Bảng điều khiển Excel - Hướng dẫn nhanh

Đối với những người mới làm quen với trang tổng quan, sẽ rất lý tưởng nếu bạn hiểu rõ về trang tổng quan trước. Trong chương này, bạn sẽ biết định nghĩa về trang tổng quan, cách nó có tên, cách chúng trở nên phổ biến trong CNTT, các chỉ số chính, lợi ích của trang tổng quan, các loại trang tổng quan, dữ liệu và định dạng trang tổng quan và dữ liệu trực tiếp trên trang tổng quan.

Trong công nghệ thông tin, trang tổng quan là một giao diện người dùng dễ đọc, thường là một trang, thời gian thực, hiển thị bản trình bày đồ họa về trạng thái hiện tại (ảnh chụp nhanh) và xu hướng lịch sử của các chỉ số hoạt động chính của tổ chức hoặc bộ phận để đưa ra các quyết định tức thời và sáng suốt được thực hiện trong nháy mắt.

Trang tổng quan lấy tên của họ từ automobile dashboards. Dưới mui xe của bạn, có thể có hàng trăm quy trình tác động đến hiệu suất của xe. Bảng điều khiển của bạn tóm tắt các sự kiện này bằng cách sử dụng hình ảnh trực quan để bạn có thể yên tâm tập trung vào việc vận hành xe một cách an toàn. Theo cách tương tự, trang tổng quan kinh doanh được sử dụng để xem và / hoặc giám sát hoạt động của tổ chức một cách dễ dàng.

Ý tưởng về digital dashboardsxuất hiện từ việc nghiên cứu các hệ thống hỗ trợ quyết định vào những năm 1970. Bảng điều khiển dành cho doanh nghiệp được phát triển lần đầu tiên vào những năm 1980, nhưng do các vấn đề về làm mới và xử lý dữ liệu, chúng đã được đưa lên kệ. Vào những năm 1990, tốc độ phát triển của thời đại thông tin và việc lưu trữ dữ liệu cũng như xử lý phân tích trực tuyến (OLAP) đã cho phép các trang tổng quan hoạt động đầy đủ. Tuy nhiên, việc sử dụng trang tổng quan đã không trở nên phổ biến cho đến khi sự gia tăng của các chỉ số hiệu suất chính (KPI), và sự ra đời của Robert S. Kaplan và David P. Norton Balanced Scorecard. Ngày nay, việc sử dụng các bảng điều khiển là một phần quan trọng trong quá trình ra quyết định.

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, xu hướng đang hướng tới Dữ liệu lớn. Quản lý và trích xuất giá trị thực từ tất cả dữ liệu đó là chìa khóa thành công trong kinh doanh hiện đại. Một bảng điều khiển được thiết kế mới là một công cụ quản lý thông tin đáng chú ý.

Trang tổng quan - Định nghĩa

Stephen Ít đã định nghĩa bảng điều khiển là “một màn hình hiển thị trực quan thông tin quan trọng nhất cần thiết để đạt được một hoặc nhiều mục tiêu hoàn toàn phù hợp trên một màn hình máy tính để có thể theo dõi trong nháy mắt”.

Theo thuật ngữ hiện tại, bảng điều khiển có thể được định nghĩa là một công cụ trực quan hóa dữ liệu hiển thị trạng thái hiện tại của các chỉ số và chỉ số hiệu suất chính (KPI), đơn giản hóa các tập dữ liệu phức tạp để cung cấp cho người dùng nhận thức nhanh về hiệu suất hiện tại.

Trang tổng quan hợp nhất và sắp xếp các số và chỉ số trên một màn hình. Chúng có thể được điều chỉnh cho một vai trò cụ thể và hiển thị số liệu của một bộ phận hoặc một tổ chức nói chung.

Trang tổng quan có thể là tĩnh cho chế độ xem một lần hoặc động hiển thị kết quả tổng hợp của các thay đổi dữ liệu phía sau màn hình. Chúng cũng có thể được thực hiện tương tác để hiển thị các phân đoạn khác nhau của dữ liệu lớn trên một màn hình.

Các chỉ số chính cho Trang tổng quan

Cốt lõi của trang tổng quan nằm ở các chỉ số chính cần thiết để theo dõi. Do đó, dựa trên việc trang tổng quan dành cho một tổ chức nói chung hay cho một bộ phận như bán hàng, tài chính, nhân sự, sản xuất, v.v., các chỉ số chính cần thiết để hiển thị sẽ khác nhau.

Hơn nữa, các chỉ số chính cho trang tổng quan cũng phụ thuộc vào vai trò của người nhận (khán giả). Ví dụ: Giám đốc điều hành (Giám đốc điều hành, CIO, v.v.), Giám đốc hoạt động, Trưởng phòng kinh doanh, Giám đốc bán hàng, v.v. Điều này là do mục tiêu chính của trang tổng quan là cho phép trực quan hóa dữ liệu để ra quyết định.

Sự thành công của trang tổng quan thường phụ thuộc vào các chỉ số được chọn để theo dõi. Ví dụ: Các Chỉ số Hiệu suất Chính, Thẻ Điểm Cân bằng và Số liệu Hiệu suất Bán hàng có thể là nội dung thích hợp trong bảng điều khiển kinh doanh.

Lợi ích của Bảng điều khiển

Bảng điều khiển cho phép người quản lý theo dõi sự đóng góp của các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Để theo dõi hiệu suất tổng thể của tổ chức, trang tổng quan cho phép bạn nắm bắt và báo cáo các điểm dữ liệu cụ thể từ từng bộ phận trong tổ chức, cung cấp ảnh chụp nhanh về hiệu suất hiện tại và so sánh với hiệu suất trước đó.

Lợi ích của trang tổng quan bao gồm những điều sau:

• Trình bày trực quan các thước đo hiệu suất.

• Khả năng xác định và sửa chữa các xu hướng tiêu cực.

• Đo lường hiệu quả / không hiệu quả.

• Khả năng tạo báo cáo chi tiết hiển thị các xu hướng mới.

• Khả năng đưa ra quyết định sáng suốt hơn dựa trên dữ liệu thu thập được.

• Sự phù hợp của các chiến lược và mục tiêu của tổ chức.

• Khả năng hiển thị tức thì của toàn bộ hệ thống.

• Xác định nhanh các ngoại lệ và mối tương quan của dữ liệu.

• Tiết kiệm thời gian với việc hiển thị dữ liệu toàn diện so với việc chạy nhiều báo cáo.

Các loại trang tổng quan

Trang tổng quan có thể được phân loại dựa trên tiện ích của chúng như sau:

• Trang tổng quan chiến lược
• Bảng điều khiển phân tích
• Bảng điều khiển hoạt động
• Trang tổng quan thông tin

Trang tổng quan chiến lược

Bảng điều khiển chiến lược hỗ trợ các nhà quản lý ở bất kỳ cấp nào trong tổ chức ra quyết định. Chúng cung cấp ảnh chụp nhanh của dữ liệu, hiển thị sức khỏe và cơ hội của doanh nghiệp, tập trung vào các dự báo và đo lường hiệu suất cao.

• Bảng điều khiển chiến lược yêu cầu phải có ảnh chụp nhanh dữ liệu định kỳ và tĩnh (ví dụ: hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý và hàng năm). Chúng không cần phải thay đổi liên tục từ thời điểm này sang thời điểm tiếp theo và yêu cầu cập nhật vào những khoảng thời gian đã định.

• Chúng chỉ mô tả dữ liệu cấp cao không nhất thiết phải cung cấp chi tiết.

• Chúng có thể tương tác để tạo điều kiện so sánh và các chế độ xem khác nhau trong trường hợp tập hợp dữ liệu lớn chỉ bằng một nút bấm. Tuy nhiên, không cần thiết phải cung cấp thêm các tính năng tương tác trong các bảng điều khiển này.

Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy một ví dụ về trang tổng quan điều hành, hiển thị các mục tiêu và tiến độ.

Bảng điều khiển phân tích

Bảng điều khiển phân tích bao gồm nhiều ngữ cảnh, so sánh và lịch sử hơn. Họ tập trung vào các khía cạnh khác nhau của dữ liệu cần thiết để phân tích.

Trang tổng quan phân tích thường hỗ trợ các tương tác với dữ liệu, chẳng hạn như đi sâu vào các chi tiết cơ bản và do đó phải tương tác.

Ví dụ về trang tổng quan phân tích bao gồm trang tổng quan Quản lý tài chính và trang tổng quan Quản lý bán hàng.

Bảng điều khiển hoạt động

Bảng điều khiển hoạt động là để giám sát liên tục các hoạt động. Chúng thường được thiết kế khác với trang tổng quan chiến lược hoặc phân tích và tập trung vào việc giám sát các hoạt động và sự kiện liên tục thay đổi và có thể cần sự chú ý và phản hồi ngay lập tức. Do đó, bảng điều khiển hoạt động yêu cầu dữ liệu trực tiếp và cập nhật luôn có sẵn và do đó phải năng động.

Ví dụ về bảng điều khiển hoạt động có thể là support-system dashboard, hiển thị dữ liệu trực tiếp về vé dịch vụ yêu cầu hành động ngay lập tức từ người giám sát đối với vé ưu tiên cao.

Trang tổng quan thông tin

Trang tổng quan thông tin chỉ để hiển thị số liệu, dữ kiện và / hoặc thống kê. Chúng có thể là tĩnh hoặc động với dữ liệu trực tiếp nhưng không tương tác. Ví dụ, bảng điều khiển thông tin chuyến bay đến / đi trong một sân bay.

Dữ liệu và Định dạng Trang tổng quan

Dữ liệu cần thiết cho trang tổng quan phụ thuộc vào danh mục của nó. Tiền đề cho dữ liệu là nó phải có liên quan, không có lỗi, cập nhật và tồn tại nếu được yêu cầu. Dữ liệu có thể từ nhiều nguồn và định dạng khác nhau (Bảng tính, Tệp văn bản, Trang web, Cơ sở dữ liệu tổ chức, v.v.).

Kết quả hiển thị trên trang tổng quan phải xác thực, chính xác và phù hợp. Điều này rất quan trọng vì thông tin trên trang tổng quan sẽ dẫn đến các quyết định, hành động và / hoặc suy luận. Do đó, cùng với dữ liệu được hiển thị, phương tiện được chọn cho màn hình cũng quan trọng không kém vì nó không được gây ấn tượng sai trong mô tả dữ liệu. Trọng tâm phải là khả năng trực quan hóa dữ liệu có thể đưa ra kết luận một cách rõ ràng.

Dữ liệu trực tiếp trên Trang tổng quan

Như đã thảo luận trước đó trong chương này, lưu trữ dữ liệu và xử lý phân tích trực tuyến (OLAP) giúp bạn có thể làm mới các trang tổng quan động ngay lập tức với dữ liệu trực tiếp. Nó cũng làm cho những người thiết kế trang tổng quan độc lập với bộ phận CNTT của tổ chức để lấy dữ liệu.

Do đó, trang tổng quan đã trở thành phương tiện được săn lùng nhiều nhất từ ​​cấp quản lý cấp cao nhất đến người dùng thông thường.

Bạn có thể tạo trang tổng quan trong Excel bằng các tính năng khác nhau giúp bạn hiển thị dữ liệu nổi bật, đây là đặc điểm chính của bất kỳ trang tổng quan nào. Bạn có thể hiển thị dữ liệu trong bảng với định dạng có điều kiện để làm nổi bật kết quả tốt và xấu, bạn có thể tóm tắt dữ liệu trong biểu đồ và PivotTable, bạn có thể thêm các điều khiển tương tác và bạn có thể xác định và quản lý KPI, v.v.

Trong chương này, bạn sẽ biết các tính năng Excel quan trọng nhất có ích khi bạn tạo trang tổng quan. Các tính năng này giúp bạn đến với các phần tử bảng điều khiển giúp đơn giản hóa dữ liệu phức tạp và cung cấp tác động trực quan đến trạng thái hiện tại hoặc hiệu suất trong thời gian thực.

Bảng Excel

Thành phần quan trọng nhất của bất kỳ trang tổng quan nào là data. Dữ liệu có thể từ một nguồn duy nhất hoặc nhiều nguồn. Dữ liệu có thể bị giới hạn hoặc có thể kéo dài một số hàng.

Bảng Excel rất thích hợp để lấy dữ liệu vào sổ làm việc, trong đó bạn muốn tạo trang tổng quan. Có một số cách để nhập dữ liệu vào Excel, bằng cách thiết lập kết nối với nhiều nguồn khác nhau. Điều này giúp bạn có thể làm mới dữ liệu trong sổ làm việc của mình bất cứ khi nào dữ liệu nguồn được cập nhật.

Bạn có thể đặt tên cho bảng Excel và sử dụng những tên đó để tham chiếu dữ liệu của bạn trong bảng điều khiển. Điều này sẽ dễ dàng hơn so với việc tham chiếu phạm vi dữ liệu với tham chiếu ô. Các bảng Excel này là bảng làm việc của bạn có chứa dữ liệu thô.

Bạn có thể đến phần tóm tắt phân tích dữ liệu và mô tả giống nhau trong bảng Excel có thể được đưa vào như một phần của trang tổng quan.

Đường gấp khúc

Bạn có thể sử dụng Biểu đồ thu nhỏ trong bảng Excel của mình để hiển thị các xu hướng trong một khoảng thời gian. Đường nhỏ là biểu đồ nhỏ mà bạn có thể đặt trong các ô đơn lẻ. Bạn có thể sử dụng biểu đồ đường, biểu đồ cột hoặc biểu đồ thắng lỗ để mô tả xu hướng dựa trên dữ liệu của mình.

Định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một tài sản lớn để làm nổi bật dữ liệu trong các bảng. Bạn có thể xác định các quy tắc mà bạn có thể thay đổi thang màu, thanh dữ liệu và / hoặc bộ biểu tượng. Bạn có thể sử dụng các quy tắc do Excel xác định hoặc tạo các quy tắc của riêng bạn, dựa trên khả năng áp dụng cho dữ liệu của bạn.

Bạn sẽ học các kỹ thuật định dạng có điều kiện này trong chương ─ Conditional Formatting for Data Visualization.

Biểu đồ Excel

Biểu đồ Excel là thành phần trực quan hóa dữ liệu được sử dụng rộng rãi nhất cho trang tổng quan. Bạn có thể giúp khán giả xem các mẫu dữ liệu, so sánh và xu hướng trong các tập dữ liệu ở bất kỳ kích thước nào, bổ sung thêm màu sắc và kiểu dáng một cách nổi bật.

Excel có một số loại biểu đồ tích hợp sẵn như đường, thanh, cột, phân tán, bong bóng, bánh, bánh rán, diện tích, cổ phiếu, bề mặt và radar nếu bạn có Excel 2013.

Bạn sẽ hiểu cách sử dụng các biểu đồ này và các thành phần biểu đồ một cách hiệu quả trong trang tổng quan của mình trong chương - Excel Charts for Dashboards.

Ngoài các loại biểu đồ nêu trên, còn có các loại biểu đồ được sử dụng rộng rãi khác rất hữu ích trong việc biểu diễn một số kiểu dữ liệu nhất định. Đó là Biểu đồ Thác nước, Biểu đồ dải, Biểu đồ Gantt, Biểu đồ Nhiệt kế, Biểu đồ, Biểu đồ Pareto, Biểu đồ Phễu, Biểu đồ Hộp và Whisker và Biểu đồ Waffle.

Bạn sẽ tìm hiểu về các biểu đồ này trong chương - Biểu đồ Excel Nâng cao cho Trang tổng quan.

Máy ảnh Excel

Sau khi tạo biểu đồ, bạn cần đặt chúng vào trang tổng quan của mình. Nếu bạn muốn làm cho trang tổng quan của mình động, với dữ liệu được làm mới mỗi khi dữ liệu nguồn thay đổi, đây là trường hợp của hầu hết các trang tổng quan, bạn muốn cung cấp một giao diện giữa các biểu đồ trong trang tổng quan của mình và dữ liệu ở phần phụ trợ . Bạn có thể đạt được điều này với tính năng Máy ảnh của Excel.

Excel PivotTables

Khi bạn có tập dữ liệu lớn và bạn muốn tóm tắt kết quả hiển thị động các khía cạnh khác nhau của kết quả phân tích, Excel PivotTables rất hữu ích để đưa vào trang tổng quan của bạn. Bạn có thể sử dụng bảng Excel hoặc bảng dữ liệu mạnh hơn trong mô hình dữ liệu để tạo PivotTables.

Sự khác biệt chính giữa hai cách tiếp cận là:

Bảng Excel	Bảng dữ liệu
Chỉ có thể sử dụng dữ liệu từ một bảng để tạo PivotTable.	Dữ liệu từ nhiều bảng có thể được sử dụng để tạo PivotTable, xác định mối quan hệ giữa các bảng.
Khi các bảng tăng lên trong số không. của hàng, việc xử lý và lưu trữ bộ nhớ sẽ không được khả quan.	Có thể xử lý các tập dữ liệu khổng lồ với hàng nghìn hàng dữ liệu với tối ưu hóa bộ nhớ và giảm kích thước tệp.

Nếu bạn cố gắng tạo PivotTable với nhiều bảng Excel, bạn sẽ được nhắc tạo mối quan hệ và các bảng có mối quan hệ sẽ được thêm vào mô hình dữ liệu.

