Procesy przepływu pracy

Przepływy pracy w CRM pozwalają zautomatyzować proste i złożone procesy biznesowe w CRM. Możesz tworzyć przepływy pracy za pomocą gotowych funkcji CRM lub pisać niestandardowe przepływy pracy z kodem .NET do wdrażania złożonych przepływów pracy. Procesy przepływu pracy działają w tle lub w czasie rzeczywistym i opcjonalnie mogą wymagać udziału użytkownika.

Przepływy pracy mogą być uruchamiane na podstawie określonych warunków lub nawet mogą być uruchamiane ręcznie przez użytkowników. Wewnętrznie przepływy pracy CRM są implementowane przy użyciu Windows Workflow Foundation. W tym rozdziale nauczymy się konfigurowania przepływów pracy.

Konfiguracja przepływu pracy składa się z następujących głównych części (w kolejności) -

Skonfiguruj jednostkę, na której będzie uruchamiany przepływ pracy
Skonfiguruj, czy przepływ pracy będzie działał synchronicznie, czy asynchronicznie
Skonfiguruj komunikat (zdarzenie), na którym będzie uruchamiany przepływ pracy
Skonfiguruj zakres, w którym będzie uruchamiany przepływ pracy
Skonfiguruj etapy i kroki (akcje) przepływu pracy

Synchroniczny / asynchroniczny przepływ pracy

Podczas tworzenia przepływu pracy zobaczysz opcję Uruchom ten przepływ pracy w tle (zalecane), która określa, czy przepływ pracy będzie działał w czasie rzeczywistym (synchronicznie), czy w tle (asynchronicznie).

Zasadniczo zalecanym podejściem jest uruchamianie przepływów pracy w tle, ponieważ wykorzystują one zasoby systemowe, gdy są dostępne. Zawsze możesz jednak przełączyć się z przepływu pracy w czasie rzeczywistym na przepływ pracy w tle i odwrotnie.

Komunikaty dotyczące przepływu pracy

Przepływy pracy można rejestrować dla określonych zdarzeń w następujący sposób -

Kiedy tworzony jest rekord
Kiedy zmienia się stan rekordu
Kiedy przypisano rekord
Kiedy zmienia się wartość pola rekordu
Kiedy rekord jest usuwany

Zakres przepływu pracy

Przepływy pracy pozwalają ustawić zakres, w którym przepływ pracy będzie działał. Poniżej przedstawiono obsługiwane zakresy przepływu pracy -

User	Przepływ pracy będzie działał tylko na rekordach należących do tego samego użytkownika co użytkownik przepływu pracy.
Business Unit	Przepływ pracy będzie działać na rekordach należących do użytkowników jednostki biznesowej tak samo, jak użytkownik przepływu pracy.
Parent Child Business Units	Przepływ pracy będzie działał na rekordach należących do użytkowników jednostki biznesowej, tak samo jak użytkownik przepływu pracy, a także wszystkie podrzędne jednostki biznesowe.
Organization	Przepływ pracy będzie działać na rekordach należących do dowolnego użytkownika w CRM.

Kroki przepływu pracy

Przepływy pracy w CRM to kombinacja serii kroków, po których będzie przebiegał przepływ pracy. Możesz nawet podzielić te kroki na logiczne etapy. Poniższe kroki są obsługiwane przez przepływy pracy CRM -

Conditional Steps

Check Condition	Określa logiczną instrukcję „if (warunek) - to”.
Conditional Branch	Określa logiczną instrukcję „else - if - then”. Można tego używać tylko z warunkiem sprawdzenia.
Default Action	Określa logiczną instrukcję „else”. Można tego używać tylko z warunkiem sprawdzenia.

Wait Steps

Wait Condition	Czeka, aż określony warunek zostanie spełniony. Nie dotyczy przepływów pracy w czasie rzeczywistym.
Parallel Wait Branch	Określa alternatywny warunek oczekiwania z zestawem dodatkowych kroków, które można wykonać po spełnieniu początkowych kryteriów.

Action Steps

Create Record	Tworzy rekord określonej jednostki z określonymi wartościami domyślnymi.
Update Record	Aktualizuje wybrany rekord za pomocą określonych lub dynamicznych wartości.
Assign Record	Przypisuje wybrany rekord użytkownikowi lub zespołowi.
Send Email	Wysyła e-mail.
Perform Action	Określa niestandardowe kroki (i akcje) przepływu pracy. Te niestandardowe kroki muszą zostać opracowane przez programistę CRM.
Change Status	Zmienia stan wybranego rekordu.
Stop Workflow	Zatrzymuje bieżący przepływ pracy

Przykład przepływu pracy

W tym przykładzie utworzymy prosty przepływ pracy, który działa w tle, aby przypisać nowo utworzony rekord kontaktu do określonego użytkownika, a następnie wyślemy powitalną wiadomość e-mail do klienta.

Step 1 - Przejdź do Ustawienia → Procesy.

Step 2 - Kliknij Nowy.

