Объем замечаний со стороны руководства
В каждом отделе есть scope of notingза пределами которого они не будут иметь права принимать решение. Исходя из этого, ведомства должны соблюдать следующие инструкции при рассмотрении случаев:
Все заметки должны быть понятны каждому и должны быть составлены простым языком; они должны быть краткими и точными.
Все заметки должны быть написаны с объективной точкой зрения и должны иметь веские причины, а не просто личное мнение. Все наблюдения, критика и отзывы из других отделов следует воспринимать в спортивном стиле и вежливо.
Предполагается, что менеджер, ответственный за ведение дела, просматривает всю «рассматриваемую бумагу» и предыдущие примечания, так что необходимые репродукции и стенографические отчеты могут быть созданы в необходимых ситуациях.
А precis(краткое изложение или реферат) одной статьи часто делается, когда исходная статья имеет большой объем и сложность, что делает ее практически громоздкой и удобной для справки. Поскольку такая точность может вызвать ошибки при цитировании примеров вне контекста, такая точность не может быть подготовлена без инструкций от менеджера.
Если включение какой-либо информации в примечание может скрыть основной вопрос или сделать примечание излишне длинным, в файл следует поместить отдельное заявление или приложение, содержащее информацию.
Если в одном случае имеется несколько пунктов или приказов, которые удобнее рассматривать отдельно, чем в непрерывном примечании, каждый пункт следует отдельно отметить в Department Notes. Менеджер отдела и / или вышестоящие руководители будут записывать свои заказы в каждой «Записке отдела» отдельно, и эти примечания впоследствии будут объединены для формирования примечаний в файле для целей выдачи заказов и т. Д.
Последовательность пометок обычно соответствует той же последовательности, что и порядковый номер в переписке, и в случае прерывания непрерывности примечаний, документы должны быть объединены с основным файлом при первой возможности.
На квитанции не должно быть никаких пометок, кроме обычных случаев. Если какой-либо Менеджер сделал какие-либо замечания по поводу PUC, эти примечания должны быть сначала внесены в примечания, и отдел может использовать их в качестве инструкций.
Должно быть предусмотрено достаточно места для подписей и наблюдений вышестоящих руководителей. Примечания для отправки руководителю отдела или вышестоящим руководителям должны быть размещены внизу страницы. К заметкам всегда следует добавлять новый чистый лист на тот случай, если в них слишком много содержимого, чтобы исправить.
Всякий раз, когда уведомления или запросы поступают от руководителей отделов или других лиц на небольших листах бумаги, они не будут переданы в том виде, в каком они есть. Это сделано из-за вероятности их потери при транспортировке. Первый принимающий отдел приклеивает полученный таким образом листок бумаги к белому листу размером с бумажный лист перед тем, как передать его в обложке файла руководителю или соответствующему отделу для утилизации.
Соответствующий отдел поднимет запрос, а затем вынесет уведомление. После этого они отправят сообщение и дождутся квитанции. Практика написания длинных заметок в боковой части должна быть максимально сокращена.
Правило 80/20
Офис без должным образом оформленного и обработанного списка процедур - это логово хаоса. Заимствование из80/20Правило гласит, что 80% нашего успеха - это всего лишь 20% наших действий. Проще говоря, важно больше сосредоточиться на 20%, которые требуют действий для достижения 80% успеха.
Вот почему очень важно спланировать, расставить приоритеты и начать работу над 20%. В одном из самых важных корпоративных решений, когда-либо принятых,BIM Manufacturingперестали все важные коммуникации носить устный характер, и даже ценой высокой стоимости документирования каждого слова, сказанного на бумаге, они сделали это так, чтобы их будущие офицеры могли извлечь выгоду из разнообразия обсуждения. Сегодня все остальные компании идут по их стопам.
Чаще всего неправильно составленный документ может привести к массовому недопониманию и разногласиям между рабочими отделами в организации. Надеюсь, что этот учебник, предназначенный для молодых работающих профессионалов, которые начали работать в отделах, связанных с документацией, таких как администрация, бухгалтерия, кадры и т. Д., Научится подавать важные документы, содержащие конфиденциальные данные.