사무실 제출 절차-소개

Office Filing Procedure는 문서 및 중요한 문서를 제출할 때 명확하게 정의되고 범 조직이 따르는 관행의 집합입니다. 일반적으로 이는 가능성이 있거나 가능성이없는 특정 상황의 경우 취해야 할 조치에 대한 모든 직원에게 지침입니다. 사무실 제출 절차에는 직원 직무 설명, 직장 에티켓 및 특정 기밀 유지 프로토콜이 포함될 수 있습니다.

사무실 절차를 작성하고 적절하게 제출하는 책임은 종종 사무실 관리자 또는 회사 소유주에게 있습니다. 다음 장은 계정, 일반 또는 사무실 관리 및 인사와 같은 문서 종속 부서에서 일하기 시작한 작업 전문가를 위해 설계되었습니다. 어떤 문서를 어떤 방식으로 제출하는지 배울 수 있습니다.

절차의 광범위한 접근 가능성 또는 적용에 따라 일부 절차 파일링은 전체 사무실에 대해 수행 할 수있는 반면 다른 일부는 동일한 사무실 내의 개인 또는 공동 작업 부서에 대해 수행 할 수 있습니다.

공식 신고의 정의

대부분의 경우 잘못 설계된 문서는 조직의 작업 부서간에 엄청난 오해와 불일치를 확산시킬 수 있습니다. 때로는 명확한 절차가 언급되지 않은 상황이 발생합니다. 종종 화가 난 고객이 사무실에 들어와 관리자에게 분노를 표출하는 방법에 대한 지침이 작성되지 않았을 수 있습니다. 그러나 이러한 시나리오는 나중에 문서화하고 이에 대한 파일링을 수행해야합니다.

예를 들어, 특정 고객을 처리 한 후 회사 소유자 또는 관리자가 protocol 그것은 포함 informing the immediate supervisor, offering a grievance form, 고객에게 정중하면서도 단호하게 침착 함을 유지하여 문제가 해결되도록 요청합니다.

많은 공식 문서는 정보 제출에서 보편적 표준으로 간주되는 문서를 제출하기 위해 특정 방법론을 따릅니다. 이러한 경우에는 매우 특정한 의미가 부여 된 일부 특수 단어가 사용됩니다. 이 단어와 그 정의 중 일부는 다음과 같습니다.

서신 부록

'서신에 대한 부록'이라는 용어는 파일에 언급되거나 언급 된 서면 통신에 대한 긴 첨부 파일을 의미합니다. 이 부분은 일반적으로 문서의 끝에 해당 부분으로 추가되므로 문서를 부드럽게 읽는 데 방해가되지 않습니다.

메모 부록

'노트에 대한 부록'이라는 용어는 논의 된 질문의 여러 측면에 대해 문서에 제공된 정보의 모든 세부 사항을 긴 요약을 의미합니다. 이러한 세부 사항은 요점을 사소하게 만들거나 주 메시지를 불필요하게 길게 만들 수 있습니다.

부서장

부서 관리자 (즉, 동등한 지위를 보유한 대리)는 부서를 감독하며 그 자격으로 정보 발송 및 비즈니스 프로세스 유지에 관한 권한과 통제권을 행사할 권리가 있습니다. 작업은 그의 담당 부서에서 그에게 제공됩니다.

케이스

케이스는 현재 고려되거나 참조되는 모든 중요한 문서가있는 파일을 말합니다. 또한 보완 연구, 읽기 또는 참고 자료로 사용하기 위해 원본 문서에 대한 반주로 사용할 수있는 모든 다른 논문과 책을 언급합니다.

컴백 케이스

복귀 사례는 원본 문서가 불완전하거나 결함이있는 것으로 밝혀 졌기 때문에 추가 재검토 및 초안 작성이 필요한 문서 또는 보고서를 정의하는 데 사용됩니다. 또한 현재 문제에 대한 요약입니다.

일치

서신은 조직에서 보내고 다른 당사자로부터받은 모든 통신의 포괄적이고 상세한 수집입니다. 서신은 공식 서신, 데미 공식 서신 및 비공식 서신과 같은 세 가지 유형의 서신을 모두 포함하는 데 사용할 수 있습니다.

