사무실 제출 절차-퀵 가이드

Office Filing Procedure는 문서 및 중요한 문서를 제출할 때 명확하게 정의되고 범 조직이 따르는 관행의 집합입니다. 일반적으로 이는 가능성이 있거나 가능성이없는 특정 상황의 경우 취해야 할 조치에 대한 모든 직원에게 지침입니다. 사무실 제출 절차에는 직원 직무 설명, 직장 에티켓 및 특정 기밀 유지 프로토콜이 포함될 수 있습니다.

사무실 절차를 작성하고 적절하게 제출하는 책임은 종종 사무실 관리자 또는 회사 소유주에게 있습니다. 다음 장은 계정, 일반 또는 사무실 관리 및 인사와 같은 문서 종속 부서에서 일하기 시작한 작업 전문가를 위해 설계되었습니다. 어떤 문서를 어떤 방식으로 제출하는지 배울 수 있습니다.

절차의 광범위한 접근 가능성 또는 적용에 따라 일부 절차 파일링은 전체 사무실에 대해 수행 할 수있는 반면 다른 일부는 동일한 사무실 내의 개인 또는 공동 작업 부서에 대해 수행 할 수 있습니다.

공식 신고의 정의

대부분의 경우 잘못 설계된 문서는 조직의 작업 부서간에 엄청난 오해와 불일치를 확산시킬 수 있습니다. 때로는 명확한 절차가 언급되지 않은 상황이 발생합니다. 종종 화가 난 고객이 사무실에 들어와 관리자에게 분노를 표출하는 방법에 대한 지침이 작성되지 않았을 수 있습니다. 그러나 이러한 시나리오는 나중에 문서화하고 이에 대한 파일링을 수행해야합니다.

예를 들어, 특정 고객을 처리 한 후 회사 소유자 또는 관리자가 protocol 그것은 포함 informing the immediate supervisor, offering a grievance form, 고객에게 정중하면서도 단호하게 침착 함을 유지하여 문제가 해결되도록 요청합니다.

많은 공식 문서는 정보 제출에서 보편적 표준으로 간주되는 문서를 제출하기 위해 특정 방법론을 따릅니다. 이러한 경우에는 매우 특정한 의미가 부여 된 일부 특수 단어가 사용됩니다. 이 단어와 그 정의 중 일부는 다음과 같습니다.

서신 부록

'서신에 대한 부록'이라는 용어는 파일에 언급되거나 언급 된 서면 통신에 대한 긴 첨부 파일을 의미합니다. 이 부분은 일반적으로 문서의 끝에 해당 부분으로 추가되므로 문서를 부드럽게 읽는 데 방해가되지 않습니다.

메모 부록

'노트에 대한 부록'이라는 용어는 논의 된 질문의 여러 측면에 대해 문서에 제공된 정보의 모든 세부 사항을 긴 요약을 의미합니다. 이러한 세부 사항은 요점을 사소하게 만들거나 주 메시지를 불필요하게 길게 만들 수 있습니다.

부서장

부서 관리자 (즉, 동등한 지위를 보유한 대리)는 부서를 감독하며 그 자격으로 정보 발송 및 비즈니스 프로세스 유지에 관한 권한과 통제권을 행사할 권리가 있습니다. 작업은 그의 담당 부서에서 그에게 제공됩니다.

케이스

케이스는 현재 고려되거나 참조되는 모든 중요한 문서가있는 파일을 말합니다. 또한 보완 연구, 읽기 또는 참고 자료로 사용하기 위해 원본 문서에 대한 반주로 사용할 수있는 모든 다른 논문과 책을 언급합니다.

컴백 케이스

복귀 사례는 원본 문서가 불완전하거나 결함이있는 것으로 밝혀 졌기 때문에 추가 재검토 및 초안 작성이 필요한 문서 또는 보고서를 정의하는 데 사용됩니다. 또한 현재 문제에 대한 요약입니다.

일치

서신은 조직에서 보내고 다른 당사자로부터받은 모든 통신의 포괄적이고 상세한 수집입니다. 서신은 공식 서신, 데미 공식 서신 및 비공식 서신과 같은 세 가지 유형의 서신을 모두 포함하는 데 사용할 수 있습니다.

