Процесс регистрации информации

Регистрация - это процесс внесения записей в "Заметки" файла о каждом Serial Number (Receipt or Issue)в «Переписку» для его идентификации. Аналогичным образом квитанция будет прикреплена к письму красными чернилами по всей странице с порядковым номером сообщения, за которым следуют его номер и дата, а также обозначение / имя отправителя.

Регистрация «проблемы» осуществляется путем ввода серийного номера, даты ее выдачи, а также имени и обозначения адресата.

Регистрация файлов деталей

Во время процесса регистрации в основном файле не должно оставаться никаких временных карандашных записей, а все исправленные записи должны быть сделаны красными чернилами. Регистрация в файлах деталей должна бытьdone in Pencil следующим образом -

Серийный номер ............................................. (Квитанция)
Серийный номер ............................................. (Выпуск)

Ссылки и использование накладных

Ссылка - это метод выбора и использования связанных записей, прецедентов, правил, положений и т. Д., Которые могут иметь сходство или иметь отношение к делу. Такие справочные материалы становятся возможными благодаря использованию соответствующих файлов, номеров файлов и указанию правильного номера страницы. Отрывные листы используются как временные приспособления для быстрой идентификации страниц. От них не следует полностью зависеть в целях ведения документации, и поэтому номера страниц, упомянутые в обсуждении, должны быть записаны.

Перекрестная ссылка корреспонденции

Книги, Правила и т. Д., Которые используются для справки, не нужно добавлять в исходный файл, если имеются копии той же корреспонденции. Последняя ссылка всегда должна использоваться менеджером, который ссылается на источник, должен также указывать пределы применимости при цитировании источника.

Для любого PUC менеджеру не нужно просматривать всю корреспонденцию, скорее он должен пройти, отметив карандашом все предыдущие ссылки на полях.

Связывание файлов

В случае, если есть два или более документа, которые связаны и над которыми необходимо действие одновременно, напечатанный лист скольжения «см. Также связанный файл» должен быть прикреплен к обложке верхнего файла, а номер связанного файла должен быть дано на слипе.

Как правило, файлы должны быть организованы в один удобный файл путем логического и структурированного выбора и расположения. Связывание файлов должно осуществляться по необходимости, а не для того, чтобы произвести впечатление на других огромным объемом связанной информации, поэтому руководители отделов должны быть осторожны при связывании файлов и делать это, когда это неизбежно.

Скрепление бумаг

Когда бумаги в файле скреплены булавками, необходимо следить за тем, чтобы острый конец булавки не выступал и не уколол пальцы любого человека, который хочет получить доступ к файлу. Чтобы не пораниться булавками, острие булавки необходимо держать под поверхностью бумаги.

Перфорирование бумаг

Каждая бумага должна быть перфорирована в левом верхнем углу до нужной толщины (3/4 дюйма с каждой стороны), прежде чем она будет привязана к корреспонденции или примечаниям.

Пометка статей в файле

Если чек, который рассматривается, то флаг со словами Paper Under Consideration(PUC) должен быть прикреплен. Если есть квитанция, которая уже была отправлена, но в ней есть другие изменения, то квитанцию PUC следует удалить из старой квитанции и прикрепить к новой.