả dữ liệu cấp cao không nhất thiết phải cung cấp chi tiết.
Chúng có thể tương tác để tạo điều kiện so sánh và các chế độ xem khác nhau trong trường hợp tập hợp dữ liệu lớn chỉ bằng một nút bấm. Tuy nhiên, không cần thiết phải cung cấp thêm các tính năng tương tác trong các bảng điều khiển này.

Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy một ví dụ về trang tổng quan điều hành, hiển thị các mục tiêu và tiến độ.

Bảng điều khiển phân tích

Trang tổng quan phân tích bao gồm nhiều ngữ cảnh, so sánh và lịch sử hơn. Họ tập trung vào các khía cạnh khác nhau của dữ liệu cần thiết để phân tích.

Trang tổng quan phân tích thường hỗ trợ các tương tác với dữ liệu, chẳng hạn như đi sâu vào các chi tiết cơ bản và do đó phải tương tác.

Ví dụ về trang tổng quan phân tích bao gồm trang tổng quan Quản lý tài chính và trang tổng quan Quản lý bán hàng.

Bảng điều khiển hoạt động

Bảng điều khiển hoạt động là để giám sát liên tục các hoạt động. Chúng thường được thiết kế khác với trang tổng quan chiến lược hoặc phân tích và tập trung vào việc giám sát các hoạt động và sự kiện liên tục thay đổi và có thể cần sự chú ý và phản hồi ngay lập tức. Do đó, bảng điều khiển hoạt động yêu cầu dữ liệu trực tiếp và cập nhật luôn có sẵn và do đó phải năng động.

Ví dụ về bảng điều khiển hoạt động có thể là support-system dashboard, hiển thị dữ liệu trực tiếp về vé dịch vụ yêu cầu hành động ngay lập tức từ người giám sát đối với vé ưu tiên cao.

Trang tổng quan thông tin

Trang tổng quan thông tin chỉ để hiển thị số liệu, dữ kiện và / hoặc thống kê. Chúng có thể là tĩnh hoặc động với dữ liệu trực tiếp nhưng không tương tác. Ví dụ, bảng điều khiển thông tin chuyến bay đến / đi trong một sân bay.

Dữ liệu và Định dạng Trang tổng quan

Dữ liệu cần thiết cho trang tổng quan phụ thuộc vào danh mục của nó. Tiền đề cho dữ liệu là nó phải có liên quan, không có lỗi, cập nhật và tồn tại nếu được yêu cầu. Dữ liệu có thể từ nhiều nguồn và định dạng khác nhau (Bảng tính, Tệp văn bản, Trang web, Cơ sở dữ liệu tổ chức, v.v.).

Kết quả hiển thị trên trang tổng quan phải xác thực, chính xác và phù hợp. Điều này rất quan trọng vì thông tin trên trang tổng quan sẽ dẫn đến các quyết định, hành động và / hoặc suy luận. Do đó, cùng với dữ liệu được hiển thị, phương tiện được chọn cho màn hình cũng quan trọng không kém vì nó không được gây ấn tượng sai trong mô tả dữ liệu. Trọng tâm phải là khả năng trực quan hóa dữ liệu có thể đưa ra kết luận một cách rõ ràng.

Dữ liệu trực tiếp trên Trang tổng quan

Như đã thảo luận trước đó trong chương này, lưu trữ dữ liệu và xử lý phân tích trực tuyến (OLAP) giúp bạn có thể làm mới các trang tổng quan động ngay lập tức với dữ liệu trực tiếp. Nó cũng làm cho những người thiết kế trang tổng quan độc lập với bộ phận CNTT của tổ chức để lấy dữ liệu.

Do đó, trang tổng quan đã trở thành phương tiện được săn lùng nhiều nhất từ cấp quản lý cấp cao nhất đến người dùng thông thường.