현재 파일

현재 파일은 현재 상세 입력 또는 수정중인 파일입니다. 컴백 사례와는 다른 점은 새로 초안이 된 문서이고 수정 및 재 작업중인 문서가 아닙니다.

딜링 핸드

딜링 핸드는 하급 서기, 선임 서기, 간부 비서 등과 같은 모든 공무원을 의미 할 수 있으며 처음에 사건을 조사하고 기록 할 책임이 있습니다.

데미 공식 서신

반 공식 서신은 두 관리자 사이 또는 조직과 대중 사이에서 발생하는 통신으로 일반적인 통신 프로토콜을 따르지 않고 제품 또는 서비스에 대한 대중의 의견을 얻기 위해 수행됩니다.

부서장

사업부 관리자는 부재시 관리자와 동등한 직급의 권한을 행사할 수있는 사람으로, 담당 부서의 원활한 기능을 담당합니다.

도 케팅

Docketing은 파일의 메모 영역에 일련 번호를 입력하는 작업입니다. 이것은 나중에 마크 또는 식별 번호에서 파일을 쉽게 식별 할 수 있도록 수행됩니다.

초안

초안이란 현재 준비중인 문서의 대략적인 사본을 의미합니다. 회사에서 사용되는 '초안 작성'이라는 단어는 일반적으로 관리자의 모든 메모 또는 명령에 대한 공식 커뮤니케이션을 구성하는 것을 의미합니다. 이러한 초안은 일반적으로 피드백 및 검토를 위해 보관됩니다.

파일

파일은 특정 일련 번호 또는 파일 번호에서 인식되는 특정 주제에 대한 문서 모음을 의미하며 많은 서신 메모와 서신에 대한 부록이 있습니다.

줄질

파일링은 몇 가지 중요한 문서를 읽기 쉽고 체계적으로 정리하여 많은 검색없이 빠르게 참조하고 짧은 시간 내에 찾을 수 있도록하는 행위입니다.

새로운 영수증

새 영수증이란 현재 검토중인 문서에 추가되어 가치와 포괄적 인 지수를 높일 수있는 새로운 정보를 말합니다.

발행물

'문제'라는 용어는 초안이 승인 된 후 거치는 다양한 조치 단계를 의미합니다. 이러한 단계 중 일부는 "기밀"로 제출하거나 관리자의 서명으로 승인을받을 수 있습니다.

메신저 북

메신저 북은 서로 다른 통신 내용을 기록하고 중요한 내용에 응답을 표시하는 데 사용되는 책을 말합니다.

메모

메모는 빠른 피드백을 위해 케이스가 본체에 보관 된 후 작성한 발언을 기록하는 데 사용됩니다. 메모에는 이전 원본 문서 세트, 문서의 중요한 부분에서 제기 된 질문, 필요한 변경 사항 및 통과 된 최종 주문에 대한 분석이 포함됩니다.

공식 서신

공식 서신은 회사의 절차에 따라 규정 된 통신 구조 및 방식에 따라 공공 기관 또는 개인과 공유하는 정보입니다.

고려중인 종이

검토중인 논문 (PUC)은 현재 논의중인 사례를 접수 한 것이므로 적절한 변경 및 수정을 제안 할 수 있습니다.

영수증

영수증은 회사 또는 해당 회사의 관리자가받은 공식, 반 공식 또는 비공식과 같이 다양한 수준에서 수행 된 모든 커뮤니케이션의 기록입니다.

녹음

파일 기록은 파일에 대한 모든 작업이 수행되고 수정 프로세스가 완료된 후 파일을 닫는 프로세스입니다. 기록은 원본 문서에 작성된 모든 참조, 제거 및 수정 사항을 포함하는 것입니다.

참조

참조는 다른 관련 기록과 연결하여 판례, 다른 국가 및 조직의 판결 또는 사건과 관련이있을 수있는 기타 문서를 얻는 과정입니다.

부서 간 서신

부서 간 서신은 파일이나 사례를 조직의 한 부서에서 다른 부서로 전달하여 의견, 제안 및 발언을받는 것입니다.

파일은 두 부분으로 나눌 수 있습니다. Notes 과 Correspondence. 둘 다 단일 파일에 저장됩니다. 그러나 그들은 배치가 다릅니다. 메모는 일반적으로 각각 왼쪽에 배치되고 대응은 오른쪽에 배치됩니다.