Bạn sẽ tìm hiểu về PivotTables trong chương - Excel PivotTables for Dashboards.

Nếu bạn có dữ liệu trong Mô hình Dữ liệu của sổ làm việc, bạn có thể tạo Power PivotTables và Power PivotCharts kéo dài dữ liệu trên nhiều bảng dữ liệu.

Bạn sẽ tìm hiểu về những điều này trong chương - Excel Power PivotTables and Power PivotCharts for Dashboards.

Phần tử bảng điều khiển động với các điều khiển tương tác

Bạn có thể làm cho các phần tử bảng điều khiển của mình trở nên tương tác với các điều khiển dễ sử dụng như thanh cuộn, nút radio, hộp kiểm và nhãn động. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về những điều này trong chương -Interactive Controls in Excel Dashboards.

Thanh cuộn

Các nút radio

Hộp kiểm

Excel Power PivotTables và Power PivotCharts

Excel Power PivotTables và Power PivotCharts rất hữu ích để tóm tắt dữ liệu từ nhiều tài nguyên, bằng cách xây dựng Mô hình Dữ liệu được tối ưu hóa bộ nhớ trong sổ làm việc. Các Bảng Dữ liệu trong Mô hình Dữ liệu có thể chạy qua hàng nghìn dữ liệu động cho phép tóm tắt với ít nỗ lực và thời gian hơn.

Bạn sẽ tìm hiểu về cách sử dụng Power PivotTables và Power PivotCharts trong trang tổng quan trong chương - Excel Power PivotTables và Power PivotCharts dành cho trang tổng quan.

Mô hình dữ liệu Excel

Excel Power PivotTable và Power PivotChart

Báo cáo Excel Power View

Báo cáo Power View của Excel cung cấp tính năng trực quan hóa dữ liệu tương tác của các tập dữ liệu lớn mang lại sức mạnh của Mô hình dữ liệu và tính chất tương tác của hình ảnh hóa Power View động.

Bạn sẽ tìm hiểu về cách sử dụng Power View làm canvas bảng điều khiển trong chương - Báo cáo Excel Power View cho Trang tổng quan.

Báo cáo Power View

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI)

Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) là một phần không thể thiếu của nhiều trang tổng quan. Bạn có thể tạo và quản lý KPI ​​trong Excel. Bạn sẽ tìm hiểu về KPI trong chương -Key Performance Indicators in Excel Dashboards.

Các chỉ số hiệu suất chính

Định dạng có điều kiện để trực quan hóa dữ liệu

Nếu bạn đã chọn Excel để tạo bảng điều khiển, hãy cố gắng sử dụng bảng Excel nếu chúng phục vụ mục đích. Với Định dạng có Điều kiện và Đường gấp khúc, Bảng Excel là lựa chọn tốt nhất và đơn giản cho trang tổng quan của bạn.

Trong Excel, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để trực quan hóa dữ liệu. Ví dụ: trong bảng có chứa số liệu bán hàng cho quý vừa qua theo khu vực, bạn có thể đánh dấu 5% giá trị hàng đầu.

Bạn có thể chỉ định bất kỳ số lượng điều kiện định dạng nào bằng cách chỉ định Quy tắc. Bạn có thể chọn Quy tắc tích hợp sẵn trong Excel phù hợp với điều kiện của mình từ Quy tắc ô tô sáng hoặc Quy tắc trên cùng / dưới cùng. Bạn cũng có thể xác định các Quy tắc của riêng bạn.

Bạn chọn các tùy chọn định dạng thích hợp cho việc hiển thị dữ liệu của mình - Thanh Dữ liệu, Thang màu hoặc Bộ biểu tượng.

Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu Quy tắc định dạng có điều kiện, các tùy chọn định dạng và thêm / quản lý Quy tắc.

Đánh dấu các ô

Bạn có thể sử dụng Quy tắc Đánh dấu Ô để gán định dạng cho các ô chứa dữ liệu đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào sau đây:

• Các số trong một phạm vi số nhất định: Lớn hơn, Nhỏ hơn, Giữa và Bằng.

• Giá trị trùng lặp hoặc duy nhất.

Hãy xem xét bản tóm tắt kết quả mà bạn muốn trình bày sau đây -

Giả sử bạn muốn đánh dấu các giá trị Tổng số tiền lớn hơn 1000000.

• Chọn cột - Tổng số tiền.
• Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
• Nhấp vào Đánh dấu Quy tắc Ô trong danh sách thả xuống.
• Nhấp vào Greater Than trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Hộp thoại Greater Than xuất hiện.

• Trong hộp Định dạng ô LỚN HƠN:, hãy chỉ định điều kiện là 1000000.

• Trong hộp có, hãy chọn tùy chọn định dạng là Tô màu xanh lá cây với Văn bản màu xanh lá cây đậm.

• Nhấp vào nút OK.

Như bạn có thể quan sát, các giá trị thỏa mãn điều kiện đã chỉ định được đánh dấu với định dạng được chỉ định.

Quy tắc Trên cùng / Dưới cùng

Bạn có thể sử dụng Quy tắc Trên cùng / Dưới cùng để chỉ định định dạng cho các giá trị đáp ứng bất kỳ tiêu chí nào sau đây:

• Top 10 Items - Các ô xếp hạng N trên cùng, trong đó 1 <= N <= 1000.

• Top 10% - Các ô xếp hạng trong n% hàng đầu, trong đó 1 <= n <= 100.

• Bottom 10 Items - Các ô xếp hạng N dưới cùng, trong đó 1 <= N <= 1000.

• Bottom 10% - Các ô xếp hạng n% dưới cùng, trong đó 1 <= n <= 100.

• Above Average - Các ô Trên Trung bình cho phạm vi đã chọn.

• Below Average - Các ô Dưới Trung bình cho phạm vi đã chọn.

Giả sử bạn muốn đánh dấu các giá trị Tổng số tiền nằm trong 5% hàng đầu.

• Chọn cột - Tổng số tiền.
• Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
• Nhấp vào Quy tắc Trên cùng / Dưới cùng trong danh sách thả xuống.
• Nhấp vào Top Ten% trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Hộp thoại Top Ten% xuất hiện.

• Trong ô Định dạng xếp hạng trong ô TOP:, hãy chỉ định điều kiện là 5%.

• Trong hộp có, hãy chọn tùy chọn định dạng là Tô màu xanh lá cây với Văn bản màu xanh lá cây đậm.

• Nhấp vào nút OK. 5% giá trị hàng đầu sẽ được đánh dấu với định dạng được chỉ định.

Thanh dữ liệu

Bạn có thể sử dụng Thanh dữ liệu màu để xem giá trị so với các giá trị khác. Chiều dài của Thanh dữ liệu thể hiện giá trị. Thanh dài hơn biểu thị giá trị cao hơn và Thanh ngắn hơn biểu thị giá trị thấp hơn. Bạn có thể sử dụng màu đồng nhất hoặc màu chuyển sắc cho Thanh dữ liệu.

• Chọn cột - Tổng số tiền.

• Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.

• Nhấp vào Thanh dữ liệu trong danh sách thả xuống.

• Nhấp vào Blue Data Bar bên dưới Gradient Fill trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Các giá trị trong cột sẽ được đánh dấu hiển thị các giá trị nhỏ, trung bình và lớn với các thanh tô màu xanh lam.

• Chọn cột - Tổng số tiền.

• Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.

• Nhấp vào Thanh dữ liệu trong danh sách thả xuống.

• Nhấp vào Thanh dữ liệu màu cam bên dưới Tô rắn trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Các giá trị trong cột sẽ được đánh dấu hiển thị các giá trị nhỏ, trung bình và lớn theo chiều cao của thanh với các thanh màu cam.

Giả sử bạn muốn làm nổi bật doanh số bán hàng so với mục tiêu bán hàng, giả sử 800000.

• Tạo cột có giá trị = [@ [Tổng số tiền]] - 800000.

• Chọn cột mới.

• Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.

• Nhấp vào Thanh dữ liệu trong danh sách thả xuống.

• Nhấp vào Thanh dữ liệu màu xanh lá cây bên dưới Gradient Fill trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Thanh Dữ liệu sẽ bắt đầu ở giữa mỗi ô và kéo dài sang bên trái cho các giá trị âm và sang bên phải cho các giá trị dương.

Như bạn có thể quan sát, các Thanh kéo dài bên phải có màu xanh lục biểu thị các giá trị dương và các Thanh kéo dài bên trái có màu đỏ biểu thị các giá trị âm.

Thang màu

Bạn có thể sử dụng Thang màu để xem giá trị trong một ô so với giá trị trong các ô khác trong một cột. Màu sắc cho biết mỗi giá trị ô nằm trong phạm vi đó. Bạn có thể có thang 3 màu hoặc 2 màu.

• Chọn cột - Tổng số tiền.

• Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.

• Nhấp vào Thang màu trong danh sách thả xuống.

• Nhấp vào Thang màu Xanh lục-Vàng-Đỏ trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Như trong trường hợp Quy tắc ô tô sáng, Thang màu sử dụng tô bóng ô để hiển thị sự khác biệt về giá trị ô. Như bạn có thể quan sát trong bản xem trước, sự khác biệt về bóng râm không dễ thấy đối với tập dữ liệu này.

• Nhấp vào Quy tắc khác trong danh sách thả xuống thứ hai.

Hộp thoại Quy tắc Định dạng mới xuất hiện.

• Bấm vào Định dạng tất cả các ô dựa trên giá trị của chúng trong hộp Chọn Loại Quy tắc.

• Trong hộp Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc, hãy chọn mục sau:

  • Chọn Thang 3 Màu trong hộp Định dạng Kiểu.

  • Dưới Điểm giữa, cho Giá trị - nhập 75.

Nhấp vào nút OK.

Như bạn có thể quan sát, với thang màu xác định, các giá trị được tô bóng rõ ràng mô tả phạm vi dữ liệu.

Bộ biểu tượng

Bạn có thể sử dụng bộ biểu tượng để hình dung sự khác biệt về số lượng. Trong Excel, bạn có một loạt các Bộ Biểu tượng -

Loại bộ biểu tượng	Bộ biểu tượng
Định hướng
Hình dạng
Các chỉ số
Xếp hạng

Như bạn có thể quan sát, một Bộ Biểu tượng bao gồm ba đến năm biểu tượng. Bạn có thể xác định tiêu chí để liên kết biểu tượng với các giá trị trong một phạm vi ô. Ví dụ: mũi tên xuống màu đỏ cho các số nhỏ, mũi tên lên màu xanh lá cây cho các số lớn và mũi tên ngang màu vàng cho các giá trị trung gian.

• Chọn cột - Tổng số tiền.

• Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.

• Nhấp vào Bộ biểu tượng trong danh sách thả xuống.

• Nhấp vào 3 Mũi tên (Màu) trong nhóm Hướng trong danh sách thả xuống thứ hai xuất hiện.

Các mũi tên màu xuất hiện trong cột đã chọn dựa trên các giá trị.

Sử dụng quy tắc tùy chỉnh

Bạn có thể xác định Quy tắc của riêng mình và định dạng một dải ô thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

• Chọn cột - Tổng số tiền.
• Bấm vào Định dạng có Điều kiện trong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu.
• Nhấp vào Quy tắc mới trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Quy tắc Định dạng mới xuất hiện.

• Bấm vào Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng, trong Hộp Chọn Loại Quy tắc.

• Trong hộp Chỉnh sửa Mô tả Quy tắc, hãy làm như sau:

  • Nhập công thức vào hộp - Định dạng các giá trị mà công thức này đúng. Ví dụ, =PercentRank.INC($E$3:$E$13,E3)>=0.7

  • Bấm vào nút Định dạng.

  • Chọn định dạng. Ví dụ: Font - đậm và Fill - cam.

  • Nhấp vào OK.

• Kiểm tra bản xem trước.

Nhấp vào OK nếu Xem trước ổn. Các giá trị trong tập dữ liệu đáp ứng công thức sẽ được đánh dấu với định dạng bạn đã chọn.

Quản lý quy tắc định dạng có điều kiện

Bạn có thể quản lý Quy tắc định dạng có điều kiện bằng cách sử dụng hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện.

Nhấp chuột Conditional Formattingtrong nhóm Kiểu trong tab Trang đầu. Nhấp vào Quản lý quy tắc trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Trình quản lý quy tắc định dạng có điều kiện xuất hiện. Bạn có thể xem tất cả các Quy tắc hiện có. Bạn có thể thêm Quy tắc mới, xóa Quy tắc và / hoặc chỉnh sửa Quy tắc để sửa đổi nó.

Nếu bạn chọn biểu đồ để hiển thị trực quan dữ liệu, biểu đồ Excel sẽ giúp bạn chọn và thay đổi các chế độ xem khác nhau. Excel cung cấp một số loại biểu đồ cho phép bạn thể hiện thông điệp bạn muốn truyền tải với dữ liệu có sẵn trong bảng điều khiển của bạn với biểu diễn đồ họa của bất kỳ tập hợp dữ liệu nào.

Ngoài ra, có một số biểu đồ tinh vi hữu ích cho một số mục đích cụ thể. Một số trong số này có sẵn trong Excel 2016. Tuy nhiên, chúng cũng có thể được tạo từ các loại biểu đồ có sẵn trong Excel 2013.

Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu về các loại biểu đồ trong Excel và khi nào sử dụng từng loại biểu đồ. Hãy nhớ rằng trong một biểu đồ trong bảng điều khiển, bạn chỉ nên truyền tải một thông báo. Nếu không, nó có thể gây nhầm lẫn trong việc giải thích. Bạn có thể định kích thước biểu đồ theo cách có thể chứa nhiều biểu đồ hơn trong trang tổng quan, mỗi biểu đồ truyền tải một thông điệp cụ thể.

Ngoài các loại biểu đồ được thảo luận trong chương này, có một số biểu đồ nâng cao nhất định được sử dụng rộng rãi để mô tả thông tin bằng các dấu hiệu trực quan. Bạn sẽ tìm hiểu về các loại biểu đồ nâng cao và cách sử dụng chúng trong chương -Advanced Excel Charts for Dashboards.

Các loại biểu đồ

Bạn có thể tìm thấy các loại biểu đồ chính sau nếu bạn có Excel 2013:

Biểu đồ cột

Biểu đồ dòng

Biểu đồ hình tròn

Biểu đồ bánh rán

Biểu đồ thanh

Biểu đồ khu vực

Biểu đồ XY (Scatter)

Biểu đồ bong bóng

Biểu đồ cổ phiếu

Biểu đồ bề mặt

Biểu đồ radar

Để tìm hiểu về các biểu đồ này, hãy tham khảo hướng dẫn - Biểu đồ Excel .

Biểu đồ kết hợp

Khi bạn có loại dữ liệu hỗn hợp, bạn có thể hiển thị nó bằng biểu đồ Combo (Kết hợp). Biểu đồ có thể chỉ có Trục dọc chính hoặc kết hợp Trục dọc chính và Trục phụ. Bạn sẽ tìm hiểu về biểu đồ Combo trong phần sau.

Chọn loại biểu đồ thích hợp

Để hiển thị dữ liệu bằng biểu đồ trong trang tổng quan của bạn, trước tiên hãy xác định mục đích của biểu đồ. Khi bạn đã rõ những gì bạn muốn thể hiện bằng biểu đồ, bạn có thể chọn loại biểu đồ tốt nhất mô tả thông điệp của mình.

Sau đây là một số gợi ý về việc chọn loại biểu đồ:

• Nếu bạn muốn so sánh các giá trị dữ liệu, bạn có thể chọn biểu đồ thanh, biểu đồ hình tròn, biểu đồ đường hoặc biểu đồ phân tán.

• Nếu bạn muốn hiển thị phân phối, bạn có thể làm như vậy với biểu đồ cột, biểu đồ phân tán hoặc biểu đồ đường.

• Nếu bạn muốn hiển thị xu hướng theo thời gian, bạn có thể sử dụng biểu đồ đường.

• Nếu bạn muốn thể hiện các phần của tổng thể, biểu đồ hình tròn có thể là một lựa chọn. Tuy nhiên, trong khi bạn sử dụng biểu đồ hình tròn, hãy nhớ rằng chỉ có hai đến ba điểm dữ liệu khác nhau với các giá trị dữ liệu rất khác nhau có thể được mô tả một cách hiệu quả với các kích thước khác nhau của các lát Hình tròn. Nếu bạn cố gắng mô tả nhiều điểm dữ liệu hơn trong biểu đồ Hình tròn, thì có thể khó rút ra được phép so sánh.

• Bạn có thể sử dụng biểu đồ Phân tán nếu bất kỳ mục đích nào sau đây là

  • Bạn muốn thể hiện sự tương đồng giữa các tập dữ liệu lớn thay vì sự khác biệt giữa các điểm dữ liệu.

  • Bạn muốn so sánh nhiều điểm dữ liệu mà không liên quan đến thời gian. Bạn càng đưa nhiều dữ liệu vào biểu đồ Phân tán, bạn có thể thực hiện so sánh càng tốt.

• Biểu đồ được Đề xuất trong Excel giúp bạn tìm loại biểu đồ phù hợp với dữ liệu của mình.

Trong Excel, bạn có thể tạo biểu đồ với một loại biểu đồ và sửa đổi nó sau này một cách dễ dàng.

