Sistema de informação

A hotelaria é do tipo que precisa fornecer uma miríade de serviços aos seus hóspedes, como alimentação, acomodação, transporte, serviços recreativos e assim por diante. Como o front office contribui em grande parte na coordenação dos serviços solicitados pelos hóspedes, é necessário um sistema que ajude a equipe do front office a vender serviços e rastreá-los de forma integrada e simultânea.

O sistema de informação de front office inclui principalmente o sistema de gestão de propriedades. Vamos ver o que é PMS e como é útil para lidar com as funções de gerenciamento de hotel sem problemas.

O que é um sistema de gerenciamento de propriedade?

Um Property Management System (PMS) é um sistema de software empregado para lidar com os objetivos básicos de todos os departamentos da hotelaria e coordenar funções entre eles para obter os melhores resultados de negócios.

Por que o PMS é necessário?

Um PMS é necessário para a equipe do hotel pelos seguintes motivos -

• Integra todas as operações críticas do hotel em uma plataforma.

• Ele fornece informações em tempo real sobre acomodações, reservas, restaurantes, spas, bares e sobre todos os setores operacionais do hotel.

• Fornece informações altamente precisas que auxiliam a gestão no planejamento de novas metas e na melhor gestão dos investimentos.

• Aumenta a eficiência do pessoal da recepção e, por sua vez, maximiza o desempenho do negócio hoteleiro.

• Ele simplifica as operações demoradas ou complexas feitas manualmente.

• Funciona para comodidade dos funcionários do hotel, da administração, bem como dos hóspedes.

Tipos de PMS

Existem dois tipos básicos de PMS -

• Local PMS - Eles têm grandes requisitos técnicos, como estação de trabalho, computador / estação de trabalho, servidor de dados, servidores de terminal, sistema operacional, placas de rede e sistemas de backup removíveis.

• Cloud-based PMS - Eles precisam principalmente de computadores / estação de trabalho e conexão à Internet.

Diferença entre PMS local e baseado em nuvem

	PMS local	PMS baseado em nuvem
Aproveitando o PMS	O proprietário precisa adquirir o hardware e software do PMS.	O proprietário precisa obter a assinatura de um fornecedor de PMS.
Requisito de conexão com a Internet	Não	Sim, uma conexão confiável de alta velocidade é obrigatória.
Sistema e acesso	O software e os dados do PMS residem em um servidor ao qual vários terminais estão conectados. O PMS é acessado a partir de um programa instalado em cada terminal.	O software e os dados do PMS residem em um servidor compartilhado no data center do fornecedor do PMS. Os usuários acessam o sistema por meio de um navegador da Web de qualquer lugar, a qualquer hora.
Requisito de experiência em TI no local	sim	Não
Vantagens	Não depende de uma conexão com a Internet. Reduz as preocupações com a segurança de dados online. Funcionalidade robusta para grande quantidade de dados.	Menos custos de hardware ou TI. Nenhuma responsabilidade técnica e de segurança de dados do proprietário. Preço de assinatura acessível. Configuração simples e rápida. Fácil acesso de qualquer lugar, a qualquer hora. Backup automático de dados. Reservas da Web integradas. Atualizações de sistema gratuitas. Escalável e adaptável.
Desvantagens	Requer hardware complexo e caro. Inacessível de áreas remotas. Caro e complicado de manter e atualizar. Demora, instalação de software e treinamento. Custos adicionais e hardware necessários para habilitar recursos baseados na web A responsabilidade do sistema e da segurança dos dados é a dor de cabeça do proprietário. É necessária experiência em TI no local.	Não é adequado para propriedades sem uma conexão confiável com a Internet. Grandes preocupações com a segurança online.
Marcar na linha do tempo	É uma solução tradicional.	É uma solução contemporânea.
Preços	Despesas de capital e despesas operacionais; para hardware, software e suas atualizações e encargos de especialistas de TI.	Despesas operacionais para renovação de assinatura.

Sistemas populares de gestão de propriedades

Alguns PMS populares: Autoclerk, Skyware MSICloud, CloudPM, eZee Frontdesk, Hotelogix, Hetello, Hoteliga, OpenHotel, OPERA PMS, para citar alguns.

Opções de software comuns em um PMS

Um PMS cuida de cada departamento do hotel. Estes são os recursos comumente disponíveis entre PMS -

Recursos do PMS para recepção

• Reservation
• Registration
• Status de acomodação
• Contas de convidados e não convidados
• Manipulação de dinheiro
• Auditoria noturna
• Reports

PMS para vendas e marketing

• Banco de dados de convidados para segmentação de mercado
• História do convidado
• Gestão de rendimento
• Informações de agentes de viagens como clientes
• Relatórios de metas
• Avaliação de desempenho por análise comparativa

PMS para tarefas domésticas

• Achados e perdidos
• Status de acomodação
• Taxas de lavanderia

PMS para alimentos e bebidas

• Vendas POS
• Inventário de materiais
• Relatórios de vendas periódicas
• Receitas padrão

PMS para Departamento de RH

Registros individuais de funcionários com relação a turnos, frequência e avaliações.

PMS para contas

• Contas a pagar e a receber
• Payroll
• balanço patrimonial
• Relatórios de lucros / perdas

PMS para comunicação

Registros de chamadas feitas e recebidas com data, hora, local, duração e cobranças.

Preocupações na seleção de PMS adequado

As seguintes questões são consideradas ao selecionar um PMS apropriado -

Preocupações de domínio de propriedade e negócios

• Tamanho da propriedade: o número de acomodações
• Número de locais
• Número de empregados
• Políticas de serviço de propriedade
• Orçamento para recursos técnicos e treinamento
• Crescimento futuro mais próximo

Preocupações de domínio PMS

• Design amigável que promove a navegação intuitiva por meio de uma ordem lógica de tarefas.
• Experiência de treinamento e período de tempo necessário para treinar a equipe.
• Presença online do Hotel.
• Funcionalidade orientada para hóspedes.
• Scalability.