Szybkie przenoszenie plików
Pliki wysłane przez Head of the Departmentsmuszą być dostarczone do odpowiednich Kierowników działów tego samego dnia. W niektórych organizacjach obowiązuje procedura, która stanowi: - Jeśli plik nie może dotrzeć do danego menedżera tego samego dnia, musi dotrzeć do niego następnego dnia rano do godziny 10.00.
Priorytetowe oznaczanie plików
Priorytet pliku można ocenić na podstawie oznaczeń „DZIAŁAJ TEGO DNIA” i „NATYCHMIAST”. Etykiety „DZIAŁANIE W TYM DNIA” należy używać tylko w nagłych przypadkach. W takich przypadkach czas usunięcia i odbioru jest zawsze podany na marginesie ostatniej notatki. Etykieta „NATYCHMIASTOWA” powinna być używana w przypadkach, które mają niższy priorytet niż inne sprawy oznaczone jako „DZIAŁANIE W TYM DNIA”, ale należy je wykonać tego samego dnia.
Menedżerowie zajmujący się plikami muszą sprawdzić zawartość i podsumować oznaczenie priorytetu i sprawdzić, czy jest to uzasadnione. Jeśli przypisanie priorytetu nie jest sprawiedliwe, może odpowiednio zmienić ocenę. Żaden z takich plików nie może zostać przesłany do siedziby Menadżera, chyba że wyraźnie i wyraźnie powie o tym upoważniona osoba z wyższym uprawnieniem niż kierownik.
It will be the duty of the Department to −
sprawdź, czy wszystkie otwarte fakty są prawdziwe, czy nie.
wskazać wszelkie błędy lub zniekształcenia faktów.
w razie potrzeby zwrócić uwagę na ustawową lub zwyczajową procedurę.
wskazać przepisy i zasady oraz miejsca ich znalezienia.
podać inne istotne fakty i liczby dostępne w Firmie.
przedstawiać precedensy lub dokumenty zawierające poprzednie decyzje dotyczące polityki.
podać pytanie lub pytania do rozważenia.
jasno przedstawić kwestie wymagające decyzji.
zaproponuj sposób działania, jeśli to możliwe.
Działania Kierownika Zakładu
Kierownik działu sprawdzi notatkę, ponieważ ma upoważnienie do przekazania swoich obserwacji swoim działom i niższym. Takie przypadki będą często związane z następującymi działaniami -
Wydawanie rozkazów urzędowych, rutynowych i okólników o charakterze ulotnym.
W każdym innym przypadku kierownik działu jest upoważniony do samodzielnego dysponowania.
Udzielenie urlopu okolicznościowego i urlopu wyrównawczego.
Wydawanie przypomnień i podziękowań.
Nagrywanie plików.
W następnym rozdziale zajmiemy się uprawnieniami delegowanymi na Szefów Departamentów oraz sposobem ich uwierzytelniania.