Tabele przestawne programu Excel - raporty

Głównym zastosowaniem tabeli przestawnej jest raportowanie. Po utworzeniu tabeli przestawnej, zbadaniu danych poprzez rozmieszczenie i zmianę układu pól w jej wierszach i kolumnach, będziesz gotowy do prezentowania danych szerokiemu gronu odbiorców. Dzięki filtrom, różnym podsumowaniom, skupiając się na określonych danych, będziesz w stanie wygenerować kilka wymaganych raportów na podstawie jednej tabeli przestawnej.

Ponieważ raport w formie tabeli przestawnej jest interaktywny, podczas prezentacji można szybko wprowadzić niezbędne zmiany, aby wyróżnić określone wyniki, takie jak trendy danych, podsumowania danych itp. Możesz także udostępnić odbiorcom wizualne wskazówki, takie jak filtry raportów, fragmentatory, oś czasu, wykresy przestawne itp., Aby mogli wizualizować żądane szczegóły.

W tym rozdziale poznasz różne sposoby tworzenia atrakcyjnych raportów w formie tabeli przestawnej za pomocą wizualnych wskazówek, które umożliwiają szybką eksplorację danych.

Hierarchie

Dowiedziałeś się, jak zagnieżdżać pola w celu utworzenia hierarchii w rozdziale - Zagnieżdżanie w tabeli przestawnej w tym samouczku. Dowiedziałeś się również, jak grupować / rozgrupowywać dane w tabeli przestawnej w rozdziale - Korzystanie z narzędzi tabeli przestawnej. Podamy kilka przykładów, aby pokazać, jak tworzyć interaktywne raporty w formie tabeli przestawnej z hierarchiami.

Jeśli masz wbudowaną strukturę dla pól w swoich danych, na przykład rok-kwartał-miesiąc, zagnieżdżanie pól w celu utworzenia hierarchii umożliwi szybkie rozwijanie / zwijanie pól w celu wyświetlenia podsumowanych wartości na wymaganym poziomie.

Na przykład załóżmy, że masz dane sprzedaży za rok obrotowy 2015-16 dla regionów - Wschodu, Północy, Południa i Zachodu, jak podano poniżej.

Utwórz tabelę przestawną, jak pokazano poniżej.

Jak widać, jest to kompleksowy sposób raportowania danych przy użyciu pól zagnieżdżonych jako hierarchii. Jeśli chcesz wyświetlić wyniki tylko na poziomie kwartałów, możesz szybko zwinąć pole kwartał.

Załóżmy, że w danych masz pole Data, jak pokazano poniżej.

W takim przypadku możesz pogrupować dane według pola Data w następujący sposób -

Utwórz tabelę przestawną.

Jak widać, ta tabela przestawna nie jest wygodna do wyróżniania istotnych danych.

Pogrupuj pole tabeli przestawnej według daty. (Grupowanie nauczyłeś się w rozdziale - Eksploracja danych za pomocą narzędzi tabeli przestawnej w tym samouczku).
Umieść pole Sprzedawca w obszarze Filtry.
Przefiltruj etykiety kolumn do regionu wschodniego.

Filtr raportów

Załóżmy, że potrzebujesz raportu dla każdego sprzedawcy osobno. Możesz to zrobić w następujący sposób -

Upewnij się, że masz pole Sprzedawca w obszarze Filtry.
Kliknij tabelę przestawną.
Kliknij kartę ANALIZA na Wstążce.
Kliknij strzałkę obok opcji w grupie tabeli przestawnej.
Wybierz Pokaż strony filtrów raportów z listy rozwijanej.

Plik Show Report Filter Pagespojawi się okno dialogowe. Wybierz pole Sprzedawca i kliknij OK.

Tworzony jest oddzielny arkusz dla każdej wartości pola Sprzedawca z przefiltrowaną tabelą przestawną do tej wartości.

Arkusz zostanie nazwany na podstawie wartości pola, które jest widoczne na zakładce arkusza.

Krajalnice

Inną zaawansowaną funkcją, którą masz w tabelach przestawnych, jest fragmentator, którego można użyć do wizualnego filtrowania pól.

Kliknij tabelę przestawną.
Kliknij kartę ANALIZA.
Kliknij opcję Wstaw fragmentator w grupie Filtr.
Kliknij Order Date, Quarters and Yearsw oknie dialogowym Wstaw fragmentatory. Zostaną utworzone trzy fragmentatory - data zamówienia, kwartały i rok.
Dostosuj rozmiary fragmentatorów, dodając więcej kolumn dla przycisków na fragmentatorach.
Utwórz fragmentatory dla pól Sprzedawca i Region.
Wybierz style fragmentatora, aby pola dat były zgrupowane w jednym kolorze, a pozostałe dwa pola miały różne kolory.
Odznacz linie siatki.