현재 파일

현재 파일은 현재 상세 입력 또는 수정중인 파일입니다. 컴백 사례와는 다른 점은 새로 초안이 된 문서이고 수정 및 재 작업중인 문서가 아닙니다.

딜링 핸드

딜링 핸드는 하급 서기, 선임 서기, 간부 비서 등과 같은 모든 공무원을 의미 할 수 있으며 처음에 사건을 조사하고 기록 할 책임이 있습니다.

데미 공식 서신

반 공식 서신은 두 관리자 사이 또는 조직과 대중 사이에서 발생하는 통신으로 일반적인 통신 프로토콜을 따르지 않고 제품 또는 서비스에 대한 대중의 의견을 얻기 위해 수행됩니다.

부서장

사업부 관리자는 부재시 관리자와 동등한 직급의 권한을 행사할 수있는 사람으로, 담당 부서의 원활한 기능을 담당합니다.

도 케팅

Docketing은 파일의 메모 영역에 일련 번호를 입력하는 작업입니다. 이것은 나중에 마크 또는 식별 번호에서 파일을 쉽게 식별 할 수 있도록 수행됩니다.

초안

초안이란 현재 준비중인 문서의 대략적인 사본을 의미합니다. 회사에서 사용되는 '초안 작성'이라는 단어는 일반적으로 관리자의 모든 메모 또는 명령에 대한 공식 커뮤니케이션을 구성하는 것을 의미합니다. 이러한 초안은 일반적으로 피드백 및 검토를 위해 보관됩니다.

파일

파일은 특정 일련 번호 또는 파일 번호에서 인식되는 특정 주제에 대한 문서 모음을 의미하며 많은 서신 메모와 서신에 대한 부록이 있습니다.

줄질

파일링은 몇 가지 중요한 문서를 읽기 쉽고 체계적으로 정리하여 많은 검색없이 빠르게 참조하고 짧은 시간 내에 찾을 수 있도록하는 행위입니다.

새로운 영수증

새 영수증이란 현재 검토중인 문서에 추가되어 가치와 포괄적 인 지수를 높일 수있는 새로운 정보를 말합니다.

발행물

'문제'라는 용어는 초안이 승인 된 후 거치는 다양한 조치 단계를 의미합니다. 이러한 단계 중 일부는 "기밀"로 제출하거나 관리자의 서명으로 승인을받을 수 있습니다.

메신저 북

메신저 북은 서로 다른 통신 내용을 기록하고 중요한 내용에 응답을 표시하는 데 사용되는 책을 말합니다.

메모

메모는 빠른 피드백을 위해 케이스가 본체에 보관 된 후 작성한 발언을 기록하는 데 사용됩니다. 메모에는 이전 원본 문서 세트, 문서의 중요한 부분에서 제기 된 질문, 필요한 변경 사항 및 통과 된 최종 주문에 대한 분석이 포함됩니다.

공식 서신

공식 서신은 회사의 절차에 따라 규정 된 통신 구조 및 방식에 따라 공공 기관 또는 개인과 공유하는 정보입니다.

고려중인 종이

검토중인 논문 (PUC)은 현재 논의중인 사례를 접수 한 것이므로 적절한 변경 및 수정을 제안 할 수 있습니다.

영수증

영수증은 회사 또는 해당 회사의 관리자가받은 공식, 반 공식 또는 비공식과 같이 다양한 수준에서 수행 된 모든 커뮤니케이션의 기록입니다.

녹음

파일 기록은 파일에 대한 모든 작업이 수행되고 수정 프로세스가 완료된 후 파일을 닫는 프로세스입니다. 기록은 원본 문서에 작성된 모든 참조, 제거 및 수정 사항을 포함하는 것입니다.

참조

참조는 다른 관련 기록과 연결하여 판례, 다른 국가 및 조직의 판결 또는 사건과 관련이있을 수있는 기타 문서를 얻는 과정입니다.

부서 간 서신

부서 간 서신은 파일이나 사례를 조직의 한 부서에서 다른 부서로 전달하여 의견, 제안 및 발언을받는 것입니다.