Gestão de Front Office - Contabilidade

A seção de contabilidade de qualquer empresa ou organização rastreia, registra e gerencia as transações financeiras da empresa com seus clientes e clientes. O departamento de contabilidade trata da saúde financeira e acompanha o desempenho de qualquer negócio diretamente. É útil para a administração tomar as decisões apropriadas.

Quando se trata de um negócio hoteleiro, a contabilidade é o gerenciamento de despesas e receitas. Ele fornece uma informação clara para os convidados, evitando assim quaisquer surpresas desagradáveis para os convidados. Deixe-nos saber mais sobre a seção de contas do front office.

O que é contabilidade de front Office?

É um processo sistemático no qual a equipe de contabilidade da recepção identifica, registra, mede, classifica, verifica, resume, interpreta, organiza e comunica as informações financeiras de uma empresa hoteleira.

Na forma mais simples, uma conta de front office lembra o alfabeto inglês 'Block-T'.

Nome da conta
Cobranças	Pagamentos

No domínio da contabilidade de front office, as cobranças são inseridas no lado esquerdo do 'T'. Eles aumentam o saldo da conta. Os pagamentos são inseridos no lado direito do 'T'. Eles diminuem o saldo da conta.

Fórmula de contabilidade básica de front office

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

Onde debit aumenta o saldo devedor e credit diminui.

A maioria das empresas hoteleiras contemporâneas emprega sistema de contabilidade automatizado.

Objetivos do Sistema de Contabilidade de Front Office

Os objetivos do sistema de contabilidade são -

Para lidar com as transações entre os hóspedes e o hotel com precisão.
Para rastrear as transações durante a ocupação do hóspede.
Para monitorar o limite de crédito do hóspede.
Para evitar a possibilidade de qualquer fraude.
Para organizar e relatar as informações transacionais.

Tipos de contas

Seguem as contas típicas de hotelaria que lidam com clientes -

Conta de visitante
Não-convidado ou conta da cidade
Conta de Gestão

Diferença entre cliente e conta da cidade

Aqui estão algumas diferenças importantes entre um convidado e uma conta da cidade -

Conta de visitante	Conta da cidade
É o registro das transações financeiras entre os hóspedes e o hotel.	É o registro das transações financeiras entre os não hóspedes e o hotel.
É criado no momento da reserva ou registro.	É criado quando um hóspede não consegue quitar totalmente a conta no momento do check-out.
É totalmente mantido pela recepção.	É mantido pela secção de Contas no back office.
Ele registra todas as transações financeiras de um hóspede, desde o check-in até o check-out.	Ele registra as taxas financeiras não pagas ou parcialmente pagas pelos convidados no momento do check-out da recepção para o back office.
A conta de convidado é compilada diariamente.	A conta da cidade é compilada mensalmente.

Conta de Gestão

Alguns hotéis permitem que os gerentes atendam às dúvidas ou reclamações dos hóspedes, ou qualquer possibilidade de fechar negócios através de uma breve interação com os hóspedes. Por exemplo, se um hóspede tem algum problema com a política do hotel, o gerente chama o hóspede para uma interação durante um café ou uma bebida e tenta resolver o mesmo. As despesas para essa interação são então registradas na conta de gerenciamento.

Fólios e tipos

Um fólio é uma declaração de todas as transações realizadas em uma única conta.

A equipe da recepção registra todas as transações entre o hóspede e o hotel no fólio. O fólio é aberto com saldo inicial zero. O saldo na folha aumenta ou diminui dependendo das transações. No momento do check-out, o saldo da conta deve voltar a zero na liquidação do pagamento.

Tipos de fólios

Existem os seguintes tipos principais de fólios -

Guest - Atribuído para cobrar por hóspedes individuais.
Master - Cobrança atribuída para grupo / organização.
Non-guest - Atribuído para hóspedes não residentes.
Employee - Designado para o funcionário do hotel cobrar dos privilégios da cafeteria.

Postagens e tipos

O processo de registro das entradas no fólio é chamado ‘Posting’de transações. Existem dois tipos básicos de postagens -

Credit- Eles reduzem o saldo devedor do hóspede. Essas entradas incluem o pagamento total ou parcial ou ajustes contra tokens.
Debit- Eles aumentam o saldo devedor na conta do convidado. As entradas de débito incluem despesas de restaurante, serviço de quarto, centro de saúde / spa, lavanderia, telefone e transporte.

