Zakres uwagi kierownictwa
Każdy dział ma scope of notingpoza którym nie będą upoważnieni do podjęcia decyzji. Na tej podstawie przy odnotowywaniu przypadków należy przestrzegać następujących instrukcji:
Wszystkie notatki powinny być zrozumiałe dla wszystkich i sporządzone prostym językiem; powinny być zwięzłe i na temat.
Wszystkie notatki powinny być napisane z obiektywnego punktu widzenia i powinny mieć uzasadnione powody, w porównaniu do posiadania tylko osobistych opinii. Wszystkie obserwacje, krytykę i informacje zwrotne z innych działów należy traktować sportowo i uprzejmie.
Kierownik, który jest odpowiedzialny za prowadzenie sprawy, powinien przejrzeć cały „rozpatrywany dokument” i poprzednie notatki, tak aby możliwe było wygenerowanie niezbędnej reprodukcji i dosłownych raportów zgodnie z koniecznymi sytuacjami.
ZA precis(streszczenie lub streszczenie) pojedynczego artykułu jest często sporządzane, gdy oryginalny papier jest bardzo długi i złożony, co sprawia, że jest praktycznie nieporęczny i wygodny w użyciu. Ponieważ taka precyzja może powodować błędy w cytowaniu przykładów poza kontekstem, nie jest ona przygotowywana bez instrukcji kierownika.
Jeżeli zawarcie jakichkolwiek informacji w nocie może przesłonić główny punkt będący przedmiotem sporu lub uczynić notatkę niepotrzebnie długą, do akt należy dołączyć osobne oświadczenie lub załącznik zawierające te informacje.
Gdy w pojedynczym przypadku istnieje kilka punktów lub zleceń, które wygodniej jest załatwić osobno niż w przypadku notatek ciągłych, każdy punkt należy odnotować oddzielnie w Department Notes. Kierownik działu i / lub kierownicy wyższego szczebla będą zapisywać swoje zamówienia osobno na każdej „notatce wydziałowej”, a następnie notatki te zostaną połączone w celu utworzenia uwag w aktach do celów wydawania zamówień itp.
Kolejność notowań jest generalnie taka sama, jak kolejność numerów seryjnych w korespondencji, aw przypadku jakiejkolwiek przerwy w ciągłości notatek, dokumenty należy jak najszybciej połączyć z aktami głównymi.
Na paragonie nie należy umieszczać żadnej notatki, chyba że jest to sprawa rutynowa. Jeśli jakikolwiek kierownik poczynił uwagi na temat PUC, należy je najpierw zamieścić w notatkach, a dział może je wykorzystać jako instrukcje.
Należy zapewnić wystarczającą ilość miejsca na podpisy i uwagi kierowników wyższego szczebla. Uwagi, które mają być przesłane do Kierownika Działu lub wyższej kadry kierowniczej, należy umieścić na dole strony. Zawsze należy dodawać świeży, czysty arkusz do notatek na wypadek, gdyby było zbyt dużo treści do poprawienia.
W przypadku otrzymania zawiadomień lub próśb od kierowników działów lub innych osób na małych kartkach papieru, nie zostaną one przekazane tak, jak są. Dzieje się tak ze względu na prawdopodobieństwo ich zgubienia podczas transportu. Pierwszy wydział przyjmujący wklei lub przypnie otrzymany w ten sposób skrawek papieru do białej kartki o rozmiarze foolscap przed przekazaniem go w okładce do kierownika lub odpowiedniego działu w celu utylizacji.
Odpowiedni dział zgłosi żądanie, a następnie wyśle powiadomienie. Następnie wyślą wiadomość i zaczekają na potwierdzenie. Należy maksymalnie ograniczyć praktykę pisania długich nut w bocznej części.
Zasada 80/20
Biuro bez prawidłowo wypełnionej i przetworzonej listy procedur to jaskinia chaosu. Pożyczanie z80/20Reguła, która mówi, że 80% naszego sukcesu to tylko 20% naszych działań. Krótko mówiąc, ważne jest, aby skupić się bardziej na tych 20%, co wymaga działań mających na celu pozbycie się kości, aby osiągnąć 80% sukcesu.
Dlatego bardzo ważne jest zaplanowanie, ustalenie priorytetów i rozpoczęcie pracy nad 20%. W jednej z najważniejszych decyzji korporacyjnych, jakie kiedykolwiek podjęto,BIM Manufacturingpowstrzymali wszystkie ważne komunikaty od ustnego charakteru, a nawet kosztem udokumentowania każdego słowa wypowiedzianego na papierze, zrobili to, aby ich przyszli oficerowie mogli skorzystać z bogactwa dyskusji. Dziś w ich ślady idzie każda inna firma.
Najczęściej źle zaprojektowany dokument może spowodować ogromne nieporozumienia i rozbieżności między działami roboczymi w organizacji. Mam nadzieję, że ten samouczek, przeznaczony dla młodych pracujących profesjonalistów, którzy rozpoczęli pracę w dziale szeroko związanym z dokumentacją, takim jak administracja, księgowość, zasoby ludzkie itp., Dowie się, jak składać ważne dokumenty zawierające poufne informacje.