정보 기록 처리

Docketing은 각각에 대한 파일의 '메모'부분에 항목을 작성하는 프로세스입니다. Serial Number (Receipt or Issue)식별을 위해 '서신'에서. 유사한 방식으로, 영수증은 페이지 전체에 빨간색 잉크를 사용하여 서면으로 기록되며, 통신 번호와 날짜, 발신자의 지정 / 이름이 뒤 따릅니다.

일련 번호, 발행 날짜, 수취인의 이름 및 지정을 입력하여 '발행'을 기록합니다.

부품 파일의 문서화

기록하는 동안 임시 연필 항목이 주 파일에 남아 있으면 안되며 모든 수정 된 항목은 빨간색 잉크로 작성해야합니다. 부품 파일의 문서화는done in Pencil 다음과 같은 방식으로-

일련 번호 ............................................. (영수증)
일련 번호 ............................................. (문제)

전표 참조 및 사용

참조는 사례와 유사하거나 관련이있을 수있는 연결된 기록, 선례, 규칙, 규정 등을 선택하고 사용하는 방법입니다. 이러한 참조 자료는 적절한 파일, 파일 번호를 사용하고 올바른 페이지 번호를 인용함으로써 가능합니다. 슬립 페이퍼는 페이지를 빠르게 식별하기위한 임시 준비로 사용됩니다. 기록 보관 목적으로 전적으로 의존해서는 안되며, 토론에 언급 된 페이지 번호를 기록해야합니다.

서신의 상호 참조

참조 용으로 사용되는 책이나 규칙 등은 동일한 서신의 사본이있는 경우 원본 파일에 추가 할 필요가 없습니다. 소스를 참조하는 관리자는 항상 최신 참조를 사용해야하며 소스를 인용하면서 적용 가능성의 한계도 언급해야합니다.

모든 PUC의 경우 관리자는 전체 서신을 검토 할 필요가 없지만 연필로 여백에있는 모든 이전 참조에 표시를해야합니다.

파일 연결

링크 된 문서가 2 개 이상이고 동시에 조치가 필요한 경우에는 '링크 된 파일도 봐주세요'라는 문구가 인쇄 된 슬립이 상단 파일 표지에 첨부되어야하며 링크 된 파일의 번호는 전표에 주어진.

일반적으로 파일은 논리적이고 구조화 된 선택 및 배열에 의해 하나의 편리한 파일로 배열되어야합니다. 파일 링크는 관련 정보의 양이 너무 많아서 다른 사람을 감동시키는 것이 아니라 필요에 따라 이루어져야하므로 부서장은 파일을 링크 할 때주의를 기울이고 불가피한 상황에해야합니다.