Hiển thị Xu hướng với Đường gấp khúc trong Bảng

Đường gấp khúc là các biểu đồ nhỏ được đặt trong các ô đơn lẻ, mỗi ô đại diện cho một hàng dữ liệu mà bạn lựa chọn. Họ cung cấp một cách nhanh chóng để xem xu hướng. Trong Excel, bạn có thể có Đường gấp khúc, Đường gấp khúc cột hoặc Đường gấp khúc Win / Loss.

Bạn có thể thêm Biểu đồ thu nhỏ vào bảng của mình một cách nhanh chóng bằng công cụ Phân tích nhanh.

• Xác định dữ liệu mà bạn muốn thêm Biểu đồ thu nhỏ.

• Giữ một cột trống ở phía bên phải của dữ liệu và đặt tên cho cột. Các đường gấp khúc sẽ được đặt trong cột này.

• Chọn dữ liệu.

Nút công cụ Phân tích nhanh

xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải của dữ liệu bạn đã chọn.

• Bấm vào

  
  nút Phân tích nhanh . Công cụ Phân tích nhanh xuất hiện.

• Nhấp vào SPARKLINES. Tùy chọn biểu đồ xuất hiện.

• Nhấp vào Dòng. Biểu đồ Dòng sẽ được hiển thị cho mỗi hàng trong dữ liệu đã chọn.

• Nhấp vào Cột. Biểu đồ Cột sẽ được hiển thị cho mỗi hàng trong dữ liệu đã chọn.

Biểu đồ Thắng / Thua không phù hợp với dữ liệu này. Hãy xem xét dữ liệu sau để hiểu biểu đồ Thắng / Thua trông như thế nào.

Sử dụng biểu đồ kết hợp để so sánh

Bạn có thể sử dụng biểu đồ Kết hợp để kết hợp hai hoặc nhiều loại biểu đồ nhằm so sánh giá trị dữ liệu của các danh mục khác nhau, nếu phạm vi dữ liệu thay đổi đáng kể. Với Trục phụ để mô tả phạm vi dữ liệu khác, biểu đồ sẽ dễ đọc hơn và nắm bắt thông tin nhanh chóng.

Tinh chỉnh biểu đồ nhanh chóng

Bạn có thể tinh chỉnh các bảng xếp hạng một cách nhanh chóng bằng cách sử dụng ba nút

, và xuất hiện bên cạnh các góc trên bên phải của biểu đồ.

• Với Phần

  
  tử biểu đồ, bạn có thể thêm hoặc xóa trục, tiêu đề trục, chú giải, nhãn dữ liệu, đường lưới, thanh lỗi, v.v. vào biểu đồ.

• Với

  
  Kiểu biểu đồ, bạn có thể tùy chỉnh giao diện của biểu đồ bằng cách định dạng kiểu và màu sắc biểu đồ.

• Với

  
  Bộ lọc biểu đồ, bạn có thể chỉnh sửa động các điểm dữ liệu (giá trị) và tên hiển thị trên biểu đồ đang được hiển thị.

• Bạn có thể chọn / bỏ chọn Phần tử biểu đồ.

• Bạn có thể định dạng Gridlines để hiển thị trục chiều sâu.

• Bạn có thể đặt Kiểu biểu đồ.

• Bạn có thể chọn một bảng màu cho biểu đồ của mình.

• Bạn có thể chọn động các giá trị và tên để hiển thị.

  • Giá trị là chuỗi dữ liệu và danh mục.

  • Tên là tên của chuỗi dữ liệu (cột) và danh mục (hàng).

Sử dụng nhãn dữ liệu thẩm mỹ

Bạn có thể có các Nhãn dữ liệu thẩm mỹ và có ý nghĩa.

Bạn có thể đặt Nhãn dữ liệu ở bất kỳ vị trí nào đối với các điểm dữ liệu.

Bạn có thể định dạng Nhãn dữ liệu với nhiều tùy chọn khác nhau, bao gồm cả các hiệu ứng.

Bạn có thể thay đổi Nhãn dữ liệu thành bất kỳ hình dạng nào.

Nhãn dữ liệu có thể có các kích thước khác nhau. Bạn có thể thay đổi kích thước từng nhãn Dữ liệu để văn bản trong đó hiển thị.

Bạn có thể bao gồm văn bản từ các điểm dữ liệu hoặc bất kỳ văn bản nào khác cho bất kỳ Nhãn dữ liệu nào để làm cho chúng có thể làm mới và do đó động.

Bạn có thể kết nối các Nhãn dữ liệu với các điểm dữ liệu của chúng bằng các Đường dẫn.

Bạn có thể đặt Nhãn dữ liệu với Đường dẫn ở bất kỳ khoảng cách nào từ các điểm dữ liệu bằng cách di chuyển chúng.

Bạn có thể định dạng Dòng dẫn để làm cho chúng dễ thấy.

Bạn có thể chọn bất kỳ tùy chọn nào trong số này để hiển thị Nhãn dữ liệu trên biểu đồ dựa trên dữ liệu của bạn và những gì bạn muốn làm nổi bật.

Nhãn Dữ liệu vẫn giữ nguyên vị trí, ngay cả khi bạn chuyển sang một loại biểu đồ khác. Tuy nhiên, hãy hoàn thiện loại biểu đồ trước khi định dạng bất kỳ phần tử biểu đồ nào, bao gồm cả Nhãn dữ liệu.

Sử dụng Đường xu hướng trong Biểu đồ

Bạn có thể mô tả dự báo kết quả trong biểu đồ bằng Đường xu hướng.

Sử dụng hình dạng trong biểu đồ

Bạn có thể chèn các loại Hình dạng khác nhau trong biểu đồ của mình. Sau khi bạn chèn một Hình dạng, bạn có thể thêm Văn bản vào đó bằng Chỉnh sửa Văn bản. Bạn có thể Chỉnh sửa Hình dạng bằng Thay đổi Hình dạng và / hoặc Chỉnh sửa Điểm.

Bạn có thể thay đổi Kiểu của Hình dạng, chọn Màu tô Hình dạng, Định dạng Đường viền Hình dạng và thêm Hiệu ứng Hình ảnh cho Hình dạng.

Sử dụng hình trụ, hình nón và kim tự tháp

Trong biểu đồ Cột 3-D, theo mặc định, bạn sẽ có các hộp.

Để làm cho biểu đồ của bạn dễ thấy hơn trong trang tổng quan, bạn có thể chọn các hình dạng cột 3-D khác như hình trụ, hình nón, hình chóp, v.v. Bạn có thể chọn các hình dạng này trong ngăn Định dạng chuỗi dữ liệu.

Các cột có hình kim tự tháp

Các cột có dạng hình trụ

Các cột có hình nón

Sử dụng Hình ảnh trong Biểu đồ

Bạn có thể tạo điểm nhấn hơn cho bản trình bày dữ liệu của mình bằng cách sử dụng Hình ảnh thay cho Cột.

Nếu bạn có nhiều dữ liệu hơn để hiển thị trên trang tổng quan không vừa với một màn hình, bạn có thể chọn sử dụng các điều khiển Excel đi kèm như một phần của Excel Visual Basic. Các điều khiển thường được sử dụng nhất là thanh cuộn, nút radio và hộp kiểm. Bằng cách kết hợp những thứ này vào trang tổng quan, bạn có thể làm cho nó tương tác và cho phép người dùng xem các khía cạnh khác nhau của dữ liệu theo các lựa chọn có thể.

Bạn có thể cung cấp các điều khiển tương tác như thanh cuộn, hộp kiểm và nút radio trong trang tổng quan của mình để tạo điều kiện cho người nhận xem động các khía cạnh khác nhau của dữ liệu được hiển thị dưới dạng kết quả. Bạn có thể quyết định một bố cục cụ thể của trang tổng quan cùng với những người nhận và sử dụng cùng một bố cục sau đó trở đi. Các điều khiển tương tác trong Excel rất dễ sử dụng và không yêu cầu bất kỳ chuyên môn nào về Excel.

Các điều khiển tương tác trong Excel sẽ có sẵn trong tab DEVELOPER trên Ribbon.

Nếu bạn không tìm thấy tab DEVELOPER trên Ribbon, hãy làm như sau:

• Bấm vào Tùy chỉnh ruy-băng trong hộp Tùy chọn Excel.
• Chọn Tab chính trong hộp Tùy chỉnh ruy-băng.
• Chọn hộp Nhà phát triển trong danh sách Tab chính.

• Nhấp vào OK. Bạn sẽ tìm thấy tab DEVELOPER trên Ribbon.

Thanh cuộn trong Trang tổng quan

Một trong những tính năng của bất kỳ bảng điều khiển nào là mỗi thành phần trong bảng điều khiển càng nhỏ gọn càng tốt. Giả sử kết quả của bạn trông như sau:

Nếu bạn có thể trình bày bảng này bằng một thanh cuộn như dưới đây, thì việc duyệt qua dữ liệu sẽ dễ dàng hơn.

Bạn cũng có thể có Đường mục tiêu động trong Biểu đồ thanh với thanh cuộn. Khi bạn di chuyển thanh cuộn lên và xuống, Đường mục tiêu di chuyển lên và xuống và những thanh vượt qua Đường mục tiêu sẽ được đánh dấu.

Trong các phần sau, bạn sẽ học cách tạo một thanh cuộn và cách tạo một dòng mục tiêu động được liên kết với một thanh cuộn. Bạn cũng sẽ học cách hiển thị nhãn động trong thanh cuộn.

Tạo thanh cuộn

Để tạo thanh cuộn cho bảng, trước tiên hãy sao chép tiêu đề của các cột vào vùng trống trên trang tính như hình dưới đây.

• Chèn thanh cuộn.

  • Bấm vào tab NHÀ PHÁT TRIỂN trên Ruy-băng.

  • Bấm vào Chèn trong nhóm Điều khiển.

  • Nhấp vào biểu tượng Thanh cuộn bên dưới Điều khiển biểu mẫu trong danh sách biểu tượng thả xuống.

• Đưa con trỏ đến cột I và kéo xuống để chèn thanh cuộn dọc.

• Điều chỉnh chiều cao và chiều rộng của thanh cuộn và căn chỉnh nó với bảng.

• Nhấp chuột phải vào thanh cuộn.

• Nhấp vào Kiểm soát định dạng trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Định dạng Kiểm soát xuất hiện.

• Bấm vào tab Điều khiển.

• Nhập nội dung sau vào các hộp xuất hiện.

• Nhấp vào nút OK. Thanh cuộn đã sẵn sàng để sử dụng. Bạn đã chọn ô O2 làm liên kết ô cho thanh cuộn, sẽ nhận các giá trị từ 0 - 36, khi bạn di chuyển thanh cuộn lên và xuống. Tiếp theo, bạn phải tạo bản sao dữ liệu trong bảng với tham chiếu dựa trên giá trị trong ô O2.

• Trong ô K3, gõ như sau:

  = OFFSET (Tóm tắt [@ [S. No.]], $ O $ 2,0).

• Nhấn nút Enter. Điền vào các ô trong cột sao chép công thức.

• Điền vào các ô trong các cột khác sao chép công thức.

Bảng động và có thể cuộn của bạn đã sẵn sàng để được sao chép vào trang tổng quan của bạn.

• Di chuyển thanh cuộn xuống.

Như bạn có thể quan sát, giá trị trong liên kết ô - thanh cuộn thay đổi và dữ liệu trong bảng được sao chép dựa trên giá trị này. Tại một thời điểm, 12 hàng dữ liệu được hiển thị.

• Kéo thanh cuộn xuống dưới cùng.

12 hàng cuối cùng của dữ liệu được hiển thị dưới dạng giá trị hiện tại là 36 (như được hiển thị trong ô O2) và 36 là giá trị lớn nhất mà bạn đã đặt trong hộp thoại Điều khiển biểu mẫu.

Bạn có thể thay đổi vị trí tương đối của bảng động, thay đổi số hàng được hiển thị tại một thời điểm, liên kết ô với thanh cuộn, v.v. dựa trên yêu cầu của bạn. Như bạn đã thấy ở trên, chúng cần được đặt trong hộp thoại Điều khiển định dạng.

Tạo đường mục tiêu động và tương tác

Giả sử bạn muốn hiển thị khu vực bán hàng thông minh trong 6 tháng qua. Bạn cũng đã đặt mục tiêu cho mỗi tháng.

Bạn có thể làm như sau:

• Tạo một biểu đồ cột hiển thị tất cả thông tin này.
• Tạo Dòng Mục tiêu trên các cột.
• Làm cho Dòng mục tiêu trở nên tương tác với một thanh cuộn.
• Làm cho Đường mục tiêu động thiết lập các giá trị mục tiêu trong dữ liệu của bạn.
• Đánh dấu các giá trị đáp ứng mục tiêu.

Tạo biểu đồ cột hiển thị tất cả thông tin này

Chọn dữ liệu. Chèn biểu đồ cột theo cụm.

Tạo Dòng Mục tiêu trên các cột

Thay đổi loại biểu đồ thành kết hợp. Chọn loại biểu đồ làm Đường cho chuỗi Mục tiêu và Cột theo cụm cho phần còn lại của chuỗi.

Tạo bảng cơ sở cho Dòng mục tiêu. Bạn sẽ làm cho điều này động sau.

Thay đổi các giá trị chuỗi dữ liệu cho Dòng mục tiêu thành cột Mục tiêu trong bảng trên.

Nhấp vào nút OK.

Thay đổi cách phối màu cho Cột được Nhóm. Thay đổi Dòng Mục tiêu thành một đường chấm màu xanh lá cây.

Làm cho Dòng mục tiêu trở nên tương tác với một thanh cuộn

• Chèn một thanh cuộn và đặt nó bên dưới biểu đồ và kích thước nó kéo dài từ tháng Giêng đến tháng Sáu.

• Nhập các tham số của thanh cuộn vào hộp thoại Điều khiển Định dạng.

• Tạo một bảng có hai cột - Tháng và Mục tiêu.

• Nhập các giá trị dựa trên bảng dữ liệu và liên kết ô thanh cuộn.

Bảng này hiển thị Tháng và Mục tiêu tương ứng dựa trên vị trí thanh cuộn.

Làm cho Dòng mục tiêu động thiết lập các giá trị mục tiêu trong dữ liệu của bạn

Bây giờ, bạn đã thiết lập để làm cho Đường mục tiêu của bạn động.

• Thay đổi giá trị cột Mục tiêu trong bảng cơ sở bạn đã tạo cho Dòng Mục tiêu bằng cách nhập = $ G $ 12 vào tất cả các hàng.

Như bạn đã biết, ô G12 hiển thị giá trị Mục tiêu động.

Như bạn có thể quan sát, Dòng Mục tiêu di chuyển dựa trên thanh cuộn.

Đánh dấu các giá trị đáp ứng mục tiêu

Đây là bước cuối cùng. Bạn muốn làm nổi bật các giá trị đáp ứng mục tiêu tại bất kỳ thời điểm nào.

• Thêm các cột vào phía bên phải của bảng dữ liệu của bạn - Kết quả phía Đông, Kết quả phía Bắc, Kết quả phía Nam và Kết quả phía Tây.

• Trong ô H3, nhập công thức sau:

  = IF (D3> = $ G $ 12, D3, NA ())

• Sao chép công thức vào các ô khác trong bảng. Thay đổi kích thước bảng.

Như bạn có thể quan sát, các giá trị trong các cột - Kết quả phía Đông, Kết quả phía Bắc, Kết quả phía Nam và Kết quả phía Tây thay đổi động dựa trên thanh cuộn (tức là Giá trị mục tiêu). Các giá trị lớn hơn hoặc bằng Mục tiêu được hiển thị và các giá trị khác chỉ là # N / A.

• Thay đổi Phạm vi dữ liệu biểu đồ để bao gồm các cột mới được thêm vào bảng dữ liệu.

• Nhấp vào Thay đổi loại biểu đồ.

• Làm cho chuỗi Mục tiêu là Dòng và phần còn lại là Cột Cụm.

• Đối với chuỗi dữ liệu mới được thêm vào, hãy chọn Trục phụ.

• Định dạng chuỗi dữ liệu theo cách sao cho chuỗi East, North, South và West có màu tô là màu cam và chuỗi East-Results, North-Results, South-Results và WestResults có màu tô xanh lục.

• Nhập Nhãn dữ liệu cho Dòng mục tiêu và làm cho nó động với tham chiếu ô đến giá trị Tháng trong bảng dữ liệu động.

Biểu đồ của bạn với Đường mục tiêu động đã sẵn sàng để đưa vào trang tổng quan.

Bạn có thể xóa trục phụ vì nó không bắt buộc. Khi bạn di chuyển thanh cuộn, Dòng mục tiêu sẽ di chuyển và các Thanh sẽ được đánh dấu tương ứng. Dòng Mục tiêu cũng sẽ có Nhãn hiển thị Tháng.

Các nút tùy chọn Excel (Radio)

Các nút radio thường được sử dụng để chọn một tùy chọn từ một nhóm tùy chọn nhất định. Nó luôn được mô tả bằng một vòng tròn nhỏ, sẽ có một dấu chấm trong đó khi được chọn. Khi bạn có một tập hợp các nút radio, bạn chỉ có thể chọn một trong số chúng.

Trong Excel, các nút Radio được gọi là Nút tùy chọn.