메모에는 paper Under Consideration 과 fresh Receipt. 마찬가지로, 서신에는 모든 수신 및 발신 공식 통신 세부 정보가 포함됩니다.

부품 파일

부품 파일의 필요성은 다음 두 가지 경우에 발생합니다.

주 파일을 일시적으로 사용할 수없는 상태에서 새 영수증 또는 메모를 처리해야하는 경우.

(Or)
주요 파일이 부피가 커지고 포인트 처리를위한 필수 서류 만 아웃소싱하기 위해 별도의 메모지가 필요한 경우

부품 파일을 가능한 한 빨리 주 파일과 병합하고 중복 된 종이를 제거하는 것이 중요합니다. 여러 부품 파일의 경우 각 파일에 개별적으로 번호를 지정해야합니다. 이를 처리하는 사람은 자신이 연 모든 파일을 나타내는 목록을 유지해야합니다.

컬렉션 커버

기본 파일의 일부로 간주되지 않는 다른 모든 정보가 포함되어 있습니다. 그러한 경우 중 일부는-

2 차 정보 참고
Reminders
Acknowledgements
다양한 출처에서 추가 정보를 수집하기 위해 교환되는 일상적인 서신 유지

주 파일은 컬렉션 커버에 수집 된 필수 자료로 구성됩니다. 컬렉션 커버 위에있는 대부분의 항목은 일시적으로 중요합니다.

기록 시점에 가치를 잃은 모든 서류를 삭제하는 것은 부서장의 의무입니다. 더 중요한 것은 컬렉션이 속한 부서 내에 있어야한다는 것입니다.

파일의 기능

각 부서 /과 / 단위에 대해 File Register. 일반적으로 다음과 같은 형태로 유지됩니다.Appendix-I일반 상점 부서에서 인쇄, 재고, 발행 등을 위해 사용합니다. 각 부서의 요구 사항이 동일하지 않을 수 있으므로 파일의 용지 수도 부서마다 다릅니다. 영구 기록으로 유지됩니다.

파일의 레지스터는 파일을 열 때 할당 된 번호와 주제로 채워집니다. 등록부에는 연중 열린 모든 파일의 세부 정보가 포함됩니다. 페이지가 연도별로 할당되면 다음 해에 대한 항목이 작성됩니다. 그렇지 않으면 별도의 새 파일 레지스터가 열립니다.

파일 항목은 파란색 잉크로만 작성됩니다. 모든 항목이 올바르게 작성되었는지 확인하고 가능한 한 삭제 또는 덮어 쓰기를 방지합니다. 오용을 방지하기 위해 해당 부서 또는 부서의 하급 서기가 파일을 보관합니다.

새 파일 열기 및 번호 매기기

각각의 새로운 주제에 대해 별도의 파일이 생성됩니다. 때때로 파일이 너무 일반적이거나 부피가 커집니다. 이 경우에는 서로 다른 측면을 다루는 논문이 주입되어 파일이 짧아 지지만 이로 인해 작업의 원활한 진행이 방해됩니다.

위의 장에서 우리는 새로운 파일이 일반 적용을 위해 부서별로 개별적으로 등록되는 것을 논의했지만, 그 분류는 주제 유형에 따라 다릅니다. 주제가 주요 주제 인 경우 다음과 같이 호출됩니다.Standard Headings 그리고 그 추가 분류는 Sub-headings.

파일 등록 과정에서 알파벳순 내용 목록이 준비됩니다. 이것은Standard Headings, Sub-headings그리고 그들에게 할당 된 페이지. 이렇게하면 필요할 때 이러한 파일을 쉽게 추적 할 수 있습니다.

매년 초에 적절한 검사를 통해 목록이 업데이트됩니다. 주요 과목은 항상 동일한 기준으로 유지되도록 노력합니다. 필요한 경우 부서장의 허가를 받아 새 제목을 해당 목록에 추가 할 수 있습니다.

새 파일 열기는 일련의 프로세스를 거칩니다. 초기 작업은 표준 제목을 선택하는 것으로 시작됩니다. 그런 다음 시작 손이 새 주제에 적합한 제목을 추가하고 숫자를 인코딩합니다. 이 번호는 파일 레지스터에있는 일련 번호 일뿐입니다.

