Komunikasi Efektif - Hambatan

Komunikasi, seperti yang telah kita pelajari, adalah jalur kehidupan sebuah organisasi. Sedikit gangguan dalam kelancaran arus komunikasi, ke bawah dan ke atas, horizontal dan vertikal, dll., Mungkin merugikan organisasi.

Komunikasi yang efektif sangat penting dalam organisasi bisnis untuk memberikan informasi yang diinginkan tepat waktu dan dengan akurat untuk mengembangkan pemahaman dan hubungan interpersonal dan antar departemen yang baik di dalamnya. Hasilnya, upaya pencapaian tujuan organisasi dapat dilakukan secara kolektif, efektif dan efisien.

Apa itu Hambatan?

Hambatan mengacu pada hambatan atau halangan yang mencegah pergerakan, aliran dan akses informasi di dalam atau di luar organisasi.

Dalam leksikon komunikasi, hambatan mengacu pada item tertentu yang dapat mengubah atau mencegah komunikasi dalam suatu organisasi. Ini mempengaruhi pertukaran ide, pemikiran dan informasi yang efektif.

Singkatnya, apa pun yang menghalangi proses komunikasi di tingkat mana pun adalah penghalang komunikasi yang efektif.

Hambatan dapat berasal dari titik mana pun dalam proses komunikasi.

• Ini bisa disebabkan oleh pengirim.

• Mereka dapat ditemukan di media transmisi pesan.

• Mereka mungkin muncul saat menerima pesan.

• Mungkin ada masalah dalam penerima dalam memahami pesan, dll.

Mari kita bahas secara singkat sumber dari hambatan ini.

Hambatan Yang Disebabkan Oleh Pengirim

Keberhasilan komunikasi konten tertentu secara substansial tergantung pada pengirim, karena dialah orang yang mengerjakan draf dan menyelesaikan pesan yang akan dikirim. Dia adalah pencetus komunikasi.

Pengirim harus sangat berhati-hati saat menyusun atau melaksanakan komunikasi untuk menghindari halangan masuk ke dalam proses.

Hambatan yang dibuat pengirim adalah sebagai berikut -

• Kurangnya pengetahuan atau ide yang tidak memadai tentang penerima.

• Sikap negatif atau kurangnya minat terhadap pesan; tidak mau mengkomunikasikannya.

• Negatif terhadap penerima.

• Pilihan saluran atau media komunikasi yang tidak tepat oleh pengirim dalam menyampaikan pesan.

• Keterampilan komunikasi yang buruk dari pengirim seperti penggunaan kata-kata yang tidak pantas dan terdengar tinggi; kesalahan tata bahasa, verbositas dan penggunaan idiom, frasa, jargon atau slang yang tidak diinginkan, dll.

• Ketidakmampuan untuk memutuskan waktu yang tepat untuk mengkomunikasikan pesan.

• Ketidaktegasan dalam memilih isi pesan yang akan dikomunikasikan; itu membunuh efektivitas komunikasi.

• Prasangka, yaitu, memulai komunikasi apa pun dengan bias atau sikap sok tahu dapat terbukti cukup merusak pertumbuhan proses komunikasi.

• Kurangnya perhatian untuk umpan balik dari penerima; itu menggagalkan maksud komunikasi.

Hambatan dalam Transmisi Pesan

Hambatan yang terkait dengan transmisi pesan adalah sebagai berikut -

• Hal-hal yang menghalangi transmisi pesan yang lancar disebut hambatan dalam transmisi pesan.