Bạn có thể sử dụng các Nút tùy chọn Excel trong biểu đồ để chọn các chi tiết dữ liệu cụ thể mà người đọc muốn xem. Ví dụ, trong ví dụ ở phần trước, bạn đã tạo một thanh cuộn để lấy Dòng mục tiêu động với các giá trị mục tiêu dựa trên Tháng. Bạn có thể sử dụng các Nút tùy chọn để chọn Tháng và do đó làm giá trị mục tiêu, và đặt Đường mục tiêu dựa trên giá trị mục tiêu. Sau đây sẽ là các bước -

• Tạo một biểu đồ cột hiển thị tất cả thông tin này.
• Tạo Dòng Mục tiêu trên các cột.
• Làm cho Dòng mục tiêu tương tác với các Nút tùy chọn.
• Làm cho Đường mục tiêu động thiết lập các giá trị mục tiêu trong dữ liệu của bạn.
• Đánh dấu các giá trị đáp ứng mục tiêu.

Bước 1 và bước 2 tương tự như trong trường hợp trước. Đến cuối bước thứ hai, bạn sẽ có biểu đồ sau.

Làm cho Dòng mục tiêu tương tác với các Nút tùy chọn

• Chèn một nút tùy chọn.

  • Bấm vào tab NHÀ PHÁT TRIỂN trên Ruy-băng.

  • Bấm vào Chèn trong nhóm Điều khiển.

  • Nhấp vào biểu tượng Nút tùy chọn bên dưới Điều khiển biểu mẫu trong danh sách biểu tượng thả xuống.

Đặt nó ở góc trên cùng bên phải của biểu đồ.

Nhấp chuột phải vào nút Tùy chọn. Nhấp vào tùy chọn Kiểm soát Định dạng trong danh sách thả xuống.

Nhập các tham số của Nút Tùy chọn trong hộp thoại Đối tượng Định dạng, trong tab Điều khiển.

Ô F10 được liên kết với Nút tùy chọn. Tạo 5 bản sao của Nút tùy chọn theo chiều dọc.

Như bạn có thể quan sát, tất cả các Nút tùy chọn có cùng tên, được gọi là Tên phụ đề. Tuy nhiên, bên trong Excel sẽ có các tên khác nhau cho các Nút tùy chọn này, bạn có thể xem các tên này trong hộp Tên. Hơn nữa, vì Nút tùy chọn 1 được đặt để liên kết với ô F10, tất cả các bản sao cũng tham chiếu đến cùng một ô.

Nhấp vào bất kỳ Nút tùy chọn nào.

Như bạn có thể quan sát, số trong ô được liên kết sẽ thay đổi thành số sê-ri của Nút tùy chọn. Đổi tên các Nút tùy chọn thành tháng 1, 2, 3, 4, 5 và 6.

Tạo một bảng có hai cột - Tháng và Mục tiêu. Nhập các giá trị dựa trên bảng dữ liệu và liên kết ô thanh cuộn.

Bảng này hiển thị Tháng và Mục tiêu tương ứng dựa trên Nút Tùy chọn đã chọn.

Làm cho Dòng mục tiêu động thiết lập các giá trị mục tiêu trong dữ liệu của bạn

Bây giờ, bạn đã thiết lập để làm cho Đường mục tiêu của bạn động.

• Thay đổi giá trị cột Mục tiêu trong bảng cơ sở bạn đã tạo cho Dòng Mục tiêu bằng cách nhập = $ G $ 12 vào tất cả các hàng.

Như bạn đã biết, ô G12 hiển thị giá trị Mục tiêu động.

Như bạn có thể quan sát, Dòng Mục tiêu được hiển thị dựa trên Nút Tùy chọn đã chọn.

Đánh dấu các giá trị đáp ứng mục tiêu

Đây là bước cuối cùng. Bạn muốn làm nổi bật các giá trị đáp ứng mục tiêu tại bất kỳ thời điểm nào.

• Thêm các cột vào phía bên phải của bảng dữ liệu của bạn - Kết quả phía Đông, Kết quả phía Bắc, Kết quả phía Nam và Kết quả phía Tây.

• Trong ô H3, nhập công thức sau:

  = IF (D3> = $ G $ 12, D3, NA ())

• Sao chép công thức vào các ô khác trong bảng. Thay đổi kích thước bảng.

Như bạn có thể quan sát, các giá trị trong các cột - Kết quả phía Đông, Kết quả phía Bắc, Kết quả phía Nam và Kết quả phía Tây thay đổi động dựa trên thanh cuộn (tức là Giá trị mục tiêu). Các giá trị lớn hơn hoặc bằng Mục tiêu được hiển thị và các giá trị khác chỉ là # N / A.

• Thay đổi Phạm vi dữ liệu biểu đồ để bao gồm các cột mới được thêm vào bảng dữ liệu.

• Nhấp vào Thay đổi loại biểu đồ.

• Làm cho chuỗi Mục tiêu là Dòng và phần còn lại là Cột Cụm.

• Đối với chuỗi dữ liệu mới được thêm vào, hãy chọn Trục phụ.

• Định dạng chuỗi dữ liệu theo cách sao cho chuỗi East, North, South và West có màu tô là màu cam và chuỗi East-Results, North-Results, South-Results và WestResults có màu tô xanh lục.

• Thêm Nhãn dữ liệu động vào Dòng mục tiêu với giá trị từ ô $ G $ 12.

• Xóa trục phụ vì nó không bắt buộc.

• Trong tab CHẾ ĐỘ XEM trên Ruy-băng, bỏ chọn hộp Đường lưới.

• Thay đổi tùy chọn Nhãn thành Cao trong các tùy chọn Trục Định dạng. Điều này sẽ dịch chuyển Nhãn trục dọc sang bên phải, làm cho Nhãn dữ liệu đường mục tiêu của bạn dễ thấy.

Biểu đồ của bạn với Đường mục tiêu động và các Nút tùy chọn đã sẵn sàng để đưa vào trang tổng quan.

Khi bạn chọn Nút tùy chọn, Dòng mục tiêu được hiển thị theo giá trị mục tiêu của Tháng đã chọn và các Thanh sẽ được đánh dấu tương ứng. Dòng Mục tiêu cũng sẽ có Nhãn dữ liệu hiển thị giá trị mục tiêu.

Hộp kiểm Excel

Hộp kiểm thường được sử dụng để chọn một hoặc nhiều tùy chọn từ một nhóm tùy chọn nhất định. Hộp kiểm luôn được mô tả bằng các hình vuông nhỏ, sẽ có dấu tích khi được chọn. Khi bạn có một bộ Hộp kiểm, bạn có thể chọn bất kỳ số nào trong số chúng. Ví dụ,

Bạn có thể sử dụng Hộp kiểm Excel trong biểu đồ để chọn dữ liệu cụ thể mà người đọc muốn xem. Ví dụ, trong ví dụ ở phần trước, bạn đã tạo biểu đồ cột hiển thị dữ liệu của 4 khu vực - Đông, Bắc, Nam và Tây. Bạn có thể sử dụng Hộp kiểm để chọn Khu vực mà dữ liệu được hiển thị. Bạn có thể chọn bất kỳ số lượng Khu vực cùng một lúc.

Bạn có thể bắt đầu với bước cuối cùng của phần trước -

• Chèn Hộp kiểm.

  • Bấm vào tab NHÀ PHÁT TRIỂN trên Ruy-băng.

  • Bấm vào Chèn trong nhóm Điều khiển.

  • Nhấp vào biểu tượng Hộp kiểm bên dưới Điều khiển biểu mẫu trong danh sách biểu tượng thả xuống.

• Đặt nó ở góc trên cùng bên trái của biểu đồ.

• Thay đổi tên của Hộp kiểm thành Đông.

• Nhấp chuột phải vào hộp kiểm. Nhấp vào Kiểm soát định dạng trong danh sách thả xuống.

• Nhập các tham số Hộp kiểm trong hộp thoại Điều khiển định dạng, trong tab Điều khiển.

• Nhấp vào nút OK. Bạn có thể quan sát thấy rằng trong ô được nối kết C19, TRUE sẽ được hiển thị nếu bạn chọn Hộp kiểm và FALSE sẽ được hiển thị nếu bạn bỏ chọn Hộp kiểm.

• Sao chép Hộp kiểm và dán 3 lần theo chiều ngang.

• Thay đổi tên thành Bắc, Nam và Tây.

Như bạn có thể quan sát, khi bạn sao chép Hộp kiểm, ô được liên kết vẫn giữ nguyên đối với Hộp kiểm đã sao chép. Tuy nhiên, vì Hộp kiểm có thể có nhiều lựa chọn, bạn cần làm cho các ô được liên kết khác nhau.

• Thay đổi các ô được liên kết cho Bắc, Nam và Tây thành $ C $ 20, $ C $ 21 và $ C $ 22 tương ứng.

Bước tiếp theo là chỉ có dữ liệu của các Khu vực đã chọn trong Biểu đồ.

• Tạo cấu trúc bảng như sau:

• Gõ = IF ($ C $ 19, H3, NA ()) vào ô C21.
• Nhập = IF ($ D $ 19, I3, NA ()) vào ô D21.
• Gõ = IF ($ E $ 19, J3, NA ()) vào ô E21.
• Gõ = IF ($ F $ 19, K3, NA ()) vào ô F21.
• Điền vào các hàng khác trong bảng.

• Thêm cột Mục tiêu.

• Thay đổi dữ liệu Biểu đồ thành bảng này.

Biểu đồ hiển thị dữ liệu cho các Khu vực đã chọn nhiều hơn giá trị mục tiêu được đặt cho Tháng đã chọn.

Bạn biết rằng biểu đồ hữu ích trong việc truyền tải thông điệp dữ liệu của bạn một cách trực quan. Ngoài các loại biểu đồ có sẵn trong Excel, có một số biểu đồ ứng dụng được sử dụng rộng rãi đã trở nên phổ biến. Một số trong số này cũng được bao gồm trong Excel 2016.

Trong trường hợp bạn đang sử dụng Excel 2013 hoặc các phiên bản cũ hơn, vui lòng tham khảo hướng dẫn - Biểu đồ Excel nâng cao để tìm hiểu về các biểu đồ này và cách tạo chúng với các loại biểu đồ tích hợp sẵn.

Các loại biểu đồ Excel nâng cao

Các loại biểu đồ Excel nâng cao sau sẽ rất hữu ích để đưa vào trang tổng quan của bạn -

Biểu đồ thác nước

Biểu đồ thác nước là lý tưởng để hiển thị cách bạn đạt được giá trị ròng, chẳng hạn như thu nhập ròng, bằng cách chia nhỏ tác động tích lũy của những đóng góp tích cực và tiêu cực.

Biểu đồ ban nhạc

Biểu đồ dải phù hợp để biểu diễn dữ liệu trong một khoảng thời gian bằng đồ thị, giới hạn mỗi điểm dữ liệu trong một khoảng thời gian xác định. Ví dụ, kết quả khảo sát khách hàng của một sản phẩm từ các khu vực khác nhau.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một biểu đồ trong đó một loạt các đường ngang thể hiện khối lượng công việc được thực hiện trong những khoảng thời gian nhất định liên quan đến khối lượng công việc được lên kế hoạch cho những khoảng thời gian đó.

Biểu đồ nhiệt kế

Khi bạn phải biểu thị giá trị mục tiêu và giá trị thực tế, bạn có thể hiển thị rõ ràng các giá trị này bằng biểu đồ Nhiệt kế.

Biểu đồ đo

Biểu đồ Gauge cho thấy giá trị tối thiểu, tối đa và giá trị hiện tại mô tả bạn còn bao xa so với giá trị tối đa.

Biểu đồ Bullet

Biểu đồ gạch đầu dòng có thể được sử dụng để so sánh một thước đo với một hoặc nhiều thước đo có liên quan và liên hệ thước đo với các phạm vi định lượng xác định tuyên bố trạng thái định tính của nó, ví dụ, tốt, đạt yêu cầu và kém. Bạn cũng có thể sử dụng biểu đồ Bullet để hiển thị KPI.

Biểu đồ kênh

Biểu đồ kênh được sử dụng để hình dung sự giảm dần của dữ liệu khi nó chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác. Ví dụ: Đường ống bán hàng.

Biểu đồ Waffle

Biểu đồ Waffle là một lựa chọn tốt để hiển thị tiến độ công việc dưới dạng tỷ lệ phần trăm hoàn thành, mục tiêu đạt được so với Mục tiêu, v.v.

Bản đồ nhiệt

Bản đồ nhiệt là một biểu diễn trực quan của dữ liệu trong Bảng để làm nổi bật các điểm dữ liệu quan trọng.

Biểu đồ bước

Nếu bạn phải hiển thị các thay đổi xảy ra trong những khoảng thời gian không đều đặn giữa các lần thay đổi, biểu đồ Bước rất hữu ích.

Biểu đồ Hộp và Râu

Biểu đồ Box và Whisker thường được sử dụng trong phân tích thống kê. Ví dụ: bạn có thể sử dụng biểu đồ Hộp và Râu để so sánh kết quả thử nghiệm hoặc kết quả kỳ thi cạnh tranh.

Biểu đồ

Biểu đồ là một biểu diễn đồ họa của sự phân bố dữ liệu số và được sử dụng rộng rãi trong Phân tích Thống kê.

Biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto là một biểu đồ khác được sử dụng rộng rãi trong Phân tích Thống kê để ra quyết định. Nó đại diện cho phân tích Pareto, còn được gọi là Quy tắc 80/20, nghĩa là 80% kết quả là do 20% nguyên nhân.

Hiển thị Hiệu suất Hàng quý với Biểu đồ Bullet

Giả sử bạn phải hiển thị hiệu suất của nhóm bán hàng hàng quý trên bảng điều khiển. Dữ liệu có thể được đưa ra dưới đây.

Bạn có thể hiển thị thông tin này trên bảng điều khiển bằng cách sử dụng biểu đồ Bullet như sau:

Như bạn có thể quan sát, điều này chiếm ít không gian hơn, nhưng truyền tải được nhiều thông tin.

Hiển thị% lợi nhuận theo khu vực-khôn ngoan với biểu đồ Waffle

Giả sử bạn phải hiển thị% Lợi nhuận cho các khu vực - Đông, Bắc, Nam và Tây.

Bạn có thể hiển thị thông tin này một cách rõ ràng trên trang tổng quan của mình với biểu đồ Waffle như được hiển thị bên dưới.

Màn hình này không chỉ mô tả các giá trị mà còn là một so sánh tốt.

Nếu bạn có dữ liệu của mình trong một bảng Excel, bạn có thể tóm tắt dữ liệu theo cách được yêu cầu bằng Excel PivotTables. PivotTable là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để chia nhỏ dữ liệu. Bạn có thể theo dõi, phân tích hàng trăm nghìn điểm dữ liệu bằng một bảng nhỏ gọn có thể thay đổi động để cho phép bạn tìm các góc nhìn khác nhau của dữ liệu. Nó là một công cụ đơn giản để sử dụng, nhưng mạnh mẽ.

Excel cung cấp cho bạn một cách mạnh mẽ hơn để tạo PivotTable từ nhiều bảng, các nguồn dữ liệu khác nhau và các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nó được đặt tên là Power PivotTable hoạt động trên cơ sở dữ liệu được gọi là Mô hình Dữ liệu. Bạn sẽ biết về Power PivotTable và các công cụ điện Excel khác như Power PivotChart và Báo cáo Power View trong các chương khác.

Báo cáo PivotTables, Power PivotTables, Power PivotCharts và Power View rất hữu ích để hiển thị kết quả tóm tắt từ tập dữ liệu lớn trên trang tổng quan của bạn. Bạn có thể thành thạo PivotTable thông thường trước khi tham gia vào các công cụ điện.

Tạo PivotTable

Bạn có thể tạo PivotTable từ một dải dữ liệu hoặc từ bảng Excel. Trong cả hai trường hợp, hàng đầu tiên của dữ liệu phải chứa tiêu đề cho các cột.

Bạn có thể bắt đầu với một PivotTable trống và xây dựng nó từ đầu hoặc sử dụng lệnh PivotTables được khuyến nghị của Excel để xem trước PivotTable có thể tùy chỉnh cho dữ liệu của bạn và chọn một cái phù hợp với mục đích của bạn. Trong cả hai trường hợp, bạn có thể sửa đổi PivotTable ngay lập tức để hiểu rõ hơn về các khía cạnh khác nhau của dữ liệu.

Hãy xem xét phạm vi dữ liệu sau chứa dữ liệu bán hàng cho từng Nhân viên bán hàng, ở từng Khu vực và trong các tháng từ tháng 1, tháng 2 và tháng 3 -

Để tạo PivotTable từ dải dữ liệu này, hãy thực hiện như sau:

• Đảm bảo rằng hàng đầu tiên có tiêu đề. Bạn cần tiêu đề vì chúng sẽ là tên trường trong PivotTable của bạn.

• Đặt tên cho dải dữ liệu là SalesData_Range.

• Nhấp vào phạm vi dữ liệu - SalesData_Range.

• Bấm vào tab CHÈN trên ruy-băng.

• Bấm vào PivotTable trong nhóm Bảng.

Hộp thoại Tạo PivotTable xuất hiện.

Như bạn có thể quan sát, trong hộp thoại Tạo PivotTable, bên dưới Chọn dữ liệu bạn muốn phân tích, bạn có thể chọn Bảng hoặc Phạm vi từ sổ làm việc hiện tại hoặc sử dụng nguồn dữ liệu bên ngoài. Do đó, bạn có thể sử dụng các bước tương tự để tạo biểu mẫu PivotTable hoặc là Phạm vi hoặc Bảng.

