Составные части и функции файла
Файл можно разделить на 2 части: Notes и Correspondence. Оба они помещены в один файл; однако они различаются по размещению. Примечания обычно размещаются слева, а корреспонденция - справа.
Примечания содержат те записи, которые записаны на paper Under Consideration и fresh Receipt. Точно так же корреспонденция содержит все подробности входящих и исходящих официальных сообщений.
Файл детали
Необходимость файла детали возникает в следующих двух случаях.
В случае необходимости обработки новой квитанции или записки при отсутствии временного отсутствия основного файла.
(Or)
В случае, если основной файл становится громоздким и требуется отдельный лист для заметок, чтобы передать на аутсорсинг только необходимые бумаги для утилизации точки.
Важно как можно быстрее объединить файл детали с основными файлами и удалить дубликаты документов. В случае файлов с несколькими частями каждый должен нумероваться отдельно. Лицо, занимающееся этим, должно вести список всех открытых им файлов.
Обложка коллекции
Он содержит всю остальную информацию, которая не считается частью основного файла. Некоторые из таких случаев -
Примечания вторичной информации
Reminders
Acknowledgements
Ведение случайной переписки для сбора дополнительной информации из различных источников
Основной файл - это необходимый материал, собранный в обложке сборника. Большинство предметов, представленных на обложке коллекции, имеют временное значение.
Во время записи менеджер отдела обязан удалить все бумаги, утратившие свою ценность. Что еще более важно, коллекция должна оставаться внутри того отдела, которому она принадлежит.
Функции файла
Для каждого отдела / раздела / подразделения важно иметь File Register. Обычно поддерживается в видеAppendix-Iи используется отделами универсального магазина для печати, складирования, выпуска и т. д. Потребности каждого отдела могут быть разными, и, следовательно, количество листов в файле также отличается для каждого отдела. Они хранятся как постоянная запись.
Реестр файла заполняется номером и присваивается ему при открытии. В реестр будут включены сведения обо всех файлах, открытых в течение года. Если страницы распределяются по годам, то в них будут делаться записи на следующий год, в противном случае будет открыт отдельный новый реестр файлов.
Записи в файле делаются только синими чернилами. Гарантируется, что все записи были сделаны правильно и, насколько это возможно, избегается удаление или перезапись. Во избежание неправильного использования файл хранится у младшего клерка соответствующего отдела или секции.
Открытие и нумерация новых файлов
Для каждой новой темы создается отдельный файл. Иногда файл становится слишком общим или громоздким. В этом случае в него вливаются документы, касающиеся различных аспектов, так что теперь файл станет короче, но это препятствует плавному продвижению работы.
В приведенной выше главе мы обсудили, что новые файлы регистрируются индивидуально для каждого отдела для общего применения, но их классификация основана на типе их предмета. Если тема является основной, она будет называтьсяStandard Headings и дальнейшая классификация этого приведет к Sub-headings.
В процессе регистрации файла будет подготовлен алфавитный список содержимого. Это укажет наStandard Headings, Sub-headingsи выделенные им страницы. Это позволяет легко отслеживать эти файлы в любое время.
В начале каждого года список обновляется при соответствующей проверке. Всегда стараются соблюдать одни и те же стандарты в отношении основных предметов - год за годом. При необходимости с разрешения начальника отдела в этот список можно добавить любую новую рубрику.
Открытие нового файла проходит через ряд процессов. Первоначальная работа начинается с выбора стандартного заголовка, под которым он будет открыт. Затем открывающая рука добавит подходящее название для нового предмета и закодирует число. Этот номер не что иное, как серийный номер, который находится в реестре файлов.
Название файла
Заголовок файла дает представление о теме файла, и его пытаются составить с помощью нескольких комбинаций слов. Первое слово указывает имя темы, под которой был открыт файл. Остальные слова описывают описательную часть заголовка.
Например, если основным названием темы является «Правила для организаций (набор и условия обслуживания)», то имя файла, открытого в соответствии с ним, можно назвать «Правила для организаций (набор и условия службы) - Делегирование полномочий налагать наказание ».
Регистрация файла
Правильное название необходимо для того, чтобы дать читателю правильное представление о предмете и сделать его легко отслеживаемым среди других. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Количество субъектов остается таким же, как указано в реестре файлов.
Номер, присвоенный файлу, представляет собой комбинацию года открытия, начальных букв, используемых для идентификации отдела / раздела / подразделения, номера «стандартного заголовка» и серийного номера файла, находящегося под ним.
Если файл, который мы открываем, является файлом политики, он должен иметь букву «(P)» после «Стандартного заголовка». В отдельном файле содержатся стандартные предпринятые действия или вопрос, решенный в связи с политическим решением.
Обработка и хранение этих документов не зависит от года, к которому относится ссылка на этот файл. Для каждого файла количество заметок и корреспонденции ограничено 150. Если количество превышает это число, будет открыт новый файл с тем же номером, но с другим номером тома. Предыдущий файл будет переименован вVol-I в настоящее время, и то же самое следует процитировать в месте, отведенном для предыдущих и последующих ссылок.
Если файл является Сессионным, он будет закрыт по истечении этой Сессии, и то же самое относится и к комитету, где файл закрывается по истечении срока полномочий комитета. Во всех вышеперечисленных случаях завершение файла производится независимо от того, содержит ли файл 150 страниц или меньше.