Keterampilan Memotivasi - Delegasi
Delegasi adalah salah satu kata yang paling penting, namun paling disalahpahami dalam dunia manajemen profesional. Orang cenderung salah mengira pendelegasian dengan mengalihkan beban kerja dan tanggung jawab mereka kepada orang lain. Namun, kenyataannya adalah bahwa delegasi adalah seni memberikan peran dengan terampil kepada orang yang berbeda dalam sebuah tim sehingga mereka dapat memberikan yang terbaik pada akhirnya.
Perusahaan Tidak Dapat Berfungsi tanpa Delegasi
Sebuah tim tidak dapat dibentuk oleh satu individu. Setiap manajer membutuhkan orang yang dapat membantunya dalam pekerjaannya. Seringkali dikatakan bahwa seorang manajer sejati adalah seseorang yang tidak mengelola tugas, tetapi mengelola sumber daya dengan baik. Jika seorang manajer melakukan semuanya sendiri, mengapa dia repot-repot memiliki tim?
Pendelegasian bergantung pada manajemen waktu dan manajemen sumber daya. Seorang manajer harus tahu bagaimana mendelegasikan tanggung jawab dengan benar sehingga dia dapat memikirkan tugas masa depan sementara timnya bekerja untuk menyelesaikan tugas sesuai kerangka waktu yang dijadwalkan.
Delegasi juga dapat digunakan sebagai alat untuk membangun kepercayaan. Ketika Anda mendelegasikan tanggung jawab pekerjaan kepada seseorang, Anda tahu bahwa orang tersebut dapat Anda percayai dengan hasilnya. Orang-orang ini menghargai kepercayaan itu dan mendapatkan motivasi dari kenyataan bahwa manajer mereka mempercayai mereka dengan pekerjaan penting.
Selain itu, orang-orang ini dapat mempelajari keterampilan baru dan belajar bertanggung jawab atas tindakan mereka. Mereka mendapatkan eksposur lebih lanjut ke tingkat manajemen baru dan menggunakan pengalaman ini dalam mengambil tanggung jawab baru.
Namun, ini tidak berarti bahwa orang yang mendelegasikan pekerjaan akan mengeluarkan uang dengan mudah ketika ada kesalahan yang harus dihadapi. Mendelegasikan adalah tindakan mengelola seluruh proses di belakang layar tanpa pengelolaan mikro.
Ketika sebuah tujuan spesifik, maka Anda telah mengidentifikasi dengan jelas apa yang ingin Anda capai. Jika Anda tidak dapat mengatakan secara spesifik apa yang ingin Anda capai, lalu bagaimana Anda bisa mengharapkan diri Anda sendiri atau bawahan untuk dapat mencapainya? Tujuan tertentu akan menjawab semua pertanyaan ini.
Kapan Mendelegasikan Berhasil dan Tidak
Banyak orang tidak suka mendelegasikan. Alasan di balik ini mungkin karena mereka merasa bahwa pekerjaan akan memiliki kualitas yang jauh lebih baik jika mereka mengurusi setiap tanggung jawab. Beberapa dari mereka berpikir bahwa melakukan pekerjaan itu sendiri lebih sedikit memakan waktu, dibandingkan dengan terlebih dahulu menyelesaikan seseorang untuk melakukannya dan kemudian melatih mereka tentang pekerjaan itu.
Masih ada pihak lain yang takut kehilangan kendali atas kualitas dan otoritas yang mereka miliki sebagai kepala proyek. Ada sejumlah alasan mengapa orang memutuskan untuk tidak mendelegasikan tugas atau proyek.
Banyak dari masalah ini menyebabkan orang bekerja terlalu keras meskipun mereka memiliki tim yang kuat. Anggota tim dari tim tersebut dengan mudah mengembangkan sikap terhadap pekerjaan mereka, berpikir bahwa pekerjaan yang mereka lakukan terlalu mudah.
Kapan Pendelegasian Bekerja
Tidak semua proyek dapat didelegasikan. Sebelum melakukannya, manajer perlu memeriksa apakah anggota timnya memiliki keahlian yang diperlukan untuk proyek tersebut. Jika tidak, berapa banyak waktu yang mereka perlukan untuk memperoleh pengetahuan tentang keterampilan ini dan mempraktikkannya. Juga, apakah proyek serupa akan muncul di masa depan yang akan membuat pelatihan ini relevan di tahap selanjutnya dalam kehidupan profesional mereka.
Ketika Delegasi Tidak Berfungsi
Tidak ada gunanya menugaskan tugas kepada anggota tim yang mengerjakan proyek semacam itu untuk pertama kalinya, jika seorang manajer tidak mampu memberi kompensasi kepada mereka untuk jam kerja atau memberi mereka kompensasi untuk itu.
Selain itu, jika ada tenggat waktu yang sangat ketat, dan pekerjaan harus diselesaikan dengan benar pada percobaan pertama, maka mungkin mendelegasikan pekerjaan kepada rekan satu tim yang tidak berpengalaman. Konsekuensi kesalahan bisa terlalu tinggi untuk mengambil risiko seperti itu.
Terkadang sebuah pekerjaan perlu dilakukan oleh seorang profesional yang berpengalaman karena ia hanya dapat memberikan pekerjaan dengan kualitas terbaik. Dalam kasus seperti itu juga, lebih bijaksana untuk melakukan tugas sendiri, dibandingkan dengan mendelegasikannya kepada pemula.