Procedura zgłoszenia do biura - krótki przewodnik

Procedura dokonywania zgłoszeń w biurze to zestaw jasno zdefiniowanych i obejmujących całą organizację praktyk stosowanych przy składaniu dokumentów i ważnych dokumentów. Ogólnie rzecz biorąc, są to instrukcje dla wszystkich pracowników dotyczące działań, jakie należy podjąć w przypadku określonych sytuacji, prawdopodobnych lub mało prawdopodobnych. Procedury archiwizacji biura mogą obejmować opisy stanowisk pracowników, etykietę w miejscu pracy, a także niektóre protokoły poufności.

Odpowiedzialność za pisanie procedur biurowych i ich prawidłowe wypełnienie często spoczywa na kierownikach biura lub właścicielach firmy. Poniższe rozdziały są przeznaczone dla osób pracujących zawodowo, które rozpoczęły pracę w działach zależnych od dokumentów, takich jak księgowość, administracja ogólna lub biurowa oraz zasoby ludzkie. Mogą dowiedzieć się, jak złożyć dokument w jaki sposób.

W zależności od szerokiego zasięgu lub zastosowania procedury, niektóre procedury mogą być składane dla całego biura, a inne dla pojedynczych osób lub działów współpracujących w tym samym biurze.

Definicje oficjalnego zgłoszenia

Najczęściej źle zaprojektowany dokument może spowodować ogromne nieporozumienia i rozbieżności między działami roboczymi w organizacji. Czasami zdarzają się takie sytuacje, dla których nie podano jasnej procedury. Często mógł nie istnieć zestaw instrukcji, jak postępować z poirytowanym klientem wchodzącym do biura i wyładowującym złość na menedżerze. Jednak te scenariusze mają zostać udokumentowane później i wypełnione.

Na przykład po kontakcie z określonym klientem właściciel firmy lub kierownik może złożyć wniosek protocol to obejmuje informing the immediate supervisor, offering a grievance formi poprosić klienta uprzejmie, ale stanowczo, aby zachował spokój, tak aby problem został rozwiązany.

W wielu oficjalnych dokumentach stosuje się określoną metodologię składania dokumentów, która jest uważana za uniwersalny standard w zakresie gromadzenia informacji. W takich przypadkach używane są specjalne słowa, które mają określone znaczenie. Niektóre z tych słów i ich definicje podano poniżej:

Załącznik do korespondencji

Termin „załącznik do korespondencji” odnosi się do obszernych załączników do pisemnej korespondencji, o której mowa w aktach lub o której mowa w aktach. Ta część jest zwykle dodawana na końcu dokumentu jako część korespondencji, aby nie przeszkadzała w płynnym czytaniu dokumentu.

Dodatek do uwag

Termin „dodatek do uwag” odnosi się do obszernego podsumowania wszystkich szczegółów informacji podanych w dokumencie, dotyczących różnych aspektów omawianej kwestii. Takie szczegóły mogą banalizować główny punkt lub sprawić, że główny komunikat będzie niepotrzebnie długi.

Kierownik działu

Kierownik działu (tj. Zastępca kierownika o równorzędnym stanowisku) nadzoruje dział i z tego tytułu ma prawo do wykonywania swoich uprawnień i kontroli w zakresie przesyłania informacji i utrzymania procesów biznesowych. Praca przychodzi do niego z podległych mu działów.

Walizka

Sprawa oznacza teczkę zawierającą wszystkie ważne dokumenty, które są obecnie rozpatrywane lub przekazywane. Wymienia również wszystkie różne artykuły i książki, które mogą być wykorzystane jako dodatek do oryginalnego dokumentu, który ma być wykorzystany jako uzupełniające studium, lektura lub źródło.

Sprawa powrotu

Sprawa powrotna służy do zdefiniowania dokumentu lub raportu, który wymaga dalszego ponownego zbadania i zredagowania, ponieważ oryginalny dokument okazał się niekompletny lub wadliwy. Jest to także podsumowanie aktualnego numeru.