• Nhấp vào Chọn bảng hoặc phạm vi.

• Trong hộp Bảng / Phạm vi, hãy nhập tên phạm vi - SalesData_Range.

• Bấm vào Bảng tính Mới bên dưới Chọn nơi bạn muốn đặt báo cáo PivotTable.

Bạn cũng có thể nhận thấy rằng bạn có thể chọn phân tích nhiều bảng, bằng cách thêm dải dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu. Mô hình Dữ liệu là cơ sở dữ liệu Excel Power Pivot.

• Nhấp vào nút OK. Một trang tính mới sẽ được chèn vào sổ làm việc của bạn. Trang tính mới chứa một PivotTable trống.

• Đặt tên cho trang tính - Range-PivotTable.

Như bạn có thể quan sát, danh sách Trường PivotTable xuất hiện ở phía bên phải của trang tính, chứa tên tiêu đề của các cột trong phạm vi dữ liệu. Hơn nữa, trên Ribbon, Công cụ PivotTable - PHÂN TÍCH và THIẾT KẾ xuất hiện.

Bạn cần chọn các trường PivotTable dựa trên dữ liệu bạn muốn hiển thị. Bằng cách đặt các trường vào các khu vực thích hợp, bạn có thể có được bố cục mong muốn cho dữ liệu. Ví dụ: để tóm tắt số lượng đơn đặt hàng mà nhân viên bán hàng khôn ngoan trong các tháng - tháng 1, tháng 2 và tháng 3, bạn có thể làm như sau:

• Bấm vào trường Người bán hàng trong danh sách Trường PivotTable và kéo nó vào vùng ROWS.

• Bấm vào trường Tháng trong danh sách Trường PivotTable và kéo trường đó vào vùng ROWS.

• Nhấp vào Số lượng đặt hàng và kéo nó đến khu vực ∑ VALUES.

PivotTable của bạn đã sẵn sàng. Bạn có thể thay đổi bố cục của PivotTable bằng cách kéo trường qua các vùng. Bạn có thể chọn / bỏ chọn các trường trong danh sách Trường PivotTable để chọn dữ liệu bạn muốn hiển thị.

Lọc dữ liệu trong PivotTable

Nếu bạn được yêu cầu tập trung vào một tập hợp con dữ liệu PivotTable của mình, bạn có thể lọc dữ liệu trong PivotTable dựa trên một tập hợp con các giá trị của một hoặc nhiều trường. Ví dụ trong ví dụ trên, bạn có thể lọc dữ liệu dựa trên trường Phạm vi để bạn có thể chỉ hiển thị dữ liệu cho (các) Vùng đã chọn.

Có một số cách để lọc dữ liệu trong PivotTable -

• Lọc bằng Bộ lọc Báo cáo.
• Lọc bằng Slicer.
• Lọc dữ liệu theo cách thủ công.
• Lọc bằng Bộ lọc Nhãn.
• Lọc bằng Bộ lọc giá trị.
• Lọc bằng Bộ lọc ngày.
• Lọc bằng Bộ lọc 10 hàng đầu.
• Lọc bằng Dòng thời gian.

Bạn sẽ biết cách sử dụng các Bộ lọc Báo cáo trong phần này và các Bộ lọc trong phần tiếp theo. Đối với các tùy chọn lọc khác, hãy tham khảo hướng dẫn Excel PivotTables.

Bạn có thể gán Bộ lọc cho một trong các trường để có thể thay đổi động PivotTable dựa trên các giá trị của trường đó.

• Kéo vùng trường vào vùng LỌC.
• Kéo trường Nhân viên bán hàng vào vùng ROWS.
• Kéo trường Tháng vào vùng COLUMNS.
• Kéo trường Số tiền đặt hàng vào vùng ∑ VALUES.

Bộ lọc có nhãn là Vùng xuất hiện phía trên PivotTable (trong trường hợp bạn không có hàng trống phía trên PivotTable của mình, PivotTable sẽ được đẩy xuống để tạo khoảng trống cho Bộ lọc).

Như bạn có thể quan sát,

• Giá trị nhân viên bán hàng xuất hiện trong các hàng.

• Giá trị tháng xuất hiện trong các cột.

• Bộ lọc Vùng xuất hiện ở trên cùng với mặc định được chọn là TẤT CẢ.

• Giá trị tổng kết là Tổng số tiền đặt hàng.

  • Tổng số tiền đặt hàng mà nhân viên bán hàng khôn ngoan xuất hiện trong cột Tổng số tiền.

  • Tổng của Đơn hàng Số tiền Theo tháng xuất hiện trong hàng Tổng Tổng.

• Bấm vào mũi tên trong Bộ lọc Vùng.

Danh sách thả xuống với các giá trị của trường Vùng xuất hiện.

• Chọn hộp Chọn Nhiều Mục. Các hộp kiểm sẽ xuất hiện cho tất cả các giá trị. Theo mặc định, tất cả các hộp được chọn.

• Bỏ chọn hộp (Tất cả). Tất cả các hộp sẽ không được chọn.

• Chọn các hộp - Nam và Tây.

• Nhấp vào nút OK. Dữ liệu chỉ liên quan đến các khu vực miền Nam và miền Tây sẽ được tóm tắt.

Như bạn có thể quan sát, trong ô bên cạnh Bộ lọc Vùng - (Nhiều Mục) được hiển thị, cho biết rằng bạn đã chọn nhiều hơn một giá trị. Nhưng có bao nhiêu giá trị và / hoặc giá trị nào không được biết từ báo cáo được hiển thị. Trong trường hợp này, sử dụng Slicer là một lựa chọn tốt hơn để lọc.

Sử dụng Slicer trong PivotTable

Lọc bằng Slicer có nhiều ưu điểm -

• Bạn có thể có nhiều Bộ lọc bằng cách chọn các trường cho các Bộ lọc.

• Bạn có thể trực quan hóa các trường mà Bộ lọc được áp dụng (một Bộ cắt cho mỗi trường).

• Một Slicer sẽ có các nút biểu thị các giá trị của trường mà nó đại diện. Bạn có thể nhấp vào các nút của Trình cắt để chọn / bỏ chọn các giá trị trong trường.

• Bạn có thể hình dung các giá trị của một trường được sử dụng trong Bộ lọc (các nút đã chọn được tô sáng trong Bộ cắt).

• Bạn có thể sử dụng một Slicer chung cho nhiều PivotTable và / hoặc PivotCharts.

• Bạn có thể ẩn / hiện một Slicer.

Để hiểu cách sử dụng Slicer, hãy xem xét PivotTable sau.

Giả sử bạn muốn lọc PivotTable này dựa trên các trường - Vùng và Tháng.

• Bấm vào tab PHÂN TÍCH bên dưới CÔNG CỤ CÓ THỂ BỐ TRÍ trên Ruy-băng.
• Bấm vào Chèn Slicer trong nhóm Bộ lọc.

Hộp thoại Chèn lát xuất hiện. Nó chứa tất cả các trường từ dữ liệu của bạn.

• Chọn các hộp Khu vực và Tháng.

• Nhấp vào nút OK. Các lát cắt cho mỗi trường đã chọn sẽ xuất hiện với tất cả các giá trị được chọn theo mặc định. Công cụ Slicer xuất hiện trên Ribbon để làm việc trên cài đặt Slicer, hãy xem và cảm nhận.

Như bạn có thể quan sát, mỗi Slicer có tất cả các giá trị của trường mà nó đại diện và các giá trị được hiển thị dưới dạng các nút. Theo mặc định, tất cả các giá trị của một trường được chọn và do đó tất cả các nút được đánh dấu.

Giả sử bạn muốn hiển thị PivotTable chỉ cho các vùng Nam và Tây và cho các tháng 2 và 3.

• Nhấp vào Nam trong Bộ cắt Vùng. Chỉ Nam sẽ được đánh dấu trong Slicer - Region.

• Giữ phím Ctrl và nhấp vào West trong Bộ cắt vùng.

• Nhấp vào tháng Hai trong Bộ cắt tháng.

• Giữ phím Ctrl và nhấp vào March trong Bộ cắt tháng. Các giá trị đã chọn trong Slice được tô sáng. PivotTable sẽ được tóm tắt cho các giá trị đã chọn.

Để thêm / xóa các giá trị của một trường khỏi bộ lọc, hãy nhấn giữ phím Ctrl và nhấp vào các nút đó trong Trình cắt tương ứng.

Khi tập dữ liệu của bạn lớn, bạn có thể sử dụng Excel Power Pivot có thể xử lý hàng trăm triệu hàng dữ liệu. Dữ liệu có thể nằm trong nguồn dữ liệu bên ngoài và Excel Power Pivot xây dựng Mô hình Dữ liệu hoạt động trên chế độ tối ưu hóa bộ nhớ. Bạn có thể thực hiện các tính toán, phân tích dữ liệu và đi đến một báo cáo để đưa ra kết luận và quyết định. Báo cáo có thể là Power PivotTable hoặc Power PivotChart hoặc kết hợp cả hai.

Bạn có thể sử dụng Power Pivot như một giải pháp phân tích và báo cáo đặc biệt. Do đó, một người có kinh nghiệm thực hành với Excel sẽ có thể thực hiện phân tích dữ liệu cao cấp và ra quyết định trong vài phút và là một tài sản tuyệt vời được đưa vào trang tổng quan.

Sử dụng Power Pivot

Bạn có thể sử dụng Power Pivot cho những việc sau:

• Để thực hiện phân tích dữ liệu mạnh mẽ và tạo Mô hình dữ liệu phức tạp.
• Để trộn lẫn khối lượng lớn dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau một cách nhanh chóng.
• Để thực hiện phân tích thông tin và chia sẻ thông tin chi tiết một cách tương tác.
• Để tạo các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI).
• Để tạo Power PivotTables.
• Để tạo Power PivotCharts.

Sự khác biệt giữa PivotTable và Power PivotTable

Power PivotTable giống PivotTable trong bố cục của nó, với những điểm khác biệt sau:

• PivotTable dựa trên bảng Excel, trong khi Power PivotTable dựa trên bảng dữ liệu là một phần của Mô hình Dữ liệu.

• PivotTable dựa trên một bảng Excel hoặc phạm vi dữ liệu, trong khi Power PivotTable có thể dựa trên nhiều bảng dữ liệu, miễn là chúng được thêm vào Mô hình Dữ liệu.

• PivotTable được tạo từ cửa sổ Excel, trong khi Power PivotTable được tạo từ cửa sổ PowerPivot.

Tạo Power PivotTable

Giả sử bạn có hai bảng dữ liệu - Người bán hàng và Người bán hàng trong Mô hình Dữ liệu. Để tạo Power PivotTable từ hai bảng dữ liệu này, hãy tiến hành như sau:

• Bấm vào tab Trang đầu trên Ruy-băng trong cửa sổ PowerPivot.

• Bấm vào PivotTable trên ruy-băng.

• Nhấp vào PivotTable trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Tạo PivotTable xuất hiện. Nhấp vào Trang tính mới.

Nhấp vào nút OK. Trang tính mới được tạo trong cửa sổ Excel và Power PivotTable trống xuất hiện.

Như bạn có thể quan sát, bố cục của Power PivotTable tương tự như bố cục của PivotTable.

Danh sách Trường PivotTable xuất hiện ở phía bên phải của trang tính. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy một số khác biệt so với PivotTable. Danh sách Trường Power PivotTable có hai tab - HOẠT ĐỘNG và TẤT CẢ, xuất hiện bên dưới tiêu đề và phía trên danh sách trường. TẤT CẢ tab được đánh dấu. Tab TẤT CẢ hiển thị tất cả các bảng dữ liệu trong Mô hình Dữ liệu và tab HOẠT ĐỘNG hiển thị tất cả các bảng dữ liệu được chọn cho Power PivotTable ngay tại tay.

• Bấm vào tên bảng trong danh sách Trường PivotTable bên dưới TẤT CẢ.

Các trường tương ứng với các hộp kiểm sẽ xuất hiện.

• Mỗi tên bảng sẽ có ký hiệu

  
  ở phía bên trái.

• Nếu bạn đặt con trỏ vào biểu tượng này, Nguồn Dữ liệu và Tên Bảng Mô hình của bảng dữ liệu đó sẽ được hiển thị.

• Kéo Nhân viên bán hàng từ bảng Nhân viên bán hàng vào khu vực ROWS.
• Bấm vào tab HOẠT ĐỘNG.

Trường Nhân viên bán hàng xuất hiện trong Power PivotTable và bảng Nhân viên bán hàng xuất hiện trong tab HOẠT ĐỘNG.

• Bấm vào tab TẤT CẢ.
• Nhấp vào Tháng và Số tiền Đặt hàng trong bảng Doanh số.
• Bấm vào tab HOẠT ĐỘNG.

Cả hai bảng - Người bán hàng và Người bán hàng đều xuất hiện trong tab HOẠT ĐỘNG.

• Kéo Tháng vào khu vực COLUMNS.
• Kéo Vùng vào vùng LỌC.

• Bấm vào mũi tên bên cạnh TẤT CẢ trong hộp bộ lọc Vùng.
• Nhấp vào Chọn Nhiều Mục.
• Nhấp vào Bắc và Nam.

• Nhấp vào nút OK. Sắp xếp các nhãn cột theo thứ tự tăng dần.

Power PivotTable có thể được sửa đổi động để khám phá và báo cáo dữ liệu.

Tạo Power PivotChart

Power PivotChart là một PivotChart dựa trên Mô hình Dữ liệu và được tạo từ cửa sổ Power Pivot. Mặc dù nó có một số tính năng tương tự như Excel PivotChart, nhưng có những tính năng khác làm cho nó mạnh mẽ hơn.

Giả sử bạn muốn tạo Power PivotChart dựa trên Mô hình Dữ liệu sau.

• Bấm vào tab Trang đầu trên Ruy-băng trong cửa sổ Power Pivot.
• Bấm vào PivotTable.
• Nhấp vào PivotChart trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Tạo PivotChart xuất hiện. Nhấp vào Trang tính mới.

• Nhấp vào nút OK. PivotChart trống được tạo trên một trang tính mới trong cửa sổ Excel. Trong chương này, khi chúng ta nói PivotChart, chúng ta đang đề cập đến Power PivotChart.

Như bạn có thể quan sát, tất cả các bảng trong mô hình dữ liệu được hiển thị trong danh sách Trường PivotChart.

• Bấm vào bảng Người bán hàng trong danh sách Trường PivotChart.
• Kéo các trường - Nhân viên bán hàng và Khu vực vào khu vực TRỤC.

Hai nút trường cho hai trường đã chọn xuất hiện trên PivotChart. Đây là các nút trường Axis. Việc sử dụng các nút trường là để lọc dữ liệu được hiển thị trên PivotChart.

• Kéo TotalSalesAmount từ mỗi bảng trong số 4 bảng - East_Sales, North_Sales, South_Sales và West_Sales vào khu vực ∑ VALUES.

Như bạn có thể quan sát, phần sau xuất hiện trên trang tính:

• Trong PivotChart, biểu đồ cột được hiển thị theo mặc định.
• Trong khu vực HUYỀN THOẠI, ∑ VALUES được thêm vào.
• Giá trị xuất hiện trong Chú giải trong PivotChart, với các Giá trị tiêu đề.
• Các nút Trường Giá trị xuất hiện trên PivotChart.

Bạn có thể loại bỏ chú giải và các nút trường giá trị để PivotChart trông gọn gàng hơn.

• Bấm vào

  
  nút ở góc trên cùng bên phải của PivotChart.

• Bỏ chọn Chú giải trong Phần tử biểu đồ.

• Nhấp chuột phải vào các nút trường giá trị.

• Nhấp vào Ẩn các Nút Trường Giá trị trên Biểu đồ trong danh sách thả xuống.

Các nút trường giá trị trên biểu đồ sẽ bị ẩn.

Lưu ý rằng việc hiển thị các Nút trường và / hoặc Chú giải phụ thuộc vào ngữ cảnh của PivotChart. Bạn cần quyết định những gì được yêu cầu để được hiển thị.

Như trong trường hợp của Power PivotTable, danh sách Trường Power PivotChart cũng chứa hai tab - ACTIVE và ALL. Hơn nữa, có 4 lĩnh vực -

• TRỤC (Danh mục)
• HUYỀN THOẠI (Loạt bài)
• ∑ GIÁ TRỊ
• FILTERS

Như bạn có thể quan sát, Chú giải được điền với ∑ Giá trị. Hơn nữa, các Nút Trường được thêm vào PivotChart để dễ dàng lọc dữ liệu đang được hiển thị. Bạn có thể bấm vào mũi tên trên Nút Trường và chọn / bỏ chọn các giá trị được hiển thị trong Power PivotChart.

Kết hợp Bảng và Biểu đồ

Power Pivot cung cấp cho bạn các kết hợp khác nhau của Power PivotTable và Power PivotChart để khám phá, hiển thị và báo cáo dữ liệu.

Hãy xem xét Mô hình Dữ liệu sau đây trong Power Pivot mà chúng tôi sẽ sử dụng để minh họa -

Bạn có thể có các Kết hợp Bảng và Biểu đồ sau trong Power Pivot.

