Procedura dokonywania zgłoszeń do urzędu - wprowadzenie

Procedura dokonywania zgłoszeń w biurze to zbiór jasno zdefiniowanych i obejmujących całą organizację praktyk stosowanych przy składaniu dokumentów i ważnych dokumentów. Ogólnie rzecz biorąc, są to instrukcje dla wszystkich pracowników, jakie działania należy podjąć w przypadku określonych sytuacji, prawdopodobnych lub mało prawdopodobnych. Procedury archiwizacji biura mogą obejmować opisy stanowisk pracowników, etykietę w miejscu pracy, a także niektóre protokoły poufności.

Odpowiedzialność za pisanie procedur biurowych i ich prawidłowe wypełnienie często spoczywa na kierownikach biura lub właścicielach firmy. Poniższe rozdziały są przeznaczone dla osób pracujących zawodowo, które rozpoczęły pracę w działach zależnych od dokumentów, takich jak księgowość, administracja ogólna lub biurowa oraz zasoby ludzkie. Mogą dowiedzieć się, jak złożyć dokument w jaki sposób.

W zależności od szerokiego zasięgu lub zastosowania procedury, niektóre procedury można składać dla całego biura, a inne dla osób fizycznych lub działów współpracujących w tym samym biurze.

Definicje oficjalnego zgłoszenia

Najczęściej źle zaprojektowany dokument może spowodować ogromne nieporozumienia i rozbieżności między działami roboczymi w organizacji. Czasami zdarzają się takie sytuacje, dla których nie podano jasnej procedury. Często mógł nie istnieć zestaw instrukcji, jak postępować z poirytowanym klientem wchodzącym do biura i wyładowującym złość na menedżerze. Jednak te scenariusze mają zostać udokumentowane później i wypełnione.

Na przykład po kontakcie z określonym klientem właściciel firmy lub kierownik może złożyć wniosek protocol to obejmuje informing the immediate supervisor, offering a grievance formi poprosić klienta grzecznie, ale stanowczo, aby zachował spokój, tak aby problem został rozwiązany.

W wielu oficjalnych dokumentach stosuje się określoną metodologię składania dokumentów, która jest uważana za uniwersalny standard w zakresie gromadzenia informacji. W takich przypadkach używane są specjalne słowa, które mają określone znaczenie. Niektóre z tych słów i ich definicje podano poniżej:

Załącznik do korespondencji

Termin „załącznik do korespondencji” odnosi się do obszernych załączników do pisemnej korespondencji, o której mowa w aktach lub o której mowa w aktach. Ta część jest zwykle dodawana na końcu dokumentu jako część korespondencji, aby nie przeszkadzała w płynnym czytaniu dokumentu.

Dodatek do uwag

Termin „dodatek do uwag” odnosi się do obszernego podsumowania wszystkich szczegółów informacji podanych w dokumencie, dotyczących różnych aspektów omawianej kwestii. Takie szczegóły mogą banalizować główny punkt lub sprawić, że główny komunikat będzie niepotrzebnie długi.

Kierownik działu

Kierownik działu (tj. Zastępca kierownika o równorzędnym stanowisku) nadzoruje dział i z tego tytułu ma prawo do wykonywania swoich uprawnień i kontroli w zakresie przesyłania informacji i utrzymania procesów biznesowych. Praca przychodzi do niego z podległych mu działów.

Walizka

Sprawa oznacza teczkę zawierającą wszystkie ważne dokumenty, które są obecnie rozpatrywane lub przekazywane. Wymienia również wszystkie różne artykuły i książki, które można wykorzystać jako dodatek do oryginalnego dokumentu, który ma być wykorzystany jako uzupełniające studium, lektura lub źródło.

Sprawa powrotu

Sprawa powrotna służy do zdefiniowania dokumentu lub raportu, który wymaga dalszej analizy i sporządzenia, ponieważ oryginalny dokument okazał się niekompletny lub wadliwy. Jest to także podsumowanie aktualnego numeru.

Korespondencja

Korespondencja to obszerny i szczegółowy zbiór wszystkich komunikatów zarówno wysłanych z organizacji, jak i otrzymanych od różnych stron. Korespondencja może obejmować wszystkie trzy style korespondencji, tj. Korespondencję oficjalną, korespondencję półoficjalną i korespondencję nieoficjalną.

Aktualny dokument

Bieżący plik to plik, który jest obecnie w trakcie wprowadzania szczegółów lub modyfikacji. Różni się od przypadku powrotu tym, że jest to nowo opracowany dokument, a nie taki, który jest poprawiany i przerabiany.