Vouchers e tipos

Os vouchers são evidências documentais detalhadas de uma transação. Ele transfere a transação de sua origem para o front office. Os vouchers são usados para notificar a recepção sobre as compras do hóspede ou aproveitamento de qualquer serviço no hotel.

Os seguintes vouchers típicos são usados no hotel -

Comprovante de recebimento de dinheiro
Voucher de Comissão
Voucher de cobrança
Comprovante de dinheiro em caixa
Voucher de mesada
Pedido de cobrança diversa (MCO)
Voucher pago (VPO)
Voucher de transferência

Aqui estão alguns vouchers típicos.

Comprovante de dinheiro em caixa

Comprovante de pagamento

Razão e Tipos

Os livros são um grupo de contas. Existem dois livros que as alças do front office -

Guest ledger - Um conjunto de todas as contas de hóspedes que residem atualmente no hotel.
Non-guest ledger - Um conjunto de todas as contas de convidados que partiram e não foram confirmadas.

Existem dois outros tipos de livros usados no hotel. Ambos os tipos de livros são usados pela seção de contabilidade de back office, conforme fornecido -

Receivable ledger - A equipe de contabilidade de back office envia as contas e extratos aos hóspedes após a sua partida sem acertar as contas e garante o pagamento dos serviços prestados.
Payable ledger - A equipe lida com quantias em dinheiro pagas antecipadamente em nome do hóspede para o hotel para consumo futuro de bens e serviços.

Acertos de contas

Existem várias questões relacionadas com a liquidação da conta -

Orientação de Liquidação de Contas

By Guest - O hóspede liquida sua própria conta em dinheiro / cartão de crédito / cheque.

By Organization - A organização acerta a conta do hóspede transferindo dinheiro para a conta do hotel.

Métodos de liquidação de contas

Existem os seguintes métodos populares de liquidação de contas -

Account Settlement in Local Currency - Um hóspede pode pagar em moeda local, onde o pagamento não é cobrado com taxas de conversão.

Account Settlement in Foreign Currency - Caso o hóspede prefira pagar em moeda estrangeira, o serviço de pagamento do banco é cobrado em torno de 3% a 6% do valor total a pagar.

Account Settlement Using Traveler Check - Os cheques de viagem, os cheques pré-impressos nas denominações das principais moedas mundiais, são uma boa opção para pagar em dinheiro.

Debit Card- O uso de cartões magnéticos para pagamento em conta é mais comum hoje. Pagar com cartão de débito é tão bom quanto pagar em dinheiro, pois a quantia em dinheiro é instantaneamente transferida da conta bancária do hóspede para a conta bancária do hotel.

Em caso de liquidação com cartão de crédito, a equipe de contabilidade envia os comprovantes de cobrança assinados pelos hóspedes para a administradora do cartão de crédito; de preferência dentro de um tempo especificado. A administradora do cartão de crédito então liquida a conta do hóspede transferindo dinheiro para ela.

Credit Settlement by Organization- Muitas organizações nacionais, internacionais, privadas ou públicas enviam seus funcionários ou alunos para participar de workshops, seminários ou reuniões. Essas organizações se associam ao hotel para pagar as contas de seus funcionários a crédito. As organizações reservam hospedagem em função do número de diárias (número de quartos × número de noites que os representantes devem ocupar). Isso é conhecido popularmente como liquidação de conta usando faturamento direto.

Dentro direct billing account settlement, a equipe de recepção verifica os fólios de hóspedes e transfere a conta de convidado para uma conta de não convidado ou da cidade. A contabilidade do back-office do hotel verifica os fólios dos hóspedes e é responsável por cobrar o valor do faturamento direto de uma agência de faturamento direto, como embaixada, universidade ou organizações.

A seção de contabilidade também notifica os hóspedes que, se a agência de faturamento direto falhar ou se recusar a pagar as despesas, os hóspedes precisam liquidar a conta pagando do próprio bolso.

Combined Account Settlement- Um hóspede pode liquidar a conta pagando o valor parcial em dinheiro e o restante a crédito. A equipe de atendimento deve preparar o documento de suporte para esse tipo de pagamento e transferi-lo para as contas de apoio.