Transmisi pesan terganggu karena hambatan berikut -

Physical Barriers	Distortion- Ini terjadi ketika arti pesan hilang saat encoding dan decoding pesan. Gangguan fisik juga ada seperti petir yang buruk, duduk yang tidak nyaman, ruangan yang tidak higienis juga mempengaruhi komunikasi dalam pertemuan
	Noise- Itu ditemukan di lingkungan komunikasi dan mengganggu proses komunikasi. Penggunaan pengeras suara mengganggu komunikasi
	Overflow of Information - Ini bertindak seperti penghalang ketika penerima tidak memiliki kapasitas untuk menerima semua informasi dan dapat melewatkan beberapa poin penting atau salah menafsirkan makna keseluruhan pesan sama sekali
Barriers from Message	Pesan atau pokok bahasan komunikasi adalah faktor kunci dalam membuat komunikasi yang efektif berhasil. Bahasa yang digunakan di dalamnya, susunan kata, ketepatan dan waktu sangat menentukan untuk keberhasilan komunikasi.
	Misalnya, pesan yang mengandung banyak jargon dan slang saat berkomunikasi dengan seseorang yang belum pernah mendengar ungkapan seperti itu tidak akan dipahami oleh penerimanya.
	Kurangnya waktu yang tepat untuk menyusun pesan tertulis cenderung memiliki efek berbahaya pada isi pesan. Misalnya, jika supervisor meminta laporan segera tanpa memberikan waktu yang cukup kepada penulis laporan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan, itu akan mengakibatkan konflik. pesan.
Channel Barriers	Pilihan saluran yang tepat dan layak untuk berkomunikasi adalah yang paling penting dalam berkomunikasi. Jika pengirim memilih saluran komunikasi yang tidak tepat, komunikasi dapat berhenti.
	Saluran bisa berupa kata yang diucapkan, kata cetak, media elektronik, atau bahkan isyarat non verbal seperti tanda, gerak tubuh, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dll. Dalam bahasa komunikasi modern, saluran kata kebanyakan mengacu pada komunikasi massa seperti surat kabar, radio , televisi, telepon, komputer, internet, aplikasi.
	Instruksi detalaied disajikan melalui telepon, misalnya, dapat berfungsi untuk kedua komunikator. Instruksi harus ditulis hitam putih dan dikirim melalui surat, diterbitkan di surat kabar, dll.
Long communication chain	Komunikasi kemungkinan besar akan terpengaruh ketika pesan yang dikomunikasikan melewati saluran komunikasi yang panjang.
	Semakin panjang rantai komunikasi, semakin besar kesalahannya. Jika pesan dikirim melalui terlalu banyak penerima, pesan tersebut sering kali menjadi terdistorsi.
	Namun, jaringan komunikasi yang efektif dengan saluran komunikasi yang kuat dan mutakhir, hambatan ini dapat diatasi.

Masalah dalam Penerimaan

Sekarang mari kita lihat berbagai masalah yang dihadapi dalam penerimaan pesan dalam proses komunikasi. Masalahnya adalah sebagai berikut -

• Pengiriman pesan selesai ketika penerima di ujung lain menerimanya, memahaminya, dan kemudian mengirimkan umpan balik yang diinginkan ke pengirim.

• Jika ada masalah dalam menerima pesan, seluruh tujuan pengiriman pesan dikalahkan.

• Pesan adalah kendaraan bagi pengirim untuk berbagi perasaan, pemikiran, dan ide. Ini adalah cara gambar mental pengirim dikirim ke penerima.

• Pesan dapat segera menjadi jelas dan dipahami, atau kabur dan menyesatkan, berdasarkan seberapa baik semua komponen dalam proses komunikasi telah dipertimbangkan dan diakomodasi.

• Makna pesan adalah apa yang diberikan oleh penerima. Jika pengirim memiliki citra dan persepsi pesan yang berbeda di benaknya dibandingkan dengan penerima tentang pesan yang dikirim, maksud pesan akan terdistorsi.

• Faktanya, salah satu tantangan utama komunikasi adalah memastikan bahwa makna yang dimaksudkan oleh pengirim sama dengan makna yang diberikan penerima pada pesan ketika pesan itu diterima.

Faktor Pencipta Masalah dalam Penerimaan

• Saluran komunikasi yang buruk tempat pesan diterima.

• Masalah teknis yang terkait dengan media komunikasi.

• Tidak menggunakan beberapa alat umum untuk analisis masalah komunikasi.

• Kurangnya keterampilan bahasa dan semantik di pihak penerima.

