Быстрое перемещение файлов

Файлы, отправленные Head of the Departmentsдолжны быть доставлены руководителям соответствующих отделов в тот же день. В некоторых организациях существует процедура, которая гласит: если файл не может быть доставлен соответствующему руководителю в тот же день, он должен быть доставлен ему на следующее утро к 10.00.

Приоритетная маркировка файлов

Рейтинг приоритета файла можно определить по пометкам «ДЕЙСТВИЯ В ЭТОТ ДЕНЬ» и «НЕМЕДЛЕННО». Ярлык «ДЕЙСТВИЯ НА ДЕНЬ» следует использовать только в случае крайней необходимости. Сроки утилизации и получения в таких случаях всегда указываются на полях последнего примечания. Ярлык «НЕМЕДЛЕННО» следует использовать в случаях, которые имеют более низкий приоритет, чем другой случай, помеченный как «ДЕЙСТВИЯ В ЭТОЙ ДЕНЬ», но должны быть выполнены в тот же день.

Менеджеры, работающие с файлами, должны проверить контент и подсчитать отметку приоритета и посмотреть, оправдано ли это. Если присвоение приоритета несправедливо, он может соответствующим образом изменить рейтинг. Ни один из таких файлов не может быть отправлен по месту жительства Менеджера, если это специально и четко не указано уполномоченным лицом с более высоким уровнем допуска, чем менеджер.

It will be the duty of the Department to −

• посмотреть, верны ли все открытые факты.

• указать на любые ошибки или искажения фактов.

• привлечь внимание, где это необходимо, в соответствии с установленной законом или обычной процедурой.

• укажите законы и правила и где они находятся.

• предоставить другие соответствующие факты и цифры, имеющиеся в Компании.

• создавать прецеденты или документы, содержащие предыдущие решения политики.

• сформулируйте вопрос или вопросы для рассмотрения.

• четко обозначьте моменты, требующие решения.

• предложите план действий, где это возможно.

Действия начальника отдела

Менеджер отдела проверит примечание, поскольку он имеет право передавать свои наблюдения своим отделам и нижестоящим отделам. Такие случаи часто будут связаны со следующими действиями -

• Выпуск служебных распоряжений, рутинных распоряжений и проспектов недолговечного характера.

• В остальном случае руководитель департамента вправе распорядиться самостоятельно.

• Предоставление временного отпуска и компенсационного отпуска.

• Выдача напоминаний и благодарностей.

• Запись файлов.

В следующей главе мы обсудим полномочия, делегированные главам департаментов, и способы их аутентификации.