Korespondencja

Korespondencja to obszerny i szczegółowy zbiór wszystkich komunikatów zarówno wysłanych z organizacji, jak i otrzymanych od różnych stron. Korespondencja może obejmować wszystkie trzy style korespondencji, tj. Korespondencję oficjalną, korespondencję półoficjalną i korespondencję nieoficjalną.

Aktualny dokument

Bieżący plik to plik, który jest obecnie w trakcie wprowadzania szczegółów lub modyfikacji. Różni się od przypadku powrotu tym, że jest to nowo opracowany dokument, a nie taki, który jest poprawiany i przerabiany.

Handling Hand

Rozdający się układ może oznaczać każdego urzędnika, takiego jak młodszy urzędnik, starszy urzędnik, asystent wykonawczy itp., Któremu można powierzyć odpowiedzialność za wstępne zbadanie i odnotowanie spraw.

Korespondencja półoficjalna

Korespondencja półoficjalna to taka, która ma miejsce między dwoma menedżerami lub między organizacją a społeczeństwem, która nie jest zgodna ze zwykłymi protokołami komunikacyjnymi i jest prowadzona w celu uzyskania opinii publicznej na temat produktu lub usługi.

Kierownik działu

Kierownik Oddziału to osoba, która pod jego nieobecność może wykonywać uprawnienia równorzędne z kierownikiem, i odpowiada za sprawne funkcjonowanie Departamentu, któremu podlega.

Dokowanie

Dokowanie to czynność polegająca na wprowadzaniu numerów seryjnych w obszarze notatek pliku. Dzieje się tak, aby później można było łatwo zidentyfikować plik na podstawie znaku lub numeru identyfikacyjnego.

Wersja robocza

Wersja robocza oznacza wstępną kopię aktualnie przygotowywanego dokumentu. Słowo „redagowanie”, gdy jest używane w firmie, zwykle oznacza tworzenie oficjalnych komunikatów wszystkich notatek lub poleceń kierowników. Te projekty są zwykle przechowywane w celu uzyskania informacji zwrotnych i recenzji.

Plik

Akta oznacza zbiór artykułów na określony temat, który jest rozpoznawany na podstawie określonego numeru seryjnego lub numeru akt i zawiera wiele not do korespondencji oraz załącznik do korespondencji.

Piłowanie

Archiwizacja polega na uporządkowaniu ważnych dokumentów w czytelny i uporządkowany sposób, tak aby można je było szybko znaleźć i znaleźć w krótkim czasie bez długiego wyszukiwania.

Odbiór świeży

Nowy paragon odnosi się do nowych informacji, które są dodawane do dokumentu, który jest aktualnie przeglądany, tak aby można było zwiększyć jego wartość i obszerny iloraz.

Kwestia

Termin „problem” oznacza różne etapy działania, przez które przechodzi projekt po jego zatwierdzeniu. Niektóre z tych etapów mogą polegać na zgłoszeniu go jako „Poufne” lub uzyskaniu autoryzacji podpisem kierownika.

Książka Messenger

Książka posłańców odnosi się do książki, która jest używana do zapisywania różnych szczegółów komunikacji i oznaczania ważnych z otrzymanymi odpowiedziami.

Uwagi

Notatki służą do rejestrowania uwag poczynionych na temat sprawy po jej złożeniu do organu w celu uzyskania szybkiej informacji zwrotnej. Notatki zawierają zbiór wcześniejszych oryginalnych dokumentów, postawione pytania dotyczące ważnych jego części oraz analizę potrzebnych zmian i ostatecznych zleceń, które zostały przyjęte.

Oficjalna korespondencja

Korespondencja oficjalna to informacje przekazywane dowolnemu organowi publicznemu lub osobom fizycznym zgodnie z określoną strukturą i sposobem komunikacji zgodnie z procedurą firmy.

Rozpatrywany papier

Rozpatrywany dokument (PUC) jest potwierdzeniem sprawy, która jest obecnie omawiana, aby można było zaproponować odpowiednie zmiany i modyfikacje.