파일 제목

파일 제목은 파일의 주제를 엿볼 수 있으며 몇 가지 단어 조합으로 만들려고합니다. 첫 번째 단어는 파일이 열린 주제 이름을 나타냅니다. 나머지 단어는 제목의 설명 부분을 설명합니다.

예를 들어, 주 주체 이름이 '조직 (모집 및 서비스 조건) 규칙'인 경우 해당 파일의 이름은 '조직 (모집 및 서비스 조건) 규칙 – 부과 권한 위임'으로 명명 될 수 있습니다. 처벌'.

파일 등록

적절한 제목의 목적은 독자에게 주제에 대한 올바른 아이디어를 제공하고 다른 주제 중에서 쉽게 추적 할 수 있도록하는 데 필요합니다. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. 주제의 수는 파일 레지스터에 표시된 것과 정확히 동일하게 유지됩니다.

파일에 부여되는 번호는 개통 연도, 부서 / 섹션 / 단위를 식별하는 데 사용되는 이니셜 문자, "표준 제목"번호 및 그 아래에있는 파일의 일련 번호의 조합입니다.

열려는 파일이 정책 파일 인 경우 '표준 제목'뒤에 '(P)'문자가 있어야합니다. 별도의 파일에는 정책 결정으로 인해 취해진 일상적인 조치 또는 처리 된 문제가 포함됩니다.

이러한 문서의 처리 및 제출은 해당 파일의 참조가 관련된 연도와 무관합니다. 각 파일에 대해 메모 및 서신 수는 150 개로 제한됩니다.이 수를 초과하면 동일한 번호로 새 파일이 열리지 만 볼륨 번호는 다릅니다. 이전 파일의 이름이 다음과 같이 변경됩니다.Vol-I 현재 및 이전 및 이후 참고 문헌에 제공된 공간에 동일한 내용을 인용해야합니다.

파일이 세션 파일 인 경우 해당 세션이 만료되면 파일이 닫히고위원회의 임기가 종료 된 후 파일이 닫히는위원회의 경우도 마찬가지입니다. 위의 모든 경우에 파일이 150 페이지 이하인지 여부와 관계없이 파일이 종료됩니다.

때때로 관리자는 파일 문제와 관련된 주문을 통과 할 수 있습니다. 이 시점에서 기한 이전에 주문을 수행하는 것은 해당 개인의 의무이며 그렇지 않으면 해당 정보의 중요성이 감소합니다.

단, 통제 할 수없는 상황으로 인해 지연이 발생하여 관련자가 마감일 이전에 업무를 수행 할 수 없다고 판단되는 경우, 해당 책임자에게 시간 연장을 요청해야합니다. 충분한 이유.

페이지 수

각 페이지의 메모와 서신에 필사적으로 일련 번호를 사용하여 오른쪽 상단 모서리에 아래에서 위로 번호를 매길 필요가 있습니다. PUC와 엔클로저를 구별하기 위해 각 빈 페이지에도 번호를 매겨 야합니다.

일반적으로 인클로저는 여러 재료로 구성되며 이에 따라 번호가 지정됩니다. 파일을 기록하는 동안 이전에 연필로 표시 한 페이지 번호가 이제 잉크로 표시됩니다.

일련 번호

'서신'의 모든 커뮤니케이션은 첫 페이지 중앙에 빨간색 잉크로 일련 번호가 표시되어 있습니다. 통신 목록에서 1 위를 차지하는 사람은 '일련 번호 1'로 명명되고 나머지는 그에 따라 따릅니다. 파일의 완성을 보장하거나 문서를 참조 할 때이 일련 번호가 중요한 역할을합니다.

Docketing은 각각에 대한 파일의 '메모'부분에 항목을 작성하는 프로세스입니다. Serial Number (Receipt or Issue)식별을 위해 '서신'에서. 유사한 방식으로, 영수증은 페이지 전체에 빨간색 잉크를 사용하여 서면으로 기록되며, 통신 번호와 날짜, 발신자의 지정 / 이름이 뒤 따릅니다.

일련 번호, 발행 날짜, 수취인의 이름 및 지정을 입력하여 '발행'을 기록합니다.

