Komunikasi Efektif - Panduan Cepat

Komunikasi sudah setua peradaban manusia. Manusia biasa berkomunikasi dengan sesamanya melalui suara, isyarat, gerak tubuh ketika tidak ada bahasa yang dikembangkan. Minus komunikasi, masyarakat manusia tak mungkin seperti sekarang ini. Ini adalah komunikasi yang telah mengubah umat manusia menjadi kelompok rasional dan makmur yang paling berkembang di bumi.

Apa itu Komunikasi?

Komunikasi adalah kegiatan menyampaikan informasi. Kata komunikasi berasal dari kata Latin 'communis', yang berarti berbagi. Ini pada dasarnya melibatkan pengirim, pesan, dan penerima.

Komunikasi adalah memberi, menerima atau bertukar ide, data, informasi, sinyal atau pesan melalui media yang sesuai, memungkinkan individu atau kelompok untuk membujuk, mencari informasi, memberi informasi atau mengungkapkan emosi.

Komunikasi biasanya merupakan proses dua arah. Ini tidak hanya memberi informasi atau memberi isyarat kepada seseorang; itu juga melibatkan pemahaman informasi atau sinyal oleh penerima. Ketika tindakan memberi informasi atau mengirim pesan sampai ke penerima dan dipahami olehnya dan penerima mengirimkan umpan balik sesuai keinginan pengirim, maka proses komunikasi dikatakan selesai. Komunikasi, oleh karena itu, melibatkan lebih dari satu orang.

Komunikasi adalah proses yang terus menerus dan dinamis yang melibatkan lebih dari satu orang. Ini adalah proses siklik yang menunjukkan aliran informasi yang terus menerus. Ini pada dasarnya melibatkan pengirim, pesan dan penerima. Pengirim menyusun ide dan mengkodekannya ke dalam media yang sesuai (fakta, gambar, gambar), mengirimkannya melalui saluran yang sesuai (email, telepon, ucapan) kepada penerima. Penerima menerjemahkan pesan, memahaminya dan mengkodekan umpan balik dan mengirimkannya ke pengirim. Prosesnya terus berlanjut.

Proses Komunikasi

Komunikasi mengacu pada seperangkat teknik yang digunakan untuk mengekspresikan ide secara efektif dan teknologi transmisi informasi melalui media cetak atau telekomunikasi.

Komunikasi secara leksikal dimaksudkan untuk menyampaikan atau bertukar informasi dengan berbicara, menulis atau menggunakan media lain.

Ini adalah tindakan menyampaikan makna yang diinginkan dari satu entitas atau kelompok ke kelompok lain melalui penggunaan tanda atau aturan semiotik yang dipahami bersama.

Definisi Komunikasi

Komunikasi didefinisikan oleh penulis yang berbeda sebagai berikut.

Ordway Tead

“Komunikasi adalah gabungan dari (a) informasi yang diberikan dan diterima, (b) pengalaman belajar di mana sikap, pengetahuan dan keterampilan tertentu berubah, membawa serta pergantian perilaku, (c) dari upaya mendengarkan oleh semua yang terlibat, ( d) pemeriksaan baru yang simpatik terhadap masalah oleh komunikator sendiri, (e) dari interaksi sensitif dari sudut pandang yang mengarah ke tingkat yang lebih tinggi dari pemahaman bersama dan niat bersama. "

GG Brown.

“Komunikasi adalah transfer informasi dari satu orang ke orang lain, apakah itu menimbulkan kepercayaan atau tidak. Tetapi informasi yang ditransfer harus dapat dimengerti oleh penerima. "

Louis A. Allen

“Komunikasi adalah jumlah dari semua hal yang dilakukan seseorang ketika dia ingin menciptakan pemahaman dalam pikiran orang lain. Itu adalah jembatan makna. Ini melibatkan proses yang sistematis dan berkelanjutan dalam menceritakan, mendengarkan, dan memahami. "

Fred G. Meyer

“Komunikasi adalah hubungan melalui kata-kata, huruf atau pesan”.

Keith Davis

“Komunikasi adalah proses menyampaikan informasi dan pemahaman dari satu orang ke orang lain.”

Pentingnya Komunikasi dalam Masyarakat

Ini adalah komunikasi yang mengikat orang dan masyarakat bersama. Ini dianggap sebagai proses alami.

Masyarakat bergerak pada interaksi manusia dan pertukaran ide, pemikiran, dan perasaan. Hubungan dibangun melalui komunikasi.

Kurangnya komunikasi di antara orang-orang dalam masyarakat akan sangat mempengaruhi kohesi sosial dan kohabitasi. Kemajuan dan kemakmuran akan terhenti jika tidak ada komunikasi yang efektif. Komunikasi merupakan faktor membangun dan memelihara hubungan baik. Ini memungkinkan orang untuk memahami satu sama lain.

Komunikasi sama pentingnya dan bermakna dalam kehidupan individu seperti halnya dalam masyarakat. Individu menjalin pertemanan, membangun hubungan dan menjalani kehidupan sosial sejati melalui komunikasi yang efektif dengan sesama.

Pentingnya Komunikasi dalam Bisnis

Komunikasi adalah jalur kehidupan organisasi bisnis. Ini penting untuk mewujudkan tujuan organisasi.

Menurut Millet, “Komunikasi adalah aliran darah suatu organisasi”.

Chester I. Barnard memandang komunikasi sebagai sarana di mana orang-orang terhubung bersama dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama.

Pentingnya komunikasi dapat dinilai sebagai berikut -

• Komunikasi diperlukan untuk menetapkan dan menyebarkan tujuan organisasi bisnis.

• Fungsi perusahaan yang lancar dan tidak terganggu.

• Komunikasi membantu organisasi dalam mengambil keputusan penting.

• Ini juga banyak membantu dalam perencanaan dan koordinasi.

• Ini adalah alat dasar untuk motivasi dan peningkatan moral karyawan sangat bergantung pada efektivitas komunikasi.

• Ini membantu bisnis sebagai alat untuk menghasilkan produksi maksimum pada tingkat terendah dengan memelihara hubungan manusia yang baik dalam organisasi.

• Ini berfungsi sebagai penghubung efektif antara cabang-cabang organisasi yang terletak pada jarak yang sangat jauh.

• Ini membantu dalam mempublikasikan barang dan jasa.

• Ini mengurangi rumor dan memastikan kelancaran organisasi secara keseluruhan.

Kemampuan interpesonal

Keterampilan interpersonal mengacu pada kemampuan untuk berkomunikasi atau berinteraksi dengan baik dengan orang lain. Dalam leksikon bisnis, ini berarti seperangkat kemampuan yang memungkinkan seseorang untuk berinteraksi secara positif dan bekerja secara efektif dengan orang lain.

Ini adalah proses di mana orang bertukar informasi, perasaan, dan makna melalui pesan verbal dan non-verbal: ini adalah komunikasi tatap muka.

Dengan tidak adanya komunikasi antarpribadi yang efektif di antara karyawan itu sendiri, antara manajemen dan karyawan, organisasi bisnis gagal untuk memastikan kelancaran fungsinya dan secara bertahap lari dari mewujudkan tujuannya.

Keterampilan komunikasi antarpribadi merupakan prasyarat yang diperlukan untuk meningkatkan produktivitas dan kontinuitas tenaga kerja dalam suatu organisasi. Karyawan dengan keterampilan interpersonal yang baik cenderung lebih produktif dan permanen daripada mereka yang memiliki keterampilan interpersonal yang buruk karena mantan menunjukkan kecenderungan untuk menunjukkan sikap positif dan mencari solusi untuk masalah.

Komponen Keterampilan Interpersonal

Berikut ini adalah berbagai komponen keterampilan interpersonal -

Komunikasi antarpribadi bukan hanya tentang apa yang sebenarnya diucapkan - bahasa yang digunakan - tetapi bagaimana ia diucapkan dan pesan non-verbal yang dikirim melalui nada suara, ekspresi wajah, gerak tubuh, dan bahasa tubuh.

Ringkasan

• Komunikasi adalah kegiatan menyampaikan informasi.

• Komunikasi biasanya merupakan proses dua arah. Ini tidak hanya memberi informasi atau memberi isyarat kepada seseorang; itu juga melibatkan pemahaman informasi atau sinyal oleh penerima.

• Masyarakat bergerak pada interaksi manusia dan pertukaran ide, pemikiran, dan perasaan. Hubungan dibangun melalui komunikasi.

• Menurut Millet, “Komunikasi adalah aliran darah suatu organisasi”.

Gaya komunikasi mengacu pada cara di mana tindakan berkomunikasi dilakukan. Gaya komunikasi mungkin berbeda dari waktu ke waktu. Setiap gaya memiliki tujuan yang berbeda.

Pengetahuan tentang gaya komunikasi diperlukan untuk memahami mana yang paling cocok atau mana yang akan digunakan pada kesempatan yang berbeda. Perlu juga diketahui pengaruh dari setiap gaya komunikasi pada interaksi sosial normal dan tentu saja, pada percakapan dan interaksi bisnis.

Gaya apa pun yang digunakan komunikator, dia harus semata-mata bertujuan untuk memiliki komunikasi yang efektif.

Ada empat gaya komunikasi utama yang dibahas di bawah ini.

Gaya Komunikasi Agresif

Sekarang mari kita lihat tentang apa gaya komunikasi agresif ini -

• Dalam gaya komunikasi Agresif, seseorang selalu membela haknya secara bersamaan dengan mengabaikan orang lain. Terkadang melakukan hal itu dapat mengakibatkan pelanggaran terhadap hak orang lain.

• Gaya komunikasi agresif disajikan dengan cara yang memaksa dan bermusuhan dan selalu melibatkan sindrom 'saya' (saya benar; poin saya lebih berharga daripada milik Anda; saya superior, dll.) Dan selalu didasarkan pada premis yang salah bahwa 'Anda tidak penting; kebutuhan Anda tidak penting '. Itu mengasingkan pesan dengan menyalahkan orang lain dan menuduh mereka salah atau bersalah. Komunikator seperti itu memberikan kesan superior dalam sikap, mendominasi dan mementingkan diri sendiri.

• Mereka mungkin memiliki suara yang keras dan sebagian besar berbicara sebagai orang kedua.

• Isyarat non-verbal mereka adalah mata sipit, kepalan tangan, jari telunjuk, postur tubuh kaku, dan tatapan tajam.

• Jenis komunikator ini sering menghadapi rasa tidak hormat dari orang lain. Mereka adalah korban terburuk dari harga diri rendah. Akibatnya, mereka dengan mudah menimbulkan amarah orang lain dan dalam kasus terburuk orang menghindarinya karena takut.

• Mereka memberi kesan bahwa mereka memiliki sesuatu untuk dikontribusikan dan orang lain memiliki sedikit atau tidak sama sekali untuk disumbangkan. Tujuan dari perilaku agresif adalah untuk menang dengan cara apapun.

Gaya Komunikasi Pasif

Sekarang mari kita lihat tentang apa gaya komunikasi pasif ini -

• Gaya komunikasi pasif berbeda dengan gaya agresif dalam arti dan kegunaan.

• Gaya komunikasi pasif memungkinkan komunikator untuk menempatkan hak orang lain di atas haknya dan dengan demikian mengurangi harga dirinya.

• Komunikator pasif selalu menganggap diri mereka lebih rendah dari orang lain. Mereka meniadakan perasaan pribadi mereka, menjadikan diri mereka tidak penting.

• Mereka gagal untuk mengungkapkan kebutuhan, keinginan, perasaan, pendapat dan keyakinan mereka dan mengekspresikannya dengan cara yang meminta maaf dan mempengaruhi diri sendiri. Mereka memiliki suara yang terlalu lembut dengan sikap minta maaf.

• Mereka menciptakan kesan negatif pada orang lain melalui sinyal non-verbal mereka. Mereka menghindari kontak mata dengan orang lain.

• Mata mereka yang tertunduk, postur tubuh yang membungkuk, dan anggukan kepala yang berlebihan mungkin mengindikasikan kurangnya dorongan dan motivasi.

• Mereka menderita karena harga diri yang rendah dan sangat bergantung pada orang lain untuk mendapatkan dukungan dan pengakuan. Mereka mudah menjadi korban dan dieksploitasi pada saat bersamaan, karena orang lain cenderung tidak menghormati mereka.

• Tujuan dari perilaku pasif adalah untuk menghindari konflik dan untuk menyenangkan orang lain.

Gaya Komunikasi Manipulatif

Sekarang mari kita lihat tentang apa gaya komunikasi manipulatif ini -

• Orang yang mengadopsi gaya komunikasi manipulatif sering kali licik, lihai, dan penuh perhitungan.

• Mereka mahir mempengaruhi dan mengendalikan orang lain demi keuntungan mereka sendiri.

• Mereka memiliki pesan tersembunyi ketika mereka berbicara dan seringkali orang lain tidak menyadari maksud tersembunyi mereka.

• Mereka bertindak licik dan bijaksana serta mempengaruhi orang dengan cara yang berbahaya seperti merajuk, meneteskan air mata palsu, secara tidak langsung meminta agar kebutuhan mereka dipenuhi. Terkadang mereka berhasil membuat orang merasa menyesal atau berkewajiban membantu mereka.

• Namun, motif tersembunyi mereka terungkap. Mereka dijauhi dan diejek oleh orang lain.

Gaya Komunikasi yang Asertif

Sekarang, mari kita lihat tentang apa gaya komunikasi tegas ini -

• Gaya komunikasi asertif dianggap sebagai gaya komunikasi terbaik. Ini lebih rasional dan tepat daripada gaya komunikasi lainnya.

• Gaya ini mengajarkan seseorang untuk membela haknya sambil menghormati hak orang lain.