Wpływy kasowe

Potwierdzenia to zapis całej komunikacji, która odbyła się na różnych poziomach, takich jak oficjalna, półoficjalna lub nieoficjalna, otrzymana w Firmie lub przez dowolnego kierownika wspomnianej firmy.

Nagranie

Nagrywanie pliku to proces zamykania pliku po wykonaniu na nim wszystkich działań i zakończeniu procesu modyfikacji. Rekord to uwzględnienie wszystkich odniesień, usunięć i poprawek dokonanych w oryginalnym dokumencie.

Odniesienia

Odwołanie to proces łączenia się z innymi powiązanymi aktami w celu uzyskania precedensów, orzeczeń różnych krajów i organizacji lub wszelkich innych dokumentów, które mogą mieć jakikolwiek związek ze sprawą.

Korespondencja międzyresortowa

Korespondencja międzyresortowa to taka, w której akta lub sprawa jest przekazywana z jednego działu organizacji do innego działu w celu uzyskania ich opinii, sugestii i uwag.

Plik można podzielić na 2 części, którymi są - Notes i Correspondence. Oba są umieszczane w jednym pliku; jednak różnią się rozmieszczeniem. Notatki są zwykle umieszczane odpowiednio po lewej stronie, a korespondencja po prawej stronie.

Uwagi zawierają te rekordy, które są zapisane na paper Under Consideration i fresh Receipt. Podobnie, korespondencja zawiera wszystkie oficjalne szczegóły komunikacji przychodzącej i wychodzącej.

Plik części

Konieczność pliku części pojawia się w dwóch następujących przypadkach.

• W przypadku, gdy konieczne jest przetworzenie nowego pokwitowania lub notatki przy braku tymczasowej niedostępności głównego pliku.

  (Or)

• W przypadku, gdy główny plik staje się nieporęczny i wymagany jest oddzielny arkusz notatek do outsourcingu tylko niezbędnych dokumentów do usunięcia punktu.

Niezbędne jest jak najszybsze scalenie pliku części z plikami głównymi i usunięcie zduplikowanych dokumentów. W przypadku plików wieloczęściowych, każda z nich powinna być oddzielnie numerowana. Osoba zajmująca się nimi powinna prowadzić listę zawierającą wszystkie otwarte przez siebie pliki.

Okładka kolekcji

Zawiera wszystkie inne informacje, które nie są uważane za część głównego pliku. Niektóre z takich przypadków to -

• Notatki informacji drugorzędnych

• Reminders

• Acknowledgements

• Nadążanie za swobodną korespondencją wymienianą w celu zbierania dalszych informacji z różnych źródeł

Akta główne zawierają niezbędne materiały zebrane w okładce zbioru. Większość przedmiotów znajdujących się na okładce kolekcji ma tymczasowe znaczenie.

W momencie rejestracji obowiązkiem kierownika działu jest usunięcie wszystkich dokumentów, które utraciły swoją wartość. Co ważniejsze, kolekcja musi pozostać w dziale, do którego należy.

Funkcje pliku

Dla każdego działu / sekcji / jednostki konieczne jest posiadanie File Register. Zwykle jest utrzymywany w postaciAppendix-Ii jest używany przez działy sklepów wielobranżowych do drukowania, magazynowania, wydawania itp. Potrzeby poszczególnych działów mogą nie być takie same, dlatego liczba arkuszy w pliku również jest różna dla każdego działu. Są przechowywane jako trwały zapis.

Rejestr akt jest wypełniany numerem i tematem nadanym mu przy otwieraniu. Rejestr będzie zawierał szczegóły wszystkich akt, które zostały otwarte w ciągu roku. Jeśli strony są przydzielane według roku, wówczas wpisy na następny rok będą dokonywane w tym, w przeciwnym razie zostanie otwarty oddzielny nowy rejestr akt.

Wpisy do pliku są dokonywane wyłącznie niebieskim tuszem. Zapewnia się, że wszystkie wpisy zostały wykonane poprawnie i, w miarę możliwości, unika się usuwania lub nadpisywania. Aby uniknąć niewłaściwego wykorzystania, akta są przechowywane przez młodszego referenta odpowiedniego działu lub sekcji.

