Podmioty i rejestry
Teraz, gdy mamy już funkcjonalny przegląd wszystkich modułów CRM, poznajmy i zrozummy encje i formularze w CRM.
Co to jest jednostka?
Encja służy do modelowania danych biznesowych i zarządzania nimi w CRM. Kontakty, sprawy, konta, leady, szanse, działania itp. To wszystkie podmioty, które przechowują dane. Koncepcyjnie jednostka CRM jest odpowiednikiem tabeli bazy danych. Na przykład encja Kontakty zawierałaby rekordy Kontakt, encja Sprawy przechowywałaby rekordy Spraw i tak dalej.
Możesz mieć zarówno encje gotowe do użycia (które są domyślnie dostępne w CRM), jak i encje niestandardowe (które możesz tworzyć z dostosowaniem). Załóżmy na przykład, że przechowujesz dane książek, które przeczytali Twoi klienci. W tym celu będziesz przechowywać dane klientów za pomocą encji Kontakty gotowe do użycia, ale gdzie chcesz przechowywać dane książek? Nie masz żadnego podmiotu, który może przechowywać dane dotyczące książek. W takich scenariuszach utworzysz nową encję niestandardową o nazwie Książki i powiążesz ją z istniejącą encją Kontakty.
W tym samouczku weźmy przykład przechowywania pracodawców i pracowników w CRM. Biorąc pod uwagę ten przykład, po wyjęciu z pudełka, CRM zapewniaContactpodmiot, w którym idealnie możesz przechowywać wszystkich swoich pracowników. Zapewnia równieżAccountpodmiot, w którym możesz przechowywać wszystkich swoich pracodawców. Ale ze względu na jednostki uczące się utworzymy nową niestandardową encję o nazwieEmployer (i nie używaj istniejącej encji Konto).
Tworzenie nowej jednostki
Step 1 - Kliknij górny przycisk wstążki, a następnie Settingsopcja. KliknijCustomizations opcja z sekcji Dostosowywanie (patrz poniższy zrzut ekranu).
Step 2 - Teraz kliknij opcję Dostosuj opcję System.
Otworzy się okno Domyślne rozwiązanie. Dowiesz się więcej o rozwiązaniach CRM w kolejnych rozdziałach, ale na razie będziesz korzystać z domyślnego rozwiązania CRM.
Step 3 - Rozwiń opcję Encje z lewego panelu.
Step 4 - Teraz kliknij Nowy → Jednostka.
Step 5- W formularzu podmiotu wprowadź nazwę wyświetlaną jako pracodawca i liczbę mnogą jako pracodawcy. W sekcji „Obszary, w których jest wyświetlana ta jednostka”, zaznacz opcję Sprzedaż, usługi i marketing. Zaznaczenie tych opcji spowoduje wyświetlenie nowo utworzonej encji na kartach Sprzedaż, Serwis i Marketing w CRM.
Step 6- Kliknij ikonę Zapisz i zamknij. Spowoduje to utworzenie nowej jednostki w bazie danych CRM za kulisami.
Step 7 - W oknie nadrzędnym Domyślne rozwiązanie zobaczysz nowo utworzony podmiot Pracodawca.
Step 8- Kliknij opcję Publikuj wszystkie dostosowania na górnym pasku wstążki. Spowoduje to opublikowanie (czyli zatwierdzenie) wszystkich zmian, które zrobiliśmy do tej pory. Możesz zamknąć to okno, klikając Zapisz i zamknij.
Tworzenie rekordów
CRM polega na zarządzaniu cennymi danymi w Twoim systemie. W tej sekcji dowiemy się, jak tworzyć, otwierać, czytać i usuwać rekordy w CRM. Będziemy kontynuować z podmiotem pracodawcą, który stworzyliśmy w poprzednim rozdziale.
Step 1 - Przejdź do siatki rekordów podmiotów pracodawcy za pomocą opcji Pokaż obszary pracy → Sprzedaż → Rozszerzenia → Pracodawcy.
Step 2 - Kliknij ikonę Nowy.
Otworzy się domyślny formularz nowego pracodawcy. Jak widać, w tym domyślnym formularzu istnieje tylko jedno edytowalne pole Nazwa. Wprowadź Pracodawcę 1 w polu Nazwa. Kliknij Zapisz i zamknij.
Step 3 - W Active Employers możesz zobaczyć nowo utworzony rekord pracodawcy.
Dostęp do rekordów
Aby uzyskać dostęp do już utworzonych rekordów w CRM, przejdź do strony tej encji. W naszym przypadku przejdź do Pokaż obszary pracy → Sprzedaż → Rozszerzenia → Pracodawcy. Zobaczysz listę rekordów znajdujących się tam w siatce. Kliknij dowolny rekord pracodawcy, aby uzyskać do niego dostęp.
Aktualizacja rekordów
Po otwarciu rekordu możesz po prostu edytować wszelkie szczegóły w formularzu. Domyślnie CRM 2015 jest wyposażony w opcję automatycznego zapisywania, która zapisuje wszelkie zmiany wprowadzone w formularzu 30 sekund po zmianie. Alternatywnie możesz kliknąć Ctrl + S.
Jeśli chcesz wyłączyć funkcję automatycznego zapisywania, przejdź do Ustawienia → Administracja → Ustawienia systemu → Włącz automatyczne zapisywanie dla wszystkich formularzy i wybierz Nie.
Usuwanie rekordów
Step 1 - Wybierz jeden lub wiele rekordów, które chcesz usunąć, i kliknij Delete przycisk.
Step 2 - Potwierdź usunięcie wpisów, klikając Delete.
Wniosek
Jak widać na powyższym przykładzie, domyślny formularz pracodawcy miał tylko jedno pole. Jednak w rzeczywistych scenariuszach w formularzu będzie wiele niestandardowych pól. Na przykład, jeśli spojrzysz na przykładowy rekord kontaktu (który jest gotową jednostką CRM), będzie on zawierał wiele pól do przechowywania informacji kontaktowych, takich jak imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres, sprawy itp.
W następnych rozdziałach dowiesz się, jak edytować ten domyślny formularz i dodawać do niego różne typy pól.