• Mereka yang berkomunikasi dengan gaya komunikasi asertif mementingkan dan menghargai orang lain serta hak mereka sendiri.

• Mereka berurusan dengan orang dengan persyaratan yang sama.

• Mereka memancarkan kepercayaan pada apapun yang mereka lakukan dan selalu memiliki tanggung jawab atas tindakan mereka. Komunikator yang tegas berdiri teguh di atas kaki mereka dan tidak menyerah di bawah tekanan.

• Berbicara langsung di wajah, melihat secara langsung, selalu nyaman dengan diri sendiri dan orang lain, gerakan tubuh yang rileks dan halus adalah beberapa karakteristik kuat dari setiap komunikator yang tegas.

• Komunikator yang tegas selalu sibuk dengan kehidupan dan aktivitas ke mana pun mereka pergi.

• Orang-orang ini positif dengan harga diri yang tinggi. Karena mereka menghormati semua dan mereka juga mendapatkan kembali yang sama dalam kelimpahan.

• Tujuan dari perilaku asertif adalah untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan dua pihak dalam situasi tertentu.

Di antara ketiga gaya komunikasi yang berbeda ini, gaya komunikasi Assertive adalah yang harus diperjuangkan. Bergantung pada keadaan pribadi Anda, Anda dapat menggunakan dua gaya lainnya juga. Dalam situasi, di mana menjadi pasif dapat membawa pulang poin penting atau dapat menyelesaikan masalah, lebih baik bertindak pasif. Demikian pula, agresivitas juga terkadang membantu dalam mengubah situasi menjadi menguntungkan Anda, terutama ketika Anda tahu bahwa Anda tidak akan berhasil dalam situasi itu.

Studi kasus

Tuan Roy adalah orang yang tulus dan pekerja keras yang melakukan pekerjaannya dengan tenang dan tidak suka berdebat. Dia lebih suka menulis catatan dan mengirim pesan tertulis daripada interaksi tatap muka. Dia diberi tanggung jawab untuk memimpin tim untuk menangani proyek bergengsi. Tapi sebelumnya dia harus mendapatkan persetujuan dari dewan direksi proyek tersebut. Dapatkah Anda menyarankan gaya komunikasi apa yang harus dia gunakan agar berhasil? Diskusikan dengan instruktur Anda.

Ringkasan

Gaya komunikasi mengacu pada cara di mana tindakan berkomunikasi dilakukan.

• Ada tiga gaya komunikasi utama -

  • Gaya Komunikasi Agresif
  • Gaya Komunikasi Pasif
  • Gaya Komunikasi Manipulatif
  • Gaya Komunikasi yang Asertif

• Gaya komunikasi agresif disajikan dengan cara yang agak memaksa dan bermusuhan dan selalu melibatkan sindrom 'saya'

• Gaya komunikasi pasif memungkinkan komunikator untuk menempatkan hak orang lain di atas haknya dan dengan demikian mengurangi harga dirinya.

• Orang yang mengadopsi gaya komunikasi manipulatif sering kali licik, lihai, dan penuh perhitungan.

• Gaya komunikasi asertif dianggap sebagai gaya komunikasi terbaik. Ini lebih rasional dan tepat daripada gaya komunikasi lainnya.

Komunikasi seperti yang telah kita baca dalam Tutorial ini adalah sine qua non dalam organisasi bisnis. Namun, komunikasi yang tidak dapat dipahami dan terjerat gagal mencapai hasil yang diinginkan dan memengaruhi lingkungan kerja dalam suatu organisasi.

Dalam leksikon orang awam, komunikasi dipahami sebagai pembicaraan dan diskusi sehari-hari yang melibatkan kita semua. Meskipun arti komunikasi yang lebih luas mencakup semua interaksi manusia, dalam bahasa manajemen, komunikasi tidak hanya berbicara, mengobrol atau mengoceh dengan cara yang tidak masuk akal. Komunikasi tidak sesederhana kelihatannya. Ini adalah proses sistematis dengan tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah komunikasi. Ini dapat didefinisikan sebagai proses menerjemahkan proses berpikir apa pun menjadi ucapan sederhana dan bermakna melalui saluran yang sesuai.

Komunikasi harus efektif dan efisien untuk fungsi organisasi yang lebih baik dan lancar.

Komunikasi yang efektif didefinisikan sebagai komunikasi antara dua orang atau lebih di mana pesan yang dimaksud adalah -

• dikodekan dengan benar

• disampaikan melalui saluran yang sesuai

• received

• diterjemahkan dengan benar dan dipahami oleh penerima

Dengan kata lain, komunikasi dikatakan efektif ketika semua pihak (pengirim dan penerima) dalam komunikasi, memberikan makna yang sama pada pesan dan mendengarkan dengan cermat apa yang telah dikatakan dan membuat pengirim merasa didengar dan dipahami.

Dalam organisasi bisnis, komunikasi dikatakan efektif ketika informasi atau data yang dibagikan di antara karyawan secara efektif berkontribusi terhadap kesuksesan komersial organisasi.

Dalam perkataan RW Griffin, “Komunikasi efektif adalah proses pengiriman pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang diterima sedekat mungkin maknanya dengan pesan yang dimaksud”.

American Management Association (AMA) telah mendefinisikan komunikasi yang efektif berdasarkan sepuluh poin berikut -

• Ide yang jelas tentang topik dan penerima komunikasi.

• Penentuan tujuan.

• Memahami lingkungan komunikasi.

• Merencanakan komunikasi dengan berkonsultasi dengan orang lain.

• Pertimbangkan isi pesannya.

• Untuk membuat penerima sadar tentang nilai komunikasi.

• Harus ada umpan balik dari penerima.

• Untuk menentukan dengan benar apakah pesan komunikasi memiliki kepentingan jangka pendek atau jangka panjang.

• Semua tindakan harus sesuai dengan komunikasi.

• Mendengarkan dengan baik.

Komunikasi yang efektif diartikan sebagai kemampuan untuk menyampaikan informasi kepada orang lain secara efektif dan efisien. Manajer bisnis dengan keterampilan komunikasi verbal, nonverbal dan tertulis yang baik membantu memfasilitasi berbagi informasi antara orang-orang di dalam perusahaan untuk keuntungan komersialnya.

Arti Penting Komunikasi Efektif

Di bagian ini, kita akan memahami pentingnya komunikasi yang efektif -

Membangun dan Membina Hubungan yang Berkelanjutan dan Produktif

Komunikasi yang efektif harus menjadi fokus dalam bisnis karena menjadi sangat sulit untuk membangun dengan benar dan membina hubungan yang produktif tanpanya.

Beri ruang untuk Inovasi

Komunikasi yang efektif memfasilitasi inovasi dalam organisasi bisnis dengan memungkinkan karyawan dan manajemen menghasilkan ide-ide inovatif yang selanjutnya dapat membantu dalam pengembangan organisasi secara keseluruhan.

Membantu Membangun Tim yang Efektif

Lingkungan kerja yang diperkaya dengan komunikasi yang efektif atau terbuka membantu dalam membangun tim yang kohesif dan efektif. Komunikasi yang efektif selalu meningkatkan moral karyawan. Ini membawa semangat karyawan untuk bekerja mencapai tujuan bersama organisasi. Komunikasi internal yang teratur juga dapat meningkatkan etos kerja jika staf diingatkan akan pencapaiannya dan merasa bahwa mereka bekerja untuk mencapai tujuan bersama.

Manajemen yang Efektif

Ketika ada komunikasi tanpa kerumitan dan terbuka antara manajemen dan karyawan, itu mengarah pada peningkatan yang stabil dalam laju kemajuan organisasi. Komunikasi yang efektif, oleh karena itu, menghasilkan manajemen yang efektif. Manajer mengetahui sikap dan keluhan karyawan dan yang terakhir mengetahui sikap manajer terhadap mereka dan juga kebijakan organisasi.

Berkontribusi pada Pertumbuhan Keseluruhan Organisasi

Komunikasi yang efektif membangun hubungan antarpribadi, antardepartemen, dan manajemen-karyawan yang diinginkan yang pada gilirannya merupakan prasyarat penting untuk mewujudkan visi organisasi. Dengan kata lain, komunikasi yang efektif berkontribusi pada pertumbuhan bisnis secara keseluruhan.

Di tingkat profesional, penting untuk mengetahui cara menangani rekan kerja secara memadai, membuat keputusan yang baik bahkan dalam situasi yang penuh tekanan. Inilah salah satu alasan mengapa keterampilan komunikasi yang efektif semakin dihargai.

Komunikasi yang efektif dalam organisasi memungkinkan karyawan memperdalam hubungan mereka dengan orang lain dan meningkatkan kerja tim, pengambilan keputusan, dan kapasitas pemecahan masalah.

Karakteristik Komunikasi yang Efektif

Karakteristik atau prinsip komunikasi yang efektif sangat penting untuk memastikan komunikasi yang produktif. Karakteristik utamanya adalah sebagai berikut -

Kelengkapan Pesan

Komunikasi harus lengkap agar tidak membingungkan penerima. Komunikasi yang lebih baik membantu pengambilan keputusan yang lebih baik oleh yang terakhir. Ini mengembangkan dan meningkatkan reputasi organisasi.

Kejelasan dan Integritas Pesan

Pesan yang ingin disampaikan atau dikirimkan harus memiliki kejelasan dan integritas untuk pemahaman yang lebih baik. Kejernihan pikiran dan ide meningkatkan makna pesan. Intisari dan substansi pesan harus didasarkan pada kejujuran dan ketepatan.

Kesederhanaan Pesan

Pesan yang dimaksud harus bebas dari verbositas dan harus ditulis sedemikian rupa sehingga dapat dipahami pada pandangan pertama. Pesan singkat dan jelas yang dikirim ke penerima selalu menarik dan dapat dipahami. Ini menghemat waktu dan biaya seperti yang dipahami pada contoh pertama.

Pertimbangan Pengaturan Fisik dan Penerima

Untuk membuat komunikasi menjadi lebih efektif, pengaturan fisik secara keseluruhan, yaitu media komunikasi dan lingkungan kerja, harus dipertimbangkan. Isi pesan harus memperhatikan sikap, pengetahuan, dan posisi penerimanya.

Kejelasan Pesan

Pesan tersebut harus memiliki kejernihan pikiran dan gagasan agar dapat dipahami dengan jelas. Pesan yang jelas menggunakan kata-kata dan simbol yang tepat, tepat dan konkret.

Kesopanan untuk Dipertahankan

Pesan pengirim harus dirancang atau disiapkan sedemikian rupa sehingga harus sopan, reflektif, dan antusias. Ini harus menunjukkan rasa hormat pengirim kepada penerima dan menjadi positif dan fokus pada penerima.

Ketepatan Pesan

Penyusunan pesan harus dilakukan sedemikian rupa sehingga pesan akhir tidak memiliki kesalahan tata bahasa dan pengulangan kalimat. Pesannya harus tepat, benar, dan tepat waktu.

Komunikasi Bisnis yang Efektif

Bisnis yang sukses sebagian besar berkembang pada komunikasi bisnis yang efektif. Keterampilan komunikasi yang efektif sangat penting untuk membangun interaksi yang aktif dan efektif di antara rekan kerja, klien, atasan, dan media.

Ini sangat penting bagi semua personel di semua fase kehidupan bisnis di organisasi mana pun.

Meskipun setiap orang yang bekerja dalam suatu organisasi membanggakan diri telah memperoleh keterampilan komunikasi bisnis yang efektif, ada kebutuhan yang pernah dirasakan untuk meningkatkan keterampilan ini.

Metode Komunikasi Bisnis yang Efektif

Sekarang kita akan melihat berbagai metode komunikasi bisnis yang efektif secara singkat -

• Web-based communication - Untuk komunikasi yang lebih baik dan lebih baik, kapan saja dan di mana saja.

• Video conferencing - Ini memungkinkan orang-orang di lokasi yang berbeda untuk mengadakan pertemuan interaktif.

• Reports - Ini penting dalam mendokumentasikan kegiatan departemen mana pun.

• Presentations - Ini adalah metode komunikasi yang populer di semua jenis organisasi, biasanya melibatkan materi audiovisual, seperti salinan laporan, atau materi yang disiapkan dalam Microsoft PowerPoint atau Adobe Flash.

• Telephone meetings - Ini memungkinkan pidato jarak jauh.

• Forum boards - Ini memungkinkan orang untuk langsung memposting informasi di lokasi terpusat.

• Face-to-face meetings - Sifat pertemuan semacam itu bersifat pribadi dan harus dilanjutkan dengan tindak lanjut tertulis.

Komunikasi bisnis yang efektif selanjutnya dapat dikategorikan menjadi -

• Komunikasi bisnis lisan yang efektif

• Komunikasi bisnis tertulis yang efektif

Komunikasi Bisnis Lisan yang Efektif

Komunikasi bisnis yang efektif sebagian besar melibatkan mendengarkan dan berbicara. Baik pembicara maupun pendengar sama-sama bertanggung jawab untuk membuat pesan menjadi jelas dan dipahami. Selain itu, bahasa tubuh, nada suara, pilihan kata dan frase, klarifikasi pesan dan gaya komunikasi juga berperan dan mempengaruhi efektivitas transaksi dan interaksi interpersonal.

Teknik Komunikasi Bisnis Lisan yang Efektif

Pada bagian ini, kita akan membahas berbagai teknik komunikasi bisnis lisan yang efektif. Tekniknya dijelaskan di bawah ini -

• Pembicara harus tahu bagaimana mengartikulasikan pesan mereka sehingga memungkinkan pendengar untuk memahaminya dengan baik dan menyampaikannya dengan cara yang konsisten dengan pesan itu sendiri.