Otwieranie i numerowanie nowych plików

Dla każdego nowego przedmiotu tworzony jest osobny plik. Czasami plik staje się zbyt ogólny lub nieporęczny. W takim przypadku wlewa się do niego dokumenty zajmujące się różnymi aspektami, dzięki czemu plik będzie teraz krótszy, ale to utrudnia płynny postęp pracy.

W powyższym rozdziale omówiliśmy, że nowe akta rejestrowane są indywidualnie dla każdego wydziału do ogólnego zastosowania, ale ich klasyfikacja jest oparta na typie ich przedmiotu. Jeśli temat jest główny, zostanie nazwany jakoStandard Headings a dalsza klasyfikacja tego doprowadzi do Sub-headings.

W trakcie rejestracji plików zostanie przygotowana alfabetyczna lista treści. To wskażeStandard Headings, Sub-headingsi przydzielone im strony. Dzięki temu te pliki są łatwo identyfikowalne w razie potrzeby.

Na początku każdego roku lista jest aktualizowana o odpowiednią kontrolę. Główne przedmioty zawsze staramy się utrzymywać według tych samych standardów - rok po roku. Jeśli okaże się to konieczne, za zgodą Kierownika Wydziału można dodać do tego wykazu nowy nagłówek.

Otwarcie nowego pliku przechodzi przez szereg procesów. Początkowa praca rozpoczyna się od wyboru standardowego nagłówka, pod którym zostanie otwarty. Następnie otwierająca ręka doda odpowiedni tytuł dla nowego tematu i zakoduje liczbę. Ten numer to nic innego jak numer seryjny, który znajduje się w rejestrze plików.

Tytuł pliku

Tytuł pliku daje wgląd w temat pliku i ma być utworzony za pomocą kilku kombinacji słów. Pierwsze słowo wskazuje nazwę podmiotu, pod którym plik został otwarty. Pozostałe słowa opisują część opisową tytułu.

Na przykład, jeśli głównym tytułem podmiotu są „Zasady organizacji (rekrutacja i warunki świadczenia usług)”, wówczas jego nazwę pliku otwartego pod nim można nazwać „Zasady organizacji (rekrutacja i warunki świadczenia usług) - Przekazanie uprawnień do nakładania kara'.

Rejestracja pliku

Cel odpowiedniego tytułu jest konieczny, aby dać czytelnikowi poprawne wyobrażenie na dany temat i aby był łatwy do prześledzenia wśród innych. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Liczba tematów jest dokładnie taka sama, jak pokazano w rejestrze akt.

Numer nadany plikowi to kombinacja roku otwarcia, pierwszych liter używanych do identyfikacji działu / sekcji / jednostki, numeru „Standardowego nagłówka” i numeru seryjnego znajdującego się pod nim pliku.

Jeśli otwierany przez nas plik jest plikiem zasad, powinien zawierać literę „(P)” po pozycji „Standardowy nagłówek”. Oddzielny plik zawiera rutynowe działania podjęte lub rozpatrzone w związku z decyzją polityczną.

Rozpatrywanie i składanie tych dokumentów jest niezależne od roku, do którego odnoszą się te dokumenty. Dla każdego pliku liczba notatek i korespondencji jest ograniczona do 150. Jeśli liczba przekroczy tę wartość, zostanie otwarty nowy plik z tą samą liczbą, ale z innym numerem tomu. Nazwa poprzedniego pliku zostanie zmieniona naVol-I obecnie i to samo należy cytować w miejscu przewidzianym na poprzednie i późniejsze odniesienia.

Jeśli plik dotyczy sesji, zostanie zamknięty po wygaśnięciu tej sesji i tak samo jest w przypadku komitetu, w przypadku którego akta są zamykane po wygaśnięciu kadencji komitetu. We wszystkich powyższych przypadkach zamknięcie akt następuje niezależnie od tego, czy plik ma 150 stron lub mniej.

