Процедура подачи документов в офис - Краткое руководство

Офисная процедура подачи документов - это набор четко определенных и соблюдаемых всеми организациями практики подачи документов и важных бумаг. В общем, это инструкции для всех сотрудников о том, какие действия следует предпринять в определенных ситуациях, вероятных или маловероятных. Процедуры подачи документов в офис могут включать в себя должностные инструкции сотрудников, этикет на рабочем месте, а также определенные протоколы конфиденциальности.

Ответственность за написание офисных процедур и их правильное оформление часто лежит на менеджерах офиса или владельцах компаний. Следующие главы предназначены для тех работающих профессионалов, которые начали работать в отделах, зависящих от документов, таких как бухгалтерия, общее или офисное администрирование и человеческие ресурсы. Они могут узнать, как подавать какой документ и каким образом.

В зависимости от доступности или применения процедуры, некоторые процедуры регистрации могут выполняться для всего офиса, в то время как другие могут выполняться для отдельных лиц или совместно работающих отделов в одном офисе.

Определения официальной подачи

Чаще всего неправильно составленный документ может привести к массовому недопониманию и разногласиям между рабочими отделами в организации. Иногда возникают такие ситуации, для которых нет четкой процедуры. Часто, возможно, не было набора инструкций о том, как поступить с разгневанным клиентом, который входит в офис и изливает свой гнев на менеджера. Однако предполагается, что эти сценарии будут задокументированы позже, и это будет сделано.

Например, после работы с конкретным клиентом владелец компании или менеджер могут подать protocol это включает informing the immediate supervisor, offering a grievance form, и вежливо, но настойчиво просят клиента сохранять спокойствие, чтобы проблема была решена.

Многие официальные документы используют определенную методологию подачи документов, которая считается универсальным стандартом в подаче информации. В таких случаях используются некоторые специальные слова, которые имеют очень специфическое значение. Некоторые из этих слов и их определения приведены ниже -

Приложение к переписке

Термин «Приложение к корреспонденции» относится к длинным приложениям к письменному сообщению, упомянутому или упомянутому в файле. Эта часть обычно добавляется в конец документа как часть соответствия, чтобы не мешать плавному чтению документа.

Приложение к примечаниям

Термин «Приложение к примечаниям» относится к пространному обобщению всех деталей информации, содержащейся в документе по различным аспектам обсуждаемого вопроса. Такие детали могут упростить суть или сделать главное сообщение излишне длинным.

Менеджер отдела

Менеджер отдела (то есть помощник менеджера, имеющий эквивалентный ранг) наблюдает за отделом и в этом качестве имеет право осуществлять свои полномочия и контроль в отношении отправки информации и поддержания бизнес-процессов. К нему идет работа из подведомственных ему отделов.

случай

Дело - это файл, в котором есть все важные документы, которые в настоящее время рассматриваются или передаются. В нем также упоминаются все различные статьи и книги, которые можно использовать в качестве дополнения к исходному документу для использования в качестве дополнительного исследования, чтения или справки.

Дело о возвращении

Заявление о возврате используется для определения документа или отчета, который требует дальнейшего пересмотра и составления, поскольку исходный документ был признан неполным или ошибочным. Это также краткое изложение текущего выпуска.

Переписка

Переписка - это исчерпывающий и подробный сбор всех сообщений, как отправленных от организации, так и полученных от разных сторон. Переписка может использоваться для включения всех трех стилей корреспонденции, т. Е. Официальной корреспонденции, полуофициальной корреспонденции и неофициальной корреспонденции.

Текущий файл

Текущий файл - это файл, который в данный момент подвергается подробному вводу или модификации. Он отличается от случая возврата тем, что это новый проект документа, а не тот, который пересматривается и переделывается.

Торговая рука

Дилерская рука может означать любое должностное лицо, такое как младший клерк, старший клерк, исполнительный помощник и т. Д., На которого может быть возложена ответственность за первоначальное рассмотрение и регистрацию случаев.

Полуофициальная переписка

Полуофициальная переписка - это переписка между двумя менеджерами или между организацией и общественностью, которая не соответствует обычным протоколам связи и проводится для выяснения мнения общественности о продукте или услуге.

