SAP MM - Weryfikacja faktur
Każda organizacja nabywa towary lub usługi, aby zaspokoić swoje potrzeby biznesowe. Po zakupie towarów od sprzedawcy i umieszczeniu ich na terenie firmy w ramach odbioru towarów, musimy zapłacić sprzedawcy za nabyte towary i usługi. Kwota do zapłaty wraz ze szczegółami materiału jest dostarczana przez sprzedawcę w formie dokumentu zwanegoinvoice. Przed zapłaceniem sprzedawcy musimy zweryfikować fakturę. Ten proces weryfikacji faktury przed dokonaniem płatności nosi nazwęinvoice verification. Najważniejsze punkty, na które należy zwrócić uwagę podczas weryfikacji faktur, są następujące -
Weryfikacja faktury oznacza koniec zamówienia, po złożeniu zamówienia i przyjęciu towaru.
Księgowanie faktury aktualizuje wszystkie powiązane dokumenty w finansach i księgowości.
Zablokowaną fakturę, która różni się od faktycznej, można przetworzyć poprzez weryfikację faktury.
Podczas weryfikacji faktur zwykle spotyka się następujące terminy -
- Księgowanie faktury
- Zablokowana faktura
- Oceniane rozliczenie pokwitowań (ERS)
Księgowanie faktury
Księgowanie faktury następuje po otrzymaniu towaru od sprzedawcy i skompletowaniu przyjęcia towaru. Faktura otrzymana od dostawcy jest weryfikowana pod kątem kosztu, ilości i jakości przez zamawiającego, a następnie faktura jest księgowana dla tego zamówienia zakupu.
Jest to faza, w której sprzedawca (sprzedawca) otrzymuje zapłatę od firmy i następuje uzgodnienie faktury i zamówienia zakupu. Aby zaksięgować fakturę, wykonaj poniższe czynności.
Ścieżka do księgowania faktury
Logistyka ⇒ Zarządzanie materiałami ⇒ Weryfikacja faktury logistycznej ⇒ Wprowadzanie dokumentów ⇒ Wprowadź fakturę
TCode: MIRO
Step 1 - Na ekranie menu SAP wybierz opcję Wprowadź fakturę, postępując zgodnie z powyższą ścieżką.
Step 2- Podaj wszystkie niezbędne szczegóły, takie jak data zaksięgowania faktury, kwota do zapłaty na rzecz dostawcy wraz z ilością, za którą kwota jest zapłacona. Kliknij Zapisz. Faktura jest teraz zaksięgowana dla przyjęcia towarów.
Zablokowana faktura
Czasami dział księgowości może nie być w stanie zapłacić dostawcy zgodnie z wystawioną fakturą. Może się to zdarzyć w następującym scenariuszu. Próbujesz zaksięgować fakturę, jednak system oczekuje określonej wartości domyślnej na zamówieniu lub w dokumencie przyjęcia towarów, a zaksięgowana faktura różni się od wartości domyślnej. Może to prowadzić do blokowania faktur. Blokowanie faktur jest spowodowane -
Odchylenie kwoty na poziomie pozycji
Odchylenie ilościowe na poziomie pozycji
Trudno jest przeanalizować niewielkie odchylenia na fakturze. Tak więc w systemie ustawiane są granice tolerancji i jeśli odchylenie na fakturze mieści się w granicach tolerancji, to system akceptuje fakturę. Jeśli odchylenie przekracza granicę tolerancji, może to prowadzić do blokowania faktur. W takich przypadkach musimy ręcznie odblokować lub zwolnić zablokowaną fakturę, jeśli ma zostać przetworzona. Aby odblokować fakturę, wykonaj poniższe czynności.
Ścieżka do zwolnienia zablokowanej faktury
Logistyka ⇒ Zarządzanie materiałami ⇒ Weryfikacja faktury logistycznej ⇒ Dalsze przetwarzanie ⇒ Zwolnienie zablokowanej faktury
TCode: MRBR
Step 1 - Na ekranie menu SAP wybierz opcję Zwolnij zablokowane faktury, postępując zgodnie z powyższą ścieżką.
Step 2- Podaj niezbędne szczegóły, takie jak kod firmy, numer dokumentu faktury, dostawca, data księgowania i grupa zakupów. Następnie kliknij przycisk wykonania. Zablokowana faktura zostanie zwolniona.
Oceniane rozliczenie paragonu
Szacowane rozliczenie przyjęcia (ERS) to prosta metoda automatycznego rozliczania przyjęcia materiałów. Jeżeli zamawiający uzgodnił ze sprzedawcą wszystkie warunki finansowe, wówczas nie musi weryfikować faktury. Faktura zostanie zaksięgowana automatycznie na podstawie informacji zawartych w zamówieniu i paragonie. Poniżej podano zalety posiadania ERS -
Zamówienia zakupu można szybko rozliczać i zamykać.
Zmniejsza wysiłek ludzki, ponieważ nie ma potrzeby weryfikacji faktury.
Dzięki ERS można uniknąć różnic kwotowych i ilościowych na fakturze.
Aby wdrożyć ERS, niektóre obowiązkowe ustawienia należy wprowadzić w module głównym dostawcy.
Idź do XK02 (Zmień tryb głównego dostawcy).
Wybierz zakładkę Dane kontrolne.
Zaznacz pole AutoEvalGRSetmt Del. I AutoEvalGRSetmt Ret.
Kliknij Zapisz. Teraz dany dostawca ma włączoną obsługę ERS.
Wykonaj poniższe czynności, aby utworzyć ERS.
Ścieżka do tworzenia ERS
Logistyka ⇒ Zarządzanie materiałami ⇒ Weryfikacja faktur logistycznych ⇒ Automatyczne rozliczenie ⇒ Oceniane rozliczenie przyjęcia (ERS)
TCode: MRRL
Step 1 - Na ekranie SAP Menu wybierz opcję Evaluated Receipt Settlement (ERS), postępując zgodnie z powyższą ścieżką.
Step 2- Podaj wszystkie niezbędne informacje, takie jak kod firmy, zakład, numer i data dokumentu przyjęcia towarów, dostawca i dokument zakupu. Kliknij Zapisz. ERS zostanie utworzony dla odpowiedniego zamówienia zakupu i przyjęcia towarów.