부품 파일의 문서화

기록하는 동안 임시 연필 항목이 주 파일에 남아 있으면 안되며 모든 수정 된 항목은 빨간색 잉크로 작성해야합니다. 부품 파일의 문서화는done in Pencil 다음과 같은 방식으로-

일련 번호 ............................................. (영수증)
일련 번호 ............................................. (문제)

전표 참조 및 사용

참조는 사례와 유사하거나 관련이있을 수있는 연결된 기록, 선례, 규칙, 규정 등을 선택하고 사용하는 방법입니다. 이러한 참조 자료는 적절한 파일, 파일 번호를 사용하고 올바른 페이지 번호를 인용함으로써 가능합니다. 슬립 페이퍼는 페이지를 빠르게 식별하기위한 임시 준비로 사용됩니다. 기록 보관 목적으로 전적으로 의존해서는 안되며, 토론에 언급 된 페이지 번호를 기록해야합니다.

서신의 상호 참조

참조 용으로 사용되는 책이나 규칙 등은 동일한 서신의 사본이있는 경우 원본 파일에 추가 할 필요가 없습니다. 소스를 참조하는 관리자는 항상 최신 참조를 사용해야하며 소스를 인용하면서 적용 가능성의 한계도 언급해야합니다.

모든 PUC의 경우 관리자는 전체 서신을 검토 할 필요가 없지만 연필로 여백에있는 모든 이전 참조에 표시를해야합니다.

파일 연결

링크 된 문서가 2 개 이상이고 동시에 조치가 필요한 경우에는 '링크 된 파일도 봐주세요'라는 문구가 인쇄 된 슬립이 상단 파일 표지에 첨부되어야하며 링크 된 파일의 번호는 전표에 주어진.

일반적으로 파일은 논리적이고 구조화 된 선택 및 배열에 의해 하나의 편리한 파일로 배열되어야합니다. 파일 링크는 관련 정보의 양이 너무 많아서 다른 사람을 감동시키는 것이 아니라 필요에 따라 이루어져야하므로 부서장은 파일을 링크 할 때주의를 기울이고 불가피한 상황에해야합니다.

논문을 함께 고정

파일의 종이를 함께 고정 할 때 핀의 뾰족한 부분이 파일에 액세스하려는 사람의 손가락이 튀어 나와 찌르지 않도록주의해야합니다. 핀으로 인한 부상을 방지하려면 핀의 뾰족한 부분이 용지 표면 아래에 있어야합니다.

종이 펀칭

모든 용지는 서신 또는 메모에 태그를 지정하기 전에 왼쪽 상단 모서리에서 올바른 게이지 (양쪽에서 3/4 인치)까지 펀칭해야합니다.

파일에있는 논문의 플래그 지정

고려중인 영수증이면 단어가 새겨진 깃발 Paper Under Consideration(PUC)가 첨부되어야합니다. 이미 발송 된 영수증이 있지만 다른 변경 사항이있을 경우 PUC 전표를 이전 영수증에서 제거하고 새 영수증에 첨부해야합니다.

에서 보낸 파일 Head of the Departments같은 날 각 부서장에게 전달되어야합니다. 일부 조직에는 다음과 같은 절차가 있습니다.-파일이 같은 날 해당 관리자에게 도달 할 수없는 경우 다음날 아침 10 시까 지 그에게 도달해야합니다.

파일에 대한 우선 순위 표시

파일의 우선 순위 등급은 '오늘 조치'및 '즉시'표시에서 측정 할 수 있습니다. '오늘 행동'이라는 라벨은 긴급한 경우에만 사용해야합니다. 이러한 경우 처분 및 수령시기는 항상 마지막 메모의 여백에 언급되어 있습니다. 라벨 'IMMEDIATE'는“ACTION THIS DAY”에 표시된 다른 케이스보다 우선 순위가 낮지 만 같은 날 수행해야하는 경우에 사용해야합니다.

파일을 다루는 관리자는 콘텐츠를 확인하고 우선 순위 표시를 집계하여 정당한지 확인해야합니다. 우선 순위 할당이 공정하지 않으면 그에 따라 등급을 변경할 수 있습니다. 그러한 파일은 관리자보다 높은 권한을 가진 공인 담당자가 구체적이고 명확하게 언급하지 않는 한 관리자의 거주지로 보낼 수 없습니다.