Дивизионный менеджер

Менеджер подразделения - это лицо, которое может осуществлять полномочия, приравненные к руководителю в его отсутствие, и несет ответственность за бесперебойное функционирование находящегося в его ведении отдела.

Регистрация

Регистрация - это действие по внесению записей о серийных номерах в область ведения заметок в файле. Это сделано для того, чтобы впоследствии можно было легко идентифицировать файл по метке или идентификационному номеру.

Проект

Черновик означает черновую копию документа, который в настоящее время готовится. Слово «редактирование», когда оно используется в компании, обычно означает составление официальных сообщений всех заметок или распоряжений менеджеров. Эти проекты обычно хранятся для отзывов и обзоров.

файл

Файл - это собрание документов по определенной теме, которое можно узнать по определенному порядковому номеру или номеру файла, и имеет множество примечаний к переписке и Приложение к переписке.

Подача

Подача документов - это упорядочение некоторых важных документов в удобочитаемом и организованном виде, чтобы на них можно было быстро ссылаться и находить их за короткий промежуток времени без длительного поиска.

Свежий чек

Свежая квитанция относится к новой информации, которая добавляется к документу, который в настоящее время проходит проверку, так что его ценность и полный коэффициент могут быть увеличены.

Проблема

Термин «Проблема» означает различные этапы действий, которые проходит проект после его утверждения. Некоторые из этих этапов могут заключаться в его заполнении в разделе «Конфиденциально» или получении разрешения за подписью менеджера.

Книга Посланника

Книга вестника - это книга, которая используется для записи различных деталей общения и пометки важных из них полученными ответами.

Ноты

Примечания используются для записи замечаний, сделанных по делу после того, как оно было передано в тело, для быстрой обратной связи. Примечания включают набор предыдущих оригинальных документов, вопросы, поднятые по важным его частям, а также анализ необходимых изменений и окончательные принятые заказы.

Официальная переписка

Официальная переписка - это информация, передаваемая любому государственному органу или физическому лицу в соответствии с установленной структурой и способом связи в соответствии с процедурой компании.

Документ на рассмотрении

Документ, находящийся на рассмотрении (PUC), представляет собой расписку по делу, которое в настоящее время обсуждается, так что по нему могут быть предложены соответствующие изменения и модификации.

Квитанции

Квитанции - это записи всех сообщений на разных уровнях, таких как официальные, полуофициальные или неофициальные, полученные в Компании или любым менеджером указанной компании.

Запись

Запись файла - это процесс закрытия файла после того, как с ним были выполнены все действия и процесс модификации завершен. Запись - это включение всех ссылок, удалений и исправлений, сделанных в исходном документе.

Ссылка

Ссылка - это процесс соединения с другими связанными записями для получения прецедентов, постановлений разных стран и организаций или любого другого документа, который может иметь какое-либо отношение к делу.

Межведомственная переписка

Межведомственная переписка - это переписка, при которой дело или дело направляются из одного отдела организации в другой для получения их мнений, предложений и замечаний.

Файл можно разделить на 2 части: Notes и Correspondence. Оба они помещены в один файл; однако они различаются по размещению. Примечания обычно размещаются слева, а корреспонденция - справа.

Примечания содержат те записи, которые записаны на paper Under Consideration и fresh Receipt. Точно так же корреспонденция содержит все подробности входящих и исходящих официальных сообщений.

Файл детали

Необходимость файла детали возникает в следующих двух случаях.

В случае необходимости обработки новой квитанции или записки при временном отсутствии основного файла.

(Or)
В случае, если основной файл становится громоздким и требуется отдельный лист для заметок, чтобы передать на аутсорсинг только необходимые бумаги для утилизации точки.

Важно как можно быстрее объединить файл детали с основными файлами и удалить дубликаты документов. В случае файлов с несколькими частями каждый должен нумероваться отдельно. Лицо, занимающееся этим, должно вести список всех открытых им файлов.

Обложка коллекции

Он содержит всю остальную информацию, которая не считается частью основного файла. Некоторые из таких случаев -

Примечания вторичной информации
Reminders
Acknowledgements
Ведение случайной переписки для сбора дополнительной информации из различных источников

Основной файл - это необходимый материал, собранный в обложке сборника. Большинство предметов, представленных на обложке коллекции, имеют временное значение.