• Pidato atau kata-kata yang diucapkan harus disampaikan dengan benar dan ringkas.

• Pidato harus kontekstual seperti masalah serius paling baik disampaikan dengan nada serius.

• Mengetahui pendengar dan bagaimana mereka bereaksi sangat penting dalam memahami pokok bahasan pidato.

• Untuk komunikasi bisnis yang efektif, lokasi yang tenang sangat penting. Jika satu pihak terganggu oleh gangguan eksternal dan internal seperti suara, komunikasi gagal memberikan hasil yang diinginkan.

• Keterlibatan semua pihak yang berkepentingan sangat penting untuk membuat komunikasi efektif. Keterlibatan berarti perhatian penuh dan dedikasi pada diskusi atau analisis.

• Mendengarkan secara efektif atau aktif penting bagi peserta dalam komunikasi. Ini dipraktikkan oleh pembicara dan pendengar dalam komunikasi yang efektif.

• Untuk menjadi pendengar yang lebih baik, ada kebutuhan untuk menghilangkan semua gangguan selama percakapan.

• Mendengarkan secara aktif melibatkan kontak mata, anggukan, gerak tubuh, dan komentar singkat untuk menunjukkan pengertian. Atas dasar isyarat dan komentar ini, pemahaman dan reaksi pendengar dapat dinilai. Jika pendengar tampak bingung, pembicara perlu menilai ulang kata-kata atau penyampaian pesan.

• Pendengar dapat mengajukan pertanyaan, memvalidasi apa yang dikatakan dan memberikan masukan jika perlu.

• Saat berbicara atau berinteraksi dengan seseorang, jangan hanya mendengarkan apa pun yang mereka katakan - lebih baik perhatikan dan buat catatan mental.

• Mengajukan pertanyaan selama diskusi atau percakapan penting menambah bobot komunikasi. Ini juga membantu peserta untuk mempelajari segala sesuatu yang perlu mereka ketahui. Itu menunjukkan bahwa mereka mendengarkan dan menegaskan pengertian dan memberi hormat.

• Pertanyaan adalah instrumen yang ampuh untuk membuat komunikasi menjadi efektif. Ini memungkinkan orang yang bersangkutan untuk mendapatkan umpan balik yang diperlukan.

• Biasanya ada dua jenis pertanyaan yang akan ditanyakan selama proses komunikasi.

• Close-ended questions, yang sering dijawab dengan 'ya' atau 'tidak' menjadi penting ketika komunikator ingin mengumpulkan informasi dasar dengan cepat atau ingin memperoleh jawaban tanpa penjelasan yang panjang atau berlarut-larut.

• Open-ended questions memberikan jawaban yang lebih luas dan komprehensif.

Umpan balik adalah bagian penting dari komunikasi dan sangat dibutuhkan oleh semua pihak yang berkepentingan dalam proses komunikasi. Ini menandai akhir dari proses komunikasi. Komunikator di satu sisi harus menyampaikan informasinya sedemikian rupa sehingga targetnya dapat memberikan umpan balik atau kritik atas informasi yang diberikan.

Selama percakapan tertentu, diskusi atau pertemuan jenis dan media komunikasi yang tepat dan relevan harus tersedia. Visual harus ditampilkan untuk menyajikan informasi dengan cara yang menyenangkan dan enak.

Memperkuat budaya positif dan suportif akan mengembangkan pemahaman yang jelas antar karyawan. Salah satu cara yang paling efektif untuk mengkomunikasikan budaya perusahaan adalah dengan menggunakan bantuan dek budaya.

Sulit untuk berkomunikasi secara terbuka jika kedua belah pihak melipat tangan, mengatupkan rahang, dan menolak untuk saling menatap mata. Komunikasi nonverbal seperti gerak tubuh, nada suara, kontak mata lebih bermakna daripada kata-kata yang diucapkan. Jika pesan nonverbal membanjiri percakapan, mungkin lebih baik menunggu sampai semuanya beres. Mengangguklah dan pertahankan postur terbuka untuk menunjukkan bahwa Anda menyerap apa yang dikatakan orang lain.

Komunikasi Bisnis Tertulis yang Efektif

Komunikasi bisnis tertulis yang efektif merupakan bagian integral dari sistem komunikasi dalam organisasi bisnis. Tidak semua komunikasi bisa lisan. Harus ada sejumlah media yang dapat digunakan organisasi untuk berkomunikasi dalam bentuk tertulis.

E-mail, brosur, laporan, surat, iklan, pidato, artikel, presentasi PowerPoint adalah contoh komunikasi tertulis bisnis.

Terlepas dari kenyataan bahwa persentase yang luar biasa dari komunikasi tertulis sekarang diproduksi secara online, kebutuhan untuk menulis dengan baik tidak berkurang. Organisasi menghasilkan volume komunikasi tertulis yang terus meningkat dalam bentuk email, posting media sosial, panduan, brosur, manual, laporan, dan proposal.

Kelebihan Komunikasi Bisnis Tertulis

Berikut adalah kelebihan dari komunikasi bisnis tertulis -

• Komunikasi bisnis tertulis dapat diedit dan direvisi.

• Mereka memberikan catatan pesan permanen dan dapat digunakan sebagai preseden.

• Izinkan penerima untuk meninjau pesan dan memberikan umpan balik yang sesuai

• Mereka dianggap lebih efektif untuk komunikasi bisnis yang kompleks yang mencakup fakta dan angka

• Mereka meningkatkan efisiensi antar organisasi dan meningkatkan citra organisasi

• Mereka dapat dipertahankan sebagai preseden dalam bentuk cetak.

Kontra Komunikasi Bisnis Tertulis

Berikut ini adalah kontra komunikasi bisnis tertulis -

• Penundaan dalam mendapatkan umpan balik tidak seperti dalam komunikasi tatap muka; hal ini menyebabkan frustrasi dan ketidakpastian dalam situasi bisnis yang menginginkan tanggapan yang cepat.

• Memakan waktu untuk menulis pesan

Teknik Komunikasi Tertulis yang Efektif

Jenis Komunikasi

Pada bagian ini, kita akan membahas berbagai jenis komunikasi. Jenis yang berbeda adalah sebagai berikut -

• Komunikasi Verbal dan Non Verbal

• Komunikasi Formal dan Informal

• Komunikasi ke Bawah dan ke Atas

Komunikasi sangat penting agar bisnis apa pun berhasil. Bergantung pada keadaan dan kebutuhan bisnis, jenis komunikasi bervariasi.

Komunikasi biasanya didasarkan pada sifat dan karakteristik pesan dan konteks pengirimannya. Pilihan saluran komunikasi dan gaya berkomunikasi mempengaruhi komunikasi.

Komunikasi lisan

Komunikasi verbal mengacu pada bentuk komunikasi di mana pesan ditransmisikan secara verbal; dimana komunikasi dilakukan baik secara lisan maupun tulisan.

Komponen Komunikasi Verbal

Berikut adalah berbagai komponen komunikasi verbal -

• Bahasa yang Dapat Dimengerti

• Pilihan kata

• Infleksi (pola stres dalam pidato lisan)

• Tone

• Bahasa tubuh

• Perilaku mata (okules)

• Visual (gambar, peta, bagan, grafik, warna, tanda, dll.)

• Elemen pendengaran (suara, nada, peluit, dll.)

Komunikasi nonverbal

Komunikasi Nonverbal mengacu pada komunikasi yang dilakukan melalui berbagai media tanpa kata atau tidak terucapkan.

Komunikasi Formal dan Informal

Ada dua saluran komunikasi yang ada dalam sebuah organisasi - formal dan informal.

Komunikasi formal adalah komunikasi formal atau 'resmi'. Ini adalah bagian dari sistem komunikasi yang diakui yang terlibat dalam operasi organisasi.

Komunikasi informal tumbuh dari interaksi sosial di antara orang-orang yang bekerja sama dalam suatu organisasi. Ini didasarkan pada konvensi, adat istiadat dan budaya yang lazim di dalamnya.

Tabel berikut menunjukkan perbedaan antara formal and informal communication.

Basis	Komunikasi formal	Komunikasi informal
Definitions	Dalam komunikasi formal, pertukaran informasi dilakukan melalui saluran struktur organisasi yang telah ditentukan sebelumnya dan formal di sepanjang jalur kewenangan.	Dalam komunikasi informal, informasi menyebar melalui jalur informal yaitu dalam bentuk selentingan (informal person to person communication; gossip). Itu dibangun di sekitar hubungan sosial anggota organisasi. Tidak mengikuti garis otoritas.
Also Known as	Komunikasi Resmi	Grapevine Komunikasi
Dependability	Lebih banyak dan diakui dengan baik	Relatif kurang dan cenderung tidak akurat
Speed	Mengambil waktu; karenanya, lambat	Lebih cepat
Authenticity	Karena jenis komunikasi ini sebagian besar dilakukan dalam perintah tertulis dan terdapat bukti dan keaslian dokumen.	Kurangnya bukti dokumenter membuatnya terdistorsi dan karenanya, tidak akurat dan tidak dapat diandalkan.
Advantages	Ini lebih mungkin dibutuhkan dalam bisnis karena lebih terbukti dan dapat diandalkan. Ini membantu dalam fiksasi tanggung jawab dan menjaga hubungan otoritas dalam suatu organisasi. Tidak ada ruang untuk membuat dan menyebarkan rumor.	Ini bertindak sebagai media yang efisien untuk mengungkapkan informasi tertentu yang tidak dapat disalurkan melalui saluran resmi. Itu implisit, spontan, multidimensi dan beragam. Ini memuaskan keinginan orang untuk mengidentifikasi apa yang terjadi dalam organisasi dan menawarkan kesempatan untuk mengungkapkan ketakutan, kekhawatiran dan keluhan. Ini sangat fleksibel dan mengalir bebas ke segala arah.
Disadvantages	Umumnya memakan waktu, rumit, dan terkadang menyebabkan banyak distorsi. Itu mahal dan kurang fleksibel. Itu hanya bisa mengalir ke atas dan ke bawah. Itu wajib diikuti.	Saluran komunikasi yang tidak diakui secara resmi. Itu tidak memiliki peran dalam mendelegasikan otoritas. Cakupan yang lebih luas untuk membuat dan menyebarkan rumor. Pesan sering kali terdistorsi. Dapat menimbulkan ketidakdisiplinan dalam organisasi. Ini tidak memiliki keaslian bukti.

Apa itu Grapevine?

Grapevine mengacu pada metode komunikasi informal dalam suatu organisasi. Ini adalah metode orang-ke-orang untuk menyebarkan informasi melalui pertobatan atau gosip informal. Ini terbukti lebih efisien daripada yang formal.

Jenis Komunikasi Informal

Pada bagian ini, kita akan membahas berbagai jenis komunikasi informal.

Rantai Beruntai Tunggal

Dalam rantai untai tunggal, informasi diteruskan oleh satu orang ke orang lain, yang pada gilirannya meneruskannya ke orang lain dan prosesnya berlanjut.

Rantai Cluster

Dalam rantai cluster, informasi diteruskan oleh satu orang ke orang-orang yang dapat diandalkan, dan yang terakhir meneruskannya ke teman-teman yang dapat diandalkan dan komunikasi berlanjut.

Rantai Probabilitas

Dalam rantai probabilitas, seseorang meneruskan informasi ke orang yang dipilih secara acak dan komunikasi berlanjut.

Rantai Gosip

Dalam rantai gosip, seseorang menyampaikan informasi kepada sekelompok orang dan anggota kelompok tersebut meneruskannya kepada beberapa orang lagi dan informasi tersebut menyebar.

Komunikasi ke Bawah dan ke Atas

Komunikasi diteruskan ke arah yang berbeda - ke bawah, ke atas, atau ke samping dalam organisasi mana pun. Pada bagian ini, kita akan membahas arah komunikasi ke bawah dan ke atas serta perbedaan mendasar yang ada di antara keduanya.

Komunikasi ke Bawah

• Saat komunikasi mengalir atau dimulai dari orang-orang di tingkat yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah dalam hierarki organisasi.

• Komunikasi ke bawah dapat berupa lisan dan tulisan.

• Media komunikasi lisan ke bawah, misalnya, instruksi, pidato, rapat, pembicaraan lewat telepon, pengeras suara dan juga selentingan.

• Media komunikasi tulis kebawah antara lain memorandum, surat, email, buku pedoman, pamflet, pernyataan kebijakan, prosedur, pemberitahuan, dan tampilan berita elektronik.

• Otoritas yang lebih tinggi atau organisasi tingkat atas mengambil inisiatif untuk memulai komunikasi semacam itu.

• Komunikasi ke bawah mengalir dari otoritas atasan ke bawah ke bawahan sampai level bawah dalam hierarki. Tanggapan untuk komunikasi ke bawah bergerak ke atas di sepanjang jalur yang sama.

• Komunikasi ke bawah disebut sebagai sistem komunikasi tipe instruksi.

• Sangat cocok dalam lingkungan otoriter yang ada dalam suatu organisasi.

Komunikasi ke Atas

• Komunikasi ke atas mengalir dari bawahan ke atasan dan berlanjut ke hierarki organisasi.

• Ini dikenal sebagai komunikasi yang dimulai oleh bawahan karena proses komunikasi ke atas dimulai dengan personel di tingkat bawah organisasi.

• Berbeda dengan komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas bersifat non-direktif.

• Ini membangun budaya kerja partisipatif dalam organisasi karena dalam proses komunikasi ini karyawan merasa bebas untuk mengkomunikasikan keluhan dan keberatan mereka ke atas.

• Ini memungkinkan manajemen tingkat atas untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan tingkat bawah dan dengan demikian meningkatkan kemajuan dan kemakmuran organisasi.