Masalah dalam Pemahaman Penerima

Penerima dalam rantai komunikasi sama pentingnya dengan pengirim. Pemahaman penerima pesan sesuai keinginan pengirim merupakan tujuan dasar pengiriman pesan.

Namun, terkadang masalah muncul dalam pemahaman penerima pesan. Ketidakmampuan untuk memahami di pihak penerima menyebabkan perkembangan prasangka di benak pengirim. Itu terjadi karena faktor-faktor berikut.

Menghadapi Hambatan Komunikasi yang Efektif

Hambatan dalam komunikasi tidak hanya merusak maksud pesan tetapi juga dalam jangka panjang mempengaruhi kelancaran fungsi dan pertumbuhan organisasi. Dengan tepat dikatakan bahwa komunikasi adalah jalur kehidupan organisasi bisnis terlepas dari ukuran dan jangkauan yang terakhir.

Menghadapi hambatan dalam komunikasi perlu mendapat prioritas utama sehingga akan ada komunikasi yang terus menerus dan tidak terganggu di dalam dan di luar bisnis.

Pada bagian selanjutnya, kita akan melihat bagaimana menghadapi berbagai hambatan komunikasi.

• Bagaimana menghadapi hambatan dalam komunikasi non-verbal dan verbal.

• Bagaimana menghadapi hambatan dalam komunikasi tertulis.

Bagaimana Mengatasi Hambatan dalam Komunikasi Non-verbal?

Menghadapi hambatan dalam komunikasi non-verbal tidak semudah kelihatannya. Jika keterampilan nonverbal seseorang buruk, dia mungkin mengirimkan pesan yang salah atau negatif kepada orang lain.

Berikut ini adalah jalan keluar untuk mengatasi hambatan dalam komunikasi non-verbal -

• Komunikasi non-verbal diterima begitu saja dalam percakapan tatap muka, tetapi berkomunikasi lebih dari sekadar berbicara dan mendengarkan. Elemen komunikasi non-verbal inilah yang dapat memberikan banyak informasi dan dapat menjadi sarana pembelajaran yang penting.

• Membangun kontak mata langsung dengan orang di sisi lain; itu tidak hanya meningkatkan tingkat kepercayaan diri Anda tetapi juga memberi orang lain kenyamanan yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan Anda sebagai balasannya.

• Memiliki ekspresi wajah seperti wajah tersenyum; itu menciptakan lingkungan yang bersahabat dan menyenangkan antara Anda dan pendengar.

• Penting untuk diingat bahwa kita berkomunikasi dengan tubuh kita serta dengan suara kita. MencobaNOT TO terlibat dalam gerakan yang akan mengalihkan perhatian penonton, seperti -

  • Peras tangan Anda (karena gugup)

  • Menjaga tangan Anda tetap di saku

  • Kecepatan gugup

  • Tidak bergerak sama sekali

  • Bersandar di podium untuk seluruh presentasi

  • Memberi isyarat secara konstan dengan pena dan atau pensil

  • Kebiasaan menyeret kertas Anda atau mengklik pena

  • Menyilangkan lengan Anda (dapat menunjukkan sikap defensif)

  • Tertawa yang tidak pantas (dapat menunjukkan kecemasan)

Bagaimana Mengatasi Hambatan dalam Komunikasi Verbal?

Sekarang kita akan belajar bagaimana menghadapi hambatan dalam komunikasi verbal.

Hambatan Mendengarkan Secara Efektif

Hambatan merupakan ancaman bagi keberhasilan komunikasi yang efektif. Mereka membuat komunikasi tidak dapat diakses, tidak dapat dipahami sehingga membunuh prospek keefektifannya.

Seberapa sering pikiran Anda mengembara ketika seseorang memberi tahu Anda sesuatu? Ini biasanya terjadi ketika topik diskusi tidak menarik minat Anda. Terkadang percakapan menjadi terlalu panjang dan membosankan.