Во время записи менеджер отдела обязан удалить все бумаги, утратившие свою ценность. Что еще более важно, коллекция должна оставаться внутри того отдела, которому она принадлежит.

Функции файла

Для каждого отдела / раздела / подразделения важно иметь File Register. Обычно поддерживается в видеAppendix-Iи используется отделами универсального магазина для печати, складирования, выпуска и т. д. Потребности каждого отдела могут быть разными, и, следовательно, количество листов в файле также различается для каждого отдела. Они хранятся как постоянная запись.

Реестр файла заполняется номером и присваивается ему при открытии. В реестр будут включены сведения обо всех файлах, открытых в течение года. Если страницы распределяются по годам, то в них будут делаться записи на следующий год, в противном случае будет открыт отдельный новый реестр файлов.

Записи в файле делаются только синими чернилами. Гарантируется, что все записи были сделаны правильно и, насколько это возможно, избегается удаление или перезапись. Во избежание неправильного использования файл хранится у младшего клерка соответствующего отдела или секции.

Открытие и нумерация новых файлов

Для каждой новой темы создается отдельный файл. Иногда файл становится слишком общим или громоздким. В этом случае в него вливаются документы, касающиеся различных аспектов, так что теперь файл станет короче, но это мешает плавному продвижению работы.

В приведенной выше главе мы обсудили, что новые файлы регистрируются индивидуально для каждого отдела для общего применения, но их классификация основана на типе их предмета. Если тема является основной, она будет называтьсяStandard Headings и дальнейшая классификация этого приведет к Sub-headings.

В процессе регистрации файла будет подготовлен алфавитный список содержимого. Это укажет наStandard Headings, Sub-headingsи выделенные им страницы. Это позволяет легко отслеживать эти файлы в любое время.

В начале каждого года список обновляется при соответствующей проверке. Всегда стараются соблюдать одни и те же стандарты в отношении основных предметов - год за годом. При необходимости с разрешения начальника отдела в этот список можно добавить любую новую рубрику.

Открытие нового файла проходит через ряд процессов. Первоначальная работа начинается с выбора стандартного заголовка, под которым он будет открыт. Затем открывающая рука добавит подходящее название для нового предмета и закодирует число. Этот номер не что иное, как серийный номер, который находится в реестре файлов.

Название файла

Заголовок файла дает представление о теме файла, и его пытаются составить с помощью нескольких комбинаций слов. Первое слово указывает имя темы, под которой был открыт файл. Остальные слова описывают описательную часть заголовка.

Например, если основным названием темы является «Правила организаций (набор и условия обслуживания)», то имя файла, открытого в соответствии с ним, можно назвать «Правила организаций (набор и условия службы) - Делегирование полномочий налагать наказание ».

Регистрация файла

Правильное название необходимо для того, чтобы дать читателю правильное представление о предмете и сделать его легко отслеживаемым среди других. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Количество субъектов остается таким же, как указано в реестре файлов.

Номер, присвоенный файлу, представляет собой комбинацию года открытия, начальных букв, используемых для идентификации отдела / раздела / подразделения, номера «стандартного заголовка» и порядкового номера файла, находящегося под ним.

Если файл, который мы открываем, является файлом политики, он должен иметь букву «(P)» после «Стандартного заголовка». В отдельном файле содержатся стандартные предпринятые действия или вопрос, решенный в связи с политическим решением.

Обработка и хранение этих документов не зависит от года, к которому относится ссылка на этот файл. Для каждого файла количество заметок и корреспонденции ограничено 150. Если количество превышает это число, будет открыт новый файл с тем же номером, но с другим номером тома. Предыдущий файл будет переименован вVol-I в настоящее время, и то же самое следует процитировать в месте, отведенном для предыдущих и последующих ссылок.

Если файл является Сессионным, он будет закрыт по истечении этой Сессии, и то же самое относится и к Комитету, где файл закрывается по истечении срока полномочий комитета. Во всех вышеперечисленных случаях завершение файла производится независимо от того, содержит ли файл 150 страниц или меньше.

Иногда менеджер может передать распоряжение по любому вопросу файла. На этом этапе заинтересованное лицо обязано выполнить заказ до установленного срока, в противном случае значение этой информации снизится.

