협업 프로젝트 관리

Coordination 과 collaboration프로젝트 처리의 두 가지 필수 구성 요소입니다. 조정은 기존 프로젝트의 경우 한 위치 내에서, 분산 된 프로젝트의 경우 여러 위치에서 이루어집니다. 기존 프로젝트 관리가 직면 한 문제를 극복 할 수있는 시스템을 구축하려면 CPMA (Collaborative Project Management Architecture)가 필요합니다.

전통적인 프로젝트 관리 시나리오

팀원이나 회사가 프로젝트 관리 (PM)를 수행 할 때 쉽게 희생 될 수있는 잠재적 인 실수 나 함정이 많이 있습니다. 그것들을 모두 강조하는 대신 문헌에서 확인 된 몇 가지 공통된 중요한 주제에 초점을 맞추겠습니다. 이러한 모든 테마를 결합하면 많은 주요 프로젝트가 실패하거나 실패 할 수있는 것보다 훨씬 덜 효율적이고 효과적입니다.

PM을 프로젝트보고 메커니즘으로 과도하게 강조

전통적인 프로젝트 관리는 종종 동적 팀워크 조정 접근 방식 대신 간단한 수동보고 메커니즘을 사용합니다. 많은 회사에서 프로젝트 관리 방법론은 회사의 여러 부서가 스스로를 도울 수있는 효율적인 시스템이 아니라 회사보고 도구로 간주됩니다. 이러한 유형의 상황에서 프로젝트 참여자 간의 정보 흐름은 적습니다.

비효율적이고 비효율적 인 의사 소통

전통적인 PM에서 커뮤니케이션은 여러 가지 이유로 비효율적 일 수 있습니다.

노골적이거나 잘못된 의사 소통으로 인한 오해.
문제에 대한 이해가 부족한 회원.
팀원마다 다른 해석.

의사 소통은 또한 비효율적이거나 다음과 같은 다양한 이유로 인해 표시에 미치지 못합니다.

시기 적절하지 않은 의사 소통.
알아야 할 모든 팀원에게 최신 알림을 업데이트하지 못했습니다.
부족한 의사 소통 기술과 능력은 대부분 프로젝트 실패의 주요 원인으로 인용됩니다.

프로젝트 입력 및 출력 관리 (프로세스 제외)

전통적인 프로젝트 관리의 또 다른 심각한 문제는 직원이 산출물과 리소스를 관리하지만 프로세스는 관리하지 않는다는 것입니다.

팀 리더는 PERT를 생성하고 타임 라인 내에서 프로젝트를 계획하며 시간, 예산, 장비, 인적 자원 및 제품을 관리합니다. 그러나 작업 프로세스를 관리하지 못합니다.
소프트웨어 프로젝트가 실패하는 한 가지 이유는 제품 진행에 심각한 위협이되기 전에 초기 단계에서 잠재적 인 위험을 식별 할 수있는 실시간 개선 측정 시스템이 부족하기 때문입니다.
직원이 프로젝트 입력 및 출력 만 처리하는 경우 프로세스는 블랙 박스로 남아 있으며 프로젝트 구성원은 많은 양의 재 작업을 일으키지 않고 복잡성을 증가시키지 않으면 서 문제를 해결하기에는 너무 늦을 때까지 무언가 잘못되었다는 사실을 인식하지 못합니다.

이로 인해 PM은 사전 예방 적 프로세스가 아닌 사후 적 프로세스가됩니다.

대응 적 관리

사후 관리는 프로젝트 관리자가 결국 모든 것이 잘 될 것이라는 희망으로 불완전한 계획을 수행하는 수동적 인 PM 전략을 정의합니다.

반응 형 프로젝트 관리자는 발생한 일에 반응하며 미래를 계획하는 경우는 거의 없습니다. 그들은 시간이 지남에 따라 배운 교훈에서 통찰력을 얻기 위해 자신 또는 다른 사람의 이전 경험을 검토하지 않습니다.
사후 관리에서 직원은 결과물을 재 작업하고 오류를 수정하는 데 상당한 프로젝트 시간을 보냅니다.
리 액티브 상황에서 또 다른 일반적인 문제는 프로젝트의 다른 부분에서 변경된 작업을 검색하는 것을 포함하여 거의 모든 재 작업을 수동으로 수행해야한다는 것입니다.

리 액티브 프로젝트 관리는 종종 프로젝트 정보를 저장하기위한 체계적인 절차가 부족하여 잘못된 계획과 재 작업의 필요성을 더욱 복잡하게 만듭니다.

전자 프로젝트 저장소 부족

전자 저장소의 부족은 프로젝트 별 문제 일뿐만 아니라 회사 전체의 문제입니다. 종이 기반 저장소에는 다음과 같은 몇 가지 제한 사항이 있습니다.

검색 지연
분실 된 문서
불완전한 파일 및 저장 문제
데이터 추출, 해석 및 재 포장으로 인한 오류 발생 가능성.
주어진 시간 제약에서 조정 및 실패의 어려움.

전자 프로젝트 저장소가 부족하면 프로젝트 문서가 부적절 해집니다.

프로젝트 구성원은 일반적으로 나중에 유용 할 수있는 정보를 캡처하고 보관하는 것보다 현재 프로젝트를 수행하는 데 더 관심이 있습니다.
프로젝트 프로세스, 컨텍스트, 근거 또는 아티팩트와 같은 대부분의 프로젝트 관련 정보는 전혀 저장되지 않습니다. 저장되어 있더라도 프로젝트 구성원이 정보에 쉽게 액세스하고 검색 및 검색 할 수 있도록 구조화, 구성 및 색인화되지 않을 수 있습니다.

