Classificações e responsabilidades

Vamos discutir alguns cargos de destaque no departamento de front office e suas respectivas responsabilidades -

Gerente de reservas

No contexto de hotel, o termo reserva é usado para reservar uma acomodação específica no hotel por um hóspede por um período de tempo. A seção de reservas não trata diretamente com os hóspedes.

Algumas tarefas importantes pelas quais um gerente de reservas é responsável são -

Ter conhecimento sobre os sistemas de reservas.
Disponibilizar e atualizar informações sobre passeios, preços e roteiros.
Revisão de reservas diárias de hotéis.
Preparando previsão de ocupação.
Atualização das taxas do agente de viagens no sistema.
Tratamento de correspondência com agências de viagens externas.
Alocar tarefas diárias para a equipe de reservas.
Garantir negócios especiais com hóspedes repetidos, VIPs ou grupos de convidados.
Treinando a equipe em mãos.

Gerente de Recepção

A seguir estão algumas funções e responsabilidades importantes do gerente de recepção -

Lidar com a chegada e saída dos convidados.
Receber os convidados, acompanhá-los até a sala e acompanhá-los.
Garantir o cumprimento profissional de clientes, visitantes e convidados.
Coordenação com o departamento de limpeza para limpeza de quartos.
Preencher os cartões de registo dos hóspedes com alojamento reservado ou ajudar os hóspedes a preenchê-los.
Organizando um presente surpresa para os convidados em seus dias especiais.
Treinamento de recepcionistas.
Lidar com avaliações e recompensas de desempenho da equipe.
Revisão dos padrões atuais de serviços e procedimentos de front office e implementação de novas práticas, se necessário.
Garantir e agendar equipe de recepção.
Gerenciando eventos e eventos VIP que acontecem no hotel.
Atualizando o software, se necessário.
Atualizar banco de dados de backup regularmente.

Gerente de atendimento ao hóspede

As responsabilidades do gerente de serviço ao hóspede incluem -

Lidar com e-mails, cartas e mensageiros de hóspedes.
Garantir que as mensagens dos convidados sejam entregues na hora certa.
Treinamento da equipe de atendimento ao hóspede, como concierges, porteiros, porteiros e porteiros.
Manter cartões de sugestão de serviço ao cliente e reclamações de hóspedes.
Agendamento e avaliação da equipe de atendimento ao hóspede.
Garantir que a equipe forneça serviços de maneira precisa e oportuna.

Gerente de Auditoria Noturna

Este gerente trabalha durante a noite. As responsabilidades típicas de um gerente de auditoria noturna são & mnus;

Publicar taxas de acomodação, impostos e outros serviços pagos, como restaurante, taxas de Internet na conta de cada hóspede com precisão.
Assumindo a responsabilidade de gerente de plantão no turno da noite.
Acertar contas de convidados, se necessário.
Autoria de segurança do hotel durante o turno da noite.

Gerente de Comunicação

O gerente de comunicação é responsável por -

Manter sob controle todos os meios de comunicação como PBX, fax, internet no hotel.
Treinamento e agendamento de operadoras de telefonia em caso de grandes hotéis.
Garantir a entrega imediata do fax aos hóspedes, caso seja necessário.
Avaliando operadoras de telefonia.
Alterando os sistemas de comunicação para a tecnologia mais recente para facilitar o uso.

Front Office - Qualidades e Competências da Equipe

Por fazer parte do setor de serviços, a equipe de atendimento precisa ter as seguintes qualidades e competências. Os membros da equipe de atendimento são obrigados a -

Entenda suas respectivas funções e responsabilidades no hotel e no front office como uma operação.
Equipe-se com etiquetas básicas e maneirismo.
Possui personalidade agradável, educada e cordial.
Use um uniforme limpo e arrumado com os mesmos acessórios e calçados.
Conduza-se com profissionalismo, atitude positiva e natureza cooperativa.
Possui habilidades de comunicação extraordinárias.
Seja um jogador de equipe.
Possuem a habilidade de lidar com situações complicadas.