Если, однако, происходит задержка из-за некоторых ситуаций, которые не поддаются контролю, и заинтересованное лицо обнаруживает, что не может выполнить задачу до установленного срока, он должен обратиться к соответствующему руководителю с просьбой о продлении срока с полным и достаточные причины.

Количество страниц

Необходимо отчаянно пронумеровать каждую страницу заметок и переписки порядковыми номерами в правом верхнем углу снизу вверх. Поскольку мы хотим отличать PUC от корпуса, каждая пустая страница также должна быть пронумерована.

Как правило, корпус состоит из нескольких материалов, которые также имеют соответствующие номера. Во время записи файла теперь будут отмечены номера страниц, отмеченные карандашом ранее.

Серийный номер

Каждое сообщение «Переписки» маркируется серийным номером красными чернилами в центре первой страницы. Любой, кто окажется первым в списке сообщений, будет обозначен как «Серийный № 1», а остальные последуют соответственно. Когда дело доходит до обеспечения завершения любого файла или ссылки на какой-либо документ, этот серийный номер играет важную роль.

Регистрация - это процесс внесения записей в "Заметки" файла о каждом Serial Number (Receipt or Issue)в «Переписку» для его идентификации. Аналогичным образом квитанция будет прикреплена к письму красными чернилами по всей странице с порядковым номером сообщения, за которым следуют его номер и дата, а также обозначение / имя отправителя.

Регистрация «проблемы» осуществляется путем ввода серийного номера, даты ее выдачи, а также имени и обозначения адресата.

Регистрация файлов деталей

Во время процесса регистрации в основном файле не должно оставаться никаких временных карандашных записей, а все исправленные записи должны быть сделаны красными чернилами. Регистрация в файлах деталей должна бытьdone in Pencil следующим образом -

Серийный номер ............................................. (Квитанция)
Серийный номер ............................................. (Выпуск)

Ссылки и использование накладных

Ссылка - это метод выбора и использования связанных записей, прецедентов, правил, положений и т. Д., Которые могут иметь сходство или иметь отношение к делу. Такие справочные материалы становятся возможными благодаря использованию соответствующих файлов, номеров файлов и указанию правильного номера страницы. Отрывные листы используются как временные приспособления для быстрой идентификации страниц. От них не следует полностью зависеть в целях ведения документации, и поэтому номера страниц, упомянутые в обсуждении, должны быть записаны.

Перекрестная ссылка корреспонденции

Книги, Правила и т. Д., Которые используются для справки, не нужно добавлять в исходный файл, если имеются копии той же корреспонденции. Последняя ссылка всегда должна использоваться менеджером, который ссылается на источник, должен также указывать пределы применимости при цитировании источника.

Для любого PUC менеджеру не нужно просматривать всю корреспонденцию, скорее он должен пройти, отметив карандашом все предыдущие ссылки на полях.

Связывание файлов

В случае, если есть два или более документа, которые связаны и над которыми необходимо действие одновременно, напечатанный лист скольжения «см. Также связанный файл» должен быть прикреплен к обложке верхнего файла, а номер связанного файла должен быть дано на слипе.

Как правило, файлы должны быть организованы в один удобный файл путем логического и структурированного выбора и расположения. Связывание файлов должно осуществляться по необходимости, а не для того, чтобы произвести впечатление на других огромным объемом связанной информации, поэтому руководители отделов должны быть осторожны при связывании файлов и делать это, когда это неизбежно.

Скрепление бумаг

Когда бумаги в файле скреплены булавками, необходимо следить за тем, чтобы острый конец булавки не выступал и не уколол пальцы любого человека, который хочет получить доступ к файлу. Чтобы не пораниться булавками, острие булавки необходимо держать под поверхностью бумаги.

Перфорирование бумаг

Каждая бумага должна быть перфорирована в левом верхнем углу до нужной толщины (3/4 дюйма с каждой стороны), прежде чем она будет привязана к корреспонденции или примечаниям.

Пометка статей в файле

Если чек, который рассматривается, то флаг со словами Paper Under Consideration(PUC) должен быть прикреплен. Если есть квитанция, которая уже была отправлена, но в ней есть другие изменения, то квитанцию PUC следует удалить из старой квитанции и прикрепить к новой.