Jak widać, masz nie tylko interaktywny raport, ale także atrakcyjny, łatwo zrozumiały.

Oś czasu w tabeli przestawnej

Jeśli masz pole Data w tabeli przestawnej, wstawienie osi czasu jest również opcją tworzenia estetycznego raportu.

Utwórz tabelę przestawną ze sprzedawcą w obszarze ROWS i Region w obszarze COLUMNS.
Wstaw oś czasu dla pola Data zamówienia.
Przefiltruj oś czasu, aby wyświetlić dane z 5 miesięcy, od listopada 2015 r. Do marca 2016 r.

PROJEKT Polecenia

Plik PIVOTTABLE TOOLS - DESIGN polecenia na Wstążce zapewniają opcje formatowania tabeli przestawnej, w tym następujące -

Layout
Opcje stylu tabeli przestawnej
Style tabeli przestawnej

Układ

Możesz mieć układ tabeli przestawnej na podstawie swoich preferencji dla następujących -

Subtotals
Sumy całkowite
Układ raportu
Puste wiersze

PivotTable Layout – Subtotals

Masz możliwość wyświetlenia Subtotalsalbo nie. Domyślnie sumy częściowe są wyświetlane u góry grupy.

Jak widać podświetlona grupa - Wschód, sumy pośrednie znajdują się na górze grupy. Możesz zmienić położenie sum pośrednich w następujący sposób -

Kliknij tabelę przestawną.
Kliknij kartę PROJEKT na Wstążce.
Kliknij opcję Sumy częściowe w grupie Opcje układu.
Kliknij opcję Pokaż wszystkie podsumy na dole grupy.

Sumy częściowe pojawią się teraz na dole każdej grupy.

Jeśli nie musisz zgłaszać sum pośrednich, możesz wybrać opcję - Nie pokazuj sum pośrednich.

Sumy całkowite

Możesz wybrać, czy chcesz wyświetlać sumy całkowite, czy nie. Masz cztery możliwe kombinacje -

Wyłączone dla wierszy i kolumn
Włączone dla wierszy i kolumn
Włączone tylko dla wierszy
Włączone tylko dla kolumn

Domyślnie jest to druga kombinacja - włączona dla wierszy i kolumn.

Układ raportu

Możesz wybrać jeden z kilku układów raportów, najlepiej pasujący do Twoich danych.

Kompaktowa forma.
Formularz konspektu.
Formie tabelarycznej.

Możesz także zdecydować, czy powtórzyć wszystkie etykiety pozycji, czy nie, w przypadku wielu wystąpień.

Domyślny układ raportu to forma kompaktowa, którą znasz.

Compact Form

Forma kompaktowa optymalizuje tabelę przestawną pod kątem czytelności. Pozostałe dwa formularze również wyświetlają nagłówki pól.

Kliknij Show w formie konspektu.

Kliknij Show w formie tabelarycznej.

Rozważmy następujący układ tabeli przestawnej, w którym pole Miesiąc jest zagnieżdżone w polu Region -

Jak widać, etykiety miesiąca są powtarzane i jest to ustawienie domyślne.

Kliknij opcję Nie powtarzaj etykiet elementów. Etykiety miesiąca zostaną wyświetlone tylko raz, a tabela przestawna wygląda na przejrzystą.

Puste wiersze

Aby bardziej wyróżnić raport w formie tabeli przestawnej, możesz wstawić pusty wiersz po każdym elemencie. Możesz usunąć te puste wiersze w dowolnym momencie.

Kliknij Insert Blank Line after Each Item.

Opcje stylu tabeli przestawnej

Dostępne są następujące opcje stylu tabeli przestawnej -

Nagłówki wierszy
Nagłówki kolumn
Wiersze naprzemienne
Kolumny naprzemienne

Domyślnie zaznaczone są pola dla nagłówków wierszy i nagłówków kolumn. Te opcje służą do wyświetlania specjalnego formatowania odpowiednio dla pierwszego wiersza i pierwszej kolumny. Sprawdź pudełkoBanded Rows.

Zaznacz pole Kolumny naprzemienne.

Style tabeli przestawnej

Możesz wybrać kilka stylów tabeli przestawnej. Wybierz ten, który pasuje do Twojego raportu. Na przykład, jeśli wybierzesz Pivot Style Dark 5, otrzymasz następujący styl dla tabeli przestawnej.

Formatowanie warunkowe w tabeli przestawnej

W komórkach tabeli przestawnej można ustawić formatowanie warunkowe według wartości.

PivotCharts

Wykresy przestawne dodają wizualny nacisk do raportów w formie tabeli przestawnej. Możesz wstawić wykres przestawny powiązany z danymi tabeli przestawnej w następujący sposób -