Czasami menedżer może wydać polecenie dotyczące dowolnej sprawy w pliku. W tym momencie obowiązkiem zainteresowanej osoby jest wykonanie zamówienia przed terminem, w przeciwnym razie znaczenie tych informacji zmniejszy się.

Jeżeli jednak wystąpi opóźnienie spowodowane sytuacjami, na które nie ma wpływu, a osoba zainteresowana stwierdzi, że nie jest w stanie wykonać zadania przed terminem, powinien zwrócić się do kierownika o przedłużenie terminu o pełne i wystarczające powody.

Numer stron

Konieczne jest desperackie numerowanie każdej strony notatek i korespondencji numerami seryjnymi w prawym górnym rogu od dołu do góry. Ponieważ chcemy odróżnić PUC od załącznika, każda pusta strona również powinna być ponumerowana.

Ogólnie obudowa składa się z kilku materiałów, które również są odpowiednio ponumerowane. Podczas nagrywania pliku, numery stron, które wcześniej były zaznaczone ołówkiem, zostaną teraz naniesione atramentem.

Numer seryjny

Każda korespondencja „Korespondencja” jest oznaczona numerem seryjnym czerwonym atramentem umieszczonym na środku jej pierwszej strony. Każdy, kto zajmie pierwsze miejsce na liście komunikatów, będzie określany jako „Numer seryjny 1”, a reszta będzie odpowiednio. Jeśli chodzi o zapewnienie kompletności jakiejkolwiek dokumentacji lub odwołanie się do dowolnego artykułu, ten numer seryjny odgrywa znaczącą rolę.

Dokowanie to proces tworzenia wpisów w części „Uwagi” pliku o każdym z nich Serial Number (Receipt or Issue)w „Korespondencji” w celu jego identyfikacji. W podobny sposób pokwitowanie zostanie zaksięgowane na piśmie czerwonym atramentem w poprzek strony, z numerem seryjnym korespondencji, po którym następuje numer i data oraz oznaczenie / nazwa nadawcy.

Zakotwiczenie „Wydania” odbywa się poprzez wpisanie numeru seryjnego, daty jego wystawienia wraz z nazwą i oznaczeniem adresata.

Dokowanie plików części

W trakcie dokowania żadne tymczasowe wpisy ołówkiem nie powinny pozostać w pliku głównym, a wszystkie poprawione wpisy powinny być wykonane czerwonym atramentem. Należy zadokować w plikach częścidone in Pencil w następujący sposób -

• Numer seryjny ............................................. (odbiór)
• Numer seryjny ............................................. (problem)

Odwoływanie się i używanie zrazy

Odwołanie to metoda wyboru i korzystania z połączonych zapisów, precedensów, zasad, przepisów itp., Które mogą mieć podobieństwo lub mieć wpływ na sprawę. Takie materiały referencyjne są możliwe dzięki zastosowaniu odpowiednich Plików, Numeru Plików i Podając Numer Prawej Strony. Papiery przekładkowe są używane jako tymczasowe rozwiązania do szybkiej identyfikacji stron. Nie należy polegać na nich całkowicie w celach związanych z prowadzeniem dokumentacji i jako takie, numery stron, o których mowa w dyskusji, powinny być rejestrowane.

Powiązanie korespondencji

Książki, Reguły itp., Które są używane jako odnośniki, nie muszą być dołączane do oryginalnego pliku, jeśli dostępne są kopie tej samej korespondencji. Menedżer odwołujący się do źródła powinien zawsze korzystać z najnowszej referencji, aby przy cytowaniu źródła również wspomnieć o granicach stosowalności.

W przypadku każdego PUC kierownik nie musi przeglądać całej korespondencji, ale powinien raczej zaznaczyć ołówkiem wszystkie poprzednie odniesienia na marginesie.

Łączenie plików

W przypadku, gdy istnieją dwa lub więcej dokumentów, które są połączone i dla których wymagane jest działanie jednocześnie, wydrukowany odcinek z napisem „proszę zobaczyć również połączony plik” powinien być dołączony do górnej okładki plików, a numer połączonego pliku powinien być podane na kuponie.