솔루션으로서의 협업 프로젝트 관리

협업 PM 도구 및 프로세스를 사용하여 기존 PM에서 직면 한 다양한 문제를 해결할 수 있다고 가정합니다. 협업 PM 도구는 프로젝트 정보의 명시 적 표현과 적절한 정보의 적시 공유를 처리합니다.

협업 PM 환경이 기존 PM을 괴롭히는 한계를 어떻게 극복 할 수 있는지 살펴 보겠습니다.

PM을 프로젝트 분석 메커니즘으로 고려

팀원들이 PM을 프로젝트보고 도구로 생각할 때, 그들은 그 결과물을 제공하는 분석 프로세스보다는 PM의 결과물에 관심이 있습니다.

사람들이 PM을 프로젝트보고 도구로 생각할 때 일반적으로 공식적으로 캡처되지 않은 추가 프로젝트 관련 정보는 메모리가 사라지면 효과적으로 손실됩니다.
반면에 직원들이 PM을 단순히보고 도구로 간주하지 않고 프로젝트 분석 도구로 취급 할 때 제품은 작업 정보, 의사 결정 근거 및 기타 관련 아티팩트가 될 것입니다.

효과적이고 효율적인 커뮤니케이션

프로젝트 정보의 명시적인 표현은 특히 분산 된 상황에서 효과적이고 효율적인 커뮤니케이션을 위해 중요합니다.

효과적인 의사 소통은 또한 주요 개념, 아이디어, 프로젝트 프로세스, 팀 구성원의 의무 및 책임과 같은 중요한 프로젝트 정보의 명확한 사양 및 만장일치 동의를 설명합니다.
이 모든 것은 팀원들이 나중에 참조 할 수 있도록 문서화되고 저장됩니다.
프로젝트 정보의 명시 적 표현에 대한 지원 외에도 협업 PM 도구는 작업 상태 변경에 대한 자동 알림을 지원, 관리 및 처리하고 구성원이 서로의 작업에 대해 토론하고 피드백을 제공 할 수 있도록해야합니다.

그러나 명시적인 표현은 효과적인 의사 소통을위한 중요한 단계입니다.

프로젝트 프로세스와 입력 및 출력 관리

프로젝트 프로세스 관리는 PM의 가장 중요한 부분입니다. 프로세스에 대한 아이디어를 얻는 한 가지 방법은 프로젝트 라이프 사이클을 이용하는 것입니다. 프로젝트 라이프 사이클은 크게 네 가지 주요 단계로 분류됩니다.

Step 1 − 프로젝트 이해 (문제 정의 및 사양) − 프로젝트 계획.
Step 2 − 실행 중.
Step 3 − 프로젝트 추적 및 제어.
Step 4 − 프로젝트 닫기.

여기에서 팀 구성원은 입력과 출력을 관리하지만 프로세스는 관리하지 않고 3 단계의 비용으로 1, 2, 4 단계를 과장합니다.

프로젝트 프로세스의 특성은 동적이며 프로젝트가 추가로 개선됨에 따라 원래 프로젝트 계획 및 기대치와 크게 달라집니다. 진행중인 프로세스는 항상 프로젝트 입력 및 출력의 일부 변경으로 이어지며 이러한 변경은 차례로 프로젝트 프로세스의 추가 변경으로 이어집니다.

협업 PM 도구를 사용하면 팀 구성원이 서로의 작업 진행 상황을 업데이트 및 검토하고, 작업에 사용 된 리소스와 같은 프로젝트 측정 값을 수집하고, 일정 시간 내에 다른 사람의 현재 작업에 액세스 할 수 있습니다.

사전 프로젝트 관리

사전 예방 적 프로젝트 관리는 현재 진행중인 프로젝트에서 미래 지향적 인 계획, 위험 관리 및 변경 관리를 의미합니다. 사전 예방 적 관리를 위해서는 프로젝트 팀 구성원이 프로젝트주기의 시작 부분에 정확하고 명확하며 세부적인 계획을 수행하고 잠재적 위험을 식별하고 이러한 위험을 완화하기위한 계획을 세워야합니다.

사전 예방 적 관리를 수행하는 프로젝트 관리자는 작업 상호 의존성을 검사하고 희망적인 생각이 아닌 정확한 "하드"데이터를 기반으로 결정을 내립니다.

사전 예방 적 관리에 이어 학습이 이어집니다.
PM 프로세스를 사전에 관리하려면 구성원이 진행중인 프로젝트에서 학습하고 향후 프로젝트를 참조 할 수있는 엔터프라이즈의 프로젝트 메모리가 필요합니다.

효과적인 비즈니스 조직 프로젝트 메모리를 구현하는 한 가지 방법은 전자 프로젝트 저장소를 사용하는 것입니다.

전자 프로젝트 저장소 사용

정보 기술이 발전함에 따라 디지털 형식의 파일을 저장, 액세스, 검색, 편집 및 라우팅하기가 더 쉬워졌습니다. 종이 기반 저장소는 전자 프로젝트 저장소로 대체됩니다. 전자 프로젝트 저장소의 목표는 프로젝트 정보를 효율적이고 효과적으로 제어, 처리 및 공유하는 것입니다.

효과적인 정보 관리는 예산 내에서 전체 프로젝트 성과를 개선하고, 데이터 입력 및 재 입력 비용을 줄이고, 중복 제거, 정보 손실, 제품 개발 시간 단축, 프로세스 품질 진행 촉진, 작업 프로세스 표준화, 정확한 정보를 효율적으로 검색하는 경영진의 능력을 향상시키고 증가시킵니다. 관리 제어.
전자 프로젝트 저장소는 미들웨어를 통해 조직의 다른 정보 시스템과 연결될 수 있으며 원활한 정보 흐름을 제공합니다.