सार्वजनिक पुस्तकालय प्रबंधन - वित्त

वित्त किसी भी सार्वजनिक पुस्तकालय की रीढ़ है। लाइब्रेरी प्रबंधकों को संचालन को नियंत्रित करने के साथ-साथ संस्था के वित्त की निगरानी और प्रबंधन की आवश्यकता होती है। सार्वजनिक पुस्तकालय की वित्तीय गतिविधियों में धन के प्रबंधन, बजट और लागतों को नियंत्रित करना शामिल है। इसमें परिसंपत्तियों का विकास भी शामिल है।

पब्लिक लाइब्रेरी के लिए फंड्स के स्रोत

सार्वजनिक पुस्तकालयों को निम्नलिखित स्रोतों से धन मिल सकता है -

  • राष्ट्रीय धन जो राज्यों या प्रांतों को वितरित किए जाते हैं।

  • नगर निगम, सार्वजनिक पुस्तकालय को नगरपालिका निधि देता है, जो कार पार्किंग, करों और राजस्व उत्पादन के अन्य उपकरणों से उत्पन्न हुए थे। लाइब्रेरियन को इन फंडों के लिए आवेदन करने की आवश्यकता होती है।

  • निजी दान, जो दान सेवाओं और इच्छुक व्यक्तियों द्वारा दिया जाता है।

कभी-कभी, ज्ञान संसाधनों की बिक्री के लिए नीलामी आयोजित करके घर में धन जुटाया जाता है।

सार्वजनिक पुस्तकालय वित्त विभाग के कार्य

निम्नलिखित कार्य एक सार्वजनिक पुस्तकालय के वित्त विभाग द्वारा नियंत्रित किए जाते हैं -

  • निदेशकों, प्रबंधकों और कर्मचारियों को वित्तीय रिपोर्टिंग।

  • बजट तैयार करना और आवंटन

  • वार्षिक लेखा परीक्षा का प्रबंधन

  • सभी प्राप्तियों का प्रबंधन

  • कर और अन्य सरकारी फाइलिंग तैयार करना

  • दाताओं और अनुदान देने वाली एजेंसियों को रिपोर्ट करना

एक सार्वजनिक पुस्तकालय का वित्त चक्र

पब्लिक लाइब्रेरी का वित्त चक्र निम्नलिखित सामान्य चरणों को शामिल करता है -

  • Planning- प्रबंधन टीम यह पता लगाने की कोशिश करती है कि लाइब्रेरी में क्या करने की जरूरत है, जो अधूरी परियोजनाएं और नई परियोजनाएं हैं। यह फिर निर्देशकों को निष्कर्षों की सिफारिश करता है। उन परियोजनाओं पर आने वाले खर्च का आकलन करें। निदेशक और इसकी समीक्षा करते हैं और एक विशिष्ट समयावधि जैसे एक वर्ष के लिए लक्ष्य निर्धारित करते हैं।

  • Budgeting- सभी आय और सभी लागतों पर विचार करें, और चल रहे संचालन के लिए आवश्यक लागत। संख्या में पिछले वर्ष की आय और लागतों की समीक्षा और विश्लेषण करें। नए वित्तीय / वित्तीय वर्ष के लिए अनुमानित आय और लागत।

    • Income Sources - सरकार की ओर से आवंटन, मित्र मंडली का योगदान, अनुदान, दान, धन संग्रह पुस्तिका, जुर्माना और शुल्क।

    • Expenses - ईंधन, पुस्तकालय सामग्री, कर्मचारियों का वेतन।

  • Operating - निर्धारित योजना पर अमल करें।

  • Reporting- वित्तीय गतिविधियों की प्रगति की निगरानी के लिए मासिक और वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना। यह प्रत्येक फंड के लिए शुरुआती बैलेंस, ट्रांजैक्शन और क्लोजिंग बैलेंस रिकॉर्ड करता है। एक बैलेंस शीट पुस्तकालय की एक समग्र वित्तीय तस्वीर देती है।

सार्वजनिक पुस्तकालय में संसाधन जुटाना

सार्वजनिक पुस्तकालय प्रबंधक पुस्तकालय संसाधनों को जुटाने के विभिन्न तरीके हैं। यह जानने के लिए कि संसाधनों को कैसे जुटाया जाता है, यह जानने के लिए पहली जरूरत है -

संसाधन जुटाना क्या है?