• Ini menghasilkan rasa saling percaya di antara manajemen dan karyawan dan menjadi pertanda baik bagi pertumbuhan hubungan interpersonal yang kuat dalam organisasi yang mengarah pada pengembangan organisasi secara keseluruhan.

• Dengan proses komunikasi ini, karyawan dapat berperan dalam menyusun kebijakan baru atau mengubah kebijakan yang sudah usang.

• Sarana komunikasi ke atas selain rantai komando adalah saran, prosedur banding dan pengaduan, sistem pengaduan, sesi konseling, selentingan, pertemuan kelompok, dll.

• Komunikasi ke atas juga disebut manajemen konsultatif.

Ringkasan

• Komunikasi adalah sine qua non dalam organisasi bisnis.

• Dalam perkataan RW Griffin, “Komunikasi efektif adalah proses pengiriman pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang diterima sedekat mungkin maknanya dengan pesan yang dimaksud”.

• Bisnis yang sukses sebagian besar berkembang pada komunikasi bisnis yang efektif.

• Komunikasi bisnis yang efektif selanjutnya dapat dikategorikan menjadi -

  • Komunikasi bisnis lisan yang efektif

  • Komunikasi bisnis tertulis yang efektif

• Komunikasi bisnis tertulis yang efektif merupakan bagian integral dari sistem komunikasi dalam organisasi bisnis.

• Jenis yang berbeda adalah sebagai berikut -

• Komunikasi Verbal dan Non Verbal

• Komunikasi Formal dan Informal

• Komunikasi ke Bawah dan ke Atas

• Grapevine mengacu pada metode komunikasi informal dalam suatu organisasi.

Proses komunikasi mengacu pada transmisi atau bagian informasi atau pesan dari pengirim melalui saluran yang dipilih ke penerima untuk mengatasi hambatan yang mempengaruhi kecepatannya.

Proses komunikasi bersifat siklik karena dimulai dengan pengirim dan diakhiri dengan pengirim dalam bentuk umpan balik. Itu terjadi ke atas, ke bawah dan ke lateral di seluruh organisasi.

Proses komunikasi seperti itu harus merupakan interaksi yang terus menerus dan dinamis, baik yang mempengaruhi maupun dipengaruhi oleh banyak variabel.

Proses komunikasi terdiri dari langkah-langkah tertentu dimana setiap langkah merupakan inti dari komunikasi yang efektif.

Berikut ini adalah analisis singkat tentang langkah-langkah penting dari proses komunikasi.

Unsur-unsur Berbeda dalam Proses Komunikasi

Sekarang kita akan belajar tentang berbagai elemen dalam proses komunikasi.

Pengirim

Fondasi dari proses komunikasi diletakkan oleh orang yang mengirimkan atau mengirimkan pesan. Dia adalah pengirim pesan yang bisa berupa pemikiran, ide, gambar, simbol, laporan atau perintah dan postur dan gerak tubuh, bahkan senyuman sesaat. Oleh karena itu, pengirim adalah pemrakarsa pesan yang perlu dikirim. Setelah menghasilkan ide, informasi, dll. Pengirim mengkodekannya sedemikian rupa sehingga dapat dipahami dengan baik oleh penerima.

Pesan

Pesan disebut sebagai informasi yang disampaikan dengan kata-kata seperti dalam pidato dan tulisan, tanda, gambar atau simbol tergantung pada situasi dan sifat serta pentingnya informasi yang ingin dikirim. Pesan adalah jantung komunikasi. Ini adalah konten yang ingin disampaikan pengirim kepada penerima. Itu bisa lisan baik tertulis maupun lisan; atau non-verbal yaitu gambar atau simbolis, dll.

Pengkodean

Pengkodean adalah menempatkan pesan yang ditargetkan ke dalam media yang sesuai yang dapat berupa verbal atau non-verbal tergantung pada situasi, waktu, ruang, dan sifat pesan yang akan dikirim. Pengirim memasukkan pesan tersebut ke dalam rangkaian simbol, gambar atau kata yang akan dikomunikasikan kepada penerima yang dituju. Pengkodean adalah langkah penting dalam proses komunikasi karena pengkodean yang salah dan tidak tepat dapat mengalahkan maksud sebenarnya dari proses komunikasi.

Saluran

Saluran mengacu pada cara atau mode pesan mengalir atau ditransmisikan. Pesan dikirim melalui saluran yang menghubungkan pengirim dengan penerima. Pesan tersebut dapat lisan atau tertulis dan dapat dikirim melalui memorandum, komputer, telepon, ponsel, aplikasi atau televisi.

Karena setiap saluran memiliki kelebihan dan kekurangan, pemilihan saluran yang tepat sangat penting untuk komunikasi yang efektif.

Penerima

Penerima adalah orang atau kelompok yang dimaksudkan untuk pesan tersebut. Dia mungkin pendengar, pembaca, atau penonton. Kelalaian apa pun dari pihak penerima dapat membuat komunikasi tidak efektif. Penerima perlu memahami pesan yang dikirim dengan cara sebaik mungkin sehingga maksud komunikasi yang sebenarnya tercapai. Sejauh mana penerima menerjemahkan pesan bergantung pada pengetahuannya tentang pokok pesan, pengalaman, kepercayaan dan hubungan dengan pengirim.

Penerima adalah faktor penting dalam proses komunikasi seperti halnya pengirim. Ini adalah akhir dari proses tersebut. Penerima harus dalam kondisi fit untuk menerima pesan, yaitu ia harus memiliki saluran komunikasi yang aktif dan tidak boleh disibukkan dengan pikiran lain yang mungkin menyebabkan dia kurang memperhatikan pesan tersebut.

Decoding

Decoding mengacu pada menafsirkan atau mengubah pesan yang dikirim ke dalam bahasa yang dapat dimengerti. Ini berarti memahami pesannya. Penerima setelah menerima pesan menafsirkannya dan mencoba memahaminya dengan cara terbaik.

Umpan balik

Umpan balik adalah aspek utama dari proses komunikasi. Ini mengacu pada tanggapan penerima untuk pesan yang dikirim kepadanya oleh pengirim. Umpan balik diperlukan untuk memastikan bahwa pesan telah dikodekan, dikirim, diterjemahkan dan dipahami secara efektif.

Ini adalah langkah terakhir dari proses komunikasi dan menetapkan bahwa penerima telah menerima pesan dalam bentuk dan semangatnya. Dengan kata lain, penerima telah menafsirkan pesan dengan benar seperti yang dimaksudkan oleh pengirim. Ini penting untuk membuat komunikasi efektif dan terarah.

Pertimbangkan poin-poin berikut terkait dengan umpan balik yang terlibat dalam proses komunikasi -

• Ini meningkatkan keefektifan komunikasi karena memungkinkan pengirim untuk mengetahui kemanjuran pesannya.

• Ini memungkinkan pengirim untuk mengetahui apakah pesannya telah dipahami dengan benar.

• Analisis masukan membantu meningkatkan pesan di masa mendatang. Umpan balik, seperti pesannya, bisa verbal atau nonverbal dan disalurkan melalui saluran komunikasi yang dipilih dengan cermat.

• Kami dapat merepresentasikan langkah-langkah di atas dalam sebuah model sebagai model proses komunikasi.

Jenis Umpan Balik

Kevin Eujeberry, eksponen kepemimpinan terkenal di dunia menyebutkan empat jenis umpan balik. Jenisnya adalah sebagai berikut -

• Umpan Balik Negatif atau komentar korektif tentang perilaku masa lalu

• Umpan Balik Positif atau komentar penegasan tentang perilaku masa depan

• Umpan balik negatif atau komentar korektif tentang perilaku di masa depan

• Umpan balik positif atau komentar yang menguatkan tentang perilaku di masa depan

Model Proses Komunikasi

Sekarang mari kita lihat model proses komunikasi -

Proses komunikasi, bagaimanapun, tidak semulus atau bebas hambatan seperti yang terlihat. Dari transmisi hingga penerimaan, pesan dapat diganggu atau diganggu pada tahap apa pun oleh banyak faktor yang dikenal sebagai penghalang komunikasi yang efektif. Salah satu faktornya adalah pemilihan metode komunikasi yang kurang baik. Selain pilihan metode komunikasi yang buruk, hambatan lain untuk komunikasi yang efektif termasuk kebisingan dan gangguan fisik lainnya, masalah bahasa, dan kegagalan untuk mengenali sinyal nonverbal. Kami akan membahas hambatan komunikasi ini di bab berikutnya.

Ringkasan

• Proses komunikasi mengacu pada transmisi atau bagian informasi atau pesan dari pengirim melalui saluran yang dipilih ke penerima untuk mengatasi hambatan yang mempengaruhi kecepatannya.

• Elemen-elemen yang berbeda dalam proses komunikasi -

  • Sender

  • Message

  • Encoding

  • Channel

  • Receiver

  • Decoding

  • Feedback

• Kevin Eujeberry, eksponen kepemimpinan terkenal di dunia menyebutkan empat jenis umpan balik. Jenisnya adalah sebagai berikut -

  • Umpan Balik Negatif atau komentar korektif tentang perilaku masa lalu

  • Umpan Balik Positif atau komentar penegasan tentang perilaku masa depan

  • Umpan balik negatif atau komentar korektif tentang perilaku di masa depan

  • Umpan balik positif atau komentar yang menguatkan tentang perilaku di masa depan

Model adalah hal yang biasa diikuti atau ditiru. Model komunikasi memberikan masukan untuk menetapkan sistem komunikasi standar dan memastikan komunikasi yang efektif dalam organisasi bisnis. Mereka diperiksa dari perspektif organisasi. Setiap organisasi membuat sistem komunikasinya sendiri yang sebagian besar mengambil inspirasi dari model komunikasi populer.

• Model komunikasi adalah model konseptual yang digunakan untuk menjelaskan proses komunikasi manusia.

• Model adalah representasi visual dari proses komunikasi.

• Model komunikasi formal pertama diucapkan oleh Claude Elwood Shannon pada tahun 1948 dan diterbitkan dengan pengantar oleh Warren Weaver. Model ini dikenal dengan sebutan Model Komunikasi Shannon dan Weaver.

Pada bagian berikut, mari kita bahas model dasar komunikasi untuk memudahkan pemahaman mereka yang akan membantu kita mempersiapkan model komunikasi yang efektif dalam bisnis dan bidang lainnya.

Model Komunikasi Satu Arah

Ini juga dikenal sebagai model komunikasi linier karena terjadi dalam garis lurus dari pengirim ke penerima dan berfungsi untuk menginformasikan, membujuk atau memerintahkan.

Dalam jenis komunikasi ini, informasi hanya dikirimkan dari satu titik ke titik lain atau ke banyak titik pada satu titik waktu.

Tidak ada transmisi informasi dari titik penerima. Di sini, penerima bersifat pasif.

Komunikasi satu arah sebagian besar digunakan untuk mengirimkan informasi terkini seperti informasi cuaca, informasi tentang bencana yang akan datang, program dan pengamatan publik pada konferensi pers dan melalui siaran radio dan TV. Waktu dan intensitas fenomena cuaca yang akurat ditransmisikan atau dikomunikasikan melalui media komunikasi satu arah.

Seperti dalam komunikasi dua arah, dalam komunikasi satu arah, pengirim dan penerima informasi tidak hanya orang tetapi juga komputer atau perangkat otomatis.

Ini terdiri dari pengirim yang mengkodekan pesan dan mentransmisikannya melalui saluran yang sesuai ke penerima di hadapan kebisingan.

Ini mengasumsikan bahwa ada awal dan akhir yang jelas dari komunikasi.

Itu Aristotle Model of Communicationdapat dikatakan sebagai model komunikasi satu arah di mana pengirim mengirimkan informasi atau pesan ke penerima untuk mempengaruhi mereka dan membuat mereka merespons sesuai. Model ini dianggap sebagai aturan emas untuk unggul dalam berbicara di depan umum, seminar, perkuliahan di mana pengirim menjelaskan maksudnya dengan merancang konten yang mengesankan, meneruskan pesan ke bagian kedua dan mereka hanya menanggapi yang sesuai.

Aristoteles adalah orang pertama yang berinisiatif dan merancang model komunikasi.

Kurangnya umpan balik dari receiver adalah salah satu kelemahan utama model ini.

Dalam model jenis ini, pengirim adalah anggota aktif dan penerima adalah yang pasif.

Model Transaksional

'Transaksional' berarti pertukaran atau interaksi antara orang-orang. Ini didasarkan pada premis dasar 'pertukaran' atau 'memberi dan menerima'.

Oleh karena itu, model komunikasi transaksional mengacu pada pertukaran pesan atau informasi antara pengirim dan penerima di mana masing-masing secara bergiliran mengirim atau menerima pesan.

Model ini adalah model komunikasi yang paling umum karena bahkan interaksi sehari-hari kita adalah contoh komunikasi model transaksional.

Model transaksional menjadi lebih efisien dan efektif jika peserta berada dalam lingkungan yang sama, saling mengenal dan berbagi sistem sosial yang sama. Setiap orang dalam proses bereaksi tergantung pada faktor-faktor seperti latar belakang, pengalaman, sikap, kepercayaan budaya, dan harga diri mereka.

Pilihan saluran yang tepat meningkatkan efisiensi dan keandalan pesan yang dikomunikasikan.

Model Komunikasi Interaktif

Model komunikasi interaktif juga dikenal sebagai model konvergensi.

Menurut model ini, pertukaran ide dan pesan terjadi dua arah dari pengirim ke penerima dan sebaliknya.

Proses komunikasi terjadi antara manusia atau mesin baik secara verbal maupun non verbal.