Ogólnie pliki powinny być zorganizowane w jeden wygodny plik poprzez logiczny i ustrukturyzowany wybór i układ. Powiązanie plików powinno być zrodzone z konieczności, a nie po to, by imponować innym ogromem powiązanych informacji, dlatego Kierownicy Wydziałów muszą zachować ostrożność przy łączeniu plików i robić to, gdy jest to nieuniknione.

Łączenie dokumentów

Kiedy dokumenty w pliku są zszywane, należy uważać, aby ostry koniec szpilki nie wystawał i nie ukłuł palców żadnej osobie, która chce uzyskać dostęp do pliku. Aby zapobiec obrażeniom spowodowanym przez szpilki, ostry czubek szpilki musi znajdować się pod powierzchnią papieru.

Dziurkowanie papierów

Każdy papier powinien być dziurkowany w lewym górnym rogu do właściwej grubości (3/4 cala z każdej strony), zanim zostanie przypięty do korespondencji lub notatek.

Oznaczanie dokumentów w pliku

Jeśli brane jest pod uwagę pokwitowanie, wówczas flaga ze słowami Paper Under Consideration(PUC) należy dołączyć. Jeśli istnieje paragon, który został już wysłany, ale pojawiają się na nim inne zmiany, wówczas odcinek PUC należy usunąć ze starego paragonu i przymocować do nowego.

Pliki wysłane przez Head of the Departmentsmuszą być dostarczone do odpowiednich Kierowników działów tego samego dnia. W niektórych organizacjach obowiązuje procedura, która stwierdza: - Jeśli plik nie może dotrzeć do danego menedżera tego samego dnia, musi dotrzeć do niego następnego dnia rano do godziny 10.00.

Priorytetowe oznaczanie plików

Priorytet pliku można ocenić na podstawie oznaczeń „DZIAŁAJ TEGO DNIA” i „NATYCHMIAST”. Etykiety „DZIAŁANIE W TYM DZIEŃ” należy używać tylko w nagłych przypadkach. W takich przypadkach czas usunięcia i odbioru jest zawsze podany na marginesie ostatniej notatki. Etykieta „NATYCHMIASTOWA” powinna być używana w przypadkach, które mają niższy priorytet niż inne sprawy oznaczone jako „DZIAŁANIE TEGO DNIA”, ale należy je wykonać tego samego dnia.

Menedżerowie zajmujący się plikami muszą sprawdzić zawartość i podsumować oznaczenie priorytetu i sprawdzić, czy jest to uzasadnione. Jeśli przypisanie priorytetu nie jest sprawiedliwe, może odpowiednio zmienić ocenę. Żaden z takich plików nie może zostać przesłany do siedziby Kierownika, chyba że wyraźnie i wyraźnie to określi upoważniona osoba z wyższym uprawnieniem niż kierownik.

It will be the duty of the Department to −

• sprawdź, czy wszystkie otwarte fakty są prawdziwe, czy nie.

• wskazać wszelkie błędy lub zniekształcenia faktów.

• w razie potrzeby zwrócić uwagę na ustawową lub zwyczajową procedurę.

• wskazać przepisy i zasady oraz miejsca ich znalezienia.

• podać inne istotne fakty i liczby dostępne w Firmie.

• przedstawiać precedensy lub dokumenty zawierające poprzednie decyzje dotyczące polityki.

• podać pytanie lub pytania do rozważenia.

• jasno przedstawić kwestie wymagające decyzji.

• zaproponuj sposób działania, jeśli to możliwe.

Działania Kierownika Zakładu

Kierownik działu sprawdzi notatkę, ponieważ ma upoważnienie do przekazania swoich uwag swoim działom i niższym. Takie przypadki będą często związane z następującymi działaniami -

• Wydawanie rozkazów urzędowych, rutynowych i okólników o charakterze efemerycznym.

• W każdym innym przypadku kierownik działu jest upoważniony do samodzielnego dysponowania.

• Udzielenie urlopu okolicznościowego i urlopu wyrównawczego.