यह एक सामूहिक शब्द है जिसका उपयोग विभिन्न संसाधनों से आय के साथ-साथ पुस्तकालय की तत्परता से ज्ञान संसाधनों को कुशलतापूर्वक और आर्थिक रूप से उपयोगकर्ता तक पहुंचाने के लिए किया जाता है।

धन उगाहने के तरीके

पुस्तकालय प्रबंधकों को एक प्रभावी संसाधन रणनीति तैयार करने और पुस्तकालय के लिए धन जुटाने के लिए इसे कुशलतापूर्वक निष्पादित करने की आवश्यकता है। संसाधन जुटाने के कुछ तरीके निम्नलिखित हैं -

  • वित्तीय सहायता के लिए एक दाता एजेंसी से संपर्क करना।

  • धन उगाहने वाले कार्यक्रमों और कार्यक्रमों का आयोजन करना, मेहमानों को उपस्थित होने और पुस्तकालय के लिए दान का अनुरोध करने के लिए आमंत्रित करना।

  • दान के अनुरोध के लिए बैंक, सामाजिक समारोहों और अन्य सार्वजनिक क्षेत्रों जैसे दान स्थानों पर दान पेटी रखना। यह अभ्यास छोटी राशि उत्पन्न करता है, लेकिन यह प्रशंसनीय है।

  • फर्नीचर, वाहन, स्टेशनरी, और उपकरण जैसे दान में संग्रह बिंदुओं को निर्धारित करना।

  • कॉलेजों और स्कूलों से पुस्तकालय के लिए स्वयंसेवक समर्थन के लिए अनुरोध करना।

  • एक प्रकाशन बेचने से धन उगाहने, और खरीदने की योजना की पेशकश।

सार्वजनिक पुस्तकालय की लागत प्रभावशीलता विश्लेषण

उपलब्ध सीमित धन के तहत, एक सार्वजनिक पुस्तकालय को अपने बजट का बुद्धिमानी से उपयोग करना चाहिए। लागत प्रभावशीलता विश्लेषण (सीईए) सार्वजनिक पुस्तकालयों द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं की लागत और प्रभावशीलता का तुलनात्मक विश्लेषण है। यह उपकरण प्रबंधन को बजट आवंटित करने और जो सभी सेवाएं प्रदान करने का निर्धारण करने के निर्णय लेने में सहायता करता है। यह अनुपात के संदर्भ में उत्पन्न होता है।

Cost Effective Analysis = (Costs new – Costs old) / (Effect new – Effect old)

सार्वजनिक पुस्तकालय का लागत लाभ विश्लेषण

लागत लाभ विश्लेषण (CBA) यह निर्धारित करने के लिए आयोजित किया जाता है कि किसी भी योजना का निष्पादन कितना खराब या उत्कृष्ट है। यह मौद्रिक संदर्भ में एक कार्यक्रम के सभी सकारात्मक और नकारात्मक परिणामों को मापता है।

CBA उस समय मददगार होता है जब वह निवेश पर निर्णय लेने और दो या अधिक विकल्पों की तुलना करने के लिए आता है।

एक विकल्प पुस्तकालय प्रबंधकों द्वारा तभी चुना जाता है जब लाभ> लागत।

Total Cost – Total Benefit = Net Benefit

कहाँ पे,

  • अगर नेट बेनिफिट + ve है, तो कॉस्ट बेनिफिट + ve है।

  • अगर नेट बेनिफिट –ve है, तो कॉस्ट बेनिफिट -ve है।

पब्लिक लाइब्रेरी की वार्षिक रिपोर्ट

एक सार्वजनिक पुस्तकालय की वार्षिक रिपोर्ट में आम तौर पर निम्नलिखित जानकारी होती है -

  • पुस्तकालय के मिशन का बयान

  • निदेशक मंडल / न्यासी मंडल से अध्यक्ष का पत्र

  • पुस्तकालय के सीईओ का एक पत्र

  • संरक्षक के प्रशंसापत्र की एक जोड़ी

  • ग्राहकों के प्रशंसापत्र की एक जोड़ी

  • उपलब्धियों के संक्षिप्त विवरण के साथ प्राप्त मील के पत्थर को चित्रित करने वाली चित्रमय समयरेखा

  • वित्तीय वर्ष के दौरान उपयोग किए गए राजस्व और निधियों को दर्शाती संख्या और चार्ट

  • गतिविधियों और वित्तीय स्थिति का समेकित बयान

  • दानदाताओं, निदेशकों और पुस्तकालय शाखाओं की सूची