SAP MM - Proces zakupowy
Każda organizacja nabywa materiały lub usługi, aby zaspokoić swoje potrzeby biznesowe. Proces kupowania materiałów i uzyskiwania usług od dostawców lub dealerów nazywa się zaopatrzeniem. Zakupów należy dokonywać w taki sposób, aby materiały były zamawiane w odpowiedniej ilości, o odpowiedniej wartości we właściwym czasie. Jest podzielony na następujące części -
- Podstawowe zamówienia
- Zamówienia specjalne
Podstawowe zamówienia
Zakupy podstawowe to proces nabywania towarów lub usług w odpowiedniej ilości, po odpowiedniej cenie i we właściwym czasie. Jednak ważne jest, aby zachować odpowiednią równowagę między ilością, ceną i czasem. Rozważmy następujący przykład -
Organizacje starają się utrzymywać poziomy zapasów na minimalnym poziomie ze względu na ceny związane z wysokim poziomem zapasów; Jednocześnie zatrzymanie produkcji z powodu braku surowców może być szkodliwe.
Uzyskanie minimalnej ceny za produkt lub usługę jest często konieczne, jednak równie ważne jest zachowanie równowagi między dostępnością produktu, jakością i relacjami z dostawcą (sprzedawcą).
Cykl życia zamówień
Zamówienia w większości nowoczesnych organizacji obejmują kilka kolejnych kroków, które opisano poniżej -
Gromadzenie wymagań i informacji
Proces zakupowy rozpoczyna się od zebrania informacji o produkcie i jego ilości. Następnie dla wymaganych produktów i usług należy szukać dostawców, którzy mogą spełnić wymagania.
Kontakt z dostawcą
Po zebraniu wymagań szuka się dostawców, którzy mogą je spełnić. Na tej podstawie zapytania ofertowe lub zapytania o informacje kierowane są do dostawców lub kontaktuje się z nimi bezpośrednio.
Przegląd wstępny
Gdy dostawca jest znany, sprawdzana jest jakość produktu / usługi i badane są wszelkie potrzeby dotyczące usług, takich jak instalacja, gwarancja i parametry konserwacji. Niektóre próbki produktów można pobrać do badania jakości.
Negocjacja
Prowadzone są negocjacje z dostawcami dotyczące ceny, dostępności i harmonogramu dostaw produktów / usług. Następnie podpisywana jest umowa, która jest wiążącym dokumentem prawnym między dostawcą a zamawiającym. Umowa będzie zawierała wszystkie niezbędne informacje, takie jak cena i ilość materiałów, data dostawy itp.
Realizacja zamówień
Zamówiony materiał jest wysyłany, dostarczany do zamawiającego, a dostawca jest odpowiednio opłacany. Szkolenie i instalacja produktów lub usług również mogą być uwzględnione.
Zużycie, konserwacja i utylizacja
Gdy produkty / usługi są konsumowane, wyniki produktów lub usług są oceniane i analizowane jest ewentualne dalsze wsparcie serwisowe.
Odnowienie umowy
Po zużyciu produktów lub usług, wygaśnięciu umowy i konieczności jej odnowienia lub ponownym zamówieniu produktu lub usługi następuje przegląd doświadczeń z dostawcami i usługodawcami. Jeśli produkty lub usługi mają zostać ponownie zamówione, firma decyduje, czy zamówić u poprzedniego dostawcy, czy też myśli o nowych dostawcach.
Podstawowe czynności związane z zakupami
Poniższy rysunek ilustruje przepływ podstawowych czynności zakupowych -
Poniżej przedstawiono krótkie wprowadzenie do czynności związanych z zamówieniami -
| Sr.No. | Działania związane z zakupami i opis |
|---|---|
| 1 | Determination of requirement Jest to podział logiczny, w którym określa się, jakie materiały lub usługi są wymagane i który dostawca może spełnić wymagania. |
| 2 | Creating Purchase Requisition Jest to faza, w której dział zakupów jest informowany o zapotrzebowaniu na towary lub usługi. Zamówienie to dokument wewnętrzny. |
| 3 | Creating Purchase Order Jest to faza, w której na podstawie zapotrzebowania tworzone jest zamówienie, a następnie zatwierdzane i przypisywane do dostawcy. |
| 4 | Goods receipt/ Invoice Received Jest to faza, na której materiał trafia do firmy, sprawdzany jest jego stan i jakość. W tej fazie faktura jest otrzymywana od sprzedawcy (sprzedawcy). |
| 5 | Invoice verification/ Vendor Payment Jest to faza, w której dostawca (sprzedawca) otrzymuje zapłatę od firmy i następuje uzgodnienie faktury i zamówienia zakupu. |
Rodzaj zamówienia podstawowego
Istnieją dwa rodzaje podstawowych zamówień -
Zamówienia na zapasy a konsumpcja
Zamówienia zewnętrzne a wewnętrzne
Zamówienia na zapasy a konsumpcja
Poniższe punkty pokazują różnicę między zamówieniami na zapasy a konsumpcją -
Procurement for Stock- Materiał zapasowy to materiał, który jest przechowywany w magazynie. Materiały te są przechowywane w magazynie po otrzymaniu od sprzedawcy. Zapasy tego materiału stale rosną lub maleją w zależności od ilości otrzymanej lub wydanej ilości. Aby zamówić materiał na magazyn, materiałmust mieć rekord główny w systemie.
