Manajemen Perhatian - Model Zona
Manajemen perhatian membantu orang mengelola stres, menjadi lebih produktif, dan mengelola waktu dengan lebih baik. Manajemen perhatian mengharuskan Anda tidak hanya berkonsentrasi, tetapi juga menerapkan. Terkadang, kita gagal karena diintimidasi oleh kesuksesan. Sangat penting untuk memiliki pemikiran positif, saat Anda menjalankan rencana. Ini akan membantu Anda lebih fokus.
Kita dapat membagi perhatian menjadi empat zona berbeda: Reaktif, Proaktif, Terganggu, dan Boros. Semakin Anda perhatian, semakin mencerminkan produktivitas Anda serta tingkat stres pribadi.
Zona Reaktif
Manajer sangat menonjolkan zona reaktif, karena mereka berurusan dengan tenggat waktu rapat dan mengambil keputusan tugas yang menuntut waktu dan perhatian. Misalnya, mereka berada dalam proyek yang mendekati tenggat waktu dan salah satu karyawan mereka menyatakan sakit dan dia harus mengatur seseorang untuk mengisi.
Krisis semacam itu tidak membantu para manajer memenuhi tujuan atau tenggat waktu mereka. Dengan tugas-tugas utama datang situasi yang tidak terduga. Kebanyakan dari mereka terutama terjadi karena distribusi waktu yang tidak tepat. Untuk berpindah dari zona reaktif ke zona proaktif, mereka harus mencoba membuang lebih sedikit waktu untuk mengalihkan perhatian.
Zona Proaktif
Orang-orang di zona proaktif bersedia bekerja lebih keras, dan suka mengikuti beberapa strategi atau prosedur untuk mencapai tujuan mereka. Mereka selalu suka membuat rencana terlebih dahulu untuk mencapai tujuan mereka. Jika Anda menghabiskan lebih banyak waktu di zona ini, Anda dapat meminimalkan waktu Anda di zona reaktif. Zona ini membantu Anda menjaga keseimbangan dalam kehidupan pribadi dan profesional Anda.
Tetap berada di zona proaktif juga membantu Anda memiliki sikap positif terhadap pekerjaan dan kolega Anda. Ini membantu Anda menganggarkan penghasilan Anda, menjaga hubungan yang ramah, meninjau tujuan Anda dan menyesuaikan perubahan yang diperlukan untuk mencapainya. Ini juga meningkatkan kinerja Anda seiring waktu.
Zona Terganggu
Ini adalah zona di mana kebanyakan dari kita menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang seharusnya. Aktivitas-aktivitas ini tampak seolah-olah menuntut perhatian Anda yang mendesak, tetapi sebenarnya tidak terlalu penting. Ini terjadi ketika orang mulai mengganggu Anda atau Anda mulai memprioritaskan kebutuhan orang lain sebelum kebutuhan Anda. IM-ping, email yang sering, panggilan telepon, atau mengobrol termasuk dalam zona ini.
Meninggalkan Zona Terganggu
Seperti yang pasti Anda sadari sekarang, ini bukanlah zona terbaik. Jika Anda berada di zona ini, cobalah untuk menjauh darinya secepat mungkin. Ini dapat dilakukan dengan cara berikut -
Turn off email alert- Tidak setiap email begitu mendesak sehingga perlu dijawab segera setelah Anda menerimanya. Peringatan email sering mengganggu Anda dan terkadang membawa Anda dari Zona Proaktif ke Zona Terganggu.
Create a time-blocked schedule- Jangan menerima panggilan telepon atau email saat bekerja. Jadwalkan waktu untuk membalas panggilan dan membalas surat, sambil menjaga hubungan yang ramah.
Set boundaries- Buatlah jadwal dan ikuti. Jangan pernah membiarkan orang lain mengganggu Anda dalam tindakan Anda, kecuali jika itu sangat mendesak. Begitu Anda mulai mengikuti jadwal Anda, orang-orang akan perlahan beradaptasi dan berhenti mengganggu Anda.
Metode-metode ini akan membantu Anda keluar dari Zona Terganggu dan lebih fokus pada pekerjaan penting dan mendesak. Ini akan membantu Anda lebih fokus pada pekerjaan yang benar-benar menuntut perhatian Anda dan akan membantu Anda mencapai tujuan Anda.
Zona Pemborosan
Orang cenderung membuang waktu mereka tanpa adanya provokasi dari luar. Orang-orang di Zona Pemborosan ini terlibat dalam obrolan yang tidak berarti, tidak melakukan apa-apa, memeriksa email, bergosip dengan kolega, dan menjelajahi Facebook, Twitter. Tujuan utama masyarakat di zona boros adalah beralih ke Zona Proaktif. Mereka harus memikirkan tujuan yang ingin mereka capai dan bagaimana membuang-buang waktu dengan melakukan aktivitas yang tidak produktif menjauhkan mereka dari impian dan ambisi mereka.
Orang-orang di sini menghabiskan lebih banyak waktu untuk bersantai dan membayangkan hal-hal daripada benar-benar melakukan sesuatu yang produktif atau bermanfaat. Mengalihkan perhatian Anda dari zona ini dapat dilakukan dengan cara berikut -
Schedule personal time- Tidak mungkin untuk selalu fokus pada suatu tugas, jadi lebih baik istirahat sejenak sebentar, lalu kembali ke pekerjaan Anda. Selalu luangkan waktu untuk diri Anda sendiri untuk bersantai, makan, menengahi, dan bersantai.
Limit temptation- Hindari tergoda untuk menghabiskan waktu mengobrol, menggunakan telepon, dan menjelajahi internet, alih-alih lebih berkonsentrasi pada pekerjaan. Sebaiknya matikan ponsel Anda atau selalu istirahat sejenak. Ingatlah bahwa dibutuhkan jumlah waktu yang sama untuk menyelesaikan pekerjaan, jadi waktu yang terbuang untuk melakukan hal-hal sepele sebenarnya menunda pekerjaan.