It will be the duty of the Department to −

공개 된 모든 사실이 올바른지 확인하십시오.
사실의 실수 나 잘못된 진술을 지적합니다.
필요한 경우 법적 또는 관례적인 절차에주의를 기울이십시오.
법과 규칙, 그리고 그것들이 발견되는 곳을 지적하십시오.
회사에서 사용할 수있는 기타 관련 사실 및 수치를 제공합니다.
정책의 이전 결정을 포함하는 판례 또는 문서를 올립니다.
고려할 질문을 진술하십시오.
결정이 필요한 요점을 명확하게 제시하십시오.
가능한 한 행동 방침을 제안하십시오.

부서장의 조치

부서장은 관찰 내용을 부서 및 하위 부서에 처분 할 권한이 있으므로 메모를 확인합니다. 이러한 경우는 종종 다음과 같은 조치와 관련이 있습니다.

사무실 명령, 일상적인 명령 및 일시적인 성격의 회람 발행.
다른 경우에는 부서장이 독립적으로 처분 할 권한이 있습니다.
임시 휴가 및 보상 휴가 부여.
알림 및 감사의 문제.
파일 기록.

다음 장에서는 부서장에게 위임 된 권한과이를 인증하는 방법에 대해 설명합니다.

부서장에게 위임 된 권한은 자신의 책임하에 가능한 한 많은 사건을 처리 할 수 있도록합니다. 일반적으로 이러한 경우는 충분히 중요한 성격의 주문과 관련이 있거나 정책 문제입니다. 사례가 너무 많은 경우 같은 부서의 대리에게 보낼 수 있습니다.

추천을하거나 중요한 명령을 통과해야하는 경우에도 이미 기록 된 포인트를 이전 메모와 함께 반복하기보다는 실제 전달 될 포인트에 메모를 한정해야합니다. 모든 권장 사항과 제안이 완료되면 원본 문서에 서명하고 제안서에도 동의합니다.

관리자가 메모를 승인하고 의견이나 검토를 위해 다른 관리자 또는 부서에 보낸 경우 관리자 자신이이를 검토하고 제안해야합니다. 검토 관리자는 전송 부서에 필요한 모든 사실 정보를 제공하도록 요청할 수 있습니다. 이를 위해서는 부서 관리자가이 메모를 파일에 기록 할 수 있도록 별도의 통신 루틴을 따라야합니다.

부서장의 메모 및 명령

일반적으로 부서 관리자는 자신의 책임에 따라 자신에게 다가오는 대부분의 사건을 처리해야합니다. 그는 구두로든 서류를 제출하든 더 중요한 사건에 대해 공동 사무 / 추가 사무 / 비서 / 사무 총장의 명령을 재량에 따라 받아야합니다.

가능한 한 구두 방법을 채택해야합니다. 일반적으로 사무 총장에게 보내야하는 작업 항목은 다음과 같은 제목의 브로셔에 포함되어 있습니다.Items of work to be submitted to Secretary-General.

관리자가 메모를 작성하여 승인 한 후 제안에 대한 의견이나 검토 또는 유사한 목적을 위해 다른 관리자 또는 부서에 보낸 경우 파일이 표시된 관리자가 항상 메모를 작성해야합니다. 접수 관리자는 자신의 부서에 문제를 조사하거나 사실 정보를 제공하도록 요청할 수 있습니다.

이러한 경우 부서는 궁극적으로 자신의 메모를 파일에 기록 할 부서 관리자의 정보에 대해 별도의 일상적인 메모를 제출해야합니다. 부서는 관리자 수준에서 폐기 된 파일에 메모를 작성해서는 안됩니다.

모든 부서에는 scope of noting그 이후에는 결정을 내릴 권한이 없습니다. 이를 바탕으로 해당 부서는 사건을 지적 할 때 다음 지침을 준수해야합니다.