Handling Hand

Rozdający układ może oznaczać każdego urzędnika, takiego jak młodszy urzędnik, starszy urzędnik, asystent wykonawczy itp., Któremu można powierzyć odpowiedzialność za wstępne zbadanie i odnotowanie spraw.

Korespondencja półoficjalna

Korespondencja półoficjalna to taka, która ma miejsce między dwoma menedżerami lub między organizacją a społeczeństwem, która nie jest zgodna ze zwykłymi protokołami komunikacyjnymi i jest prowadzona w celu uzyskania opinii publicznej na temat produktu lub usługi.

Kierownik działu

Kierownik Oddziału to osoba, która pod jego nieobecność może wykonywać uprawnienia równorzędne z kierownikiem, i odpowiada za sprawne funkcjonowanie Departamentu, któremu podlega.

Dokowanie

Dokowanie to czynność polegająca na wprowadzaniu numerów seryjnych w obszarze notatek pliku. Dzieje się tak, aby później można było łatwo zidentyfikować plik na podstawie znaku lub numeru identyfikacyjnego.

Wersja robocza

Wersja robocza oznacza wstępną kopię aktualnie przygotowywanego dokumentu. Słowo „redagowanie”, gdy jest używane w firmie, zwykle oznacza tworzenie oficjalnych komunikatów wszystkich notatek lub poleceń kierowników. Te projekty są zwykle przechowywane w celu uzyskania informacji zwrotnych i recenzji.

Plik

Akta oznacza zbiór artykułów na określony temat, który jest rozpoznawany na podstawie określonego numeru seryjnego lub numeru akt i zawiera wiele not do korespondencji oraz załącznik do korespondencji.

Piłowanie

Archiwizacja polega na uporządkowaniu ważnych dokumentów w czytelny i uporządkowany sposób, tak aby można je było szybko znaleźć i znaleźć w krótkim czasie bez konieczności długiego wyszukiwania.

Odbiór świeży

Nowy paragon odnosi się do nowych informacji, które są dodawane do dokumentu, który jest aktualnie przeglądany, tak aby można było zwiększyć jego wartość i obszerny iloraz.

Kwestia

Termin „problem” oznacza różne etapy działania, przez które przechodzi projekt po jego zatwierdzeniu. Niektóre z tych etapów mogą polegać na zgłoszeniu go jako „Poufne” lub uzyskaniu autoryzacji podpisem kierownika.

Książka Messenger

Książka posłańców odnosi się do książki, która jest używana do zapisywania różnych szczegółów komunikacji i oznaczania ważnych z otrzymanymi odpowiedziami.

Uwagi

Notatki służą do rejestrowania uwag poczynionych na temat sprawy po jej złożeniu do ciała w celu uzyskania szybkiej informacji zwrotnej. Notatki zawierają zestaw wcześniejszych oryginalnych dokumentów, postawione pytania dotyczące ważnych jego części oraz analizę potrzebnych zmian i ostatecznych zleceń, które zostały przyjęte.

Oficjalna korespondencja

Korespondencja oficjalna to informacje przekazywane dowolnemu organowi publicznemu lub osobom fizycznym zgodnie z określoną strukturą i sposobem komunikacji zgodnie z procedurą obowiązującą w firmie.

Rozpatrywany papier

Rozpatrywany dokument (PUC) jest przyjęciem sprawy, która jest obecnie omawiana, aby można było zaproponować odpowiednie zmiany i modyfikacje.

Wpływy kasowe

Potwierdzenia to zapis całej komunikacji, która miała miejsce na różnych poziomach, takich jak oficjalny, półoficjalny lub nieoficjalny, otrzymany w Firmie lub przez dowolnego kierownika tej firmy.

Nagranie

Rejestracja pliku to proces zamykania pliku po wykonaniu na nim wszystkich działań i zakończeniu procesu modyfikacji. Rekord to uwzględnienie wszystkich odniesień, usunięć i poprawek dokonanych w oryginalnym dokumencie.

Odniesienia

Odwołanie to proces łączenia się z innymi powiązanymi aktami w celu uzyskania precedensów, orzeczeń różnych krajów i organizacji lub wszelkich innych dokumentów, które mogą mieć jakikolwiek związek ze sprawą.

Korespondencja międzyresortowa

Korespondencja międzyresortowa to taka, w której akta lub sprawa jest przekazywana z jednego działu organizacji do innego działu w celu uzyskania ich opinii, sugestii i uwag.