Các chỉ số hiệu suất chính
Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) là các phép đo có thể định lượng được để đánh giá những gì đạt được so với các mục tiêu / mục tiêu / mục tiêu kinh doanh đã đặt ra. Trong bảng điều khiển, KPI nhất thiết phải có vị trí hiển thị trực quan nơi một người / bộ phận / tổ chức hiện đang đứng so với vị trí được cho là.
Ví dụ về KPI bao gồm những điều sau:
Bộ phận kinh doanh của một tổ chức có thể sử dụng KPI để đo lợi nhuận gộp hàng tháng so với lợi nhuận gộp dự kiến.
Bộ phận kế toán có thể đo lường chi tiêu hàng tháng so với doanh thu để đánh giá chi phí.
Bộ phận nhân sự có thể đo lường doanh thu của nhân viên hàng quý.
Các chuyên gia kinh doanh thường sử dụng KPI được nhóm lại với nhau trong thẻ điểm kinh doanh để có được bản tóm tắt lịch sử nhanh chóng và chính xác về sự thành công của doanh nghiệp hoặc để xác định xu hướng.
Trang tổng quan được xem công khai hoặc có chọn lọc hiển thị KPI được giám sát liên tục và do đó được chọn làm công cụ giám sát và báo cáo tốt nhất.
Các thành phần của KPI
KPI về cơ bản bao gồm ba thành phần:
- Giá trị cơ sở
- Giá trị mục tiêu / Mục tiêu
- Status
Mặc dù đó là Trạng thái mà một người sẽ quan tâm, Giá trị cơ sở và Giá trị mục tiêu cũng quan trọng không kém vì KPI không cần phải tĩnh và có thể trải qua các thay đổi khi thời gian diễn ra.
Trong Excel, Giá trị Cơ sở, Giá trị Mục tiêu và Trạng thái được định nghĩa như được đưa ra trong các phần sau.
Giá trị cơ sở
Giá trị cơ sở được xác định bởi một trường được tính toán phân giải thành một giá trị. Trường được tính toán đại diện cho giá trị hiện tại của mục trong hàng đó của Bảng hoặc Ma trận. Ví dụ: tổng doanh thu, lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định, v.v.
Giá trị của mục tiêu
Giá trị mục tiêu (hoặc Mục tiêu) được xác định bởi trường được tính toán phân giải thành giá trị hoặc giá trị tuyệt đối. Nó là giá trị mà giá trị hiện tại được đánh giá. Đây có thể là một trong những điều sau:
Một số cố định là mục tiêu mà tất cả các hàng phải đạt được. Ví dụ: Mục tiêu bán hàng cho tất cả các nhân viên bán hàng.
Một trường được tính toán có thể có một mục tiêu khác nhau cho mỗi hàng. Ví dụ: Ngân sách (trường được tính toán), theo từng bộ phận trong tổ chức.
Ngưỡng trạng thái và trạng thái
Trạng thái là chỉ báo trực quan của giá trị. Excel cung cấp các cách khác nhau để hình dung Trạng thái so với Giá trị mục tiêu.
Bạn có thể sử dụng biểu đồ Bullet để trực quan hóa KPI. Bạn có thể minh họa các ngưỡng trạng thái bằng các vùng được tô bóng của một cột và trạng thái dưới dạng một cột được xếp chồng lên các ngưỡng trạng thái.
Bạn cũng có thể xác định và trực quan hóa KPI trong Power View.
Xác định KPI trong Excel
Để xác định KPI, bạn cần có những điều sau:
- Giá trị cơ sở
- Giá trị của mục tiêu
- Ngưỡng trạng thái (ví dụ: Kém, Tốt, Xuất sắc)
Ví dụ: để xác định KPI để theo dõi hiệu suất bán hàng, bạn cần làm như sau:
Xác định (các) ô chứa các giá trị được tính toán của tổng doanh số. Đây là giá trị cơ bản.
Xác định Giá trị mục tiêu có thể là tuyệt đối hoặc thay đổi.
Xác định các ngưỡng Trạng thái giúp bạn hình dung Trạng thái.
Hình dung KPI với Biểu đồ Bullet
Bạn có thể hình dung KPI bằng biểu đồ Bullet, trong đó phần sau sẽ được mô tả rõ ràng.
- Mục tiêu
- Ngưỡng trạng thái
- Giá trị (Trạng thái)
Hình dung KPI với Power View
Bạn có thể trực quan hóa KPI được xác định trong Power View bằng các biểu tượng.
Bạn cũng có thể tạo một báo cáo thẩm mỹ trong Power View với các KPI có thể được đưa vào trang tổng quan của bạn.
Như bạn có thể quan sát, trong Power View, bạn có thể mô tả kết quả như sau:
Trực quan hóa bảng với các biểu tượng để hiển thị trạng thái KPI.
Hình ảnh hóa Biểu đồ thanh xếp chồng 100% mô tả tỷ lệ phần trăm đạt được đối với Mục tiêu. Bạn cũng có thể nhận thấy rằng nó cung cấp một so sánh rõ ràng về hiệu suất của tất cả các Nhân viên bán hàng.
Hình ảnh thẻ mô tả trạng thái KPI của Nhân viên bán hàng cùng với Khu vực mà họ thuộc về. Bạn có thể tương tác cuộn qua các Ô để hiển thị kết quả cho các Khu vực khác nhau cũng sẽ cung cấp phạm vi đánh giá hiệu suất theo từng khu vực.