Procurement for Direct Consumption- Jeżeli zamówienie jest przeznaczone do bezpośredniego spożycia, tj. Zostanie zużyte natychmiast po otrzymaniu, użytkownik powinien określić cel konsumpcji. Aby zamówić materiał do spożycia, materiałmay mieć rekord główny w systemie.
Zamówienia zewnętrzne a wewnętrzne
Poniższe punkty pokazują różnicę między zamówieniami zewnętrznymi a wewnętrznymi -
External procurement- Jest to proces nabywania towarów lub usług od dostawców zewnętrznych. Wyróżnia się trzy podstawowe formy zamówień zewnętrznych, na ogół wspieranych przez komponent zakupowy systemu informatycznego.
One-time orders są zwykle używane do materiałów i usług, które są zamawiane nieregularnie.
Longer-term contracts with the subsequent issue of release orders- W przypadku materiałów, które są zamawiane regularnie iw dużych ilościach, możemy negocjować umowę ze sprzedawcą (sprzedawcą) w celu ustalenia ceny lub warunków i zapisać ją w umowie. W umowie określasz również datę ważności.
Longer-term scheduling agreements and delivery schedules - Jeżeli materiał zamawia się na co dzień i ma być dostarczony zgodnie z dokładnym harmonogramem, to ustalasz umowę terminarzową.
Internal Procurement- Duże organizacje korporacyjne mogą posiadać wiele oddzielnych firm lub firm. Zakupy wewnętrzne to proces pozyskiwania materiałów i usług z jednej firmy. Tak więc każda z tych firm prowadzi kompletny system księgowy z oddzielnymi zestawieniami bilansu, zysków i strat, dzięki czemu gdy nastąpi handel między nimi, zostanie on zarejestrowany.
Zamówienia specjalne
Zapasy specjalne to akcje, którymi zarządza się w inny sposób, ponieważ nie należą one do spółki. Zapasy specjalne są przechowywane w określonym miejscu. Zamówienia specjalne i specjalne typy zapasów są podzielone na następujące kategorie -
Zapasy konsygnacyjne
Zapasy konsygnacyjne to te materiały, które są dostępne w naszym sklepie, jednak nadal należy do sprzedawcy (sprzedawcy) materiału. Jeśli wykorzystujesz materiał z zapasów konsygnacyjnych, musisz zapłacić dostawcy.
Przetwarzanie przez osoby trzecie
W przypadku przetwarzania przez stronę trzecią firma przekazuje zamówienie sprzedaży stowarzyszonemu dostawcy zewnętrznemu (sprzedawcy), który wysyła towary bezpośrednio do klienta. Zlecenie sprzedaży nie jest przetwarzane przez firmę, ale przez sprzedawcę (sprzedawcę). Pozycje innych firm można wprowadzać w zapotrzebowaniach na zakup, zamówieniach zakupu i zamówieniach sprzedaży.
Obsługa rurociągów
Przy obsłudze rurociągów firma nie musi zamawiać ani przechowywać danego materiału. Jest dostępny w razie potrzeby za pośrednictwem rurociągu (na przykład ropy naftowej lub wody) lub innego rodzaju kabla (na przykład energii elektrycznej). Zużyty materiał jest na bieżąco rozliczany ze sprzedawcą (sprzedawcą).
Zwrotne zapasy transportowe
Firma zamawia towary u sprzedawcy (sprzedawcy). Towar dostarczany jest w zwrotnych opakowaniach transportowych (palety, kontenery) należącym do sprzedawcy (sprzedawcy) i jest przechowywany w siedzibie klienta do momentu zwrotu firmie.
Podwykonawstwo
Sprzedawca (podwykonawca) otrzymuje od zamawiającego komponenty, za pomocą których wytwarza produkt. Produkt jest zamawiany przez Twoją firmę poprzez zamówienie zakupu. Składniki wymagane przez sprzedawcę (sprzedawcę) do wyprodukowania zamówionego produktu są wymienione w zamówieniu i przekazane podwykonawcy.
Transfer magazynowy przy użyciu zlecenia transportu zapasów
Zakup i dostawa towarów odbywa się w ramach firmy. Jeden zakład zamawia towary wewnętrznie z innego zakładu (zakład odbierający / wydający). Towar zamawiany jest na podstawie specjalnego rodzaju zamówienia - zlecenia transportu magazynowego. Będziesz mógł zażądać i monitorować transfer towarów za pomocą zlecenia transportu zapasów.