Step 3 - W oknie CreateProcess wprowadź następujące dane -

Process Name - Nowy przepływ pracy klienta (może to być dowolna nazwa)

Category - Przepływ pracy

Entity - Kontakt (będzie to podmiot, na którym tworzysz workflow. W naszym przypadku jest to Kontakt)

Run this workflow in the background (recommended)- Zaznacz tę opcję, ponieważ tworzymy asynchroniczny przepływ pracy w tle. Na koniec kliknij OK.

Step 4 - W oknie Nowy proces wprowadź następujące dane -

Activate As - Proces

Scope - Użytkownik

Start when - Utworzono rekord

Kliknij Add Step → Przypisz nagranie.

Step 5- Zobaczysz nowy krok dodany do przepływu pracy. W tym kroku określimy użytkownika, do którego mają zostać przypisane wszystkie utworzone kontakty. Wprowadź nazwę kroku jakoAssign Record to Team. Opcja Przypisz zostanie domyślnie ustawiona jako podmiot, na którym tworzymy workflow (w naszym przypadku Kontakt). Kliknij ikonę Wyszukaj.

Step 6- W oknie wyszukiwania wybierz dowolnego żądanego użytkownika. Możesz nawet wybrać konkretny zespół, do którego chcesz przypisać rekordy. Kliknij Dodaj.

Step 7- Dodaj kolejny krok, klikając Dodaj krok → Wyślij e-mail. W tym kroku skonfigurujemy wysyłanie wiadomości e-mail do klienta.

Step 8- Zostanie dodany nowy krok. Wpisz jego nazwę jako Wyślij e-mail do klienta. Kliknij Ustaw właściwości.

Step 9 - W następnym oknie konfigurowania poczty wykonaj następujące czynności:

From- Kliknij pole Od. W prawym panelu wybierz OwningUser and User. Kliknij Dodaj → OK.

To- Kliknij pole. W prawym panelu wybierz Kontakt i Kontakt. Kliknij Dodaj → OK.

Subject - Wprowadź odpowiedni temat.

Body - Wprowadź odpowiednią zawartość ciała.

Step 10 - Kliknij Zapisz, a następnie Aktywuj.

Step 11 - W wyświetlonym oknie dialogowym Potwierdzenie aktywacji procesu kliknij opcję Aktywuj.

Step 12- Przejdź do zakładki Kontakty i utwórz nowy kontakt. Gdy tylko utworzysz nowy kontakt, zapisując rekord, zobaczysz pole Właściciel ustawione na użytkownika, którego skonfigurowałeś w przepływie pracy. Ponadto, jeśli klikniesz kartę Działania, zobaczysz działanie e-mail tworzone dla tego kontaktu. Potwierdza to, że przepływ pracy został pomyślnie uruchomiony.

Przepływ pracy a wtyczka

Przepływy pracy i wtyczki mogą służyć do rozszerzania i automatyzacji funkcji CRM. W wielu scenariuszach oba podejścia mogą być stosowane zamiennie zamiast siebie. Na przykład, jeśli masz prosty wymóg wysłania wiadomości e-mail do klientów, możesz to zrobić za pomocą wtyczki lub przepływu pracy.

Jak więc wybrać między tworzeniem przepływu pracy a tworzeniem wtyczki? Poniższa lista próbuje wyjaśnić to samo -

Chociaż wtyczki i przepływy pracy mogą być używane zarówno do uruchamiania logiki synchronicznej, jak i asynchronicznej, wtyczki są ogólnie preferowane w przypadku logiki synchronicznej, podczas gdy przepływy pracy w logice asynchronicznej.
Generalnie, aby zaimplementować złożoną logikę biznesową, wtyczki są preferowane zamiast przepływów pracy. Przepływy pracy są preferowane, gdy chcesz osiągnąć stosunkowo łatwiejsze funkcjonalności (takie jak wysyłanie e-maili, przypisywanie użytkowników itp.)
Wtyczki muszą być programowane za pomocą kodowania, podczas gdy przepływy pracy mogą być konfigurowane bezpośrednio przez użytkowników biznesowych bez żadnej wiedzy o przepływach pracy.
Przepływy pracy mogą być uruchamiane na żądanie. W związku z tym, jeśli istnieją wymagania, w których użytkownik chce ręcznie uruchomić jakąś logikę, przepływ pracy byłby lepszym wyborem.
Od wpływu na wydajność, wtyczki synchroniczne zapewniają lepszą wydajność (i przepustowość) w porównaniu z przepływami pracy w czasie rzeczywistym w scenariuszach, w których częstotliwość żądań jest wyższa.

Wniosek

W tym rozdziale poznaliśmy jedną z bardzo ważnych funkcjonalności CRM - przepływy pracy. Najpierw zrozumieliśmy przepływy pracy, komunikaty, zakres, kroki synchronizacji / asynchronizacji, a na koniec przyjrzeliśmy się rzeczywistemu przykładowi tworzenia i uruchamiania przepływu pracy. Wreszcie zobaczyliśmy różnice między przepływem pracy a wtyczką.