• Wydawanie przypomnień i podziękowań.

• Nagrywanie plików.

W następnym rozdziale zajmiemy się uprawnieniami delegowanymi na Szefów Departamentów oraz sposobem ich uwierzytelniania.

Uprawnienia przekazane kierownikom departamentów pozwalają im na załatwienie jak największej liczby spraw w ramach własnej odpowiedzialności. Ogólnie rzecz biorąc, te sprawy są związane z wystarczająco ważnymi z natury porządkami lub są kwestiami politycznymi. W sytuacjach, gdy liczba spraw jest zbyt duża, może przesłać je do zastępców kierowników tego samego działu.

Nawet w tych przypadkach, w których powinien udzielać zaleceń lub wydawać ważne polecenia, musi ograniczyć swoją notatkę do faktycznych punktów, które mają zostać przekazane, zamiast powtarzać punkty, które były już zapisane w poprzednich notatkach. Po wykonaniu wszystkich zaleceń i sugestii, złoży podpis na oryginalnym dokumencie i podpisze również zgodę na propozycję.

W przypadkach, gdy kierownik zatwierdził notatkę i wysłał do innego kierownika lub działu w celu skomentowania lub zbadania, sam kierownik powinien ją przejrzeć i przedstawić swoje sugestie. Kierownik dokonujący przeglądu może poprosić dział wysyłający o dostarczenie wszystkich potrzebnych mu informacji. Wymaga to oddzielnej procedury komunikacyjnej, aby kierownik działu mógł zapisać tę notatkę w aktach.

Uwagi i zamówienia wydane przez kierownika działu

Kierownik oddziału powinien zazwyczaj pozbywać się większości zgłoszonych mu spraw na własną odpowiedzialność. Powinien korzystać ze swojej swobody przy przyjmowaniu poleceń Sekretarza Wspólnego / Dodatkowego Sekretarza / Sekretarza / Sekretarza Generalnego w ważniejszych sprawach, ustnie lub poprzez przedłożenie dokumentów.

W miarę możliwości należy stosować metodę ustną. Elementy pracy, które zwykle powinny być przesłane do Sekretarza Generalnego, zostały włączone do broszury zatytułowanej -Items of work to be submitted to Secretary-General.

W przypadkach, gdy notatka została napisana i zatwierdzona przez kierownika i wysłana do innego kierownika lub Działu w celu skomentowania lub zbadania propozycji lub w podobnym celu, kierownik, któremu plik jest oznaczony, powinien zawsze pisać notatkę samodzielnie. Kierownik przyjmujący może poprosić swój dział o zbadanie sprawy lub dostarczenie informacji faktycznych.

W takich przypadkach Departamenty powinny złożyć odrębną rutynową notatkę do wiadomości Kierownika Działu, który ostatecznie odnotuje jego notatkę w aktach. Departamenty nie powinny sporządzać notatek na temat plików usuwanych na poziomie kierownika.

Każdy dział ma scope of notingpoza którym nie będą upoważnieni do podjęcia decyzji. Na tej podstawie przy odnotowywaniu przypadków należy przestrzegać następujących instrukcji:

• Wszystkie notatki powinny być zrozumiałe dla wszystkich i sporządzone prostym językiem; powinny być zwięzłe i na temat.

• Wszystkie notatki powinny być napisane z obiektywnego punktu widzenia i powinny mieć uzasadnione powody, w porównaniu do posiadania tylko osobistych opinii. Wszystkie obserwacje, krytykę i informacje zwrotne z innych działów należy traktować sportowo i uprzejmie.

• Kierownik, który jest odpowiedzialny za prowadzenie sprawy, powinien przejrzeć cały „rozpatrywany dokument” i poprzednie notatki, tak aby możliwe było wygenerowanie niezbędnej reprodukcji i dosłownych raportów zgodnie z koniecznymi sytuacjami.

