MS Access - Основы отчетов

В этой главе мы рассмотрим основы отчетов и способы их создания. Отчеты позволяют просматривать, форматировать и обобщать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, вы можете создать простой отчет с телефонными номерами для всех ваших контактов.

• Отчет состоит из информации, извлекаемой из таблиц или запросов, а также информации, которая хранится вместе с дизайном отчета, например меток, заголовков и графики.

• Таблицы или запросы, которые предоставляют базовые данные, также известны как источник записей отчета.

• Если все поля, которые вы хотите включить, существуют в одной таблице, используйте эту таблицу в качестве источника записей.

• Если поля содержатся в более чем одной таблице, вам необходимо использовать один или несколько запросов в качестве источника записей.

пример

Теперь мы рассмотрим простой пример, чтобы понять процесс создания очень простого отчета. Для этого нам нужно перейти на вкладку Create.

Перед тем как нажать кнопку «Отчет» для создания базового отчета, убедитесь, что выбран правильный запрос. В этом случае,qryCurrentProjectsвыбран на панели навигации. Теперь нажмите кнопку «Отчет», чтобы создать отчет на основе этого запроса.

Вы увидите, что отчет открыт в режиме макета. Это обеспечивает быстрый способ настройки размера или ширины любого из ваших полей, которые вы видите в отчете. Давайте теперь отрегулируем ширину столбцов, чтобы все подходило лучше.

Прокрутите вниз и настройте элемент управления страницей внизу.

Это был очень быстрый способ создать очень простой отчет. Вы также можете внести незначительные изменения и корректировки из представления дизайна отчета.

• Как и формы, отчет состоит из множества различных разделов.
• У вас есть подробный раздел, в котором по большей части находятся все ваши данные.
• Вы также увидите верхний и нижний колонтитулы страницы; они появляются вверху и внизу каждой страницы вашего отчета.

Давайте теперь изменим заголовок отчета и дадим ему другое имя.

Щелкните значок сохранения, чтобы сохранить отчет.

Вы получите указанное выше диалоговое окно.

Введите имя для своего отчета и нажмите ОК. Если вы хотите увидеть, как этот отчет будет выглядеть на самом деле, в режиме предварительного просмотра вы можете вернуться к кнопке «Просмотр» и нажать «Предварительный просмотр», чтобы увидеть, как этот отчет будет выглядеть при печати на бумаге или в формате PDF.

Используя инструменты в правом нижнем углу, вы можете увеличивать или уменьшать масштаб. У вас также есть некоторые кнопки на вкладке предварительного просмотра, которые появляются автоматически при переключении на предварительный просмотр. В разделе масштабирования у вас есть представление для одной страницы, двух страниц; или, если у вас более длинный отчет, вы можете просматривать сразу четыре страницы, восемь страниц или двенадцать страниц. Вы также можете настроить такие простые вещи, как размер бумаги, которую вы используете для печати, поля для отчета, ориентацию, количество столбцов, настройку страницы и т. Д. И именно так вы можете очень быстро создать простой отчет с помощью кнопки Отчет на вкладке Создать.

Создание отчета с использованием дизайна отчета

Дизайн отчета - еще один метод создания быстрого отчета в Access. Для этого нам нужно использовать кнопку Report Design View, которая похожа на кнопку Form Design. Это создаст пустой отчет и откроет его непосредственно в представлении «Дизайн», что позволит вам изменить источник управления и добавить поля непосредственно в представление «Дизайн» отчета.

Давайте теперь перейдем на вкладку Create и нажмем кнопку Report Design.

Откроется пустой или несвязанный отчет, что означает, что этот отчет не связан ни с каким другим объектом в нашей базе данных.

На вкладке «Дизайн» в группе «Инструменты» выберите «Свойства». Это откроет панель свойств.

На вкладке «Данные» назначьте для этого отчета источник записей, чтобы подключить его к объекту базы данных, как показано на следующем снимке экрана.

Выбрать qryLateProjects из раскрывающегося списка, и теперь следующий шаг - пройти и добавить несколько полей в этот отчет, нажав кнопку «Добавить список существующих полей» на вкладке «Дизайн».

Выберите поля, как на скриншоте выше.

Перетащите поля в отчет, как показано на скриншоте выше. Перейдите на вкладку «Упорядочить» и в группе «Таблица» у вас есть несколько вариантов на выбор.

Существует макет с накоплением и табличный макет, который очень похож на электронную таблицу. Выберем табличную раскладку.

Вы можете видеть, что он перемещает все метки в область заголовка страницы. Эти метки будут отображаться только один раз вверху каждой страницы, и запрос данных будет повторяться для каждой записи в разделе «Подробности». Теперь вы можете пройти и внести некоторые изменения, чтобы сделать поле ProjectName шире.

Как вы можете видеть на скриншоте выше, между разделом «Подробности» и нижним колонтитулом страницы много места.

Давайте перетащим нижний колонтитул страницы вверх, чтобы уменьшить пространство, как на следующем снимке экрана. Теперь мы перейдем на вкладку «Дизайн», нажмем кнопку «Просмотр» и выберем «Просмотр отчета».

Теперь вы можете видеть, что названия некоторых проектов не полны; Вы можете отрегулировать это либо с помощью представления «Дизайн», либо с помощью представления макета.

Вот как мы создаем простой отчет прямо из представления «Дизайн».