Bảng điều khiển Excel - Định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện để trực quan hóa dữ liệu

Nếu bạn đã chọn Excel để tạo bảng điều khiển, hãy cố gắng sử dụng bảng Excel nếu chúng phục vụ mục đích. Với Định dạng có Điều kiện và Đường gấp khúc, Bảng Excel là lựa chọn tốt nhất và đơn giản cho trang tổng quan của bạn.

Trong Excel, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để trực quan hóa dữ liệu. Ví dụ: trong bảng có chứa số liệu bán hàng cho quý vừa qua theo khu vực, bạn có thể đánh dấu 5% giá trị hàng đầu.

Bạn có thể chỉ định bất kỳ số lượng điều kiện định dạng nào bằng cách chỉ định Quy tắc. Bạn có thể chọn Quy tắc tích hợp sẵn trong Excel phù hợp với điều kiện của mình từ Quy tắc ô tô sáng hoặc Quy tắc trên cùng / dưới cùng. Bạn cũng có thể xác định các Quy tắc của riêng bạn.

Bạn chọn các tùy chọn định dạng thích hợp cho việc hiển thị dữ liệu của mình - Thanh Dữ liệu, Thang màu hoặc Bộ biểu tượng.

Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu Quy tắc định dạng có điều kiện, các tùy chọn định dạng và thêm / quản lý Quy tắc.

Đánh dấu các ô

Bạn có thể sử dụng Quy tắc Đánh dấu Ô để gán định dạng cho các ô chứa dữ liệu đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào sau đây:

Các số trong một phạm vi số nhất định: Lớn hơn, Nhỏ hơn, Giữa và Bằng.
Giá trị trùng lặp hoặc duy nhất.

Hãy xem xét bản tóm tắt kết quả mà bạn muốn trình bày sau đây -

Giả sử bạn muốn đánh dấu các giá trị Tổng số tiền lớn hơn 1000000.

Chọn cột - Tổng số tiền.
Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
Nhấp vào Đánh dấu Quy tắc Ô trong danh sách thả xuống.
Nhấp vào Greater Than trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Hộp thoại Greater Than xuất hiện.

Trong hộp Định dạng ô LỚN HƠN:, hãy chỉ định điều kiện là 1000000.
Trong hộp có, hãy chọn tùy chọn định dạng là Tô màu xanh lá cây với Văn bản màu xanh lá cây đậm.

Nhấp vào nút OK.

Như bạn có thể quan sát, các giá trị thỏa mãn điều kiện đã chỉ định được đánh dấu với định dạng được chỉ định.

Quy tắc Trên cùng / Dưới cùng

Bạn có thể sử dụng Quy tắc Trên cùng / Dưới cùng để chỉ định định dạng cho các giá trị đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào sau đây:

Top 10 Items - Các ô xếp hạng N trên cùng, trong đó 1 <= N <= 1000.
Top 10% - Các ô xếp hạng trong n% hàng đầu, trong đó 1 <= n <= 100.
Bottom 10 Items - Các ô xếp hạng N dưới cùng, trong đó 1 <= N <= 1000.
Bottom 10% - Các ô xếp hạng n% dưới cùng, trong đó 1 <= n <= 100.
Above Average - Các ô Trên Trung bình cho phạm vi đã chọn.
Below Average - Các ô Dưới Trung bình cho phạm vi đã chọn.

Giả sử bạn muốn đánh dấu các giá trị Tổng số tiền nằm trong 5% hàng đầu.

Chọn cột - Tổng số tiền.
Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
Nhấp vào Quy tắc Trên cùng / Dưới cùng trong danh sách thả xuống.
Nhấp vào Top Ten% trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Hộp thoại Top Ten% xuất hiện.

Trong ô Định dạng xếp hạng trong ô TOP:, hãy chỉ định điều kiện là 5%.
Trong hộp có, hãy chọn tùy chọn định dạng là Tô màu xanh lá cây với Văn bản màu xanh lá cây đậm.

Nhấp vào nút OK. 5% giá trị hàng đầu sẽ được đánh dấu với định dạng được chỉ định.

Thanh dữ liệu

Bạn có thể sử dụng Thanh dữ liệu màu để xem giá trị so với các giá trị khác. Chiều dài của Thanh dữ liệu thể hiện giá trị. Thanh dài hơn biểu thị giá trị cao hơn và Thanh ngắn hơn biểu thị giá trị thấp hơn. Bạn có thể sử dụng màu đồng nhất hoặc màu chuyển sắc cho Thanh dữ liệu.

Chọn cột - Tổng số tiền.
Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
Nhấp vào Thanh dữ liệu trong danh sách thả xuống.
Nhấp vào Blue Data Bar bên dưới Gradient Fill trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Các giá trị trong cột sẽ được đánh dấu hiển thị các giá trị nhỏ, trung bình và lớn với các thanh tô màu xanh lam.