Pengirim menyalurkan pesan ke penerima dan penerima kemudian menjadi pengirim dan menyalurkan pesan ke pengirim asli.

Ini menekankan umpan balik yang menunjukkan bahwa komunikasi bukanlah proses satu arah tetapi proses dua arah.

Alih-alih informasi dikirim satu arah, dari pengirim ke penerima, kedua peserta mengirimkan informasi bolak-balik.

Wilbur Schramm, seorang sarjana dan otoritas komunikasi, juga mengusulkan agar pengirim dan penerima menafsirkan pesan, daripada menilai secara akurat makna pesan.

Dalam model ini, bagaimanapun, umpan balik tidak serempak dan biasanya membutuhkan waktu karena model ini banyak digunakan untuk Internet.

Komponen Model Interaktif

Pada bagian ini, kita akan membahas komponen-komponen yang terkait dengan model komunikasi interaktif. Ini adalah salah satu model komunikasi utama -

• Pengirim dan penerima bertindak sebagai pembuat enkode dan dekoder serta sumber pesan.

• Pesan adalah informasi yang akan dikomunikasikan.

• Umpan balik, yaitu, ketika decoder membentuk pesan kedua setelah menerima pesan pertama.

• Pengalaman lapangan adalah pengalaman dan pengetahuan yang mempengaruhi pembentukan dan interpretasi pesan. Pengetahuan dan pengalaman seperti itu sering kali dibentuk oleh latar budaya, psikologis, sosial dan situasional tempat pesan dibentuk dan ditafsirkan.

• Model interaktif juga mendukung konsep kebisingan dan hambatan komunikasi seperti bahasa, masalah jaringan, pemilihan saluran yang tidak tepat yang mempengaruhi model komunikasi.

• Internet, media sosial, pemasaran interaktif. ATM, belanja online, ruang obrolan adalah contoh model komunikasi interaktif.

Efektivitas Model Komunikasi

Model komunikasi adalah hasil otentik dari studi sistematis dari berbagai aspek komunikasi. Model komunikasi memberikan pemahaman yang sehat tentang sistem atau struktur yang dengannya orang dapat memahami sistem atau struktur yang serupa.

Simak poin-poin penting berikut terkait pentingnya model komunikasi -

• Model komunikasi membantu mengidentifikasi dan memahami komponen dan hubungan proses komunikasi yang dipelajari.

• Model merepresentasikan ide dan pemikiran baru pada berbagai aspek komunikasi yang membantu kita dalam merencanakan sistem komunikasi yang efektif. Mereka bertindak sebagai stimulan bagi peneliti dan mahasiswa komunikasi.

• Model adalah representasi gambar dari proses komunikasi.

• Mereka digunakan untuk penelitian dan investigasi di bidang komunikasi.

• Karena berkomunikasi adalah proses yang kaku untuk dipahami, model komunikasi dapat menjadi sumber penting untuk memahami kekakuan tersebut.

• Model memprediksi komunikasi yang lebih efektif di masa depan. Mereka juga memprediksi keberhasilan atau kegagalan proses komunikasi tertentu.

• Model membantu menjelaskan fenomena dengan memberikan informasi dalam cara yang disederhanakan yang sebaliknya menjadi rumit atau ambigu.

• Kita dapat menggunakan model komunikasi untuk menganalisis masalah nyata dan mencegah terjadinya masalah di masa mendatang.

Relevansi model komunikasi tidak bisa terlalu ditekankan. Mereka menambah untuk mewujudkan sistem komunikasi yang efektif.

Ringkasan

• Model komunikasi memberikan masukan untuk menetapkan sistem komunikasi standar dan memastikan komunikasi yang efektif dalam organisasi bisnis.

• Model yang berbeda adalah -

  • Model Komunikasi Satu Arah

  • Model Transaksional

  • Model Komunikasi Interaktif

• Model komunikasi adalah hasil otentik dari studi sistematis dari berbagai aspek komunikasi.

Komunikasi, seperti yang telah kita pelajari, adalah jalur kehidupan sebuah organisasi. Sedikit gangguan dalam kelancaran arus komunikasi, ke bawah dan ke atas, horizontal dan vertikal, dll., Mungkin merugikan organisasi.

Komunikasi yang efektif sangat penting dalam organisasi bisnis untuk memberikan informasi yang diinginkan tepat waktu dan dengan akurat untuk mengembangkan pemahaman dan hubungan antar pribadi dan antar departemen yang baik di dalamnya. Sebagai hasilnya, upaya pencapaian tujuan organisasi dapat dilakukan secara kolektif, efektif dan efisien.

Apa itu Hambatan?

Hambatan mengacu pada hambatan atau halangan yang mencegah pergerakan, aliran dan akses informasi di dalam atau di luar organisasi.

Dalam leksikon komunikasi, hambatan mengacu pada item tertentu yang dapat mengubah atau mencegah komunikasi dalam suatu organisasi. Ini mempengaruhi pertukaran ide, pemikiran dan informasi yang efektif.

Singkatnya, apa pun yang menghalangi proses komunikasi di tingkat mana pun adalah penghalang komunikasi yang efektif.

Hambatan dapat berasal dari titik mana pun dalam proses komunikasi.

• Ini bisa disebabkan oleh pengirim.

• Mereka dapat ditemukan di media transmisi pesan.

• Mereka mungkin muncul saat menerima pesan.

• Mungkin ada masalah dalam penerima dalam memahami pesan, dll.

Mari kita bahas secara singkat sumber dari hambatan ini.

Hambatan Yang Disebabkan Oleh Pengirim

Keberhasilan komunikasi konten tertentu secara substansial bergantung pada pengirim, karena dialah orang yang mengerjakan draf dan menyelesaikan pesan yang akan dikirim. Dia adalah pencetus komunikasi.

Pengirim harus sangat berhati-hati saat menyusun atau melaksanakan komunikasi untuk menghindari hambatan masuk ke dalam proses.

Hambatan yang dibuat pengirim adalah sebagai berikut -

• Kurangnya pengetahuan atau ide yang tidak memadai tentang penerima.

• Sikap negatif atau kurangnya minat terhadap pesan; tidak mau mengkomunikasikannya.

• Negatif terhadap penerima.

• Pilihan saluran atau media komunikasi yang tidak tepat oleh pengirim dalam menyampaikan pesan.

• Keterampilan komunikasi yang buruk dari pengirim seperti penggunaan kata-kata yang tidak pantas dan terdengar tinggi; kesalahan tata bahasa, verbositas dan penggunaan idiom, frasa, jargon atau slang yang tidak diinginkan, dll.

• Ketidakmampuan untuk memutuskan waktu yang tepat untuk mengkomunikasikan pesan.

• Ketidaktegasan memilih isi pesan yang akan dikomunikasikan; itu membunuh efektivitas komunikasi.

• Prasangka, yaitu, memulai komunikasi apa pun dengan bias atau sikap sok tahu dapat terbukti cukup merusak pertumbuhan proses komunikasi.

• Kurangnya perhatian untuk umpan balik dari penerima; itu menggagalkan maksud komunikasi.

Hambatan dalam Transmisi Pesan

Hambatan yang terkait dengan transmisi pesan adalah sebagai berikut -

• Hal-hal yang menghalangi transmisi pesan yang lancar disebut hambatan dalam transmisi pesan.

Transmisi pesan terganggu karena hambatan berikut -

Physical Barriers	Distortion- Ini terjadi ketika arti pesan hilang saat encoding dan decoding pesan. Gangguan fisik juga ada seperti petir yang buruk, duduk yang tidak nyaman, ruangan yang tidak higienis juga mempengaruhi komunikasi dalam pertemuan
	Noise- Itu ditemukan di lingkungan komunikasi dan mengganggu proses komunikasi. Penggunaan pengeras suara mengganggu komunikasi
	Overflow of Information - Ini bertindak seperti penghalang ketika penerima tidak memiliki kapasitas untuk menerima semua informasi dan dapat melewatkan beberapa poin penting atau salah menafsirkan makna keseluruhan pesan sama sekali
Barriers from Message	Pesan atau pokok bahasan komunikasi adalah faktor kunci dalam membuat komunikasi yang efektif berhasil. Bahasa yang digunakan di dalamnya, susunan kata, ketepatan dan waktu sangat menentukan untuk keberhasilan komunikasi.
	Misalnya, jika pesan mengandung banyak jargon dan slang saat berkomunikasi dengan seseorang yang belum pernah mendengar ungkapan tersebut, maka tidak akan dipahami oleh penerimanya.
	Kurangnya waktu yang tepat untuk menyusun pesan tertulis kemungkinan akan berdampak buruk pada konten pesan. Misalnya, jika supervisor meminta laporan segera tanpa memberikan waktu yang cukup kepada penulis laporan untuk mengumpulkan informasi yang diperlukan, itu akan mengakibatkan konflik. pesan.
Channel Barriers	Pilihan saluran yang tepat dan layak untuk berkomunikasi adalah yang paling penting dalam berkomunikasi. Jika pengirim memilih saluran komunikasi yang tidak tepat, komunikasi dapat berhenti.
	Saluran bisa berupa kata yang diucapkan, kata cetak, media elektronik, atau bahkan isyarat non verbal seperti tanda, gerak tubuh, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dll. Dalam bahasa komunikasi modern, saluran kata kebanyakan mengacu pada komunikasi massa seperti surat kabar, radio , televisi, telepon, komputer, internet, aplikasi.
	Instruksi detalaied yang disajikan melalui telepon, misalnya, dapat berfungsi untuk kedua komunikator. Instruksi harus ditulis dalam hitam putih dan dikirim melalui surat, diterbitkan di surat kabar, dll.
Long communication chain	Komunikasi cenderung terpengaruh saat pesan yang dikomunikasikan melewati saluran komunikasi yang panjang.
	Semakin panjang rantai komunikasi, semakin besar kesalahannya. Jika pesan dikirim melalui terlalu banyak penerima, pesan tersebut sering kali menjadi terdistorsi.
	Namun, jaringan komunikasi yang efektif dengan saluran komunikasi yang kuat dan mutakhir, hambatan ini dapat diatasi.

Masalah dalam Penerimaan

Sekarang mari kita lihat berbagai masalah yang dihadapi dalam penerimaan pesan dalam proses komunikasi. Masalahnya adalah sebagai berikut -

• Pengiriman pesan selesai ketika penerima di ujung lain menerimanya, memahaminya, dan kemudian mengirimkan umpan balik yang diinginkan ke pengirim.

• Jika ada masalah dalam menerima pesan, seluruh tujuan pengiriman pesan dikalahkan.

• Pesan adalah kendaraan bagi pengirim untuk berbagi perasaan, pemikiran, dan ide. Ini adalah cara gambar mental pengirim dikirim ke penerima.

• Pesan tersebut dapat segera jelas dan dipahami, atau kabur dan menyesatkan, berdasarkan seberapa baik semua komponen dalam proses komunikasi telah dipertimbangkan dan diakomodasi.

• Makna pesan adalah apa yang diberikan oleh penerima. Jika pengirim memiliki citra dan persepsi pesan yang berbeda di benaknya dibandingkan dengan penerima tentang pesan yang dikirim, maksud pesan akan terdistorsi.

• Faktanya, salah satu tantangan utama komunikasi adalah memastikan bahwa makna yang dimaksudkan oleh pengirim sama dengan makna yang diberikan penerima pada pesan ketika pesan itu diterima.

Faktor Pencipta Masalah dalam Penerimaan

• Saluran komunikasi yang buruk tempat pesan diterima.

• Masalah teknis yang terkait dengan media komunikasi.

• Tidak menggunakan beberapa alat umum untuk analisis masalah komunikasi.

• Kurangnya keterampilan bahasa dan semantik di pihak penerima.

Masalah dalam Pemahaman Penerima

Penerima dalam rantai komunikasi sama pentingnya dengan pengirim. Pemahaman penerima pesan sesuai keinginan pengirim merupakan tujuan dasar pengiriman pesan.

Namun, masalah terkadang muncul dalam pemahaman penerima pesan. Ketidakmampuan untuk memahami di pihak penerima menyebabkan pengembangan prasangka di benak pengirim. Itu terjadi karena faktor-faktor berikut.

Menghadapi Hambatan Komunikasi yang Efektif

Hambatan dalam komunikasi tidak hanya merusak maksud pesan tetapi juga dalam jangka panjang mempengaruhi kelancaran fungsi dan pertumbuhan organisasi. Dengan tepat dikatakan bahwa komunikasi adalah jalur kehidupan organisasi bisnis terlepas dari ukuran dan jangkauan yang terakhir.

Menghadapi hambatan dalam komunikasi perlu menjadi prioritas utama sehingga akan ada komunikasi yang terus menerus dan tidak terganggu di dalam dan di luar bisnis.

Di bagian selanjutnya, kita akan melihat bagaimana menghadapi berbagai hambatan komunikasi.

• Bagaimana menghadapi hambatan dalam komunikasi non-verbal dan verbal.

• Bagaimana menghadapi hambatan dalam komunikasi tertulis.

Bagaimana Mengatasi Hambatan dalam Komunikasi Non-verbal?

Menghadapi hambatan dalam komunikasi non-verbal tidak semudah kelihatannya. Jika keterampilan nonverbal seseorang buruk, dia mungkin mengirimkan pesan yang salah atau negatif kepada orang lain.

Berikut ini adalah jalan keluar untuk mengatasi hambatan dalam komunikasi non-verbal -

• Komunikasi non-verbal diterima begitu saja dalam percakapan tatap muka, tetapi berkomunikasi lebih dari sekadar berbicara dan mendengarkan. Elemen komunikasi non-verbal inilah yang dapat memberikan banyak informasi dan dapat menjadi sarana pembelajaran yang penting.

