파일의 구성 요소 및 기능

파일은 두 부분으로 나눌 수 있습니다. Notes 과 Correspondence. 둘 다 단일 파일에 저장됩니다. 그러나 그들은 배치가 다릅니다. 메모는 일반적으로 각각 왼쪽에 배치되고 대응은 오른쪽에 배치됩니다.

메모에는 paper Under Consideration 과 fresh Receipt. 마찬가지로, 서신에는 모든 수신 및 발신 공식 통신 세부 정보가 포함됩니다.

부품 파일

부품 파일의 필요성은 다음 두 가지 경우에 발생합니다.

주 파일을 일시적으로 사용할 수없는 상태에서 새 영수증 또는 메모를 처리해야하는 경우.

(Or)
주요 파일이 부피가 커지고 포인트 처리를위한 필수 서류 만 아웃소싱하기 위해 별도의 메모지가 필요한 경우

부품 파일을 가능한 한 빨리 주 파일과 병합하고 중복 된 종이를 제거하는 것이 중요합니다. 여러 부품 파일의 경우 각 파일에 개별적으로 번호를 지정해야합니다. 이를 처리하는 사람은 자신이 연 모든 파일을 나타내는 목록을 유지해야합니다.

컬렉션 커버

기본 파일의 일부로 간주되지 않는 다른 모든 정보가 포함되어 있습니다. 그러한 경우 중 일부는-

2 차 정보에 대한 참고 사항
Reminders
Acknowledgements
다양한 출처에서 추가 정보를 수집하기 위해 교환되는 일상적인 서신 유지

주 파일은 컬렉션 커버에 수집 된 필수 자료로 구성됩니다. 컬렉션 커버 위에있는 대부분의 항목은 일시적으로 중요합니다.

기록 시점에 가치를 잃은 모든 서류를 삭제하는 것은 부서장의 의무입니다. 더 중요한 것은 컬렉션이 속한 부서 내에 있어야한다는 것입니다.

파일의 기능

각 부서 /과 / 단위에 대해 File Register. 일반적으로 다음과 같은 형태로 유지됩니다.Appendix-I일반 상점 부서에서 인쇄, 재고, 발행 등을 위해 사용합니다. 각 부서의 요구 사항이 같지 않을 수 있으므로 파일의 매수도 부서마다 다릅니다. 영구 기록으로 유지됩니다.

파일의 레지스터는 파일을 열 때 할당 된 번호와 주제로 채워집니다. 등록부에는 연중 열린 모든 파일의 세부 정보가 포함됩니다. 페이지가 연도별로 할당되면 다음 해에 대한 항목이 작성됩니다. 그렇지 않으면 별도의 새 파일 레지스터가 열립니다.

파일 항목은 파란색 잉크로만 작성됩니다. 모든 항목이 올바르게 작성되었는지 확인하고 가능한 한 삭제 또는 덮어 쓰기를 방지합니다. 오용을 방지하기 위해 해당 부서 또는 부서의 하급 서기가 파일을 보관합니다.

새 파일 열기 및 번호 매기기

각각의 새로운 주제에 대해 별도의 파일이 생성됩니다. 때때로 파일이 너무 일반적이거나 부피가 커집니다. 이 경우에는 서로 다른 측면을 다루는 논문이 주입되어 파일이 짧아 지지만 이로 인해 작업의 원활한 진행이 방해됩니다.

위의 장에서 우리는 새로운 파일이 일반 적용을 위해 부서별로 개별적으로 등록되는 것을 논의했지만, 그 분류는 주제 유형에 따라 다릅니다. 주제가 주요 주제 인 경우 다음과 같이 호출됩니다.Standard Headings 그 추가 분류는 Sub-headings.

파일 등록 과정에서 알파벳순 내용 목록이 준비됩니다. 이것은Standard Headings, Sub-headings그리고 그들에게 할당 된 페이지. 이렇게하면 필요할 때 이러한 파일을 쉽게 추적 할 수 있습니다.

매년 초에 적절한 검사를 통해 목록이 업데이트됩니다. 주요 과목은 해마다 동일한 기준으로 유지되도록 항상 노력합니다. 필요한 경우 부서장의 허가를 받아 새 제목을 해당 목록에 추가 할 수 있습니다.

새 파일 열기는 일련의 프로세스를 거칩니다. 초기 작업은 표준 제목을 선택하는 것으로 시작됩니다. 그런 다음 시작 손이 새 주제에 적합한 제목을 추가하고 숫자를 인코딩합니다. 이 번호는 파일 레지스터에있는 일련 번호 일뿐입니다.

파일 제목

파일 제목은 파일의 주제를 엿볼 수 있으며 몇 가지 단어 조합으로 만들려고합니다. 첫 번째 단어는 파일이 열린 주제 이름을 나타냅니다. 나머지 단어는 제목의 설명 부분을 설명합니다.

예를 들어, 주 주체 이름이 '조직 (모집 및 서비스 조건) 규칙'인 경우 해당 파일의 이름은 '조직 (모집 및 서비스 조건) 규칙 – 부과 권한 위임'으로 명명 될 수 있습니다. 처벌'.

파일 등록

적절한 제목의 목적은 독자에게 주제에 대한 올바른 아이디어를 제공하고 다른 주제 중에서 쉽게 추적 할 수 있도록하는 데 필요합니다. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. 주제의 수는 파일 레지스터에 표시된 것과 정확히 동일하게 유지됩니다.

파일에 부여되는 번호는 개통 연도, 부서 / 섹션 / 단위를 식별하는 데 사용되는 이니셜 문자, "표준 제목"번호 및 그 아래에있는 파일의 일련 번호의 조합입니다.

열려는 파일이 정책 파일 인 경우 '표준 제목'뒤에 '(P)'문자가 있어야합니다. 별도의 파일에는 정책 결정으로 인해 취해진 일상적인 조치 또는 처리 된 문제가 포함됩니다.

이러한 문서의 처리 및 제출은 해당 파일의 참조가 관련된 연도와 무관합니다. 각 파일에 대해 메모 및 서신 수는 150 개로 제한됩니다.이 수를 초과하면 동일한 번호로 새 파일이 열리지 만 볼륨 번호는 다릅니다. 이전 파일의 이름이 다음과 같이 변경됩니다.Vol-I 현재 및 이전 및 이후 참고 문헌에 제공된 공간에 동일한 내용을 인용해야합니다.

파일이 세션 파일 인 경우 해당 세션이 만료되면 파일이 닫히고위원회의 임기가 종료 된 후 파일이 닫히는위원회의 경우도 마찬가지입니다. 위의 모든 경우에 파일의 페이지 수가 150 개 이하인지 여부에 관계없이 파일이 종료됩니다.