• Biểu đồ và Bảng (Ngang) - bạn có thể tạo Power PivotChart và Power PivotTable, cạnh nhau theo chiều ngang trong cùng một trang tính.

Biểu đồ và Bảng (Dọc) - bạn có thể tạo Power PivotChart và Power PivotTable, bên dưới một cái khác theo chiều dọc trong cùng một trang tính.

Những kết hợp này và một số kết hợp khác có sẵn trong danh sách thả xuống xuất hiện khi bạn bấm vào PivotTable trên Ruy-băng trong cửa sổ Power Pivot.

Cấu trúc phân cấp trong Power Pivot

Bạn có thể sử dụng Cấu trúc phân cấp trong Power Pivot để thực hiện các phép tính cũng như xem chi tiết và đi sâu vào dữ liệu lồng nhau.

Hãy xem xét Mô hình Dữ liệu sau để có các minh họa trong chương này.

Bạn có thể tạo Phân cấp trong chế độ xem sơ đồ của Mô hình Dữ liệu, nhưng chỉ dựa trên một bảng dữ liệu duy nhất.

• Nhấp vào các cột - Sport, DisciplineID và Event trong bảng dữ liệu Huy chương theo thứ tự đó. Hãy nhớ rằng thứ tự rất quan trọng để tạo ra một hệ thống phân cấp có ý nghĩa.

• Nhấp chuột phải vào lựa chọn.

• Nhấp vào Tạo cấu trúc phân cấp trong danh sách thả xuống.

Trường phân cấp với ba trường được chọn khi các cấp con được tạo.

• Nhấp chuột phải vào tên hệ thống phân cấp.
• Nhấp vào Đổi tên trong danh sách thả xuống.
• Nhập một tên có ý nghĩa, chẳng hạn như EventHierarchy.

Bạn có thể tạo Power PivotTable bằng cách sử dụng phân cấp mà bạn đã tạo trong Mô hình Dữ liệu.

• Tạo Power PivotTable.

Như bạn có thể quan sát, trong danh sách Trường PivotTable, Hệ thống sự kiện xuất hiện dưới dạng một trường trong bảng Huy chương. Các trường khác trong bảng Huy chương được thu gọn và hiển thị dưới dạng Trường khác.

• Nhấp vào mũi tên
  
  phía trước EventHierarchy.
• Bấm vào mũi tên
  
  phía trước Trường khác.

Các trường trong EventHierarchy sẽ được hiển thị. Tất cả các trường trong bảng Huy chương sẽ được hiển thị dưới Trường khác.

Thêm các trường vào Power PivotTable như sau:

• Kéo EventHierarchy vào vùng ROWS.
• Kéo Huy chương vào khu vực ∑ VALUES.

Như bạn có thể quan sát, các giá trị của trường Thể thao xuất hiện trong Power PivotTable với dấu + phía trước chúng. Số huy chương cho mỗi môn thể thao được hiển thị.

• Nhấp vào dấu + trước Aquatics. Các giá trị trường DisciplineID trong Aquatics sẽ được hiển thị.

• Bấm vào con D22 hiện ra. Các giá trị trường Sự kiện trong D22 sẽ được hiển thị.

Như bạn có thể quan sát, số lượng huy chương được trao cho các Sự kiện, được tổng hợp ở cấp độ cha mẹ - DisciplineID, được tổng hợp thêm ở cấp độ cha mẹ - Thể thao.

Tính toán sử dụng cấu trúc phân cấp trong Power PivotTables

Bạn có thể tạo các phép tính bằng cách sử dụng hệ thống phân cấp trong Power PivotTable. Ví dụ trong EventsHierarchy, bạn có thể hiển thị số không. huy chương ở cấp độ trẻ em theo tỷ lệ phần trăm của số không. huy chương ở cấp độ cha mẹ của nó như sau:

• Nhấp chuột phải vào Tổng giá trị huy chương của một sự kiện.
• Nhấp vào Cài đặt Trường Giá trị trong danh sách thả xuống.

Hộp thoại Cài đặt Trường Giá trị xuất hiện.

• Bấm vào Hiển thị Giá trị Dưới dạng tab.
• Bấm vào hộp Hiển thị giá trị dưới dạng.
• Nhấp vào% của Tổng số hàng gốc.

• Nhấp vào nút OK.

Như bạn có thể quan sát, các cấp độ con được hiển thị dưới dạng phần trăm của Tổng số cấp độ cha mẹ. Bạn có thể xác minh điều này bằng cách tính tổng các giá trị phần trăm của cấp độ con của cha mẹ. Tổng sẽ là 100%.

Khoan lên và khoan xuống một hệ thống phân cấp

Bạn có thể nhanh chóng đi sâu và đi sâu về các cấp trong hệ thống phân cấp trong Power PivotTable bằng công cụ Khám phá nhanh.

• Bấm vào giá trị của trường Sự kiện trong Power PivotTable.

• Nhấp vào công cụ Khám phá nhanh -

  
  xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải của ô chứa giá trị đã chọn.

Hộp EXPLORE với tùy chọn Drill Up xuất hiện. Điều này là do từ Sự kiện, bạn chỉ có thể xem chi tiết vì không có cấp độ con nào trong đó.

• Nhấp vào Drill Up. Dữ liệu Power PivotTable được kiểm tra đến mức Kỷ luật.

• Nhấp vào công cụ Khám phá nhanh -

  
  xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải của ô chứa giá trị.

Hộp EXPLORE xuất hiện với các tùy chọn Drill Up và Drill Down được hiển thị. Điều này là do từ Kỷ luật, bạn có thể đi sâu đến Thể thao hoặc đi sâu xuống cấp Sự kiện.

Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng di chuyển lên và xuống hệ thống phân cấp trong Power PivotTable.

Sử dụng Trình cắt ghép chung

Bạn có thể chèn các Slice và chia sẻ chúng trên Power PivotTables và Power PivotCharts.

• Tạo Power PivotChart và Power PivotTable bên cạnh nhau theo chiều ngang.

• Bấm vào Power PivotChart.

• Kéo Kỷ luật từ bảng Kỷ luật sang khu vực TRỤC.

• Kéo Huy chương từ bảng Huy chương vào khu vực ∑ VALUES.

• Bấm vào Power PivotTable.

• Kéo Kỷ luật từ bảng Kỷ luật vào vùng ROWS.

• Kéo Huy chương từ bảng Huy chương vào khu vực ∑ VALUES.

• Nhấp vào tab ANALYZE trong PIVOTTABLE TOOLS trên Ribbon.
• Nhấp vào Insert Slicer.

Hộp thoại Chèn lát xuất hiện.

• Nhấp vào bảng NOC_CountryRegion và Sport in Huy chương.
• Nhấp vào OK.

Hai Slicer - NOC_CountryRegion và Sport xuất hiện.

• Sắp xếp và kích thước chúng để căn chỉnh phù hợp bên cạnh Power PivotTable như hình dưới đây.

• Nhấp vào USA trong NOC_CountryRegion Slicer.
• Nhấp vào Aquatics trong Sport Slicer.

Power PivotTable được lọc theo các giá trị đã chọn.

Như bạn có thể quan sát, Power PivotChart không được lọc. Để lọc Power PivotChart bằng các bộ lọc giống nhau, bạn có thể sử dụng cùng một Slice mà bạn đã sử dụng cho Power PivotTable.

• Nhấp vào NOC_CountryRegion Slicer.
• Bấm vào tab TÙY CHỌN trong CÔNG CỤ SLICER trên Ruy-băng.
• Nhấp vào Báo cáo kết nối trong nhóm Trình cắt.

Hộp thoại Báo cáo Kết nối xuất hiện cho Bộ cắt NOC_CountryRegion.

Như bạn có thể quan sát, tất cả Power PivotTables và Power PivotCharts trong sổ làm việc được liệt kê trong hộp thoại.

• Bấm vào Power PivotChart trong cùng một trang tính với Power PivotTable đã chọn.

• Nhấp vào nút OK.

• Lặp lại cho Sport Slicer.

Power PivotChart cũng được lọc theo các giá trị được chọn trong hai Slice.

Tiếp theo, bạn có thể thêm nhiều chi tiết hơn vào Power PivotChart và Power PivotTable.

• Bấm vào Power PivotChart.
• Kéo Giới tính vào khu vực HUYỀN THOẠI.
• Nhấp chuột phải vào Power PivotChart.
• Nhấp vào Thay đổi loại biểu đồ.
• Chọn Cột xếp chồng trong hộp thoại Thay đổi loại biểu đồ.
• Bấm vào Power PivotTable.
• Kéo Sự kiện vào vùng ROWS.
• Bấm vào tab THIẾT KẾ trong CÔNG CỤ CÓ THỂ BỐ TRÍ trên Ruy-băng.
• Nhấp vào Bố cục Báo cáo.
• Nhấp vào Biểu mẫu phác thảo trong danh sách thả xuống.

Báo cáo thẩm mỹ cho Trang tổng quan

Bạn có thể tạo các báo cáo thẩm mỹ với Power PivotTables và Power PivotCharts và đưa chúng vào trang tổng quan. Như bạn đã thấy trong phần trước, bạn có thể sử dụng các tùy chọn Bố cục Báo cáo để chọn giao diện của các báo cáo. Ví dụ với tùy chọn - Show in Outline Form và chọn Banded Rows, bạn sẽ nhận được báo cáo như hình dưới đây.

Như bạn có thể quan sát, tên trường xuất hiện thay cho Nhãn Hàng và Nhãn Cột và báo cáo trông có vẻ dễ hiểu.

Bạn có thể chọn các đối tượng mà bạn muốn hiển thị trong báo cáo cuối cùng trong ngăn Lựa chọn. Ví dụ: nếu bạn không muốn hiển thị các Slicer mà bạn đã tạo và sử dụng, bạn có thể ẩn chúng bằng cách bỏ chọn chúng trong ngăn Selection.

Excel Power View cho phép hiển thị dữ liệu tương tác khuyến khích khám phá dữ liệu đặc biệt trực quan. Hình ảnh hóa dữ liệu rất linh hoạt và năng động, do đó tạo điều kiện dễ dàng hiển thị dữ liệu với một báo cáo Power View duy nhất.

Bạn có thể xử lý các tập dữ liệu lớn trải dài hàng nghìn hàng một cách nhanh chóng khi chuyển từ trực quan này sang trực quan khác, đi sâu và tìm hiểu dữ liệu và hiển thị bản chất của dữ liệu.

Báo cáo Power View dựa trên Mô hình Dữ liệu có thể được gọi là Cơ sở dữ liệu Power View và điều đó tối ưu hóa bộ nhớ cho phép tính toán và hiển thị dữ liệu nhanh hơn. Một Mô hình Dữ liệu điển hình sẽ như hình dưới đây.

Trong chương này, bạn sẽ hiểu các tính năng nổi bật của báo cáo Power View mà bạn có thể kết hợp vào trang tổng quan của mình.

Hình ảnh hóa Power View

Power View cung cấp nhiều loại hình ảnh hóa dữ liệu khác nhau -

Bàn

Hình ảnh hóa bảng là hình ảnh đơn giản nhất và mặc định. Nếu bạn muốn tạo bất kỳ hình thức trực quan nào khác, bảng đầu tiên sẽ được tạo mà bạn cần phải chuyển đổi sang hình ảnh trực quan cần thiết bằng các tùy chọn Chuyển đổi Hình ảnh hóa.

Ma trận

Thẻ

Biểu đồ

Power View có các loại biểu đồ sau trong hình ảnh hóa:

• Biểu đồ đường
• Biểu đồ cột
• Biểu đồ cột
• Biểu đồ phân tán
• Biểu đồ bong bóng
• Biểu đồ tròn

Line Chart

Bar Chart

Column Chart

Scatter Chart and Bubble Chart

Pie Chart

Map

Map with Pie Charts

Sự kết hợp của Hình ảnh hóa Power View

Hình ảnh hóa Power View không giống như biểu đồ Excel rất mạnh mẽ vì chúng có thể được hiển thị dưới dạng kết hợp với từng biểu đồ mô tả và / hoặc làm nổi bật các kết quả quan trọng.

Ví dụ: bạn có thể có ba hình ảnh hóa trong Power View -

• Table visualization - hiển thị Quốc gia, Huy chương và Số lượng Huy chương.

• Stacked Column chart visualization - hiển thị Quốc gia, Giới tính và Số lượng Huy chương.

• Pie chart visualization - hiển thị Huy chương, Giới tính và Số lượng Huy chương.

Bản chất tương tác của biểu đồ trong hình ảnh hóa Power View

Giả sử bạn nhấp vào một lát Hình tròn trong Power View ở trên. Bạn sẽ quan sát những điều sau:

• Phần hình tròn được nhấp vào sẽ được đánh dấu trong khi phần còn lại của phần hình bánh sẽ bị mờ đi.

• Bảng sẽ chỉ hiển thị dữ liệu tương ứng với lát được đánh dấu.

• Cột Clustered sẽ đánh dấu dữ liệu tương ứng với lát được đánh dấu và phần còn lại của biểu đồ sẽ bị mờ đi.

Tính năng này giúp bạn cho phép đối tượng của mình xem kết quả từ các tập dữ liệu lớn để khám phá các điểm dữ liệu quan trọng.

Slice trong Power View

Bạn có thể sử dụng các Slice thông thường trong Power View để lọc dữ liệu được hiển thị bởi tất cả các hình ảnh hóa trong Power View.

Ví dụ: trong Power View sau đây, bạn có 2 hình ảnh hóa -

• Biểu đồ Thanh xếp chồng hiển thị Số lượng Huy chương theo Quốc gia và Huy chương.

• Biểu đồ Cột xếp chồng hiển thị Số lượng Huy chương theo Thể thao và Huy chương.

Giả sử bạn có hai Slice - một cho Giới tính và một cho Phần, dữ liệu trong cả hai biểu đồ sẽ được lọc theo các trường đã chọn trong Slice.

Các ô trong Power View

Trong Power View, Ô xếp giúp bạn chọn một điểm dữ liệu của trường và xem các giá trị tương ứng. Các ô có thể được sử dụng trong bảng, ma trận, thẻ, biểu đồ thanh xếp chồng và trực quan hóa bản đồ.

Hình ảnh hóa ô trong bảng

Xếp gạch trong trực quan hóa Ma trận

Hình ảnh xếp gạch trong thẻ

Hình ảnh xếp chồng trong biểu đồ thanh xếp chồng

Hình ảnh hóa ô trong bản đồ

Cũng có thể sử dụng gạch với sự kết hợp của các hình ảnh.

Bạn cũng có thể sử dụng tính chất tương tác của biểu đồ trong các hình ảnh trực quan như vậy.

Báo cáo Power View

Bạn có thể tạo báo cáo Power View thẩm mỹ mà bạn có thể đưa vào trang tổng quan của mình.

Điều này có thể được thực hiện bằng cách chọn nền phù hợp, chọn phông chữ, cỡ chữ, thang màu, v.v.

Các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) là các phép đo có thể định lượng được để đánh giá những gì đạt được so với các mục tiêu / mục tiêu / mục tiêu kinh doanh đã đặt ra. Trong bảng điều khiển, KPI nhất thiết phải có vị trí hiển thị trực quan nơi một người / bộ phận / tổ chức hiện đang đứng so với vị trí được cho là.

Ví dụ về KPI bao gồm những điều sau:

• Bộ phận kinh doanh của một tổ chức có thể sử dụng KPI để đo lợi nhuận gộp hàng tháng so với lợi nhuận gộp dự kiến.

• Bộ phận kế toán có thể đo lường chi tiêu hàng tháng so với doanh thu để đánh giá chi phí.

• Bộ phận nhân sự có thể đo lường doanh thu của nhân viên hàng quý.

• Các chuyên gia kinh doanh thường sử dụng KPI được nhóm lại với nhau trong thẻ điểm kinh doanh để có được bản tóm tắt lịch sử nhanh chóng và chính xác về sự thành công của doanh nghiệp hoặc để xác định xu hướng.

Trang tổng quan được xem công khai hoặc có chọn lọc hiển thị KPI được giám sát liên tục và do đó được chọn làm công cụ giám sát và báo cáo tốt nhất.

Các thành phần của KPI

KPI về cơ bản bao gồm ba thành phần:

• Giá trị cơ sở
• Giá trị mục tiêu / Mục tiêu
• Status

Mặc dù đó là Trạng thái mà một người sẽ quan tâm, Giá trị cơ sở và Giá trị mục tiêu cũng quan trọng không kém vì KPI không cần phải tĩnh và có thể trải qua các thay đổi khi thời gian diễn ra.

Trong Excel, Giá trị Cơ sở, Giá trị Mục tiêu và Trạng thái được định nghĩa như được đưa ra trong các phần sau.

Giá trị cơ sở

Giá trị cơ sở được xác định bởi một trường được tính toán phân giải thành một giá trị. Trường được tính toán đại diện cho giá trị hiện tại của mục trong hàng đó của Bảng hoặc Ma trận. Ví dụ: tổng doanh thu, lợi nhuận trong một khoảng thời gian nhất định, v.v.

Giá trị của mục tiêu

Giá trị mục tiêu (hoặc Mục tiêu) được xác định bởi trường được tính toán phân giải thành giá trị hoặc giá trị tuyệt đối. Nó là giá trị mà giá trị hiện tại được đánh giá. Đây có thể là một trong những điều sau:

• Một số cố định là mục tiêu mà tất cả các hàng phải đạt được. Ví dụ: Mục tiêu bán hàng cho tất cả các nhân viên bán hàng.