• Menjalin kontak mata langsung dengan orang di sisi lain; itu tidak hanya meningkatkan tingkat kepercayaan diri Anda tetapi juga memberi orang lain kenyamanan yang dibutuhkan untuk berkomunikasi dengan Anda sebagai balasannya.

• Memiliki ekspresi wajah seperti wajah tersenyum; itu menciptakan lingkungan yang bersahabat dan menyenangkan antara Anda dan pendengar.

• Penting untuk diingat bahwa kita berkomunikasi dengan tubuh kita serta dengan suara kita. MencobaNOT TO terlibat dalam gerakan yang akan mengalihkan perhatian audiens, seperti -

  • Peras tangan Anda (karena gugup)

  • Menjaga tangan Anda tetap di saku

  • Kecepatan gugup

  • Tidak bergerak sama sekali

  • Bersandar di podium untuk seluruh presentasi

  • Memberi isyarat secara konstan dengan pena dan atau pensil

  • Kebiasaan menyeret kertas Anda atau mengklik pena

  • Menyilangkan lengan Anda (dapat menunjukkan sikap defensif)

  • Tertawa yang tidak pantas (dapat menunjukkan kecemasan)

Bagaimana Mengatasi Hambatan dalam Komunikasi Verbal?

Sekarang kita akan belajar bagaimana menghadapi hambatan dalam komunikasi verbal.

Hambatan Mendengarkan Secara Efektif

Hambatan merupakan ancaman bagi keberhasilan komunikasi yang efektif. Mereka membuat komunikasi tidak dapat diakses, tidak dapat dipahami sehingga membunuh prospek keefektifannya.

Seberapa sering pikiran Anda mengembara ketika seseorang memberi tahu Anda sesuatu? Ini biasanya terjadi ketika topik diskusi tidak menarik minat Anda. Terkadang percakapan menjadi terlalu panjang dan membosankan.

Terkadang topik diskusi mungkin menarik tetapi pembicara tidak dapat menarik perhatian Anda, atau Anda mungkin tidak dapat memahaminya karena kurangnya pengetahuan tentang topik atau kosakata atau bahasa pembicara.

Harus ada motivasi dan minat dalam suatu percakapan agar dapat mendengarkan dengan efektif. Namun, meskipun ada motivasi dan minat, mungkin ada beberapa hambatan yang memengaruhi kemampuan kita untuk mendengarkan dengan baik.

Kami akan membahas hambatan untuk mendengarkan secara efektif di bagian selanjutnya.

Hambatan Linguistik / Semantik

Ini adalah salah satu penghalang paling umum untuk mendengarkan. Pelajar bahasa biasanya menghadapi hambatan semacam ini.

Kosakata yang Tidak Dikenal

Kata-kata yang digunakan oleh pembicara mungkin asing bagi Anda. Pembicara mungkin menggunakan kata-kata dan jargon yang sulit. Akibatnya Anda tidak dapat memahami apa yang dikatakan pembicara.

Elemen Pidato Terhubung

Pengeras suara terlalu cepat. Hanya ada sedikit jeda dan ritme yang mungkin tidak Anda kenal. Anda gagal mengenali kata-kata yang sudah dikenal karena kontraksi, pengurangan, penautan. Misalnya, pembicara berkata, "Saya berteriak" dan Anda mendengar "es krim".

Tidak Dapat Memprediksi, Menebak, dan Menafsirkan Makna dari Konteks

Seseorang yang memperhatikan struktur suara akan mengenali bahwa kata "Idrankitfirst" yang diucapkan dengan cepat bisa berarti "Saya meminumnya dulu" atau "Saya akan memberi peringkat pertama." Anda harus dapat mengenali apakah itu "Saya meminumnya dulu" atau "Saya akan memberi peringkat pertama" dari konteksnya. Terkadang pembicara menyiratkan sesuatu tetapi tidak mengungkapkannya secara terbuka. “Itu saja, terima kasih” adalah cara yang sopan dan tidak langsung untuk memberi tahu seseorang bahwa Anda tidak membutuhkan layanannya lagi, bukan dengan langsung mengatakan 'Anda boleh pergi sekarang ”. Anda menebak makna dari konteksnya meskipun pembicara tidak secara terbuka mengungkapkan apa yang dia inginkan.

Dapatkan Kata-Kata tapi Gagasan Kalah

Anda kehilangan jejak jika Anda berkonsentrasi pada setiap kata yang diucapkan pembicara, terutama jika Anda perlu melakukannya untuk waktu yang lama. Akibatnya Anda mungkin memahami arti dari hampir semua kata tetapi tidak mengerti intinya. Anda tidak membedakan informasi penting dari yang tidak penting.

Hambatan Sosial-Budaya

Hambatan sosio-budaya juga menghambat pendengaran yang efektif.

Latar Belakang Budaya Yang Berbeda

Aksen pembicara dan pengucapan kata-kata tidak Anda kenal karena perbedaan budaya antara Anda dan pembicara.

Subjek Tidak Dikenal

Subjek ini mungkin tidak Anda kenal karena Anda tidak terbiasa dengan budaya tertentu atau tidak mengetahui gaya hidup masyarakat tertentu.

Hambatan Psikologis

Pada bagian ini, kita akan membahas berbagai hambatan psikologis untuk mendengarkan secara efektif

Membentuk opini dan menarik kesimpulan sebelum mendengarkan

Bukan ide yang buruk untuk mengetahui tujuan mendengarkan Anda. Tetapi Anda mungkin membentuk opini tentang pembicara bahkan sebelum dia berbicara.

Anda dapat membuat asumsi tentang subjek yang akan dibicarakan dan menarik kesimpulan bahkan sebelum pembicara berbicara. Ini mungkin menghalangi pikiran Anda dan akibatnya Anda tidak akan bisa mendengarkan.

Kurangnya minat pada topik

Anda tidak boleh mendengarkan jika Anda tidak tertarik dengan topik pembicara.

Ketidakmampuan untuk memperhatikan

Bermimpi siang hari dan pikiran yang mengembara dapat menghalangi Anda untuk mendengarkan.

Prasangka

Anda mungkin menolak untuk mendengarkan sesuatu, yang bertentangan dengan ide dan keyakinan Anda. Anda hanya mendengar apa yang ingin Anda dengar.

Hambatan Fisik

Hambatan fisik juga menghalangi pendengaran yang efektif. Mari kita lihat apa saja hambatan fisik ini.

Lingkungan yang bising

Lingkungan mungkin terlalu bising, yang dapat mempengaruhi pendengaran.

Jarak fisik

Anda mungkin terlalu jauh dari speaker atau terlalu dekat dengan speaker untuk dapat mendengar dengan jelas.

Bagaimana Menghadapi Hambatan dalam Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis yang tidak efektif dapat membatalkan segala sesuatu yang dimaksudkan dengan adil dalam isi pesan. Ini dapat mencegah pelamar untuk mendapatkan pekerjaan impiannya, satu promosi, dapat membatalkan kesepakatan, dan dapat menghambat citra organisasi.

Hambatan dalam komunikasi tertulis sepenuhnya merusak isi pesan yang dikirim dan mengakibatkan gangguan komunikasi.

Oleh karena itu, penting untuk mengatasi penghalang dalam komunikasi tertulis untuk memastikan bahwa komunikasi yang efektif terjalin.

Berikut ini adalah cara-cara yang diperlukan untuk mengatasi hambatan tersebut.

Orang yang Tepat

• Orang-orang yang mahir dalam bahasa lisan dan tulisan harus diberi prioritas utama pada saat perekrutan di organisasi mana pun.

• Pelatihan yang tepat untuk meningkatkan keterampilan berkomunikasi yang efektif dari para pendatang baru dan juga karyawan yang ada harus dipastikan secara teratur.

• Orang yang menyusun konten komunikasi harus menguasai bahasa lisan dan tulisan.

Bahasa yang Benar

• Kesederhanaan, kejelasan dan ketepatan harus ditekankan dalam semua komunikasi tertulis organisasi.

Presentasi yang Benar

• Buat presentasi atau tulisan Anda hampir bebas dari kesalahan.

• Hindari menjejali pesan dengan kesalahan konyol seperti 'longgar' sebagai ganti 'kalah'; 'di sana' di tempat 'mereka'; 'terlalu' sebagai ganti 'ke', dll. Selalu edit dan periksa ejaan konten sebelum finalisasi.

Konten yang Benar

• Fokus pada apa yang sebenarnya ingin dikomunikasikan oleh pesan tersebut; hindari membuang-buang waktu dengan topik korespondensi.

• Isinya harus tepat, singkat dan bermakna.

Urutan Benar

• Pesan tertulis harus ditulis dalam urutan yang menunjukkan arti yang tepat dan urutan materi yang disajikan di dalamnya.

Saluran Kanan

• Mempertimbangkan isi dan waktu pesan, komunikator harus memilih saluran yang paling tepat untuk menyampaikan pesan.

• Jika itu rahasia atau membawa informasi sensitif, itu harus dikirim melalui media yang memberikan keamanan yang lebih baik, misalnya, email terenkripsi.

Umpan Balik yang Benar

• Umpan balik yang tidak tepat atau salah mengalahkan tujuan pesan yang dikirim. Ini menghasilkan gangguan komunikasi.

• Oleh karena itu, pesan harus ditulis dengan cara yang diinginkan dan dikirim melalui saluran yang sesuai untuk memastikan umpan balik awal dari penerima.

Komunikasi Efektif - Elemen Komunikasi yang Buruk

Kurangnya komunikasi yang efektif di seluruh dan di luar organisasi bisnis disebut sebagai komunikasi yang buruk. Ini mempengaruhi aliran ide yang bebas, produktivitas karyawan, kerjasama staf, inovasi dan pada akhirnya mengganggu efisiensi sumber daya manusia organisasi secara keseluruhan.

Elemen komunikasi yang buruk ditemukan di semua jenis komunikasi. Kami telah mempelajari tentang hambatan ini di bab-bab sebelumnya.

Alasan Komunikasi Buruk

Diagram alir yang diberikan di bawah ini menunjukkan berbagai alasan untuk komunikasi yang buruk -

Selain itu, kurangnya komitmen di antara tenaga kerja, staf yang tidak berpengalaman, rasa takut dan tidak puas, ketidakmampuan yang tidak disadari antara karyawan dan manajer juga dapat mengakibatkan komunikasi yang buruk.

Konsekuensi Komunikasi yang Buruk

Komunikasi yang buruk dapat berdampak buruk pada tenaga kerja dan juga pada produktivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Berikut ini adalah beberapa konsekuensi dari komunikasi yang buruk dalam organisasi bisnis.

• Ketidakmampuan penerima untuk memahami pesan menyebabkan kebingungan dan kesalahpahaman.

• Komunikasi yang buruk mempengaruhi konsentrasi pendengar dalam komunikasi lisan yang mengalahkan makna pesan.

• Komunikasi yang buruk menghasilkan ambiguitas yang mengubah isi pesan atau kata-kata yang diucapkan.

• Komunikasi yang buruk menghasilkan ambiguitas yang mengubah isi pesan atau kata-kata yang diucapkan.

• Ini menyebabkan tindakan tidak lengkap karena konten pesan yang dikirim atau diucapkan tidak dipahami oleh penerima.

• Komunikasi yang buruk antara bisnis dan pelanggan mempengaruhi penjualan dan pada akhirnya menghambat pertumbuhan bisnis.

• Komunikasi yang buruk antara manajemen dan karyawan dapat menyebabkan penurunan motivasi dan mempengaruhi produktivitas secara keseluruhan. Karyawan menjadi tidak mau bekerja dengan manajer yang berkomunikasi dengan buruk.

• Komunikasi yang buruk antara manajemen dan karyawan dapat menyebabkan penurunan motivasi dan mempengaruhi produktivitas secara keseluruhan. Karyawan menjadi tidak mau bekerja dengan manajer yang merupakan komunikator yang buruk.

• Kehilangan jam kerja karena instruksi yang diberikan dan pesan yang dikirim berada di luar jangkauan penerima atau karyawan.

• Komunikasi yang buruk seringkali menyebabkan frustrasi di antara karyawan dalam suatu organisasi.

• Orang mungkin merasa tersisih jika komunikasi tidak terbuka dan efektif.

• Komunikasi yang buruk dapat menyebabkan berbagai jenis konflik yang mematikan prospek pertumbuhan dan kemakmuran organisasi.

Ringkasan

• Komunikasi, seperti yang telah kita pelajari, adalah jalur kehidupan sebuah organisasi. Sedikit gangguan dalam kelancaran arus komunikasi, ke bawah dan ke atas, horizontal dan vertikal, dll., Mungkin merugikan organisasi.

• Hambatan mengacu pada hambatan atau halangan yang mencegah pergerakan, aliran dan akses informasi di dalam atau di luar organisasi.

• Ada berbagai sumber hambatan -

  • Hambatan Yang Disebabkan Oleh Pengirim

  • Hambatan dalam Transmisi Pesan

  • Masalah dalam Penerimaan

• Hambatan untuk mendengarkan secara efektif adalah -

  • Hambatan Linguistik / Semantik

  • Hambatan Sosial-Budaya

  • Hambatan Psikologis

  • Hambatan Fisik

• Cara menghadapi hambatan dalam komunikasi tertulis -

  • Orang yang tepat

  • Bahasa yang benar

  • Presentasi yang tepat

  • Konten yang tepat

  • Urutan yang benar

  • Saluran yang benar

  • Umpan balik yang benar

• Kurangnya komunikasi yang efektif di seluruh dan di luar organisasi bisnis disebut sebagai komunikasi yang buruk.