Chọn cột - Tổng số tiền.
Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
Nhấp vào Thanh dữ liệu trong danh sách thả xuống.
Nhấp vào Thanh dữ liệu màu cam bên dưới Tô rắn trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Các giá trị trong cột sẽ được đánh dấu hiển thị các giá trị nhỏ, trung bình và lớn theo chiều cao của thanh với các thanh màu cam.

Giả sử bạn muốn làm nổi bật doanh số bán hàng so với mục tiêu bán hàng, giả sử 800000.

Tạo cột có giá trị = [@ [Tổng số tiền]] - 800000.
Chọn cột mới.
Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
Nhấp vào Thanh dữ liệu trong danh sách thả xuống.
Nhấp vào Thanh dữ liệu màu xanh lá cây bên dưới Gradient Fill trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Thanh Dữ liệu sẽ bắt đầu ở giữa mỗi ô và kéo dài sang bên trái cho các giá trị âm và bên phải cho các giá trị dương.

Như bạn có thể quan sát, các Thanh kéo dài bên phải có màu xanh lục biểu thị các giá trị dương và các Thanh kéo dài bên trái có màu đỏ biểu thị các giá trị âm.

Thang màu

Bạn có thể sử dụng Thang màu để xem giá trị trong một ô so với giá trị trong các ô khác trong một cột. Màu sắc cho biết mỗi giá trị ô nằm trong phạm vi đó. Bạn có thể có thang 3 màu hoặc 2 màu.

Chọn cột - Tổng số tiền.
Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
Nhấp vào Thang màu trong danh sách thả xuống.
Nhấp vào Thang màu Xanh-Vàng-Đỏ trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Như trong trường hợp Quy tắc ô tô sáng, Thang màu sử dụng tô bóng ô để hiển thị sự khác biệt về giá trị ô. Như bạn có thể quan sát trong bản xem trước, sự khác biệt về bóng râm không dễ thấy đối với tập dữ liệu này.

Nhấp vào Quy tắc khác trong danh sách thả xuống thứ hai.

Hộp thoại Quy tắc Định dạng mới xuất hiện.

Bấm vào Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng trong hộp Chọn Loại Quy tắc.
Trong hộp Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc, hãy chọn mục sau:
- Chọn Thang 3 Màu trong hộp Định dạng Kiểu.
- Dưới Điểm giữa, cho Giá trị - nhập 75.

Nhấp vào nút OK.

Như bạn có thể quan sát, với thang màu xác định, các giá trị được tô bóng rõ ràng mô tả phạm vi dữ liệu.

Bộ biểu tượng

Bạn có thể sử dụng bộ biểu tượng để hình dung sự khác biệt về số lượng. Trong Excel, bạn có một loạt các Bộ Biểu tượng -

Loại bộ biểu tượng	Bộ biểu tượng
Định hướng
Hình dạng
Các chỉ số
Xếp hạng

Như bạn có thể quan sát, một Bộ Biểu tượng bao gồm ba đến năm biểu tượng. Bạn có thể xác định tiêu chí để liên kết một biểu tượng với các giá trị trong một phạm vi ô. Ví dụ: mũi tên xuống màu đỏ cho các số nhỏ, mũi tên lên màu xanh lá cây cho các số lớn và mũi tên ngang màu vàng cho các giá trị trung gian.

Chọn cột - Tổng số tiền.
Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
Nhấp vào Bộ biểu tượng trong danh sách thả xuống.
Nhấp vào 3 Mũi tên (Màu) trong nhóm Hướng trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Các mũi tên màu xuất hiện trong cột đã chọn dựa trên các giá trị.

Sử dụng quy tắc tùy chỉnh

Bạn có thể xác định Quy tắc của riêng mình và định dạng một dải ô thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

Chọn cột - Tổng số tiền.
Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
Nhấp vào Quy tắc mới trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Quy tắc Định dạng mới xuất hiện.

Bấm vào Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng, trong Hộp Chọn Loại Quy tắc.
Trong hộp Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc, hãy làm như sau:
- Nhập công thức vào hộp - Định dạng các giá trị mà công thức này đúng. Ví dụ, =PercentRank.INC($E$3:$E$13,E3)>=0.7
- Bấm vào nút Định dạng.
- Chọn định dạng. Ví dụ: Font - đậm và Fill - cam.
- Nhấp vào OK.
Kiểm tra bản xem trước.

Nhấp vào OK nếu Xem trước ổn. Các giá trị trong tập dữ liệu đáp ứng công thức sẽ được đánh dấu với định dạng bạn đã chọn.

Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện

Bạn có thể quản lý Quy tắc định dạng có điều kiện bằng cách sử dụng hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.

Nhấp chuột Conditional Formattingtrong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu. Nhấp vào Quản lý quy tắc trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện xuất hiện. Bạn có thể xem tất cả các Quy tắc hiện có. Bạn có thể thêm Quy tắc mới, xóa Quy tắc và / hoặc chỉnh sửa Quy tắc để sửa đổi nó.