Proces dokowania informacji
Dokowanie to proces tworzenia wpisów w części „Uwagi” pliku o każdym z nich Serial Number (Receipt or Issue)w „Korespondencji” w celu identyfikacji. W podobny sposób pokwitowanie zostanie zaksięgowane na piśmie czerwonym atramentem w poprzek strony, z numerem seryjnym korespondencji, po którym następuje numer i data oraz oznaczenie / nazwa nadawcy.
Zakotwiczenie „Wydania” odbywa się poprzez wpisanie numeru seryjnego, daty wystawienia wraz z nazwą i oznaczeniem adresata.
Dokowanie plików części
W trakcie dokowania żadne tymczasowe wpisy ołówkiem nie powinny pozostać w pliku głównym, a wszystkie poprawione wpisy powinny być wykonane czerwonym atramentem. Należy zadokować w plikach częścidone in Pencil w następujący sposób -
- Numer seryjny ............................................. (paragon)
- Numer seryjny ............................................. (problem)
Odwoływanie się i używanie zrazy
Odwołanie to metoda wyboru i korzystania z połączonych zapisów, precedensów, zasad, przepisów itp., Które mogą mieć podobieństwo lub mieć wpływ na sprawę. Takie materiały referencyjne są możliwe dzięki zastosowaniu odpowiednich Plików, Numeru Plików i Podając Numer Prawej Strony. Papiery przekładkowe są używane jako tymczasowe rozwiązania do szybkiej identyfikacji stron. Nie należy polegać na nich całkowicie w celach związanych z prowadzeniem dokumentacji i jako takie, numery stron, o których mowa w dyskusji, powinny być rejestrowane.
Powiązanie korespondencji
Książki, Reguły itp., Które są używane jako odnośniki, nie muszą być dołączane do oryginalnego pliku, jeśli dostępne są kopie tej samej korespondencji. Menedżer, który odwołuje się do źródła, powinien zawsze korzystać z najnowszej referencji, aby przy cytowaniu źródła również wspomnieć o granicach stosowalności.
W przypadku każdego PUC kierownik nie musi przeglądać całej korespondencji, ale powinien raczej zaznaczyć ołówkiem na marginesie wszystkie poprzednie odniesienia.
Łączenie plików
W przypadku, gdy istnieją dwa lub więcej dokumentów, które są połączone i dla których wymagane jest działanie jednocześnie, wydrukowany odcinek z napisem „proszę zobaczyć również połączony plik” powinien być dołączony do górnej okładki plików, a numer połączonego pliku powinien być podane na kuponie.
Ogólnie pliki powinny być zorganizowane w jeden wygodny plik poprzez logiczny i ustrukturyzowany wybór i układ. Powiązanie plików powinno być zrodzone z konieczności, a nie po to, by imponować innym ogromem powiązanych informacji, dlatego Kierownicy Wydziałów muszą zachować ostrożność przy łączeniu plików i robić to, gdy jest to nieuniknione.
Łączenie dokumentów
Kiedy dokumenty w pliku są zszywane, należy uważać, aby ostry koniec szpilki nie wystawał i nie ukłuł palców żadnej osobie, która chce uzyskać dostęp do pliku. Aby zapobiec zranieniom przez szpilki, ostry czubek szpilki musi znajdować się pod powierzchnią papieru.
Dziurkowanie papierów
Każdy papier powinien być dziurkowany w lewym górnym rogu do właściwej grubości (3/4 cala z każdej strony), zanim zostanie przypięty do korespondencji lub notatek.
Oznaczanie dokumentów w pliku
Jeśli brane jest pod uwagę pokwitowanie, wówczas flaga ze słowami Paper Under Consideration(PUC) należy dołączyć. Jeśli istnieje paragon, który został już wysłany, ale pojawiają się na nim inne zmiany, wówczas odcinek PUC należy usunąć ze starego paragonu i przymocować do nowego.