• Komunikasi yang buruk dapat berdampak buruk pada tenaga kerja dan juga pada produktivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

Komunikasi ketenagakerjaan berkisar pada komunikasi tertulis dan percakapan antara pemberi kerja dan pencari kerja.

Majikan berkomunikasi dengan pencari kerja atau calon talenta tentang lowongan, budaya perusahaan, tunjangan dan tunjangan dan keamanan, dll. Majikan menggunakan cara kreatif untuk menarik dan mempertahankan talenta terbaik.

• Calon kandidat berkomunikasi dengan pemberi kerja tentang minat dan kesediaan mereka untuk bekerja melalui media yang berbeda.

• Komunikasi ketenagakerjaan adalah cara yang memungkinkan pencari kerja membujuk pemberi kerja untuk mempekerjakannya dengan menunjukkan bahwa pengetahuan, keahlian, dan keterampilannya memenuhi persyaratan pekerjaan dengan cara terbaik.

• Mencari pekerjaan bukanlah peristiwa tunggal; itu adalah sebuah proses. Pencari kerja harus menginvestasikan waktu dan energi dalam proses pekerjaan.

• Ini tidak sesulit kelihatannya untuk mendapatkan pekerjaan dengan baik bahkan di tengah-tengah kompetisi yang ketat.

• Fakta lain yang perlu diperhatikan di sini adalah bahwa tidak selalu yang 'paling berbakat' yang mengantongi hadiah (di sini, 'pekerjaan'), melainkan seseorang yang memiliki keterampilan pencarian kerja yang sangat baik dan tentu saja, dia yang berkinerja memadai.

Seorang calon pekerja harus melalui berbagai tahapan untuk mendapatkan pekerjaan tersebut. Tahapannya adalah sebagai berikut.

Ketahui Potensi Anda

Pencari kerja harus mengetahui potensi atau sumber dayanya dan menilai mereka secara menyeluruh. Dengan cara ini, ia dapat merencanakan strategi untuk menjalani proses pencarian kerja.

Kenali Pemberi Kerja Potensial

Para pencari kerja harus memilih bidang yang akan dikerjakan dan diunggulkan. Jika ia memiliki kompetensi yang dibutuhkan untuk sektor perbankan, ia dapat memilih pemberi kerja (salah satu bank yang ada) yang dapat memenuhi harapannya sebagai pemegang pekerjaan.

Melamar Pekerjaan

Pada tahap ini para pencari kerja perlu ikhlas dalam menyusun curriculum vitae, resume atau bio-data.

Wawancara; berpartisipasi dalam Diskusi Kelompok

Pada tahap ini, pencari kerja mencapai putaran terakhir dalam pencarian pekerjaannya. Berhasil menyelesaikan tahap ini, membuatnya berada dalam pekerjaan.

Curriculum Vitae Resume & Biodata

Pada bagian ini, kita akan belajar tentang curriculum vitae, resume dan biodata serta perbedaan (jika ada) di antara keduanya.

Curriculum vitae, resume atau bio-data adalah akun otentik dan singkat dari pendidikan seseorang, kualifikasi, keterlibatan sebelumnya, keterampilan lain yang biasanya dikirim dengan lamaran kerja.

Curriculum Vitae (CV)

Frasa 'curriculum vitae', dari bahasa Latin, berarti 'jalan hidup'. Ini memberikan akun terperinci tentang pelamar yang mencakup setiap keterampilan, semua pekerjaan dan posisi yang dipegang, gelar, afiliasi profesional yang dia peroleh, dalam urutan yang tepat.

CV adalah informasi yang mendalam dan terstruktur tentang pengalaman profesional dan kualifikasi seseorang. Ini lebih rumit daripada Resume.

Seperti Resume, CV adalah daftar informasi yang relevan dari seseorang yang mencari pekerjaan. Mempertimbangkan panjang materi pelajaran, CV dapat diperpanjang menjadi tiga hingga empat halaman tergantung pada usia, pengalaman, dan pencapaian seseorang.

Komponen CV yang Baik

Karena CV bertindak sebagai kartu identitas untuk entri pelamar ke pekerjaan pilihannya, itu harus memiliki rincian berikut.

Data pribadi

Data pribadi berisi alamat, email, nomor telepon, status perkawinan, kewarganegaraan, tanggal dan tempat lahir serta penambahan akun media sosial jika digunakan secara profesional.

Kualifikasi Pendidikan

Ini berisi kualifikasi dalam urutan kronologis dengan data otentik.

Pengalaman kerja

Ini termasuk pengalaman khusus yang berlaku dalam kaitannya dengan pekerjaan sebagai lawan dari generalisasi.

Ringkasan Keterampilan

Ini termasuk daftar singkat tentang keterampilan dan pengalaman relevan yang dimiliki pelamar. Menambahkan bagian ini dapat menarik perhatian perekrut yang menghabiskan beberapa detik untuk membaca CV. Di sini, keterampilan komputer harus diprioritaskan.

Pengetahuan tentang Bahasa

Ini termasuk kemahiran pelamar (baik kemampuan berbicara dan menulis) dalam bahasa.

Minat dan Aktivitas Lainnya

Minat dan kegiatan termasuk hobi, minat dan topik relevan lainnya tentang pelamar yang sesuai dengan konteksnya.

Berikut adalah gambar contoh CV -

Studi kasus

Saat melamar jabatan guru besar di Universitas Jawaharlal, Rahul ingat bahwa perlu melampirkan surat lamaran dengan CV yang berisi ringkasan detail pendidikan, riwayat akademik, detail tentang pengalaman mengajar di berbagai tempat dan di berbagai posisi, daftar rinci publikasi seperti buku, artikel, makalah penelitian, dll .; penghargaan dan penghargaan akademis. Rincian pelatihan, lokakarya, seminar, kursus dan konferensi jangka pendek perlu disertakan.

Dia mempersiapkan CV dengan hati-hati dan hati-hati dan mengirimkannya ke tempat tujuan. Dia mendapat surat wawancara dalam dua minggu dan melakukannya dengan baik dalam wawancara. Dia akhirnya berhasil lolos.

Bagaimana Resume Bekerja?

Resume, dalam bahasa Prancis, berarti 'ringkasan'. Faktanya, Resume berisi ringkasan pendidikan pelamar, keterampilan profesional, pekerjaan sebelumnya, dan minat pribadi.

Namun, Resume biasanya tidak mencantumkan semua pendidikan dan kualifikasi profesional, tetapi hanya menyoroti keterampilan tertentu.

• Ini bertujuan untuk menyajikan dokumen yang dipersonalisasi yang harus dipersiapkan sepenuhnya menggunakan keterampilan menulis efektif pelamar.

• Kalimat tersebut harus tepat dan faktual di mana setiap kalimat harus otentik dan tidak meledak melebihi nilainya.

Berikut adalah gambar contoh Resume -

Keuntungan dari Resume yang Ditulis dengan Baik

Berikut adalah keuntungan dari resume yang ditulis dengan baik -

• Ini adalah kontak nyata pertama dengan calon majikan pelamar; oleh karena itu, penting untuk menjaga perasaan 'kesan pertama bertahan lama'. Di sini, pemberi kerja melakukan pemeriksaan awal tentang apakah pelamar memenuhi syarat untuk pekerjaan itu atau tidak.

• Meskipun Resume atau CV mungkin bukan satu-satunya dasar untuk merekrut kandidat yang layak, itu bisa menjadi alasan penolakan awal mereka. Resume yang tidak menarik menghilangkan peluang pelamar untuk melamar pekerjaan tersebut.

• Resume atau CV harus dirancang dan disusun sedemikian rupa sehingga menarik perhatian pemberi kerja yang biasanya menghabiskan sedikit waktu di setiap resume. Seorang perekrut menyaring ratusan lamaran kerja bahkan untuk beberapa lowongan.

• Ini memberikan kesempatan untuk menyoroti keterampilan unik.

Bagaimana Cara Kerja Biodata?

Bio-data adalah kependekan dari data biografi. Ini terutama berisi fakta pribadi tentang seseorang. Fakta pribadi meliputi -

• Tanggal lahir

• Tinggi badan orang, berat badan

• Nama ayah

• Nama ibu

• Gender

• Complexion

• Religion

• Status pernikahan

• Nationality

• alamat tetap

Ini mencakup latar belakang pendidikan, latar belakang profesional, keterampilan, hobi, minat, kekuatan, potensi, dan prestasi. Ini adalah dokumen tradisional untuk melamar pekerjaan. Biodata juga membantu dalam komunikasi perkawinan.

Yang Harus Dan Tidak Dilakukan Dalam Mempersiapkan CV atau Resume

Pada bagian ini, kita akan belajar tentang Anjuran dan Larangan yang perlu diperhatikan saat menyiapkan CV atau Resume -

• Berisi CV atau Resume Anda dalam panjang yang wajar.

• CV harus benar dan faktual.

• Pada halaman pertama, informasi pribadi yang cukup harus diberikan agar calon pemberi kerja dapat menghubungi Anda dengan mudah.

• Pilih format yang menyoroti keterampilan utama, kompetensi utama, pencapaian utama, atau atribut utama.

• Latar belakang pekerjaan Anda harus dimulai dengan pekerjaan Anda saat ini dan bekerja mundur.

• Buat daftar semua kualifikasi yang relevan.

• Jangan menyertakan informasi negatif atau tidak relevan.

• Sertakan detail pelatihan atau acara pengembangan keterampilan yang dihadiri.

• Gunakan kertas berkualitas sangat baik.

• Jangan gunakan ukuran tipe kurang dari 11pt.

• Jangan tergoda untuk mengecilkan font atau mengurangi margin untuk mendapatkan lebih banyak informasi.

• Gunakan font yang bagus seperti Times New Roman atau Arial

• Jangan biarkan kesalahan ejaan atau tata bahasa dengan cara apa pun

• Gunakan paragraf berpoin. Ini akan menghemat ruang dan membuat CV lebih efektif.

• Tekankan pencapaian yang terbaru, dan paling relevan untuk posisi yang dilamar kandidat.

• Jelaskan semua jeda penting dalam karier atau pendidikan Anda. Perekrut membenci celah yang tidak bisa dijelaskan.

• Saat mengirimkan resume harus disertai dengan surat lamaran agar pembaca mengetahui apa yang dikirimkan, dan bagaimana bisa bermanfaat bagi pembaca.

• Sertakan referensi jika memungkinkan dalam resume. Jika memberikan referensi, gunakan tiga sampai lima.

• Sertakan setidaknya satu dosen, dan setidaknya satu pemberi kerja.

• Untuk menekankan poin-poin kunci dalam resume, letakkan di judul yang sesuai, daftar secara vertikal, dan berikan detail.

• Jangan menyertakan halaman testimonial yang tidak jelas, referensi, potongan koran, dan brosur.

• Koreksi draf untuk menghindari kesalahan dan kesalahan tipografi.

Apa Itu Surat Lamaran Kerja?

Surat lamaran kerja, juga dikenal sebagai Surat lamaran, dikirim dengan dilampirkan dengan Resume atau CV pelamar.

Surat tersebut mewakili dokumen yang dilampirkan dengan aplikasi.

Ini memberikan penjelasan singkat tentang minat pelamar dalam pekerjaan yang dimaksud. Surat lamaran yang efektif menjelaskan dengan baik alasan minat pelamar pada organisasi tertentu dan pekerjaan yang dia lamar.

Surat lamaran mengkomunikasikan kepada majikan tentang posisi yang dilamar pelamar, dan apa yang membuatnya menjadi kandidat yang paling cocok, mengapa dia harus dipilih untuk wawancara, dll.

Tips untuk Surat Lamaran Kerja yang Efektif

• Selalu lampirkan surat pengantar, meskipun tidak diminta.

• Gunakan format surat resmi

• Berikan bukti nyata tentang keterampilan Anda yang telah terbukti dengan contoh terbaru untuk menjadikan Anda kandidat pilihan untuk pekerjaan itu

• Bersikaplah ringkas dan tetap berpegang pada poin yang paling penting

• Bersikaplah tulus dan jujur ​​dalam mengekspresikan diri Anda

• Edit secara menyeluruh sebelum Anda mengirim dokumen

Komponen Surat Lamaran Kerja yang Baik

Berikut ini adalah berbagai komponen surat lamaran kerja -

• Alamat pemohon saat ini

• Date

• Alamat perusahaan

• Salam: Mulailah surat dengan 'Dear Mr. / Mrs. Lastname'; jikalau nama belakang tidak diketahui, cukup tulis 'Dear HR Manager'

• Badan surat

  • Paragraf Pertama yang menjelaskan alasan menulis dan pekerjaan yang dilamar pelamar.

  • Paragraf Kedua, di mana pelamar menyebutkan keterampilan dan pengalamannya yang cocok untuk pekerjaan itu. Ini juga menjelaskan apa yang ditawarkan pelamar kepada majikan.

  • Paragraf terakhir berisi ucapan terima kasih kepada penerima dan beberapa baris tentang bagaimana pemohon akan menindaklanjuti

• Tanda tangan - Akhiri surat dengan penutup yang sopan, seperti 'Hormat kami' atau 'Salam' dan tanda tangan Anda.

Wawancara kerja

Makna leksikal dari Job Interview adalah pertemuan formal dimana seseorang ditanyai untuk mengetahui apakah mereka cocok untuk suatu pekerjaan.

Ini adalah salah satu perangkat yang paling dikenal secara global dan digunakan secara populer untuk pemilihan karyawan.

Sekalipun, wawancara kerja adalah pengalaman yang menantang bagi pelamar dan merupakan latihan yang memakan waktu bagi pemberi kerja, ini memainkan peran penting dalam menentukan apakah pewawancara (pemberi kerja) dan orang yang diwawancarai akan menjadi pasangan yang efektif.

