Процедура подачи документов в офис - Введение

Офисная процедура подачи документов - это набор четко определенных и соблюдаемых всеми организациями практик подачи документов и важных бумаг. В общем, это инструкции для всех сотрудников о том, какие действия следует предпринять в определенных ситуациях, вероятных или маловероятных. Процедуры подачи документов в офис могут включать в себя должностные инструкции сотрудников, этикет на рабочем месте, а также определенные протоколы конфиденциальности.

Ответственность за написание офисных процедур и их правильное оформление часто лежит на офисных менеджерах или владельцах компаний. Следующие главы предназначены для тех работающих профессионалов, которые начали работать в отделах, зависящих от документов, таких как бухгалтерия, общее или офисное администрирование и человеческие ресурсы. Они могут узнать, как подавать какой документ и каким образом.

В зависимости от доступности или применения процедуры, некоторые процедуры регистрации могут выполняться для всего офиса, в то время как другие могут выполняться для отдельных лиц или совместно работающих отделов в одном офисе.

Определения официальной подачи

Чаще всего неправильно составленный документ может привести к массовому недопониманию и разногласиям между рабочими отделами организации. Иногда возникают такие ситуации, для которых нет четкой процедуры. Часто, возможно, не было набора инструкций о том, как поступить с разгневанным клиентом, который входит в офис и изливает свой гнев на менеджера. Тем не менее, эти сценарии должны быть задокументированы позже, и это будет сделано.

Например, после работы с конкретным клиентом владелец компании или менеджер могут подать protocol это включает informing the immediate supervisor, offering a grievance form, и вежливо, но настойчиво просят клиента сохранять спокойствие, чтобы проблема была решена.

Многие официальные документы используют определенную методологию подачи документов, которая считается универсальным стандартом в подаче информации. В таких случаях используются некоторые специальные слова, которые имеют очень специфическое значение. Некоторые из этих слов и их определения приведены ниже -

Приложение к переписке

Термин «Приложение к корреспонденции» относится к длинным приложениям к письменному сообщению, упомянутому или упомянутому в файле. Эта часть обычно добавляется в конец документа как часть соответствия, чтобы не мешать плавному чтению документа.

Приложение к примечаниям

Термин «Приложение к примечаниям» относится к пространному обобщению всех деталей информации, содержащейся в документе по различным аспектам обсуждаемого вопроса. Такие детали могут упростить суть или сделать главное сообщение излишне длинным.

Менеджер отдела

Менеджер отдела (то есть помощник менеджера, имеющий эквивалентный ранг) наблюдает за отделом и в этом качестве имеет право осуществлять свои полномочия и контроль в отношении отправки информации и поддержки бизнес-процессов. К нему идет работа из подведомственных ему отделов.

случай

Дело - это файл, в котором есть все важные документы, которые в настоящее время рассматриваются или передаются. В нем также упоминаются все различные статьи и книги, которые можно использовать в качестве дополнения к исходному документу для использования в качестве дополнительного исследования, чтения или справки.

Дело о возвращении

Заявление о возврате используется для определения документа или отчета, который требует дальнейшего пересмотра и составления, поскольку исходный документ был признан неполным или ошибочным. Это также краткое изложение текущего выпуска.

Переписка

Переписка - это исчерпывающий и подробный сбор всех сообщений, как отправленных от организации, так и полученных от разных сторон. Переписка может использоваться для включения всех трех стилей корреспонденции, т. Е. Официальной корреспонденции, полуофициальной корреспонденции и неофициальной корреспонденции.

Текущий файл

Текущий файл - это файл, который в данный момент подвергается подробному вводу или модификации. Он отличается от случая возвращения тем, что это новый проект документа, а не тот, который пересматривается и дорабатывается.

Торговая рука

Дилерская рука может означать любое должностное лицо, такое как младший клерк, старший клерк, исполнительный помощник и т. Д., На которого может быть возложена ответственность за первоначальное рассмотрение и регистрацию случаев.

Полуофициальная переписка

Полуофициальная переписка - это переписка между двумя менеджерами или между организацией и общественностью, которая не придерживается обычных протоколов связи и проводится для получения мнения общественности о продукте или услуге.

Дивизионный менеджер

Менеджер подразделения - это лицо, которое может осуществлять полномочия, приравненные к руководителю в его отсутствие, и несет ответственность за бесперебойное функционирование находящегося в его ведении отдела.

Регистрация

Регистрация - это действие по внесению записей о серийных номерах в область заметок файла. Это сделано для того, чтобы впоследствии можно было легко идентифицировать файл по метке или идентификационному номеру.

Проект

Черновик означает черновую копию документа, который в настоящее время готовится. Слово «редактирование», когда оно используется в компании, обычно означает составление официальных сообщений всех заметок или распоряжений менеджеров. Эти проекты обычно хранятся для отзывов и обзоров.

файл

Файл означает собрание статей по определенной теме, которое распознается по определенному порядковому номеру или номеру файла, и имеет множество примечаний к переписке и Приложение к переписке.

Подача

Подача документов - это упорядочение некоторых важных документов в удобочитаемом и организованном виде, чтобы на них можно было быстро ссылаться и находить их за короткий промежуток времени без длительного поиска.

Свежий чек

Свежая квитанция относится к новой информации, которая добавляется к документу, который в настоящее время проходит проверку, так что его ценность и полный коэффициент могут быть увеличены.

Проблема

Термин «Проблема» означает различные этапы действий, которые проходит проект после его утверждения. Некоторые из этих этапов могут заключаться в подаче заявки в разделе «Конфиденциально» или получении разрешения за подписью менеджера.

Книга Посланника

Книга Посланника - это книга, которая используется для записи различных деталей общения и пометки важных из них полученными ответами.

Ноты

Примечания используются для записи замечаний, сделанных по делу после того, как оно было передано в тело, для быстрой обратной связи. Примечания включают в себя набор предыдущих оригинальных документов, вопросы, поднятые по его важным частям, а также анализ необходимых изменений и окончательных принятых заказов.

Официальная переписка

Официальная переписка - это информация, передаваемая любому государственному органу или физическому лицу в соответствии с установленной структурой и способом связи в соответствии с процедурой компании.

Документ на рассмотрении

Документ, находящийся на рассмотрении (PUC), представляет собой расписку по делу, которое в настоящее время обсуждается, так что по нему могут быть предложены соответствующие изменения и модификации.

Квитанции

Квитанции - это записи всех сообщений на разных уровнях, таких как официальные, полуофициальные или неофициальные, полученные в Компании или любым менеджером указанной компании.

Запись

Запись файла - это процесс закрытия файла после того, как с ним были выполнены все действия и процесс модификации завершен. Запись - это включение всех ссылок, удалений и исправлений, сделанных в исходном документе.

Ссылка

Ссылка - это процесс соединения с другими связанными записями для получения прецедентов, постановлений разных стран и организаций или любого другого документа, который может иметь какое-либо отношение к делу.

Межведомственная переписка

Межведомственная переписка - это переписка, при которой дело или дело пересылается из одного отдела организации в другой для получения их мнений, предложений и замечаний.