Terkadang topik diskusi mungkin menarik tetapi pembicara tidak dapat menarik perhatian Anda, atau Anda mungkin tidak dapat memahaminya karena kurangnya pengetahuan tentang topik atau kosakata atau bahasa pembicara.

Harus ada motivasi dan minat dalam suatu percakapan untuk dapat mendengarkan dengan efektif. Namun, meskipun ada motivasi dan minat, mungkin ada beberapa hambatan yang memengaruhi kemampuan kita untuk mendengarkan dengan baik.

Kami akan membahas hambatan untuk mendengarkan secara efektif di bagian selanjutnya.

Hambatan Linguistik / Semantik

Ini adalah salah satu penghalang paling umum untuk mendengarkan. Pelajar bahasa biasanya menghadapi hambatan semacam ini.

Kosakata yang Tidak Dikenal

Kata-kata yang digunakan oleh pembicara mungkin tidak Anda kenal. Pembicara mungkin menggunakan kata-kata dan jargon yang sulit. Akibatnya Anda tidak dapat memahami apa yang dikatakan pembicara.

Elemen Pidato Terhubung

Pengeras suara terlalu cepat. Ada sedikit jeda dan ritme yang mungkin tidak Anda kenal. Anda gagal mengenali kata-kata yang sudah dikenal karena kontraksi, pengurangan, penautan. Misalnya, pembicara berkata, "Saya berteriak" dan Anda mendengar "es krim".

Tidak Dapat Memprediksi, Menebak, dan Menafsirkan Makna dari Konteks

Seseorang yang memperhatikan struktur suara akan mengenali bahwa kata "Idrankitfirst" yang diucapkan dengan cepat bisa berarti "Saya meminumnya dulu" atau "Saya akan memberi peringkat pertama." Anda harus bisa mengenali apakah itu "Saya meminumnya dulu" atau "Saya akan memberi peringkat pertama" dari konteksnya. Terkadang pembicara menyiratkan sesuatu tetapi tidak mengungkapkannya secara terbuka. "Itu saja, terima kasih" adalah cara yang sopan dan tidak langsung untuk memberi tahu seseorang bahwa Anda tidak membutuhkan layanannya lagi, alih-alih langsung mengatakan 'Anda boleh pergi sekarang ". Anda menebak makna dari konteksnya meskipun pembicara tidak secara terbuka mengungkapkan apa yang dia inginkan.

Dapatkan Kata-Kata tapi Gagasan Kalah

Anda kehilangan jejak jika Anda berkonsentrasi pada setiap kata yang diucapkan pembicara, terutama jika Anda perlu melakukannya untuk waktu yang lama. Akibatnya Anda mungkin memahami arti dari hampir semua kata tetapi tidak mengerti intinya. Anda tidak membedakan informasi penting dari yang tidak penting.

Hambatan Sosial-Budaya

Hambatan sosio-budaya juga menghambat pendengaran yang efektif.

Latar Belakang Budaya Yang Berbeda

Aksen pembicara dan pengucapan kata-kata tidak Anda kenal karena perbedaan budaya antara Anda dan pembicara.

Subjek Tidak Dikenal

Subjek ini mungkin tidak Anda kenal karena Anda tidak terbiasa dengan budaya tertentu atau tidak mengetahui gaya hidup masyarakat tertentu.

Hambatan Psikologis

Pada bagian ini, kita akan membahas berbagai hambatan psikologis untuk mendengarkan secara efektif

Membentuk opini dan menarik kesimpulan sebelum mendengarkan

Bukan ide yang buruk untuk mengetahui tujuan mendengarkan Anda. Tetapi Anda mungkin membentuk opini tentang pembicara bahkan sebelum dia berbicara.

Anda dapat membuat asumsi tentang subjek yang akan dibicarakan dan menarik kesimpulan bahkan sebelum pembicara berbicara. Ini mungkin menghalangi pikiran Anda dan akibatnya Anda tidak akan bisa mendengarkan.

Kurangnya minat pada topik

Anda tidak boleh mendengarkan jika Anda tidak tertarik dengan topik pembicara.