• Một trường được tính toán có thể có một mục tiêu khác nhau cho mỗi hàng. Ví dụ: Ngân sách (trường được tính toán), theo từng bộ phận trong tổ chức.

Ngưỡng trạng thái và trạng thái

Trạng thái là chỉ báo trực quan của giá trị. Excel cung cấp các cách khác nhau để hình dung Trạng thái so với Giá trị mục tiêu.

• Bạn có thể sử dụng biểu đồ Bullet để trực quan hóa KPI. Bạn có thể minh họa các ngưỡng trạng thái bằng các vùng được tô bóng của một cột và trạng thái dưới dạng một cột được xếp chồng lên các ngưỡng trạng thái.

• Bạn cũng có thể xác định và trực quan hóa KPI trong Power View.

Xác định KPI trong Excel

Để xác định KPI, bạn cần có những điều sau:

• Giá trị cơ sở
• Giá trị của mục tiêu
• Ngưỡng trạng thái (ví dụ: Kém, Tốt, Xuất sắc)

Ví dụ: để xác định KPI để theo dõi hiệu suất bán hàng, bạn cần làm như sau:

• Xác định (các) ô chứa các giá trị được tính toán của tổng doanh số. Đây là giá trị cơ bản.

• Xác định Giá trị mục tiêu có thể là tuyệt đối hoặc thay đổi.

• Xác định các ngưỡng Trạng thái giúp bạn hình dung Trạng thái.

Hình dung KPI với Biểu đồ Bullet

Bạn có thể hình dung KPI bằng biểu đồ Bullet, trong đó phần sau sẽ được mô tả rõ ràng.

• Mục tiêu
• Ngưỡng trạng thái
• Giá trị (Trạng thái)

Hình dung KPI với Power View

Bạn có thể trực quan hóa KPI được xác định trong Power View bằng các biểu tượng.

Bạn cũng có thể tạo một báo cáo thẩm mỹ trong Power View với các KPI có thể được đưa vào trang tổng quan của bạn.

Như bạn có thể quan sát, trong Power View, bạn có thể mô tả kết quả như sau:

• Trực quan hóa bảng với các biểu tượng để hiển thị trạng thái KPI.

• Hình ảnh hóa Biểu đồ thanh xếp chồng 100% mô tả tỷ lệ phần trăm đạt được đối với Mục tiêu. Bạn cũng có thể nhận thấy rằng nó cung cấp một so sánh rõ ràng về hiệu suất của tất cả các Nhân viên bán hàng.

• Hình ảnh thẻ mô tả trạng thái KPI của Nhân viên bán hàng cùng với Khu vực mà họ thuộc về. Bạn có thể tương tác cuộn qua các Ô để hiển thị kết quả cho các Khu vực khác nhau cũng sẽ cung cấp phạm vi đánh giá hiệu suất theo từng khu vực.

Trong các chương trước, bạn đã tìm hiểu về các tính năng Excel khác nhau hữu ích trong việc thiết lập trang tổng quan của bạn. Trong chương này, bạn sẽ học cách xây dựng trang tổng quan, tức là các bước bắt buộc để có được trang tổng quan. Bạn cũng sẽ biết những điều nên làm và không nên liên quan đến trang tổng quan.

Vì bất kỳ trang tổng quan nào cũng dựa trên mục đích cụ thể về điều mà khán giả quan tâm nhất, các thành phần của trang tổng quan và bố cục trang tổng quan sẽ thay đổi theo từng trường hợp.

Chuẩn bị ban đầu

Bước đầu tiên khi xây dựng bảng điều khiển là chuẩn bị ban đầu. Hãy dành một chút thời gian để hiểu những điều sau:

• Why do you need the dashboard?- Bảng điều khiển này dành cho một nhiệm vụ cụ thể, như hiển thị trạng thái của dự án hay nó cần đạt được mục tiêu rộng hơn, như đo lường hiệu quả kinh doanh? Hiểu lý do tại sao bạn đang xây dựng trang tổng quan sẽ hướng dẫn bạn thiết kế.

• What purpose the dashboard will serve?- Trang tổng quan của bạn chỉ nên đánh dấu dữ liệu làm tăng giá trị. Bạn nên hiểu dữ liệu được yêu cầu. Bất cứ điều gì bên ngoài đó là không cần thiết.

• What is the source of data?- Bạn nên hiểu dữ liệu đến từ đâu. Nó có thể chỉ là một trang tính Excel hoặc nó có thể thông qua các kết nối dữ liệu với sổ làm việc Excel của bạn từ các nguồn dữ liệu động khác nhau.

• Who is the audience for the dashboard?- Điều này dành cho người quản lý, người điều hành, bên liên quan, nhà cung cấp bên ngoài hay đối tượng chung? Hiểu các yêu cầu và sở thích của họ, chẳng hạn như họ có bao nhiêu thời gian để xem trang tổng quan, mức độ chi tiết mà họ mong đợi và cách họ muốn tìm hiểu thông tin. Ví dụ: trong khi chọn loại biểu đồ, việc biết đối tượng sẽ giúp bạn quyết định xem bạn phải hiển thị mối quan hệ giữa các giá trị hay bạn phải vẽ một so sánh cụ thể.

• Does the dashboard need to be static or dynamic?- Trang tổng quan có thể được cập nhật định kỳ, chẳng hạn như hàng tuần hoặc hàng tháng, hay nó có yêu cầu cập nhật để liên tục hợp lý hóa các thay đổi dữ liệu xảy ra ở phần phụ trợ không? Lựa chọn này sẽ thay đổi cách bạn xây dựng trang tổng quan.

• Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- Trang tổng quan có thể có quyền truy cập chỉ đọc hay bạn phải cung cấp các tính năng / điều khiển tương tác cho phép một số người khám phá dữ liệu theo yêu cầu? Lựa chọn này cũng sẽ thay đổi cách bạn xây dựng trang tổng quan.

Khi bạn có câu trả lời cho những câu hỏi này, hãy quyết định những tính năng Excel bạn cần và bạn không cần. Điều này là do mục tiêu và kiến ​​thức chuyên môn của bạn là tạo ra một trang tổng quan hiệu quả phù hợp với mục đích.

Tiếp theo, xác định các thành phần của trang tổng quan. Đây có thể là văn bản, bảng, biểu đồ, điều khiển tương tác, v.v. Quyết định bố cục bảng điều khiển với các thành phần này.

Giả lập bảng điều khiển Excel của bạn trên trang chiếu PowerPoint. Vẽ các hộp cho từng thành phần để có cảm nhận về bố cục và thêm các bản phác thảo nhanh về các thành phần mà bạn muốn đưa vào. Bạn cũng có thể làm điều này trên một mảnh giấy. Nhận sự chấp thuận cho mô hình này từ ban quản lý và / hoặc đối tượng chính trước khi bạn bắt đầu làm việc trên trang tổng quan thực tế. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian làm lại. Tuy nhiên, rất có thể bạn phải điều chỉnh một số thay đổi đối với trang tổng quan khi trang tổng quan được sử dụng và bạn nhận được phản hồi. Tuy nhiên, mô hình bảng điều khiển đã được phê duyệt là một khởi đầu thực sự tốt cho công việc của bạn.

Tổ chức Nguồn dữ liệu cho Bảng điều khiển Excel

Trước khi xây dựng bảng điều khiển trong Excel, bạn cần tổ chức nguồn dữ liệu. Trong Excel, điều này có thể thực hiện được theo nhiều cách khác nhau -

• Nếu dữ liệu chỉ là một bảng Excel, hãy thiết lập một liên kết đến sổ làm việc của bạn từ sổ làm việc nơi dữ liệu sẽ được cập nhật.

• Nếu dữ liệu từ nhiều bảng Excel hoặc nếu dữ liệu từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, thì bạn nên xây dựng Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc của mình.

Bạn có thể nhập dữ liệu vào sổ làm việc theo định kỳ hoặc thiết lập kết nối dữ liệu để làm mới dữ liệu khi nó được cập nhật, dựa trên việc trang tổng quan phải là tĩnh hay động.

Thiết lập sổ làm việc bảng điều khiển Excel

Khi bạn đã tổ chức dữ liệu, bạn cần phải cấu trúc sổ làm việc của mình. Chèn hai đến ba trang tính vào sổ làm việc - một trang tính cho trang tổng quan của bạn và một hoặc hai trang tính cho dữ liệu (dữ liệu hoặc Báo cáo PivotTable / PivotCharts hoặc Power View mà bạn có thể ẩn). Điều này sẽ giúp bạn sắp xếp và duy trì sổ làm việc Excel của mình.

Chuẩn bị dữ liệu cho Bảng điều khiển Excel

Dựa trên các lựa chọn bạn có, tức là câu trả lời bạn có cho các câu hỏi trong bước Chuẩn bị ban đầu, hãy chuẩn bị dữ liệu cho bảng điều khiển Excel. Dữ liệu có thể là bất kỳ thông tin nào sau đây:

• Kết quả từ phân tích dữ liệu
• Kết quả từ thăm dò dữ liệu
• Dữ liệu do tính toán trên dữ liệu đầu vào
• Tóm tắt dữ liệu từ PivotTables hoặc PowerPivot Table

Chọn các thành phần bảng điều khiển

Bạn đã tìm hiểu về các tính năng Excel khác nhau mà bạn có thể sử dụng trong trang tổng quan. Dựa trên yêu cầu của bạn đối với bảng điều khiển hiện có, hãy chọn bất kỳ tính năng nào sau đây của Excel cho các thành phần bảng điều khiển.

• Tables
• Sparklines
• Định dạng có điều kiện.
• Charts
• Slicers
• Kiểm soát tương tác
• PivotTables
• PivotCharts
• Bảng PowerPivot
• Biểu đồ PowerPivot
• Báo cáo Power View
• KPIs

Việc chọn các thành phần của bảng điều khiển sẽ giúp bạn căn chỉnh cho phù hợp với bố cục mô hình bảng điều khiển đã được phê duyệt.

Xác định các thành phần tĩnh và động và các thành phần sẽ được nhóm lại cho Slicer, nếu có.

Xác định các phần của Trang tổng quan để làm nổi bật

Xác định những phần của trang tổng quan cần chú ý ngay lập tức, chẳng hạn như% Hoàn thành hoặc Trạng thái hiện tại. Bạn có thể sử dụng phông chữ lớn hơn, phông chữ và màu chữ nổi bật cho những thứ này.

Quyết định lượng màu bạn muốn kết hợp trong trang tổng quan của mình. Quyết định này có thể dựa trên đối tượng của trang tổng quan. Nếu bảng điều khiển dành cho giám đốc điều hành và / hoặc người quản lý, hãy chọn màu sắc ảnh hưởng đến việc hiển thị kết quả được hiển thị. Bạn có thể thêm màu nền của bảng điều khiển để làm nổi bật các thành phần của bảng điều khiển. Bạn có thể sử dụng cùng một mã màu cho các biểu đồ tương tự hoặc các kết quả liên quan. Bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện.

Việc lựa chọn cẩn thận các phần của trang tổng quan để làm nổi bật giúp nó trở nên hiệu quả.

Xây dựng Trang tổng quan

Đây là bước quan trọng và cuối cùng trong việc tạo bảng điều khiển Excel của bạn. Bước này liên quan đến việc lắp ráp các thành phần bảng điều khiển của bạn mà bạn có thể thực hiện một cách hiệu quả và hiệu quả bằng cách sử dụng máy ảnh Excel. Bạn sẽ học cách sử dụng máy ảnh Excel trong phần tiếp theo.

Sau khi các thành phần bảng điều khiển được lắp ráp, hãy kiểm tra lại lần cuối -

• Đặt tiêu đề cho bảng điều khiển.
• Kết hợp một dấu thời gian.
• Bao gồm thông tin bản quyền, nếu được yêu cầu.

Trong một vài chương tiếp theo, bạn sẽ học cách sử dụng các bước này để tạo trang tổng quan dựa trên một số ví dụ. Không có quy tắc hoặc bố cục chung nào cho trang tổng quan ngoài một số điểm chung. Tất cả phụ thuộc vào yêu cầu của bạn. Và mục tiêu của bạn là tạo ra một bảng điều khiển hiệu quả.

Sử dụng Excel Camera

Máy ảnh Excel giúp bạn chụp ảnh nhanh từ các trang tính của bạn và đặt chúng vào một trang tính khác. Ví dụ: bạn có thể chụp một bảng có định dạng có điều kiện trên trang tính và đặt nó trên trang tổng quan của mình. Bất cứ khi nào dữ liệu được cập nhật, trang tổng quan sẽ được làm mới để hiển thị dữ liệu đã thay đổi.

Bạn có thể bao gồm máy ảnh Excel như một phần của Thanh truy cập nhanh như sau:

• Bấm chuột phải vào mũi tên nhỏ trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.
• Bấm vào Lệnh khác trong danh sách Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.

Hộp thoại Tùy chọn Excel xuất hiện.

• Nhấp vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh.
• Chọn Tất cả lệnh trong Chọn lệnh từ.
• Nhấp vào Camera trong danh sách lệnh.

• Bấm vào nút Thêm ». Máy ảnh xuất hiện ở danh sách bên phải.

• Nhấp vào nút OK. Biểu tượng máy ảnh xuất hiện trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh trong sổ làm việc của bạn.

Bạn có thể sử dụng máy ảnh Excel như sau:

• Chọn phạm vi ô sẽ được chụp.

• Nhấp vào máy ảnh trên Thanh công cụ Truy cập Nhanh.

Phạm vi ô xuất hiện với đường viền đứt nét.

• Bấm vào trang tính mà bạn muốn đặt vùng đã chụp. Nó có thể là trang bảng điều khiển của bạn.

• Bấm vào vị trí mà bạn muốn đặt nó.

Vùng được chụp sẽ xuất hiện tại điểm đó.

Bất cứ khi nào bạn thực hiện các thay đổi đối với dữ liệu ban đầu, các thay đổi sẽ được phản ánh trong trang tổng quan.

Dấu ngày và giờ trên Bảng điều khiển Excel

Bạn có thể kết hợp Ngày hoặc Dấu ngày và Giờ trên trang tổng quan của mình để hiển thị khi dữ liệu được cập nhật lần cuối. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng các hàm TODAY () và NOW () trong Excel.

Để kết hợp Dấu ngày, hãy nhập = TODAY () vào ô mà bạn muốn đặt Dấu ngày trên trang tính dữ liệu của mình.

Điều này sẽ hiển thị ngày hiện tại bất cứ khi nào sổ làm việc được cập nhật.

• Đảm bảo rằng ô nơi bạn đã nhập hàm TODAY () được định dạng theo định dạng Ngày mà bạn muốn hiển thị.

• Chụp màn hình bằng máy ảnh và đặt nó trên bảng điều khiển.

Ngày trên trang tổng quan sẽ phản ánh ngày sổ làm việc được cập nhật lần cuối.

Bạn có thể kết hợp Ngày và Dấu thời gian trên trang tổng quan của mình theo cách tương tự với hàm NOW ().

• Nhập = NOW () vào ô mà bạn muốn đặt Dấu Ngày và Giờ trên trang tính dữ liệu của mình.

• Đảm bảo rằng bạn có định dạng phù hợp cho Ngày và Giờ.
• Chụp màn hình bằng máy ảnh và đặt nó trên bảng điều khiển.

Dấu ngày và giờ sẽ được kết hợp trên trang tổng quan và sẽ phản ánh ngày và giờ khi sổ làm việc được cập nhật lần cuối.

Kiểm tra, lấy mẫu và cải tiến Trang tổng quan

Bạn cần kiểm tra trang tổng quan của mình để đảm bảo rằng nó hiển thị dữ liệu chính xác.

• Kiểm tra nó trong các tình huống có thể khác nhau.
• Kiểm tra các bản cập nhật chính xác (tĩnh hoặc động tùy theo trường hợp).
• Kiểm tra các điều khiển tương tác, nếu có.
• Kiểm tra giao diện.

Bạn có thể phải thực hiện một số lần chạy thử để đảm bảo rằng trang tổng quan của bạn như bạn muốn.

Bước tiếp theo là đánh giá trang tổng quan theo đối tượng mẫu, đặc biệt là những người đã phê duyệt trang tổng quan giả lập của bạn. Khi họ sẽ sử dụng trang tổng quan, họ chắc chắn sẽ có thông tin đầu vào về việc sử dụng và hiệu quả của nó. Phản hồi này giúp bạn đảm bảo rằng trang tổng quan của bạn có hiệu quả. Đừng ngần ngại yêu cầu phản hồi.

Sau khi bạn nhận được phản hồi, hãy nâng cao nó bằng các thay đổi bắt buộc, nếu có. Bảng điều khiển Excel của bạn đã sẵn sàng để sử dụng.

Chia sẻ Trang tổng quan

Bạn cần cung cấp bảng điều khiển Excel cho đối tượng dự kiến. Bạn có thể làm điều đó theo một số cách.

• Gửi qua thư sổ làm việc bảng điều khiển Excel (Bạn phải ẩn các trang tính khác với trang tính bảng điều khiển. Bạn cũng có thể bảo vệ sổ làm việc.).

• Lưu sổ làm việc bảng điều khiển Excel trên ổ đĩa mạng dùng chung.