Namun, kandidat yang muncul untuk wawancara disarankan untuk menjalani tes skrining berdasarkan surat lamaran kerja dan CV-nya.

Pentingnya Wawancara Kerja

Selain menjadi salah satu perangkat paling populer untuk pemilihan karyawan, wawancara kerja penting karena berbagai alasan.

• Wawancara adalah di mana seorang kandidat dapat membuat kesan yang baik.

• Ini memberikan banyak nilai bagi perusahaan dan kandidat.

• Ini memberikan kesempatan bagi pemberi kerja untuk menilai kepribadian dan keahlian kandidat untuk menentukan apakah dia akan menjadi orang yang cocok untuk posisi yang akan dilakukan wawancara.

• Ini berfungsi sebagai media dua arah untuk pertukaran informasi.

• Pewawancara belajar lebih banyak tentang kandidat dan kandidat pada gilirannya akan belajar tentang organisasi dan tuntutan pekerjaan.

• Ini memberikan peluang penjualan bagi organisasi serta kandidat.

• Wawancara kerja memungkinkan pemberi kerja atau organisasi untuk menyisihkan kandidat yang tidak sesuai dan memilih yang paling layak untuk pekerjaan tersebut.

• Pemberi kerja dapat menganalisis keterampilan komunikasi kandidat dari wawancara.

• Ini adalah satu-satunya metode kontak langsung antara kandidat dan pemberi kerja.

• Ini memberi pewawancara kesempatan untuk memverifikasi informasi yang diberikan dalam Resume atau CV dan mengeksplorasi dan mengklarifikasi masalah apa pun yang diangkat oleh resume.

• Ini juga memungkinkan pemberi kerja untuk memperoleh beberapa informasi tentang kandidat yang mungkin tidak tersedia jika tidak seperti rencana masa depannya, persepsi tentang beberapa masalah yang membara, dll.

• Ini menyediakan platform di mana organisasi memberikan informasi tentang dirinya sendiri, kebijakan dan budaya dan lingkungan kerjanya dan juga pekerjaan kandidat.

Jenis Wawancara

• Face-to-face Interview - Ini adalah bentuk wawancara kerja yang paling umum dimana pewawancara bertemu dengan orang yang diwawancarai secara fisik.

• Telephonic Interview - Ini terjadi di telepon seluler, telepon rumah.

• Sequential Interview - Di sinilah kandidat diwawancarai secara satu-ke-satu oleh pewawancara secara terpisah.

• Direct Interview - Di sinilah kandidat diwajibkan untuk menjawab kertas pertanyaan yang diberikan oleh pemberi kerja.

• Panel Interview - Di sinilah tiga atau lebih anggota organisasi perekrutan duduk dan menanyai orang yang diwawancarai tentang masalah saat ini dan topik kritis lainnya.

Sebelum menghadiri wawancara, kandidat harus mengetahui tentang organisasi dan menyiapkan beberapa pertanyaan umum yang sering ditanyakan selama wawancara.

Pertanyaan Populer yang ditanyakan selama Wawancara

Berikut adalah daftar dari beberapa pertanyaan populer yang diajukan selama wawancara -

• Ceritakan tentang diri Anda.

• Bagaimana Anda ingin menggambarkan kekuatan dan kelemahan Anda?

• Mengapa Anda ingin bekerja di organisasi kami?

• Mengapa kita harus mempekerjakan Anda?

• Apa tujuan karir Anda?

• Jenis pekerjaan apa yang paling Anda nikmati?

Bagaimana Memecahkan Wawancara?

Wawancara adalah tahap di mana terjadi pertarungan tak terlihat antara pewawancara dan orang yang diwawancarai di mana salah satu berusaha sebaik mungkin untuk menghilangkan yang lain. Pewawancara mencoba untuk mengeliminasi beberapa kandidat karena mereka harus memilih beberapa kandidat terbaik di antara banyak kandidat. Orang yang diwawancarai ingin mendapatkan pekerjaan pilihannya.

Tidak sesulit yang terlihat untuk berhasil melalui wawancara. Seseorang dapat bermain dengan terampil dalam wawancara jika dia sangat menyadari tindakan dan perilakunya sebelum dan selama wawancara.

Tip Berguna untuk Sukses dalam Wawancara

Ucapan terima kasih

Thank You Note atau Surat Terima Kasih adalah surat ucapan terima kasih yang dikirimkan kepada pewawancara setelah Anda kembali dari wawancara kerja. Ini adalah komunikasi tindak lanjut untuk dikirim ke pewawancara segera atau sebelum evaluasi kandidat yang diwawancarai oleh selesai.

• Ini berdampak positif pada peluang Anda terpilih untuk pekerjaan yang dimaksud.

• Ini memberikan kesempatan untuk membedakan diri Anda sebagai kandidat, dan memberi Anda keunggulan dalam proses perekrutan.

• Menurut survei, sebagian besar perekrut menganggap Catatan Terima Kasih berpengaruh saat mengevaluasi kandidat.

• Penting untuk dicatat bahwa banyak pelamar yang merasa tidak perlu mengirimkan Catatan Terima Kasih setelah wawancara.

• Karena waktu surat terima kasih penting, email adalah media terbaik untuk mengirimkannya.

• Kirimkan Catatan Terima Kasih kepada setiap pewawancara jika Anda telah diwawancarai oleh panel pewawancara.

Isi Catatan Terima Kasih

• Catatannya harus ringkas dan kuat.

• Ini harus ditulis bebas dari kesalahan.

• Ini mengingatkan pewawancara tentang poin spesifik yang dibuat oleh mereka secara singkat.

• Ini mengkompensasi kesalahan, jika ada, yang Anda buat selama wawancara.

• Perkuat dedikasi Anda kepada perusahaan jika Anda terpilih

• Buka pintu untuk komunikasi masa depan

Sample Thank You Note

Namamu

Alamat Anda

Kota Anda, Negara Bagian, Kode Pos

Nomor telepon Anda

Email mu

Tanggal

Nama

Judul

Organisasi

Alamat

Kota (*): Negara (*): Kode pos

Tuan / Nyonya yang terhormat. Nama keluarga:

Sangat menyenangkan berbicara dengan Anda tentang posisi asisten eksekutif akun di Smith Agency. Pekerjaan itu, saat Anda mempresentasikannya, tampaknya sangat cocok dengan keterampilan dan minat saya. Pendekatan kreatif untuk pengelolaan akun yang Anda gambarkan menegaskan keinginan saya untuk bekerja sama dengan Anda.

Selain antusiasme saya, saya akan membawa ke posisi keterampilan menulis yang kuat, ketegasan dan kemampuan untuk mendorong orang lain untuk bekerja sama dengan departemen.

Latar belakang artistik saya akan membantu saya bekerja dengan seniman sebagai staf dan memberi saya pemahaman tentang aspek visual dari pekerjaan kami.

Saya memahami kebutuhan Anda untuk dukungan administratif. Orientasi detail dan keterampilan organisasi saya akan membantu membebaskan Anda untuk menangani masalah yang lebih besar. Saya lupa menyebutkan selama wawancara bahwa saya telah bekerja selama dua musim panas sebagai pekerja kantoran sementara. Pengalaman ini membantu saya mengembangkan keterampilan kesekretariatan dan klerikal saya.

Saya menghargai waktu yang Anda gunakan untuk mewawancarai saya. Saya sangat tertarik bekerja untuk Anda dan menunggu kabar dari Anda tentang posisi ini.

Hormat kami,

Tanda Tangan Anda (hard copy letter)

Nama Anda yang Diketik

 

Apa Etiket?

Etiket mengacu pada seperangkat aturan atau kebiasaan yang mengontrol perilaku yang diterima dalam kelompok atau situasi sosial tertentu.

Dalam etiket bisnis sangat penting, terutama di zaman modern di mana persaingan menguasai tempat itu. Sebuah organisasi dengan rekam jejak dalam menunjukkan etiket di sekelilingnya memiliki jangkauan publik yang luas terlepas dari ukuran dan pendapatannya.

Dalam komunikasi bisnis, etiket sangat penting dalam menentukan efektivitasnya.

Apa Etiket dalam Bisnis?

Etiket bisnis mengacu pada membangun hubungan yang langgeng dengan orang lain. Etiket membawa lingkungan sosial yang kohesif dalam sebuah organisasi di mana setiap pemangku kepentingan menemukan kenyamanan dan kepuasan dalam apa pun yang dia lakukan.

• Etiket seperti kekuatan pengikat yang mengikat bersama unsur-unsur manusia dalam organisasi.

• Etiket membantu dalam membangun hubungan interpersonal yang berkelanjutan dan komunikasi yang efektif di seluruh organisasi.

Etiket Bisnis Umum

Di bagian ini, kita akan mempelajari beberapa etika bisnis yang umum.

• Pertahankan profesionalisme.

• Perkenalkan diri Anda dengan rendah hati dan perkenalkan orang kepada orang lain setiap kali ada kesempatan.

• Kenakan pakaian yang cocok untuk acara tersebut.

• Perhatikan bahasa tubuh Anda dan bersikaplah sopan.

• Tunjukkan sopan santun dalam hal apa pun.

• Jabat tangan dengan ramah.

• Jangan menyela saat seseorang sedang berbicara.

• Perhatikan bahasa dan kosakata Anda.

• Periksa kembali sebelum Anda menyampaikan komunikasi apa pun.

• Jangan masuk ke ruang kantor atau kabin orang lain tanpa pemberitahuan.

• Jangan menguping.

• Hormati dan hargai orang lain.

• Jadilah Tepat Waktu.

Etiket Telepon

• Hindari berbicara dengan keras dan pertahankan nada yang seimbang saat berbicara.

• Alihkan telepon ke mode hening saat Anda berada dalam rapat penting dan jangan menjawab telepon Anda selama rapat.

• Hindari meletakkan telepon Anda di atas meja saat bertemu orang lain.

• Beri tahu orang lain saat Anda menggunakan speaker telepon.

Etiket Email

• Pastikan untuk menunjukkan subjek di bidang 'Subjek'.

• Mulailah email dengan salam resmi; Tuan Nyonya. Joe / Trump.

• Gunakan Bcc saat Anda mengirim email ke sekelompok orang dan menghormati privasi ID lainnya.

• Tulis dengan singkat dan fokus pada ide utama email.

• Perhatikan baik-baik struktur kalimat dan tanda baca di konten Anda.

• Tanggapi email bisnis secepat mungkin.

Komunikasi Tatap Muka

• Pertahankan tingkat profesionalisme standar.

• Sebut orang tersebut dengan nama aslinya setelah perkenalan selesai.

• Ingat namanya dan jangan memintanya berulang kali.

• Hindari menjadi emosional.

• Jangan terlalu cerewet dan selalu batasi percakapan pada topik profesional.

• Jadilah pendengar yang jujur ​​dan tulus kepada orang yang berbicara dengan Anda.

• Jangan memberi isyarat secara liar saat Anda berbicara atau tertawa.

• Pertahankan bahasa tubuh yang menyenangkan.

• Jangan menjadi pribadi selama percakapan.

Bertemu Etiket

• Penampilan Profesional

• Bahasa tubuh yang positif

• Kontribusi Efektif dan Aktif

• Tangani Konflik atau Perselisihan secara profesional

• Berikan kritik yang membangun dan hindari kritik yang merusak

• Putar balik saat berbicara dalam Rapat

• Tiba dengan persiapan dan tepat waktu untuk pertemuan

Ringkasan

• Komunikasi ketenagakerjaan berkisar pada komunikasi tertulis dan percakapan antara pemberi kerja dan pencari kerja.

• Tahapan bagi calon untuk akhirnya mendapatkan pekerjaan adalah -

  • Ketahui Potensi Anda

  • Kenali Pemberi Kerja Potensial

  • Melamar Pekerjaan

  • Wawancara; berpartisipasi dalam Diskusi Kelompok

• Curriculum vitae, resume atau bio-data adalah akun otentik dan singkat dari pendidikan seseorang, kualifikasi, keterlibatan sebelumnya, keterampilan lain yang biasanya dikirim dengan lamaran kerja.

• Resume berisi ringkasan pendidikan pelamar, keterampilan profesional, pekerjaan sebelumnya dan minat pribadi.

• Bio-data terutama berisi fakta pribadi tentang seseorang.

• Surat lamaran kerja yang efektif menjelaskan dengan baik alasan minat pelamar pada organisasi tertentu dan pekerjaan yang dia lamar.

• Wawancara Kerja adalah pertemuan formal di mana seseorang ditanyai untuk mengetahui apakah mereka cocok untuk suatu jabatan.

• Thank You Note atau Surat Terima Kasih adalah surat ucapan terima kasih yang dikirimkan kepada pewawancara setelah Anda kembali dari wawancara kerja.

• Etiket mengacu pada seperangkat aturan atau kebiasaan yang mengontrol perilaku yang diterima dalam kelompok atau situasi sosial tertentu.

Epilog

Komunikasi yang menjadi subjek studi yang luas tidak mungkin dibatasi dalam beberapa halaman. Namun, dalam Tutorial ini kami telah membahas bab-bab yang relevan tentang komunikasi dalam format yang sederhana dan ringkas. Dalam dunia bisnis modern, komunikasi sangat penting untuk berfungsinya organisasi secara efektif. Tanpa komunikasi yang efektif, bisnis terputus-putus dan bahkan berantakan. Oleh karena itu, setiap bisnis mewajibkan semua orang untuk mematuhi etika bisnis yang sama dan menjaga komunikasi yang sukses di mana pun diperlukan. Bahwa komunikasi menopang bisnis tidak akan menjadi istilah yang berlebihan.