모든 메모는 모든 사람이 명확하게 이해하고 간단한 언어로 작성해야합니다. 그들은 간결하고 요점을 가져야합니다.
모든 메모는 객관적인 관점으로 작성되어야하며 개인적인 의견에 비해 정당한 이유가 있어야합니다. 다른 부서의 모든 관찰, 비판 및 피드백은 정중 한 행동으로 스포티하게 받아 들여야합니다.
사건 처리를 담당하는 관리자는 모든 '고려 서'와 이전 메모를 검토하여 필요한 상황에 따라 필요한 복제 및 축어 보고서를 생성 할 수 있도록합니다.
ㅏ precis단일 논문의 (요약 또는 초록)은 종종 원본 논문이 매우 길고 복잡하여 사실상 다루기 어렵고 편안한 참조가 될 때 만들어집니다. 이러한 정밀도는 상황에 맞지 않는 예를 인용하는 오류를 유발할 수 있으므로 관리자의 지시 없이는 이러한 정밀도가 준비되지 않습니다.
메모에 포함 된 정보가 문제의 요점을 모호하게하거나 메모가 불필요하게 길어질 가능성이있는 경우 정보를 제공하는 별도의 설명이나 부록을 파일에 배치해야합니다.
하나의 경우에 연속 노트보다 따로 따로 처리 할 수있는 몇개의 포인트 나 주문이있을 경우, 각각의 포인트를 따로 기록해야합니다. Department Notes. 부서장 및 / 또는 상위 관리자는 각 'Department Note'에 주문을 개별적으로 기록하고이 메모는 주문 등을 위해 파일에 메모를 형성하기 위해 합쳐집니다.
주석의 순서는 일반적으로 서신의 일련 번호와 동일한 순서를 따르며, 노트의 연속성이 중단 된 경우 가능한 한 빨리 논문을 주 파일과 통합해야합니다.
일상적인 문제가 아니라면 영수증에 메모를 써서는 안됩니다. 관리자가 PUC에 대한 발언을 한 경우 이러한 발언을 먼저 메모에 작성해야하며 부서에서이를 지침으로 사용할 수 있습니다.
상급 관리자의 서명과 관찰을 위해 충분한 공간이 제공되어야합니다. 학과장 이상에게 제출할 메모는 페이지 하단에 배치해야합니다. 수정할 내용이 너무 많을 경우를 대비하여 항상 새 빈 시트를 노트에 추가해야합니다.
부서장이나 다른 사람으로부터 작은 종이에 통지 나 요청이있을 때마다 그대로 전달되지 않습니다. 이것은 운송 중에 손실 될 가능성 때문에 수행됩니다. 첫 번째 수령 부서는 이렇게 수령 한 종이를 풀스 캡 크기의 흰색 시트에 붙여 넣거나 클립 한 후 파일 커버에 넣어 해당 관리자 또는 부서에 전달하여 폐기합니다.

관련 부서에서 요청을 제기 한 후 통지를 보냅니다. 그 후 그들은 메시지를 발송하고 영수증을 기다릴 것입니다. 사이드 섹션에 긴 노트를 쓰는 관행은 가능한 한 줄여야합니다.

80/20 규칙

적절하게 정리되고 처리 된 절차 목록이없는 사무실은 혼란의 소굴입니다. 에서 차용80/20우리 성공의 80 %는 우리 행동의 20 %에서만 나온다는 규칙. 간단히 말해서, 80 % 성공을 위해 뼈대를 제거하는 작업을 요구하는 20 %에 더 집중하는 것이 중요합니다.

그렇기 때문에 20 %를 계획하고 우선 순위를 정하고 작업을 시작하는 것이 매우 중요합니다. 지금까지 취해진 가장 중요한 기업 결정 중 하나에서BIM Manufacturing모든 중요한 의사 소통이 본질적으로 구두로 이루어지는 것을 중단했으며, 종이로 말한 모든 단어를 문서화해야하는 엄청난 비용을들이더라도 미래의 임원들이 풍부한 토론의 혜택을 누릴 수 있도록 그렇게했습니다. 오늘날 다른 모든 회사는 그들의 발자취를 따르고 있습니다.

대부분의 경우 잘못 설계된 문서는 조직의 작업 부서간에 엄청난 오해와 불일치를 확산시킬 수 있습니다. 관리, 계정, 인사 등과 같은 광범위한 문서 관련 부서에서 일하기 시작한 젊은 작업 전문가를 위해 설계된이 튜토리얼이 민감한 세부 정보를 포함하는 중요한 문서를 제출하는 방법을 배우기를 바랍니다.