Gestão de Front Office - Auditoria Noturna

Auditing não é nada além de conduzir financial inspectionda organização. Para uma empresa de hotelaria, a gestão financeira começa na recepção. O lançamento preciso das transações nos fólios de convidados começa na recepção, que é posteriormente transportado para o departamento de contabilidade da retaguarda. As contas de convidados são verificadas diariamente durante a auditoria.

Os especialistas recomendam que a equipe de gerenciamento do hotel analise os relatórios de auditoria noturna diariamente para obter uma visão da ocupação e das finanças do hotel.

Vamos ver o que é auditoria noturna e detalhes sobre a mesma.

O que é Auditoria Noturna?

É o processo de auditoria onde o auditor noturno analisa todas as atividades financeiras do hotel que ocorreram em um dia.

O processo de auditoria do dia é geralmente conduzido no final do dia durante a noite seguinte, daí o nome 'Auditoria Noturna'. Pode ser realizado pelo método convencional de uso de papéis, recibos, vouchers, cupons e arquivos. Mas realizar auditorias usando sistemas PMS modernos é fácil, rápido e eficiente.

Atividades básicas durante a auditoria noturna

O auditor noturno executa as seguintes etapas durante a atividade de auditoria noturna -

Publicação de acomodação e cobrança de impostos
Acumulando taxas e pagamentos de serviços aos hóspedes
Liquidação de atividades financeiras de vários departamentos
Liquidação de contas a receber
Executando o balancete do dia
Preparando o relatório de auditoria noturna

A necessidade de auditoria noturna

O objetivo da auditoria noturna é avaliar as atividades financeiras do hotel. A auditoria noturna não apenas analisa as contas dos hóspedes verificando os créditos e débitos, mas também rastreia os limites de crédito dos hóspedes e contabiliza as vendas projetadas e reais de vários departamentos. A auditoria noturna analisa o fluxo de caixa diário que entra e sai da conta do hotel.

A auditoria noturna tem grande importância nas operações de negócios do hotel. O órgão de gestão refere relatório de auditoria noturna para planejar metas futuras e controlar as despesas. Os gestores podem reagir imediatamente às informações adquiridas.

Responsabilidades de um Auditor Noturno

Além das atividades básicas de auditoria listadas acima, o auditor noturno realiza as seguintes responsabilidades -

Assumindo do último turno.
Check-in ou check-out dos hóspedes após as 23h00 da noite.
Cadastrando os convidados.
Alocação de acomodações para os hóspedes recém-registrados.
Liquidação de transações nas contas de convidados recém-criadas.
Verificando fólios convidados.
Verificando relatório de status da sala.
Equilibrar toda a papelada com as contas do PMS.
Permanecendo responsável pela segurança das instalações.
Manuseio de chaves de acomodação de hóspedes.
Fazer backup dos relatórios gerados pelo PMS.
Preparando listas de chegadas de hóspedes esperadas para o dia seguinte.
Fechando atividades financeiras por um dia.
Iniciando atividades financeiras para o dia seguinte.
Recebimento e registro de depósitos bancários.

Tipos de relatórios de auditoria noturna

Hoje, o PMS ajuda os auditores noturnos em grande medida na auditoria e geração de relatórios precisos. Aqui estão alguns relatórios típicos gerados durante a auditoria noturna -

Night Audit Accommodation Report- Fornece uma visão geral dos dias em que as acomodações estão ocupadas, os dias em que as acomodações estão disponíveis, check-ins, check-outs, não comparecimentos e cancelamentos. Este relatório pode mostrar mais detalhes para qualquer um dos itens listados acima.
Night Audit Counter Report - Dá detalhes sobre recebimentos e saques em dinheiro e cartão de crédito.
Night Audit Revenue Report- Fornece informações sobre receita de acomodação, receita de cancelamento e não comparecimento e outras receitas de PDV. Receitas geradas por meio de várias agências e órgãos, como agentes de viagens, organizações corporativas, reservas na Internet. etc., também está listado neste relatório.
Night Audit Tax Report - Contém todas as informações fiscais sobre receita de reserva e outras receitas de POS, como IVA, imposto de luxo e imposto de serviço.
Cashier’s report- É a lista detalhada da atividade de caixa de entrada e saída de caixa, cartões de crédito e totais de PMS. O relatório do caixa é uma parte muito importante do sistema de controle financeiro de um hotel. O gerente da linha de frente analisa a auditoria noturna e procura por divergências entre a quantia real recebida e o total do PMS.
Manager’s Report- É uma lista estatística da ocupação do dia anterior. Inclui detalhes sobre acomodações disponíveis, acomodações ocupadas, acomodações vendidas e desocupadas, tarifa de balcão, número de hóspedes no hotel, número de não comparecimentos e assim por diante.
General Manager’s Report- Cada departamento do hotel é obrigado a enviar relatório diário de vendas para o front office. Usando suas informações, um relatório total departamental é gerado para avaliação do gerente geral. O gerente geral determina os departamentos geradores de lucro e avalia o sucesso de vendas e marketing.
High Balance Report - Este é um relatório detalhado sobre os hóspedes que ultrapassaram o limite de crédito estabelecido pela administração do hotel.
Ledger Balance Summary Report - Exibe os saldos de abertura e fechamento do Razão de Depósito Antecipado, Razão de Convidados e Razão da Cidade.
Room Rate Audit Report - Lista todas as taxas aplicadas a cada hóspede e a diferença da taxa de rack com o código de rack predeterminado.

Balanço de relatórios noturnos

Aqui estão algumas fórmulas usadas para equilibrar a auditoria noturna -

Fórmula para equilíbrio de depósito bancário

A fórmula para equilibrar o depósito bancário é -

Total Bank Deposits
   - Total Cash Sales
   - Credit card received A/R
   – Cash received A/R
= 0

Fórmula para equilibrar o livro razão de hóspedes

A fórmula para equilibrar o razão de hóspedes é -

Total Revenue
   - Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
   - Total cash income
   - Today’s outstanding A/R income
= 0

Fórmula para equilibrar o livro razão da cidade

A fórmula para equilibrar o razão da cidade é -

Yesterday's outstanding A/R
   + Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
   - Credit card received and applied to A/R
   – Cash received and applied to A/R
= balance of A/R