• Chia sẻ bảng điều khiển trực tuyến.

Nếu bảng điều khiển Excel là tĩnh, bạn có thể gửi nó qua thư nhưng nếu nó là động hoặc có các điều khiển tương tác, thì nó phải có kết nối với dữ liệu phụ trợ và do đó yêu cầu chia sẻ trực tuyến.

Bạn có thể chia sẻ trực tuyến trang tổng quan Excel với bất kỳ tùy chọn nào sau đây:

• Microsoft OneDrive.

  • Với tài khoản Windows Live, bạn sẽ có quyền truy cập vào OneDrive, nơi bạn có thể đăng và chia sẻ tài liệu.

• Microsoft Office Online mới.

• Microsoft SharePoint.

Bạn cũng có thể lưu tệp sổ làm việc Excel dưới dạng tệp Acrobat Reader (.pdf) và đăng lên web. Tuy nhiên, một lần nữa tùy chọn này chỉ dành cho trang tổng quan tĩnh.

Mẹo để có bảng điều khiển Excel hiệu quả

Để làm cho bảng điều khiển Excel hiệu quả, bạn cần phải thực hiện một số việc nhất định và tránh một số điều. Một số mẹo để có bảng điều khiển Excel hiệu quả như sau:

• Giữ nó đơn giản.

  • Một bảng điều khiển đơn giản, dễ hiểu sẽ hiệu quả hơn nhiều so với một bảng điều khiển vui nhộn. Hãy nhớ rằng đó là dữ liệu cần được nhấn mạnh.

  • Theo Glenna Shaw, bạn cần cân bằng giữa việc làm cho bảng điều khiển của bạn đủ hấp dẫn để thu hút sự quan tâm của khán giả, nhưng không được cách điệu đến mức che khuất thông tin hiển thị.

  • Tốt hơn nên tránh các hiệu ứng 3D, độ dốc, hình dạng thừa và các tiện ích không cần thiết.

  • Nếu bạn có thể đạt được hiển thị rõ ràng với định dạng có điều kiện hoặc Biểu đồ thu nhỏ, hãy thích sử dụng Bảng thành Biểu đồ.

• Sử dụng Định dạng có Điều kiện trong Excel.

  • Sử dụng Định dạng có điều kiện trong Excel cung cấp một số tùy chọn để tự động cập nhật dựa trên các giá trị trong bảng của bạn.

• Chọn các loại biểu đồ thích hợp.

  • Hãy nhớ rằng không có quy tắc chung cho việc sử dụng một loại biểu đồ. Đôi khi các loại biểu đồ thông thường như biểu đồ cột, biểu đồ thanh, biểu đồ bánh rán, v.v. truyền tải thông điệp một cách rõ ràng hơn các biểu đồ phức tạp đang ra đời.

  • Bạn có thể sử dụng lệnh Excel Recommend Charts để đánh giá ban đầu các loại biểu đồ phù hợp.

  • Vì bạn có thể thay đổi loại biểu đồ bằng một lệnh Excel - Thay đổi Loại biểu đồ, bạn có thể xem qua để trực quan hóa màn hình và chọn biểu đồ thích hợp.

• Sử dụng các điều khiển tương tác.

  • Sử dụng các điều khiển tương tác như thanh cuộn, nút tùy chọn (radio) và hộp kiểm giúp người dùng hình dung dễ dàng và hiệu quả các khía cạnh khác nhau của dữ liệu.

• Sử dụng Mô hình Dữ liệu Excel cho Dữ liệu Lớn.

  • Nếu bạn có tập dữ liệu lớn từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, tốt hơn bạn nên sử dụng Mô hình Dữ liệu Excel có thể xử lý hàng nghìn hàng dữ liệu với tối ưu hóa bộ nhớ và có thể nhóm các bảng dữ liệu bằng các mối quan hệ.

• Chọn màu sắc thích hợp.

  • Hãy cẩn thận trong việc lựa chọn màu sắc. Sử dụng màu sắc một cách hợp pháp để tạo ra tác động vừa đủ nhưng không ghi đè mục đích của chúng. Hơn nữa, nếu khán giả có khả năng bị mù màu, hãy hạn chế sử dụng các màu Đỏ và Xanh lục. Trong những trường hợp như vậy, mặc dù các biểu tượng đèn giao thông có vẻ hiệu quả đối với dữ liệu đang được hiển thị, chúng không phù hợp với bảng điều khiển. Sử dụng thang màu xám để thay thế.

• Sử dụng Máy cắt lát.

  • Slice hiệu quả hơn danh sách thả xuống vì chúng có tác động trực quan.

  • Bạn có thể nhóm các biểu đồ, PivotTable, PivotCharts để sử dụng một Slicer chung.

• Nhóm các thành phần bảng điều khiển Excel lại với nhau.

  • Bạn có thể thêm sở thích trực quan vào trang tổng quan của mình bằng cách chèn một hình dạng, chẳng hạn như hình chữ nhật và đặt các thành phần trang tổng quan có thể được nhóm lên trên hình dạng đó. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng Trình cắt ghép thông thường, bạn có thể nhóm tất cả các thành phần bảng điều khiển dùng chung Trình cắt ghép.

• Sử dụng cấu trúc phân cấp dữ liệu Excel.

  • Nếu dữ liệu của bạn có cấu trúc phân cấp dữ liệu bẩm sinh, hãy xác định chúng trong Mô hình dữ liệu và sử dụng chúng để tương tác đi sâu và đi sâu vào dữ liệu.

• Tránh bố trí bảng điều khiển đông đúc.

  • Hãy nhớ rằng hiển thị nhiều thông tin hơn mức cần thiết sẽ khiến khán giả choáng ngợp và đánh bại sự tập trung vào mục đích thực tế.

  • Không bao gồm bất kỳ dữ liệu hoặc biểu đồ nào trong trang tổng quan của bạn, nếu bạn có thể loại bỏ nó.

  • Đây là một điểm kiểm tra quan trọng trong khi kiểm tra trang tổng quan của bạn. Đánh giá từng thành phần bảng điều khiển nếu cần và đủ.

  • Các thành phần trang tổng quan và bố cục phải hỗ trợ mục đích duy nhất của trang tổng quan của bạn.

Có thể có một số loại trang tổng quan. Không có bộ tiêu chuẩn nào cho trang tổng quan, ngoại trừ một số điều nên làm và không nên làm. Bạn có thể hiểu mục đích và sử dụng trí tưởng tượng của mình để chọn các thành phần và bố cục cho trang tổng quan của mình. Tuy nhiên, bạn cần phải ở trên cùng một trang với những người xem trang tổng quan và do đó, sở thích của họ cần được quan tâm để làm cho nó hiệu quả. Trang tổng quan có thể được sửa đổi khi thời gian diễn ra dựa trên bối cảnh và nhu cầu thay đổi.

Như bạn đã học ở các phần trước, mục đích của trang tổng quan là hiển thị hiệu quả dữ liệu cần thiết và đủ với tác động trực quan bổ sung theo yêu cầu của đối tượng tiềm năng. Bố cục của trang tổng quan và các thành phần của nó khác nhau đối với những người xem khác nhau dựa trên sở thích của họ.

Ví dụ ─ Trang tổng quan điều hành

Trong chương này, bạn sẽ tìm hiểu về một bảng điều hành mẫu. Một lần nữa, bảng điều khiển này có thể khác nhau giữa các công ty dựa trên các yêu cầu và sở thích.

Các chỉ số chính

Trang tổng quan điều hành thường tập trung vào hiệu quả kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận, khách hàng mới, v.v. Do đó, trang tổng quan điều hành về cơ bản hiển thị các KPI. Tác động trực quan cần thiết trong trường hợp này là cung cấp kết quả trong nháy mắt, không có nhiều chi tiết vì thông thường các giám đốc điều hành sẽ không có nhiều thời gian để nghiên cứu các chi tiết cụ thể trừ khi nó thực sự cần thiết.

Một giám đốc điều hành có thể là người đứng đầu công ty hoặc trưởng một bộ phận cụ thể trong một công ty lớn. Người đứng đầu công ty có thể là Giám đốc điều hành (Giám đốc điều hành) hoặc MD (Giám đốc điều hành). Giám đốc điều hành chủ yếu quan tâm đến bản tóm tắt KPIs hoạt động của các phòng ban và hiệu suất của toàn công ty.

KPI hoạt động khôn ngoan của bộ phận

Sau đây là một số ví dụ về các Phòng ban và KPI hoạt động của họ -

• Finance
  • Revenue
  • Expenses
  • Profits
• Bán hàng
  • Hiệu suất theo khu vực
  • những khách hàng mới
• Nhân sự (HR)
  • Recruitments
  • Attrition

Cấu trúc bảng điều khiển Excel

Để hiển thị KPI, hầu hết các giám đốc điều hành vẫn thích biểu đồ Gauge hơn biểu đồ Bullet. Đảm bảo các tùy chọn trước khi bạn bắt đầu thiết kế trang tổng quan.

Ví dụ về bảng điều khiển Excel Executive đơn giản có thể được hiển thị dưới đây.

Ví dụ - Bảng điều khiển quản lý dự án

Mục đích của bảng điều khiển Quản lý dự án là cung cấp trạng thái thực hiện dự án và các tính năng nổi bật của dự án sẽ có sẵn ở chế độ xem nhanh. Người quản lý dự án nên sử dụng dữ liệu mô tả này không chỉ để giám sát dự án mà còn để báo cáo cho quản lý cao nhất và khách hàng.

Các chỉ số chính

Các số liệu quan trọng trong quản lý dự án sẽ như sau:

• Trạng thái hoàn thành nhiệm vụ
• Tình trạng rủi ro
• Tình trạng vấn đề
• Ngân sách dự án so với thực tế

Các thành phần cho Tổng quan Dự án

Để có được ảnh chụp nhanh của dự án, các thành phần chính hữu ích sẽ như sau:

• Ảnh chụp kế hoạch dự án
• Trạng thái nhiệm vụ theo tỷ lệ phần trăm
• Một cái nhìn thoáng qua về rủi ro mở

Cấu trúc bảng điều khiển Excel

Một bảng điều khiển quản lý dự án Excel ví dụ như hình bên dưới.

Ví dụ - Trang tổng quan quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng liên quan đến việc kiểm tra khu vực dữ liệu một cách khôn ngoan và phân tích hàng quý để có được thông tin chi tiết về xu hướng bán hàng và dự báo bán hàng. Điều này sẽ giúp so sánh hiệu suất bán hàng với các đối thủ cạnh tranh, đánh giá đội ngũ bán hàng, xác định điểm mạnh và điểm yếu tiềm năng và lập kế hoạch cho tương lai.

Các chỉ số chính

Các Chỉ số Chính liên quan đến Quản lý Bán hàng như sau:

• Tổng doanh số bán hàng theo khu vực và hàng tháng
• Xu hướng bán hàng trong quý
• Dự báo bán hàng

Các thành phần để quản lý bán hàng

Để trình bày các Chỉ số đã cho ở trên trong một bảng điều khiển, có thể sử dụng các tính năng Excel sau:

• Bảng Excel để hiển thị Giá trị và Xu hướng Bán hàng (Đường gấp khúc).
• Bán hàng với biểu đồ Cột Cụm.
• Xu hướng bán hàng với Biểu đồ đường và Đường xu hướng - Tuyến tính.
• Dự báo bán hàng bằng Biểu đồ đường và Đường xu hướng - Dự báo tuyến tính.

Cấu trúc bảng điều khiển Excel

Một bảng điều khiển quản lý bán hàng mẫu sẽ như hình dưới đây:

Ví dụ ─ Trang tổng quan quản lý đào tạo

Ban Quản lý Đào tạo thường quan tâm đến việc có một cái nhìn tổng quan về số tiền đã chi và phạm vi đào tạo, để so sánh với các đối thủ cạnh tranh. Ngoài ra, các phản hồi đào tạo do các học viên đưa ra sẽ giúp ban lãnh đạo quyết định nơi sử dụng các nguồn lực đào tạo.

Các chỉ số chính

Các chỉ số quan trọng trong quản lý đào tạo sẽ như sau:

• Ngân sách so với Chi phí.

• Thời gian đào tạo - Dự kiến ​​so với Thực tế.

• Phạm vi đào tạo - Số người được nhắm mục tiêu so với Số người được đào tạo trên thực tế. Điều này có thể được biểu thị dưới dạng phần trăm.

• Phản hồi về đào tạo - Đối với mỗi khóa đào tạo được thực hiện, phản hồi trung bình từ các học viên, theo thang điểm 1 - 5 (1 - Thấp nhất, 5 - Cao nhất).

Các thành phần cho Bảng điều khiển Quản lý Đào tạo

Bạn có thể chọn các tính năng Excel sau làm thành phần cho trang tổng quan, dựa trên các số liệu đã cho ở trên.

• Biểu đồ thanh phân cụm cho - Ngân sách so với Chi phí.

• Biểu đồ khu vực cho - Dự kiến ​​so với thời gian đào tạo thực tế.

• Biểu đồ nhiệt kế cho - Phạm vi đào tạo - theo% thực tế so với mục tiêu là 100%.

• Biểu đồ Cột cụm cho - Phản hồi về đào tạo cho các khóa đào tạo đã thực hiện.

Cấu trúc bảng điều khiển Excel

Một bảng điều khiển Excel Quản lý Đào tạo mẫu có thể được hiển thị dưới đây:

Ví dụ ─ Trang tổng quan quản lý / hỗ trợ dịch vụ

Quản lý dịch vụ hoặc Bộ phận hỗ trợ hoặc Trợ giúp liên quan đến việc nhận phiếu dịch vụ và đưa ra giải pháp càng sớm càng tốt. Do đó, bảng điều khiển được cập nhật hàng ngày sẽ giúp tăng cường quản lý dịch vụ và do đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Các chỉ số chính

Các chỉ số chính để quản lý dịch vụ sẽ như sau:

• Số lượng vé nhận được - người hỗ trợ khôn ngoan.
• Số lượng vé đã giải quyết - hỗ trợ thông thái
• Trung bình Tốc độ phân giải - hỗ trợ mọi người - giả sử làm việc 8 giờ.
• Độ phân giải% - hỗ trợ mọi người.
• Tổng số vé đã nhận và Tổng số vé đã giải quyết.
• Độ phân giải%.
• Trung bình Điểm hài lòng nhận được - hỗ trợ thông thái.
• Điểm hài lòng tổng thể.

Các thành phần cho Trang tổng quan quản lý dịch vụ

Các tính năng Excel có thể được sử dụng để thể hiện các Chỉ số đã cho ở trên dưới dạng các thành phần của trang tổng quan sẽ như sau:

• Bảng Excel cho 1 - 5 với Định dạng có điều kiện được áp dụng cho 5.
• Biểu đồ dấu đầu dòng cho 6.
• Biểu đồ thanh cụm cho 7.
• Biểu đồ gạch đầu dòng cho 8.

Ngoài ra, bạn có thể bao gồm ngày tương ứng với dữ liệu trên trang tổng quan, với hàm Excel - TODAY ().

Cấu trúc bảng điều khiển Excel

Một bảng điều khiển quản lý dịch vụ mẫu có thể được hiển thị dưới đây:

Trang tổng quan - Ví dụ khác

Bảng điều khiển theo nghĩa đen có thể được sử dụng để hiển thị bất kỳ kết quả nào cần chú ý. Các ví dụ mà bạn đã thấy trong các chương trước chỉ là một lựa chọn thủ công của các ứng dụng khác nhau trong đó trang tổng quan đang được sử dụng. Hơn nữa, các thành phần bảng điều khiển và bố cục bảng điều khiển cho cùng một mục đích cũng có thể khác nhau tùy theo sở thích của người dùng. Do đó không có định dạng bảng điều khiển tiêu chuẩn.

Trong chương này, bạn sẽ có một số thông tin tóm tắt về một số lĩnh vực khác mà trang tổng quan đang được sử dụng. Bạn có thể sử dụng trí tưởng tượng của riêng mình cho trang tổng quan dựa trên dữ liệu bạn có và mục đích mà nó phải phục vụ.

Bảng điều khiển Thế vận hội

Bạn có thể có một bảng điều khiển hiển thị kết quả phân tích dữ liệu của dữ liệu Thế vận hội. Sau đây là trang tổng quan mẫu được tạo từ hơn 35000 hàng dữ liệu bằng Mô hình Dữ liệu Excel và Excel Power View.

Trang tổng quan về Du lịch

Một bảng điều khiển du lịch mẫu về số lượng khách truy cập vào một trang web cụ thể có thể được hiển thị bên dưới.

Bảng điều khiển quản lý bệnh viện

Bảng điều khiển quản lý bệnh viện là một dạng bảng điều hành với mức độ chi tiết theo yêu cầu của người quản lý cụ thể. Một mẫu được sử dụng trong bệnh viện như dưới đây.

Bảng điều khiển nhà hàng

Một bảng điều khiển mẫu được sử dụng trong nhà hàng như hình dưới đây.

Bảng điều khiển thể thao

Nhà thi đấu thể thao là nơi được tìm kiếm nhiều nhất cho các bảng điều khiển. Mỗi môn thể thao sẽ có một bảng điều khiển trực tiếp hiển thị các số liệu thống kê cần thiết cho trận đấu đang diễn ra. Một bảng điều khiển mẫu như được hiển thị bên dưới.