Uwierzytelnianie zamówień

Uprawnienia przekazane kierownikom departamentów pozwalają im na załatwienie jak największej liczby spraw w ramach własnej odpowiedzialności. Ogólnie rzecz biorąc, te sprawy są związane z wystarczająco ważnymi z natury porządkami lub są kwestiami politycznymi. W sytuacjach, gdy liczba spraw jest zbyt duża, może przesłać je do zastępców kierowników tego samego działu.

Nawet w tych przypadkach, w których powinien udzielać zaleceń lub wydawać ważne polecenia, musi ograniczyć swoją notatkę do faktycznych punktów, które mają zostać przekazane, zamiast powtarzać punkty, które były już zapisane w poprzednich notatkach. Po wykonaniu wszystkich zaleceń i sugestii, złoży podpis na oryginalnym dokumencie i podpisze również zgodę na propozycję.

W przypadkach, gdy kierownik zatwierdził notatkę i wysłał do innego kierownika lub działu w celu skomentowania lub zbadania, sam kierownik powinien ją przejrzeć i przedstawić swoje sugestie. Kierownik dokonujący przeglądu może poprosić dział wysyłający o dostarczenie wszystkich potrzebnych mu informacji. Wymaga to oddzielnej procedury komunikacyjnej, aby kierownik działu mógł zapisać tę notatkę w aktach.

Uwagi i zamówienia wydane przez kierownika działu

Kierownik oddziału powinien zazwyczaj pozbywać się większości zgłoszonych mu spraw na własną odpowiedzialność. Powinien korzystać ze swojej swobody przy przyjmowaniu poleceń Sekretarza Wspólnego / Dodatkowego Sekretarza / Sekretarza / Sekretarza Generalnego w ważniejszych sprawach, ustnie lub poprzez przedłożenie dokumentów.

W miarę możliwości należy stosować metodę ustną. Elementy pracy, które zwykle powinny być przesłane do Sekretarza Generalnego, zostały włączone do broszury zatytułowanej -Items of work to be submitted to Secretary-General.

W przypadkach, gdy notatka została napisana i zatwierdzona przez kierownika i wysłana do innego kierownika lub Działu w celu skomentowania lub zbadania propozycji lub w podobnym celu, kierownik, któremu plik jest oznaczony, powinien zawsze pisać notatkę samodzielnie. Kierownik przyjmujący może poprosić swój dział o zbadanie sprawy lub dostarczenie informacji faktycznych.

W takich przypadkach Departamenty powinny złożyć odrębną rutynową notatkę do wiadomości Kierownika Działu, który ostatecznie odnotuje jego notatkę w aktach. Departamenty nie powinny sporządzać notatek na temat plików usuwanych na poziomie kierownika.