Файлы, отправленные Head of the Departmentsдолжны быть доставлены руководителям соответствующих отделов в тот же день. В некоторых организациях существует процедура, которая гласит: если файл не может быть доставлен соответствующему руководителю в тот же день, он должен быть доставлен ему на следующее утро к 10.00.

Приоритетная маркировка файлов

Рейтинг приоритета файла можно определить по пометкам «ДЕЙСТВИЯ В ЭТОТ ДЕНЬ» и «НЕМЕДЛЕННО». Ярлык «ДЕЙСТВИЕ НА ДЕНЬ» следует использовать только в случае крайней необходимости. Сроки утилизации и получения в таких случаях всегда указываются на полях последнего примечания. Ярлык «НЕМЕДЛЕННО» следует использовать в случаях, которые имеют более низкий приоритет, чем другой случай, помеченный как «ДЕЙСТВИЯ В ЭТОЙ ДЕНЬ», но должны быть выполнены в тот же день.

Менеджеры, работающие с файлами, должны проверить контент и подсчитать отметку приоритета и посмотреть, оправдано ли это. Если присвоение приоритета несправедливо, он может соответствующим образом изменить рейтинг. Ни один из таких файлов не может быть отправлен по месту жительства Менеджера, если это специально и четко не указано уполномоченным лицом с более высоким уровнем допуска, чем менеджер.

It will be the duty of the Department to −

посмотреть, верны ли все открытые факты.
указывать на любые ошибки или искажения фактов.
обратить внимание, где это необходимо, в соответствии с законом или обычным порядком.
укажите законы и правила и где они находятся.
предоставлять другие соответствующие факты и цифры, имеющиеся в Компании.
создавать прецеденты или документы, содержащие предыдущие решения политики.
сформулируйте вопрос или вопросы для рассмотрения.
четко обозначьте моменты, требующие решения.
предложите план действий, где это возможно.

Действия начальника отдела

Менеджер отдела проверит примечание, поскольку он имеет право передавать свои наблюдения своим отделам и нижестоящим отделам. Такие случаи часто будут связаны со следующими действиями -

Выпуск служебных приказов, рутинных приказов и проспектов эфемерного характера.
В остальном случае руководитель отдела вправе распорядиться самостоятельно.
Предоставление временного отпуска и компенсационного отпуска.
Выдача напоминаний и благодарностей.
Запись файлов.

В следующей главе мы обсудим полномочия, делегированные главам департаментов, и способы их аутентификации.

Полномочия, делегированные начальникам департаментов, позволяют им решать как можно больше дел в пределах своей ответственности. Как правило, эти дела связаны с достаточно важными заказами или являются политическими вопросами. В ситуациях, когда количество дел слишком велико, он может отправить их помощникам руководителя того же отдела.

Даже в тех случаях, когда он должен дать рекомендации или передать важные приказы, он должен ограничить свою заметку фактическими пунктами, которые должны быть доставлены, а не повторять пункты, которые уже были записаны, с предыдущими заметками. После того, как все рекомендации и предложения будут сделаны, он поставит свою подпись на исходном документе, а также подпишет согласие с предложением.

В случаях, когда менеджер утвердил примечание и отправил другому менеджеру или в отдел для комментариев или изучения, именно менеджер должен просмотреть его и дать свои предложения. Проверяющий менеджер может попросить отправляющий отдел предоставить всю необходимую ему фактическую информацию. Это требует соблюдения отдельной процедуры общения, чтобы менеджер отдела мог сделать запись об этом примечании в файле.

Примечания и приказы, отданные менеджером подразделения

Как правило, руководитель подразделения должен решать большинство поступающих к нему дел под свою ответственность. Он должен использовать свое усмотрение при выполнении приказов Совместного секретаря / Дополнительного секретаря / Секретаря / Генерального секретаря по наиболее важным делам, будь то устно или путем подачи документов.

По возможности следует применять оральный метод. Работы, которые обычно следует направлять Генеральному секретарю, включены в брошюру под названием -Items of work to be submitted to Secretary-General.

В случаях, когда примечание было написано и одобрено менеджером и отправлено другому менеджеру или отделу для комментариев или изучения предложения или для аналогичной цели, менеджер, которому помечен файл, всегда должен сам написать примечание. Управляющий-получатель может попросить свой отдел изучить вопрос или предоставить фактическую информацию.