Ketidakmampuan untuk memperhatikan

Bermimpi hari dan pikiran yang mengembara dapat menghalangi Anda untuk mendengarkan.

Prasangka

Anda mungkin menolak untuk mendengarkan sesuatu, yang bertentangan dengan ide dan keyakinan Anda. Anda hanya mendengar apa yang ingin Anda dengar.

Hambatan Fisik

Hambatan fisik juga menghalangi pendengaran yang efektif. Mari kita lihat apa saja hambatan fisik ini.

Lingkungan yang bising

Lingkungan mungkin terlalu bising, yang dapat mempengaruhi pendengaran.

Jarak fisik

Anda mungkin terlalu jauh dari speaker atau terlalu dekat dengan speaker untuk dapat mendengar dengan jelas.

Bagaimana Menghadapi Hambatan dalam Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis yang tidak efektif dapat membatalkan segala sesuatu yang dimaksudkan dengan adil dalam isi pesan. Ini dapat mencegah pelamar untuk mendapatkan pekerjaan impiannya, satu promosi, dapat membatalkan kesepakatan, dan dapat menghambat citra organisasi.

Hambatan dalam komunikasi tertulis sepenuhnya merusak isi pesan yang dikirim dan mengakibatkan gangguan komunikasi.

Oleh karena itu, penting untuk mengatasi penghalang dalam komunikasi tertulis untuk memastikan bahwa komunikasi yang efektif terjalin.

Berikut ini adalah cara-cara yang diperlukan untuk mengatasi hambatan tersebut.

Orang yang Tepat

• Orang yang mahir dalam bahasa lisan dan tulisan harus diberikan prioritas utama pada saat perekrutan di organisasi mana pun.

• Pelatihan yang tepat untuk meningkatkan keterampilan berkomunikasi yang efektif dari para pendatang baru dan juga karyawan yang ada harus dipastikan secara teratur.

• Orang yang menyusun konten komunikasi harus menguasai bahasa lisan dan tulisan.

Bahasa yang Benar

• Kesederhanaan, kejelasan dan kebenaran harus ditekankan dalam semua komunikasi tertulis organisasi.

Presentasi yang Benar

• Buat presentasi atau tulisan Anda hampir bebas dari kesalahan.

• Hindari menjejali pesan dengan kesalahan konyol seperti 'longgar' sebagai ganti 'kalah'; 'ada' di tempat 'mereka'; 'too' di tempat 'to', dll. Selalu edit dan periksa ejaan konten sebelum finalisasi.

Konten yang Benar

• Fokus pada apa yang sebenarnya ingin dikomunikasikan oleh pesan tersebut; hindari membuang-buang waktu dengan topik korespondensi.

• Isinya harus tepat, singkat dan bermakna.

Urutan Benar

• Pesan tertulis harus ditulis dalam urutan yang menunjukkan arti yang tepat dan urutan materi yang disajikan di dalamnya.

Saluran Kanan

• Mempertimbangkan isi dan waktu pesan, komunikator harus memilih saluran yang paling tepat untuk menyampaikan pesan.

• Jika itu rahasia atau membawa informasi sensitif, itu harus dikirim melalui media yang memberikan keamanan yang lebih baik, misalnya, email terenkripsi.

Umpan Balik yang Benar

• Umpan balik yang tidak tepat atau salah mengalahkan tujuan pesan yang dikirim. Ini menghasilkan gangguan komunikasi.

• Oleh karena itu, pesan harus ditulis dengan cara yang diinginkan dan dikirim melalui saluran yang tepat untuk memastikan umpan balik awal dari penerima.

Komunikasi yang Efektif - Elemen Komunikasi yang Buruk

Kurangnya komunikasi yang efektif di seluruh dan di luar organisasi bisnis disebut sebagai komunikasi yang buruk. Ini mempengaruhi aliran bebas ide, produktivitas karyawan, kerjasama staf, inovasi dan akhirnya mengganggu efisiensi sumber daya manusia organisasi secara keseluruhan.