• ZA precis(streszczenie lub streszczenie) pojedynczego artykułu jest często sporządzane, gdy oryginalny papier jest bardzo długi i złożony, co sprawia, że ​​jest praktycznie nieporęczny i wygodny w użyciu. Ponieważ taka precyzja może powodować błędy w cytowaniu przykładów poza kontekstem, nie jest ona przygotowywana bez instrukcji kierownika.

• Jeżeli zawarcie jakichkolwiek informacji w nocie może przesłonić główny punkt będący przedmiotem sporu lub uczynić notatkę niepotrzebnie długą, do akt należy dołączyć osobne oświadczenie lub załącznik zawierające te informacje.

• Gdy w pojedynczym przypadku istnieje kilka punktów lub zleceń, które wygodniej jest załatwić osobno niż w ciągłej notatce, każdy punkt należy odnotować oddzielnie w Department Notes. Kierownik działu i / lub kierownicy wyższego szczebla będą zapisywać swoje zamówienia osobno na każdej „notatce wydziałowej”, a następnie notatki te zostaną połączone w celu utworzenia uwag w aktach do celów wydawania zamówień itp.

• Kolejność notowań jest generalnie taka sama, jak kolejność numerów seryjnych w korespondencji, aw przypadku jakiejkolwiek przerwy w ciągłości notatek, dokumenty należy jak najszybciej połączyć z aktami głównymi.

• Na paragonie nie należy umieszczać żadnej notatki, chyba że jest to sprawa rutynowa. Jeśli jakikolwiek kierownik poczynił jakiekolwiek uwagi na temat PUC, należy je najpierw zamieścić w notatkach, a dział może je wykorzystać jako instrukcje.

• Należy zapewnić wystarczającą ilość miejsca na podpisy i uwagi kierowników wyższego szczebla. Uwagi, które mają być przesłane do kierownika działu lub wyższej kadry kierowniczej, należy umieścić na dole strony. Zawsze należy dodawać świeży, czysty arkusz do notatek na wypadek, gdyby było zbyt dużo treści do poprawienia.

• W przypadku otrzymania zawiadomień lub próśb od kierowników działów lub innych osób na małych kartkach papieru, nie zostaną one przekazane tak, jak są. Dzieje się tak ze względu na prawdopodobieństwo ich zgubienia podczas transportu. Pierwszy dział przyjmujący wklei lub przypina otrzymany w ten sposób skrawek papieru do białego arkusza o rozmiarze foolscap przed przekazaniem go w okładce do kierownika lub odpowiedniego działu do utylizacji.

Odpowiedni dział zgłosi żądanie, a następnie wyśle ​​powiadomienie. Następnie wyślą wiadomość i zaczekają na potwierdzenie. Należy maksymalnie ograniczyć praktykę pisania długich nut w bocznej części.

Zasada 80/20

Biuro bez odpowiednio wypełnionej i przetworzonej listy procedur to jaskinia chaosu. Pożyczanie z80/20Reguła, która mówi, że 80% naszego sukcesu to tylko 20% naszych działań. Krótko mówiąc, ważne jest, aby skupić się bardziej na tych 20%, co wymaga działań mających na celu pozbycie się kości dla 80% sukcesu.

Dlatego bardzo ważne jest zaplanowanie, ustalenie priorytetów i rozpoczęcie pracy nad 20%. W jednej z najważniejszych decyzji korporacyjnych, jakie kiedykolwiek podjęto,BIM Manufacturingpowstrzymali wszystkie ważne komunikaty od ustnego charakteru, a nawet kosztem udokumentowania każdego słowa wypowiedzianego na papierze, zrobili to, aby ich przyszli oficerowie mogli skorzystać z bogactwa dyskusji. Dziś w ich ślady idzie każda inna firma.

Najczęściej źle zaprojektowany dokument może spowodować ogromne nieporozumienia i rozbieżności między działami roboczymi w organizacji. Mam nadzieję, że ten samouczek, przeznaczony dla młodych pracujących profesjonalistów, którzy rozpoczęli pracę w dziale szeroko związanym z dokumentacją, takim jak administracja, księgowość, zasoby ludzkie itp., Nauczy się, jak składać ważne dokumenty zawierające poufne informacje.