В таких случаях департаменты должны представить отдельную обычную записку для информации руководителя отдела, который в конечном итоге внесет свою заметку в файл. Департаменты не должны делать заметки о файлах, удаленных на уровне менеджера.

В каждом отделе есть scope of notingза пределами которого они не будут иметь права принимать решение. Исходя из этого, ведомства должны соблюдать следующие инструкции при рассмотрении случаев:

Все заметки должны быть понятны каждому и должны быть составлены простым языком; они должны быть краткими и точными.
Все заметки должны быть написаны с объективной точкой зрения и должны иметь веские причины, а не просто личное мнение. Все наблюдения, критика и отзывы из других отделов следует воспринимать в спортивном стиле и вежливо.
Предполагается, что менеджер, ответственный за ведение дела, просматривает всю «рассматриваемую бумагу» и предыдущие примечания, так что необходимые репродукции и стенографические отчеты могут быть созданы в необходимых ситуациях.
А precis(краткое изложение или реферат) одной статьи часто делается, когда исходная статья имеет большой объем и сложность, что делает ее практически громоздкой и удобной для справки. Поскольку такая точность может вызвать ошибки при цитировании примеров вне контекста, такая точность не может быть подготовлена без инструкций от менеджера.
Если включение какой-либо информации в примечание может скрыть основной вопрос или сделать примечание излишне длинным, в файл следует поместить отдельное заявление или приложение, содержащее информацию.
Если в одном случае имеется несколько пунктов или приказов, которые удобнее рассматривать отдельно, чем в непрерывном примечании, каждый пункт следует отдельно отметить в Department Notes. Менеджер отдела и / или вышестоящие руководители будут записывать свои заказы в каждой «Записке отдела» отдельно, и эти примечания впоследствии будут объединены для формирования примечаний в файле для целей выдачи заказов и т. Д.
Последовательность пометок обычно соответствует той же последовательности, что и порядковый номер в переписке, и в случае прерывания непрерывности примечаний, документы должны быть объединены с основным файлом при первой возможности.
На квитанции не должно быть никаких пометок, кроме обычных случаев. Если какой-либо Менеджер сделал какие-либо замечания по поводу PUC, эти примечания должны быть сначала внесены в примечания, и отдел может использовать их в качестве инструкций.
Должно быть предусмотрено достаточно места для подписей и наблюдений вышестоящих руководителей. Примечания для отправки руководителю отдела или вышестоящим руководителям должны быть размещены внизу страницы. К заметкам всегда следует добавлять новый чистый лист на тот случай, если в них слишком много содержимого, чтобы исправить.
Всякий раз, когда уведомления или запросы поступают от руководителей отделов или других лиц на небольших листах бумаги, они не будут переданы в том виде, в каком они есть. Это сделано из-за вероятности их потери при транспортировке. Первый принимающий отдел приклеивает полученный таким образом листок бумаги к белому листу размером с бумажный лист перед тем, как передать его в обложке файла руководителю или соответствующему отделу для утилизации.

Соответствующий отдел поднимет запрос, а затем вынесет уведомление. После этого они отправят сообщение и дождутся квитанции. Практика написания длинных заметок в боковой части должна быть максимально сокращена.

Правило 80/20

Офис без должным образом оформленного и обработанного списка процедур - это логово хаоса. Заимствование из80/20Правило гласит, что 80% нашего успеха - это всего лишь 20% наших действий. Проще говоря, важно больше сосредоточиться на 20%, которые требуют действий для достижения 80% успеха.

Вот почему очень важно спланировать, расставить приоритеты и начать работу над 20%. В одном из самых важных корпоративных решений, когда-либо принятых,BIM Manufacturingперестали все важные коммуникации носить устный характер, и даже ценой высокой стоимости документирования каждого слова, сказанного на бумаге, они сделали это так, чтобы их будущие офицеры могли извлечь выгоду из разнообразия обсуждения. Сегодня все остальные компании идут по их стопам.

Чаще всего неправильно составленный документ может привести к массовому недопониманию и разногласиям между рабочими отделами в организации. Надеюсь, что этот учебник, предназначенный для молодых работающих профессионалов, которые начали работать в отделах, связанных с документацией, таких как администрация, бухгалтерия, кадры и т. Д., Научится подавать важные документы, содержащие конфиденциальные данные.