Składniki i funkcje pliku
Plik można podzielić na 2 części, którymi są - Notes i Correspondence. Oba są umieszczane w jednym pliku; jednak różnią się rozmieszczeniem. Notatki są zwykle umieszczane odpowiednio po lewej stronie, a korespondencja po prawej stronie.
Uwagi zawierają te rekordy, które są zapisane na paper Under Consideration i fresh Receipt. Podobnie, korespondencja zawiera wszystkie oficjalne szczegóły komunikacji przychodzącej i wychodzącej.
Plik części
Konieczność pliku części pojawia się w dwóch następujących przypadkach.
W przypadku, gdy konieczne jest przetworzenie nowego pokwitowania lub notatki przy braku tymczasowej niedostępności głównego pliku.
(Or)
W przypadku, gdy główny plik staje się nieporęczny i wymagany jest oddzielny arkusz notatek do outsourcingu tylko niezbędnych dokumentów do usunięcia punktu.
Niezbędne jest jak najszybsze scalenie pliku części z plikami głównymi i usunięcie zduplikowanych dokumentów. W przypadku plików wieloczęściowych, każda z nich powinna być oddzielnie numerowana. Osoba zajmująca się nimi powinna prowadzić listę zawierającą wszystkie otwarte przez siebie pliki.
Okładka kolekcji
Zawiera wszystkie inne informacje, które nie są uważane za część głównego pliku. Niektóre z takich przypadków to -
Notatki informacji drugorzędnych
Reminders
Acknowledgements
Nadążanie za swobodną korespondencją wymienianą w celu zbierania dalszych informacji z różnych źródeł
Akta główne zawierają niezbędne materiały zebrane w okładce zbioru. Większość przedmiotów znajdujących się na okładce kolekcji ma tymczasowe znaczenie.
W momencie rejestracji obowiązkiem kierownika działu jest usunięcie wszystkich dokumentów, które utraciły swoją wartość. Co ważniejsze, kolekcja musi pozostać w dziale, do którego należy.
Funkcje pliku
Dla każdego działu / sekcji / jednostki konieczne jest posiadanie File Register. Zwykle jest utrzymywany w postaciAppendix-Ii jest używany przez działy sklepów wielobranżowych do drukowania, magazynowania, wydawania itp. Potrzeby poszczególnych działów mogą nie być takie same, dlatego liczba arkuszy w pliku również jest różna dla każdego działu. Są przechowywane jako trwały zapis.
Rejestr akt jest wypełniany numerem i tematem nadanym mu przy otwieraniu. Rejestr będzie zawierał szczegóły wszystkich akt, które zostały otwarte w ciągu roku. Jeśli strony są przydzielane według roku, wówczas wpisy na następny rok będą dokonywane w tym, w przeciwnym razie zostanie otwarty oddzielny nowy rejestr akt.
Wpisy do pliku są dokonywane wyłącznie niebieskim tuszem. Zapewnia się, że wszystkie wpisy zostały wykonane poprawnie i, w miarę możliwości, unika się usuwania lub nadpisywania. Aby uniknąć niewłaściwego wykorzystania, akta są przechowywane przez młodszego referenta odpowiedniego działu lub sekcji.
Otwieranie i numerowanie nowych plików
Dla każdego nowego przedmiotu tworzony jest osobny plik. Czasami plik staje się zbyt ogólny lub nieporęczny. W takim przypadku wlewa się do niego dokumenty zajmujące się różnymi aspektami, dzięki czemu plik będzie teraz krótszy, ale to utrudnia płynny postęp pracy.
W powyższym rozdziale omówiliśmy, że nowe akta rejestrowane są indywidualnie dla każdego wydziału do ogólnego zastosowania, ale ich klasyfikacja jest oparta na typie ich przedmiotu. Jeśli temat jest główny, zostanie nazwany jakoStandard Headings a dalsza klasyfikacja tego doprowadzi do Sub-headings.
W trakcie rejestracji plików zostanie przygotowana alfabetyczna lista treści. To wskażeStandard Headings, Sub-headingsi przydzielone im strony. Dzięki temu te pliki są łatwo identyfikowalne w razie potrzeby.
Na początku każdego roku lista jest aktualizowana o odpowiednią kontrolę. Główne przedmioty zawsze staramy się utrzymywać według tych samych standardów - rok po roku. Jeśli okaże się to konieczne, za zgodą Kierownika Wydziału można dodać do tego wykazu nowy nagłówek.
Otwarcie nowego pliku przechodzi przez szereg procesów. Początkowa praca rozpoczyna się od wyboru standardowego nagłówka, pod którym zostanie otwarty. Następnie otwierająca ręka doda odpowiedni tytuł dla nowego tematu i zakoduje liczbę. Ten numer to nic innego jak numer seryjny, który znajduje się w rejestrze plików.
Tytuł pliku
Tytuł pliku daje wgląd w temat pliku i ma być utworzony za pomocą kilku kombinacji słów. Pierwsze słowo wskazuje nazwę podmiotu, pod którym plik został otwarty. Pozostałe słowa opisują część opisową tytułu.
Na przykład, jeśli głównym tytułem podmiotu są „Zasady organizacji (rekrutacja i warunki świadczenia usług)”, wówczas jego nazwę pliku otwartego pod nim można nazwać „Zasady organizacji (rekrutacja i warunki świadczenia usług) - Przekazanie uprawnień do nakładania kara'.
Rejestracja pliku
Cel odpowiedniego tytułu jest konieczny, aby dać czytelnikowi poprawne wyobrażenie na dany temat i aby był łatwy do prześledzenia wśród innych. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Liczba tematów jest dokładnie taka sama, jak pokazano w rejestrze akt.
Numer nadany plikowi to kombinacja roku otwarcia, pierwszych liter używanych do identyfikacji działu / sekcji / jednostki, numeru „Standardowego nagłówka” i numeru seryjnego znajdującego się pod nim pliku.
Jeśli otwierany przez nas plik jest plikiem zasad, powinien zawierać literę „(P)” po pozycji „Standardowy nagłówek”. Oddzielny plik zawiera rutynowe działania podjęte lub rozpatrzone w związku z decyzją polityczną.
Rozpatrywanie i składanie tych dokumentów jest niezależne od roku, do którego odnoszą się te dokumenty. Dla każdego pliku liczba notatek i korespondencji jest ograniczona do 150. Jeśli liczba przekroczy tę wartość, zostanie otwarty nowy plik z tą samą liczbą, ale z innym numerem tomu. Nazwa poprzedniego pliku zostanie zmieniona naVol-I obecnie i to samo należy cytować w miejscu przewidzianym na poprzednie i późniejsze odniesienia.
Jeśli plik dotyczy sesji, zostanie zamknięty po wygaśnięciu tej sesji i tak samo jest w przypadku komitetu, w przypadku którego akta są zamykane po wygaśnięciu kadencji komitetu. We wszystkich powyższych przypadkach zamknięcie akt następuje niezależnie od tego, czy plik ma 150 stron lub mniej.