Аутентификация заказов

Полномочия, делегированные начальникам департаментов, позволяют им решать как можно больше дел в пределах своей ответственности. Как правило, эти дела связаны с достаточно важными заказами или являются политическими вопросами. В ситуациях, когда количество дел слишком велико, он может отправить их помощникам руководителя того же отдела.

Даже в тех случаях, когда он должен дать рекомендации или передать важные приказы, он должен ограничить свою заметку фактическими пунктами, которые должны быть доставлены, а не повторять пункты, которые уже были записаны, с предыдущими заметками. После того, как все рекомендации и предложения будут сделаны, он поставит свою подпись на исходном документе, а также подпишет согласие с предложением.

В случаях, когда менеджер утвердил примечание и отправил другому менеджеру или в отдел для комментариев или изучения, именно менеджер должен просмотреть его и дать свои предложения. Проверяющий менеджер может попросить отправляющий отдел предоставить всю необходимую ему фактическую информацию. Это требует соблюдения отдельной процедуры общения, чтобы менеджер отдела мог сделать запись об этом примечании в файле.

Примечания и приказы, отданные менеджером подразделения

Как правило, руководитель подразделения должен решать большинство поступающих к нему дел под свою ответственность. Он должен использовать свое усмотрение при выполнении приказов Совместного секретаря / Дополнительного секретаря / Секретаря / Генерального секретаря по наиболее важным делам, будь то устно или путем подачи документов.

По возможности следует применять оральный метод. Работы, которые обычно следует направлять Генеральному секретарю, включены в брошюру под названием -Items of work to be submitted to Secretary-General.

В случаях, когда примечание было написано и одобрено менеджером и отправлено другому менеджеру или отделу для комментариев или изучения предложения или для аналогичной цели, менеджер, которому помечен файл, всегда должен сам написать примечание. Управляющий-получатель может попросить свой отдел изучить вопрос или предоставить фактическую информацию.

В таких случаях департаменты должны представить отдельную обычную записку для информации руководителя отдела, который в конечном итоге внесет свою заметку в файл. Департаменты не должны делать заметки о файлах, удаленных на уровне менеджера.