संगठनात्मक संरचना
एक सार्वजनिक पुस्तकालय के भीतर, सदस्यों की संख्या के संदर्भ में इसके आकार, बजट, स्थान और इसकी ताकत के आधार पर विभागों की संख्या भिन्न हो सकती है।
पुस्तकालय प्रबंधन और प्रशासन ज्ञान के मुद्रित या डिजिटल संसाधन को व्यवस्थित करने, संरक्षित करने, एकत्र करने, परिचालित करने और बनाए रखने का एक बहुमुखी कार्य है। इसमें स्टाफ का प्रबंधन और भर्ती करना, स्टाफ सदस्यों को प्रशिक्षण देना और उनका विकास करना, धन का प्रबंधन करना, और पुस्तकालय का समग्र कामकाज शामिल है।
निम्नलिखित पदानुक्रम चार्ट पर एक नज़र डालें। यह सार्वजनिक पुस्तकालय की सबसे बुनियादी संगठनात्मक संरचना को दर्शाता है -
पुस्तकालय प्राधिकरण
एक पुस्तकालय प्राधिकरण एक व्यक्ति या व्यक्तियों का एक समूह हो सकता है जो पुस्तकालय की सभी गतिविधियों जैसे निर्देशन, नियंत्रण, प्रेरणा, निर्णय लेने और समन्वय के रूप में प्रबंधन करता है।
पुस्तकालय समिति
एक सार्वजनिक पुस्तकालय में एक सलाहकार समिति होती है जो पुस्तकालय के संचालन, योजनाओं की निगरानी करती है और पुस्तकालय की समग्र प्रगति की निगरानी करती है, और फंड जुटाने के लिए जिम्मेदार है।
पुस्तकालय समितियों के प्रकार
यहाँ पुस्तकालय समिति के सामान्य प्रकार हैं -
Ad hoc Committee- यह पुस्तकालय विकास, पर्यवेक्षण और प्रबंधन से संबंधित विशेष कार्य करने के लिए दूरदर्शिता और बुद्धि के साथ प्रतिभागियों की एक विशेष समिति है। कमेटी के लोग तेजी से और समझदारी से निर्णय लेते हैं, हालांकि स्वतंत्र रूप से कम।
Elected Committee- यह एक बड़ी समिति द्वारा चुने गए लोगों का निकाय है जो निर्णय लेने और संचालन को दर्शाता है। निर्वाचित समिति को बड़ी मूल समिति को रिपोर्ट करना होगा।
Self-sustaining Committee- यह पुस्तकालय बनाने वाले लोगों का निकाय है। फंड और लाइब्रेरी प्रबंधन को नियंत्रित करने का एकमात्र अधिकार है।
Executive Committee- यह वह समिति है जिसे पुस्तकालय प्राधिकरण कुछ महत्वपूर्ण मामलों में पूर्ण निर्णय अधिकार सौंपता है। यह समिति वह है, जिसके पास उन मामलों में पूरी शक्तियां हैं और उसे अपने पुस्तकालय प्राधिकरण को रिपोर्ट करने की आवश्यकता नहीं है।
Reporting Committee- यह कुछ निश्चित रूप से कुछ नीतियों को तय करता है। इसे प्राधिकरण को रिपोर्ट करने और अनुमोदन प्राप्त करने की आवश्यकता है।
Recommending Committee- इसमें निर्णय लेने या संचालन के लिए कोई वास्तविक शक्ति नहीं है। यह पुस्तकालय सरकार पर प्रस्तावों की सिफारिश कर सकता है, जिसे पुस्तकालय प्राधिकरण मंजूरी देता है।
सार्वजनिक पुस्तकालय विभागों की भूमिका
विभिन्न सार्वजनिक पुस्तकालय विभागों की भूमिकाएँ इस प्रकार हैं -
Public Library Director - रणनीतियों, नीतियों और लक्ष्यों को स्थापित करता है।
PL Administration - समग्र पुस्तकालय संचालन संभालता है, निदेशक और नियोजन द्वारा निर्धारित नीतियों को लागू करता है।
Maintenance - हाउसकीपिंग, और ग्राउंड, इलेक्ट्रिकल गैजेट्स और प्लंबिंग द्वारा सुविधाओं को सुचारू रूप से चलाना सुनिश्चित करता है।
Public Relations - आगामी घटनाओं, संकट प्रबंधन के बारे में जनता को सूचित करने, पदोन्नति में संलग्न करता है।
Archives and Collection Services - एक्वायर्ड, कैटलॉग, मैनेज, और महत्वपूर्ण रिकॉर्ड को संरक्षित करता है, सीरियल नंबर या बारकोड सेट करता है, दुर्लभ या नाजुक ज्ञान संसाधनों को उचित देखभाल के साथ संभालता है।
Circulation Services - लौटी सामग्री को जारी करने और प्राप्त करने का प्रबंधन, देर से लौटने या सामग्री के नुकसान के कारण उपयोगकर्ताओं द्वारा जुर्माना और बकाया को ट्रैक करता है।
IT Services - पुस्तकालय नेटवर्क, कंप्यूटर, और दृश्य-श्रव्य उपकरणों, सॉफ्टवेयर अद्यतन करता है।
पुस्तकालय संसाधनों की देखभाल और संरक्षण
पुस्तकालय संसाधन उपयोगकर्ताओं के साथ-साथ कर्मचारियों को पुस्तकालय सामग्री को संभालने के तरीके के बारे में जानकारी होनी चाहिए और उन्हें उचित देखभाल के लिए दिशानिर्देशों का पालन करना चाहिए। पुस्तकालय में रखे बहुमूल्य ज्ञान संसाधन की देखभाल और रोकथाम, यह प्रिंट या डिजिटल प्रारूप में हो सकता है।
पुस्तकालय सामग्री की देखभाल और संरक्षण के लिए, दिए गए नियमों का पालन किया जाता है -
Stitching in time - मामूली क्षति की मरम्मत करते हुए वे छोटे हैं।
Encouraging proper handling - स्टाफ को सामग्री के प्रकार, उसके स्थायित्व और ज्ञान संसाधनों के लिए आवश्यक देखभाल का प्रशिक्षण देना।
Communicating clearly - देखभाल और संरक्षण की जिम्मेदारियों के बारे में कर्मचारियों के सदस्यों के बीच स्पष्ट संवाद होना चाहिए।
Readiness- जोखिम का आकलन करना और आग से टूटने जैसी आपदाओं से निपटने के लिए पुस्तकालय को लैस करना। उन क्षेत्रों में धूम्रपान और मद्यपान पर प्रतिबंध लगाना, जहां ज्ञान संसाधन संग्रहीत और पहुँचा जा सकता है।