Elemen komunikasi yang buruk ditemukan di semua jenis komunikasi. Kami telah mempelajari tentang hambatan ini di bab-bab sebelumnya.

Alasan Komunikasi Buruk

Diagram alir yang diberikan di bawah ini menunjukkan berbagai alasan untuk komunikasi yang buruk -

Selain itu, kurangnya komitmen di antara tenaga kerja, staf yang tidak berpengalaman, perasaan takut dan tidak puas, ketidakmampuan yang tidak disadari antara karyawan dan manajer juga dapat mengakibatkan komunikasi yang buruk.

Konsekuensi Komunikasi yang Buruk

Komunikasi yang buruk dapat berdampak buruk pada tenaga kerja dan juga pada produktivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Berikut ini adalah beberapa konsekuensi dari komunikasi yang buruk dalam organisasi bisnis.

• Ketidakmampuan penerima untuk memahami pesan menyebabkan kebingungan dan kesalahpahaman.

• Komunikasi yang buruk mempengaruhi konsentrasi pendengar dalam komunikasi lisan yang mengalahkan makna pesan.

• Komunikasi yang buruk menghasilkan ambiguitas yang mengganggu isi pesan atau kata-kata yang diucapkan.

• Komunikasi yang buruk menghasilkan ambiguitas yang mengganggu isi pesan atau kata-kata yang diucapkan.

• Ini mengarah ke tindakan yang tidak lengkap karena konten pesan yang dikirim atau diucapkan tidak dipahami oleh penerima.

• Komunikasi yang buruk antara bisnis dan pelanggan mempengaruhi penjualan dan pada akhirnya menghambat pertumbuhan bisnis.

• Komunikasi yang buruk antara manajemen dan karyawan dapat menyebabkan penurunan motivasi dan mempengaruhi produktivitas secara keseluruhan. Karyawan menjadi tidak mau bekerja dengan manajer yang berkomunikasi dengan buruk.

• Komunikasi yang buruk antara manajemen dan karyawan dapat menyebabkan penurunan motivasi dan mempengaruhi produktivitas secara keseluruhan. Karyawan menjadi tidak mau bekerja dengan manajer yang merupakan komunikator yang buruk.

• Kehilangan jam kerja karena instruksi yang diberikan dan pesan yang dikirim berada di luar jangkauan penerima atau karyawan.

• Komunikasi yang buruk sering menyebabkan frustrasi di antara karyawan dalam suatu organisasi.

• Orang mungkin merasa tersisih jika komunikasi tidak terbuka dan efektif.

• Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan berbagai jenis konflik yang mematikan prospek pertumbuhan dan kemakmuran organisasi.

Ringkasan

• Komunikasi, seperti yang telah kita pelajari, adalah jalur kehidupan sebuah organisasi. Sedikit gangguan dalam kelancaran arus komunikasi, ke bawah dan ke atas, horizontal dan vertikal, dll., Mungkin merugikan organisasi.

• Hambatan mengacu pada hambatan atau halangan yang mencegah pergerakan, aliran dan akses informasi di dalam atau di luar organisasi.

• Ada berbagai sumber hambatan -

  • Hambatan Yang Disebabkan Oleh Pengirim

  • Hambatan dalam Transmisi Pesan

  • Masalah dalam Penerimaan

• Hambatan untuk mendengarkan secara efektif adalah -

  • Hambatan Linguistik / Semantik

  • Hambatan Sosial-Budaya

  • Hambatan Psikologis

  • Hambatan Fisik

• Cara menghadapi hambatan dalam komunikasi tertulis -

  • Orang yang tepat

  • Bahasa yang benar

  • Presentasi yang tepat

  • Konten yang tepat

  • Urutan yang benar

  • Saluran yang benar

  • Umpan balik yang benar

• Kurangnya komunikasi yang efektif di seluruh dan di luar organisasi bisnis disebut sebagai komunikasi yang buruk.

• Komunikasi yang buruk dapat berdampak buruk pada tenaga kerja dan juga pada produktivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.